09.11.2022

Effizienzkiller Büro: Produktivität in den letzten 10 Jahren um 50 Prozent gesunken

In den letzten zehn Jahren sei die Ineffizienz in Büros um 50 Prozent gesunken - das geht einer deutschen Studie hervor. Vor allem nach der Corona-Pandemie habe der Digitalisierungsschub in vielen Organisationen dazu geführt, Zeit für unnötige Besprechungen und E-Mails zu verschwenden.
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Man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. (c) Adobe Stock | fizkes

Jede dritte Arbeitsstunde im Büro wird verschwendet – das geht aus einer deutschen Studie hervor. Die Erhebung weist einen 50-prozentigen Rückgang der Effizienz von Angestellten in den letzten zehn Jahren vor – vorausgesetzt, sie arbeiten im Büro. Als Grund dafür nennt der wissenschaftliche Leiter der Studie, Daniel Markgraf von der Akad Hochschule Stuttgart, den ineffizienten Umgang mit der Digitalisierung – vor allem nach der Corona-Pandemie. 

Ineffizient durch E-Mails, Recherche und Co

Vor allem die Suchzeiten für Informationen seien in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Laut der Studie verbringen Angestellte somit einen ganzen Tag pro Woche mit Recherche und Co – davon ein Drittel online. Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren vor zehn Jahren noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, so sind es nun fast 20 Prozent. Auch die tägliche Beschäftigungsdauer für E-Mails habe seit 2013 um 60 Prozent zugenommen und liege bei 163 Minuten. Im Zuge der Studie wurden 850 Teilnehmer:innen befragt, wobei zwei Drittel dieser in Führungspositionen tätig sind. Diese empfinden 20 Prozent des Zeitaufwands für E-Mails als Verschwendung. 

Aktuell nehmen auch Besprechungen ein Viertel der Arbeitszeit in Anspruch, wobei durch unzureichend protokollierte Meetings die Ineffizienz dieser sowie die verlorene Arbeitszeit im Vergleich zu 2013 um 72 Prozent gestiegen ist. “Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings”, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Büro-Kaizen, der zum dritten Mal seit 2013 unter der Leitung von Markgraf die Studie durchführte. 

Organisationsprobleme in Büros führen zu Fachkräftemangel

Obwohl die Ergebnisse der Studie eine sehr bedrückende Entwicklung der Arbeitswelt porträtieren, kann man laut Kurz die Ineffizienz in Büros mit einfachen Methoden reduzieren. Vor allem das Problem des Fachkräftemangels könne sich damit lösen lassen, denn man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. Klare Regeln bei der Nutzung von Software und beim Ablagesystem sowie die Einführung von Mitarbeiter:innen-Trainings können hierfür die Lösung sein. “Fast 40 Prozent der Projekte laufen aus dem Ruder, was Verzögerungen, Mehrkosten und verschenktes Potenzial zur Folge hat. Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, denn in stressigen Situationen neigt der Mensch dazu, es so zu machen, wie er es immer gemacht hat”, sagt Kurz. 

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Movevo, movevo4kids, Bewegung in Volksschulen
(c) motion4kids - Die Klasse bewältigt gemeinsam Bewegungschallenges und Aufgaben.

Movevo ist ein Villacher Startup, das eine App entwickelt hat, die Bewegung und Gesundheit spielerisch in den Arbeitsalltag integrieren und zu gemeinsamen Pausen im Team animieren soll – brutkasten berichtete. Die App wird in zwei Versionen angeboten: Move App für Unternehmen (betriebliche Gesundheitsförderung) und movevo4kids für Kinder bzw. Schulen (angepasstes Konzept: Lehrpersonen bekommen die App und machen die digitalen Übungen mit der Klasse). Nun ist man Teil der kostenlosen Initiative “Servus bewegt Kinder – Die Bewegte Schule”. Daran nehmen österreichweit 100 Volksschulen teil – mehr als 16.000 Kinder in über 784 Klassen sollen von dem Bewegungsprogramm profitieren, welches auch die Webapp von movevo4kids umfasst.

Movevo: Gamification-Ansatz im Schulalltag

Ziel ist es, dem zunehmenden Bewegungsmangel bei Kindern entgegenzuwirken und Gesundheit spielerisch im Schulalltag zu fördern. Movevo-Geschäftsführer und Founder Michael Omann dazu: “Turnstunden sind wichtig. Aber wir wollen Bewegung in kurzen Einheiten zu einem fixen Bestandteil des Unterrichts machen.”

Oft fehlen im Unterricht die nötigen Ressourcen, den Schülerinnen und Schülern ausreichend Bewegung zu ermöglichen. Mit der Anwendung von movevo4kids sollen Lehrerinnen und Lehrer einen aktiven Unterricht gestalten. Die Klasse wird dabei durch die von Expertinnen und Experten entwickelten Übungen, spielerisch zum Mitmachen motiviert. Dabei fördere man die Konzentration und Leistung der Kinder und verbessere so die Unterrichtsqualität. Die kurzen (fünf bis zehn Minuten) und flexibel einsetzbaren Bewegungseinheiten sind dazu gedacht, den Turnunterricht im Schulalltag zu ergänzen.

Denn, jedes dritte schulpflichtige Kind ist übergewichtig und nur zwei von zehn Kindern erfüllen die WHO-Empfehlung von einer Stunde Bewegung pro Tag. Das zeigen die alarmierenden Zahlen des aktuellen Gesundheitsberichts vom Gesundheitsministerium. Bewegungsmangel ist eine der Hauptursachen für chronische und psychische Krankheiten und führt in weiterer Folge zu enormen Kosten für das Gesundheitssystem.

“Es muss nicht immer eine volle Stunde Bewegung sein”

“Wir brauchen eine neue Bewegungskultur und mehr Bewegungsbewusstsein in Österreich. Es muss nicht immer eine volle Stunde Bewegung sein, schon kurze aktive Pausen sind wirksam. Die Auswirkungen von zu wenig Bewegung wie Übergewicht sind bereits deutlich sichtbar. Hier darf die Politik nicht länger wegschauen“, so Omann weiter.

Öffentliche und private Volksschulen aus ganz Österreich konnten sich im Oktober über ein Online-Formular für das Projekt anmelden. Das Paket umfasst neben Bewegungsmaterialien und Webinaren zur Bewegungsförderung, Zugänge zu den digitalen Abenteuerwelten von movevo4kids, Break it Kids und Sport-attack. Das Programm wird den Schulen für das Schuljahr 2024/25 zur Verfügung gestellt.

Auszeichnung für Movevo

Abseits der Teilnahme an dieser Initiative belegte die movevo4kids-App diese Woche bei dem “ausgezeichnet regional“-Award in Klagenfurt den zweiten Platz in der Kategorie “Gesundheit & Pflege”. Die zugehörige App für betriebliche Gesundheitsförderung Movevo erreichte den dritten Platz in der Rubrik “Kärnten Digital”.

“Wir freuen uns besonders über die Auszeichnung für movevo4kids und sehen den Award als Bestätigung, dass wir mit unserer Vision auf dem richtigen Weg sind, Kinder auf spielerische Weise zu mehr Bewegung zu motivieren”, sagt Omann.

Die kostenlose Bewegungs-Initiative für 100 Volksschulen in Österreich im Schuljahr 2024/25 wird von der Bildungsstiftung motion4kids in Kooperation mit Red Bull Media House und der Täglichen Bewegungseinheit umgesetzt. Movevo4kids ist Partner des Projekts und stellt dafür die innovativen digitalen Inhalte zur Verfügung.

“Es freut uns sehr, dass Volksschulen aus allen neun Bundesländer vertreten sind”, sagt Marion Kanalz, COO und Co-Founderin von Movevo. “Mit movevo4kids wollen wir allen Kindern positive Bewegungserfahrungen ermöglichen und langfristig zu einem gesunden Lebensstil beitragen.”

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