17.04.2018

Die DSGVO umsetzen – ein Ratgeber für Startups & KMU aus Österreich

Mit 25.Mai 2018 müssen Unternehmen konform zur Datenschutz-Grundverordnung arbeiten. Wir bringen einen Ratgeber zur sauberen Umsetzung.
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DSGVO-Umsetzung
(c) Marko Kovic: (vlnr.) Markus Costabiei (Akarion), Richard Lutschounig (Paybon), Dejan Jovicevic (derbrutkasten), Arthur Stadler (Stadler Völkel Rechtsanwälte) und Benedikt Aichinger (swync) beim Brutkasten Meetup #3 am Podium.

In rund fünf Wochen wird die Übergangsfrist seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung vor zwei Jahren enden und Unternehmen drohen Strafen von bis zu vier Prozent ihres jährlichen Gesamtumsatzes, wenn sie den Richtlinien der DSGVO nicht folgen. Insgesamt zielt die neue Rechtsverordnung darauf ab, die „Grundrechte des Bürgers auf Privatsphäre zu schützen und auszubauen“, so Benedikt Aichinger von Swync, einer App, die für Unternehmen die Datenschutzerklärung anpasst und ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt. Weil in den Unternehmen häufig Unsicherheit herrscht, was das in der Praxis bedeutet, stellen wir hier einen Ratgeber bereit, um sich dem Thema DSGVO-Umsetzung als Startup oder KMU zu stellen.

+++ Brutkasten Meetup #3: Die DSGVO zwischen reeller Gefahr und “Panikmache” +++

Die Tipps im Ratgeber dienen dabei Startups und Unternehmen, die nicht direkt mit ihren Daten Geld verdienen, sondern sich in den Themenfeldern HR / Mitarbeiterdaten, Analytics und Trackingtools, bei Löschungs- und Auskunftsanfragen durch Kunden und in ihrer Dokumentationspflicht absichern möchten.

Im Rahmen der Podiumsdiskussion beim Brutkasten Meetup in der vergangenen Woche weist Richard Loutschounig von Paybon darauf hin, dass die DSGVO auch Chance für Marketing & Sales sein kann. So sei die hauseigene Lösung zur Verteilung von Essensgutscheinen im Unternehmen bereits DSGVO-konform. Etwas, das Kunden nicht nur wohlwollend wahrgenommen haben, sondern auch aktiv nachgefragt hätten.

Dateninventur, Relevanzprüfung & Zweckwidmung

Der erste Schritt in der DSGVO-Umsetzung ist dabei die Dateninventur. Relevant sind im Sinne der DSGVO alle personenbezogenen Daten, die ein Unternehmen erhebt oder in jeglicher Form erhoben hat und damit bei sich lagert, egal ob auf Datenträgern, mittels externen Dienstleistern oder in Aktenordnern.

Personenbezogene Daten umfassen dabei alles, was sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person bezieht. Neben Daten aus Tracking- und Analytics-Tools oder Kaufvorgängen im Online Shop bzw. Ladengeschäft vor Ort, betrifft das auch Videoaufnahmen, IP-Adressen – so sie nicht anonymisiert vorliegen – oder eben Mitarbeiterdaten und Datenübertragung zwischen dem Unternehmen und Dienstleistern. Leicht vergessen wird dabei das Thema Gewinnspiele.

Unternehmen sollten deshalb unbedingt einen offiziellen Datenschutzbeauftragten ernennen, der sich mit dem Thema ausgiebig befasst. Im ersten Schritt heißt das, zu erheben, welche Daten im Unternehmen wozu vorliegen und sie einer Relevanzprüfung zu unterziehen. Was man an Daten nicht (mehr) braucht, kann man unmittelbar löschen. Hilfreich sind dabei als Basis Checklisten, wie die von der Wirtschaftskammer Österreich. Rechtsanwalt Dr. Arthur Stadler von der Kanzlei Stadler Völkel schlägt vor, sich für die Dateninventur im Unternehmen folgende Fragen zu stellen:

  • Welche Daten aus welchen Datenquellen werden erhoben?
  • Was wird mit den erhobenen Daten gemacht?
  • Wozu werden sie gebraucht?
  • Wie werden sie aufbewahrt?
  • Wer arbeitet mit ihnen oder hat Zugriff auf sie?

Mit Antworten auf diesen Fragen, und allen Datenquellen sowie Dienstleisterdaten als Basis, kann man im nächsten Schritt die notwendigen Dokumente für die DSGVO aufbereiten.

Notwendige Dokumente für die DSGVO

Startups und Unternehmen, die mit Daten nicht direkt Geld verdienen, sondern sie zum Verkauf erheben sowie im Kontext von Mitarbeiterdaten verarbeiten, müssen verschiedene Dokumente erstellen bzw. anpassen.

Anpassung von Datenschutzerklärung & AGBs

Hier muss festgehalten werden, wozu welche Daten erhoben und aufbewahrt werden. Das betrifft Tracking-Daten wie aus Google Analytics als auch Transaktionsdaten im Online Shop. Rein steuerrechtlich muss man Transaktionsdaten sieben Jahre lang aufbewahren, erinnert Richard Lutschounig. Die App Swync unterstützt Unternehmen hierbei mit einem Fragenkatalog, auf dessen Basis man eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung automatisch erstellen kann.

Verarbeitungsverzeichnis

Im Verarbeitungsverzeichnis wird festgehalten, welche Daten wozu erhoben werden, wer Zugriff auf sie hat oder an wen sie weitergeleitet werden und welche Löschungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dafür festgelegt worden sind. Es finden sich Mustervorlagen dazu unter anderem bei der WKO. Auch hier unterstützt die App Swync Unternehmen bei der automatischen Erstellung.

Folgenabschätzung & Data Breach Notification

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist dann zu erstellen, wenn sensible Personendaten verarbeitet werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um GPS-Daten, Bankdaten, Ausweisdokumente, im Falle einer Videoüberwachung oder wenn man Kundendaten zum Profiling für personalisierte Werbung nutzt.

Auch hier gibt es Ausnahmen für Startups und kleinere Unternehmen im Sinne des „berechtigten Interesses“ bei z.B. Kaufvorgängen. Für Startups empfiehlt sich hier Relevanzprüfung, falls solche sensiblen Personendaten erhoben werden. „Ist es nicht besser, weniger Daten zu erheben?“, wirft dazu Richard Lutschounig als Frage in den Raum.

Startups sind ansonsten gut beraten, sich bei diesem Thema Beratung zu holen, genau wie für den Fall eines Datenverlusts und der Data Breach Notification. Im Fall eines Datenverlusts muss außerdem eine Meldung an die österreichische Datenschutzbehörde erfolgen.

Tracking-Tools, Dienstleister und Auftragsdatenverarbeitung

Startups und Händler setzen in vielen Fällen bei der Datenverarbeitung auf externe Software und Tools wie beispielsweise Google Analytics zum Besuchertracking oder Zahlungsdienstleister im Online Shop.

Für Unternehmen und ihre DSGVO-Umsetzung heißt das, bei diesen Dienstleistern nachzuhaken und einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zu unterschreiben, so dass die Verantwortung beim Dienstleister liegt, sich bei Problemen zu melden und um DSGVO-Konformität der eigenen Software zu kümmern. Dienstleister wie Google kümmern sich hierum bereits und versenden Mails mit Anweisungen, worauf man im Sinne der DSGVO achten muss.

Löschungs- & Auskunftsanfragen und der Notfallplan

Warnungen gibt es beim Thema DSGVO immer wieder vor Löschungsanfragen durch Nutzer oder Kunden. Dem Privatnutzer steht es frei, sich ab 25.Mai jederzeit an ein Unternehmen zu wenden und um Datenauskunft, -herausgabe und -löschung zu bitten.

Unternehmen müssen also Zugriff auf Nutzerdaten haben und einen Prozess entwerfen, um solche Anfragen bei Bedarf schnell bearbeiten zu können. Das gilt auch für Rechnungen mit Personendaten oder Kontaktformulare und Newsletter auf der Homepage. Es ist genauso notwendig, einen Notfallplan vorzubereiten, sollte es zu Datenpannen kommen. Die DSGVO ist somit eine gute Gelegenheit, die eigene IT Security auf den neuesten Stand zu bringen.

Softwarelösungen für die DSGVO und Mitarbeiterdaten

Besonders wichtig für junge Unternehmen ist die interne DSGVO-Konformität, wenn es um Mitarbeiterdaten geht. Auch hier muss erfasst werden, welche Daten wozu erhoben werden, wie sie aufbewahrt werden und wer Zugriff auf sie hat. Akarion-Gründer Markus Costabiei weist auf die interne Zirkulation von Mitarbeiterdaten zwischen Personalabteilung, Lohnbüro, ggf. Betriebsarzt und Kantine hin.

Mit Akarion entwickelt Costabiei eine umfassende Softwarelösung zur DSGVO-Umsetzung auf Basis der Blockchain. Die Software erhebt und steuert Datenüberwachung, -verarbeitung und -kontrolle im Unternehmen und bietet eine Administrationsoberfläche an, um auch bei Auskunfts- & Löschungsanfragen durch Kunden & Nutzer gewappnet zu sein. Aufgrund der Brisanz des Themas arbeiten weitere Unternehmen an ähnlichen Software-Lösungen, um DSGVO-konform zu arbeiten.

DSGVO-Umsetzung als Chance

Insgesamt ist die DSGVO eine Chance für Startups und KMUs, sich für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und die eigenen Datenbestände aufzuräumen. Die genannten Punkte in unserem DSGVO-Ratgeber decken die wichtigsten Anforderungen ab. Tools, Softwarelösungen und Kanzleien unterstützen in kritischen Fällen.

⇒ Akarion

⇒ Paybon

⇒ Stadler Völkel Rechtsanwälte

⇒ Swync

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Während andernorts Träume gebaut werden, verwalten wir den Stillstand

"Vor 15 Jahren war Europa in China der Maßstab. Heute ist es vor allem Kunde", schreibt Thomas Reiter in einem Gastkommentar für den brutkasten. Der PR-Unternehmer war gerade wieder in China und zieht eine Bilanz, die Europa nicht am Wissen scheitern sieht, sondern am Tempo.
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Thomas Reiter führt die Kommunikationsagentur Reiter, die auf Technologieunternehmen und Startups spezialisiert ist. Er bereist China seit 15 Jahren | (c) Sabine Klimpt

Im Hochsommer, vor genau 15 Jahren, reiste ich zum ersten Mal nach China. In dieser schicksalshaften Woche lernte ich nicht nur meine Frau kennen, sondern auch einen nahezu perfekt anmutenden europäischen Exportmarkt mit einer Milliarde Menschen, stark steigenden Einkommen und niedriger Marktsättigung.

Das Straßenbild der 25-Millionen-Metropole Schanghai war unübersehbar von europäischen Autos geprägt. Volkswagen stand damals mit rund einem Fünftel Marktanteil am Zenit seiner Dominanz im wichtigsten Automarkt der Welt. Wer sich einen Audi, BMW oder Mercedes leisten konnte, hatte es im Reich der Mitte geschafft und stellte das zur Schau.

Heute ist die Welt eine andere. Meine damalige Freundin ist längst meine Ehefrau mit österreichischer Staatsbürgerschaft. China hat uns technologisch vielfach überholt und seine Importabhängigkeit radikal reduziert. Die Handelsströme sprechen eine deutliche Sprache, denn das EU-Defizit im Warenhandel mit China erreichte 2025 rund 360 Milliarden Euro, plus 18 Prozent binnen eines Jahres.

Die Zahl neuer chinesischer Marken und Modelle ist überwältigend – heimische Hersteller halten inzwischen rund 70 Prozent des chinesischen Pkw-Marktes. Volkswagen, jahrelang Marktführer in China, liegt heute mit knapp elf Prozent hinter BYD und Geely. Credit: Thomas Reiter 

Im Vergleich zu Europa punktet China heute mit moderner Infrastruktur, seiner Vorreiterrolle bei erneuerbaren Energien und sichtbarem Wohlstandszuwachs. Auch das leistungsorientierte Bildungssystem rückt an die Weltspitze. Jährlich schließen 3,5 Millionen Menschen ein MINT-Studium ab, fast die Hälfte aller Patentanmeldungen weltweit kommt aus China.

Nicht zufällig heißt die erste chinesische Hochgeschwindigkeitsbaureihe auf eigenen Schutzrechten „Fuxing“ – Verjüngung, Wiedererstarken. Ihre Vorgängerin „Hexie“, Harmonie, fuhr noch mit Lizenztechnologie von Siemens, Alstom und Kawasaki.

Rushhour in Schanghais U-Bahn: rund zehn Millionen Fahrgäste täglich – und kaum eine Hand ohne Smartphone. Credit: Thomas Reiter

Auf den Trikots chinesischer Spitzensportler steht „Glory of China“, und BYD, mittlerweile weltgrößter Hersteller reiner Elektroautos, trägt „Build Your Dreams“ im Namen. Dieses Mindset verrät viel über ein Land.

China ist nicht perfekt. Aber es steht heute eher für den amerikanischen Traum vom Tellerwäscher zum Milliardär als Donald Trumps „Make America Great Again“.

Tencent East China Headquarters in Schanghai: Der Konzern hinter der Super-App WeChat zählt 1,42 Milliarden aktive Nutzer im Monat – mehr, als die EU und die USA zusammen Einwohner:innen haben. Credit: Thomas Reiter 

Ich schreibe diese Zeilen am Rückflug von China nach Österreich. Das Europäische Forum Alpbach steht heuer unter dem Motto „How Europe Wins“ und benennt die neue Realität. In einer Welt, in der alle anderen schneller und entschlossener handeln, ist offen, ob Europa in den entscheidenden Fragen noch gewinnen kann. Die Antwort steckt bereits in der Diagnose. Europa muss schneller und entschlossener werden.

Entschieden wird das nicht auf Konferenzen. Europa braucht nicht die nächste Arbeitsgruppe, sondern konkrete Vorhaben mit Datum, Budget und Verantwortlichen, die dafür geradestehen. Ein Plan ist immer nur so gut wie seine Ausführung. Umsetzungsgeschwindigkeit muss das Maß aller Dinge sein.

Zwei Beispiele. Die beschlossene Senkung der Lohnnebenkosten – der Dienstgeberbeitrag sinkt von 3,7 auf 2,7 Prozent, rund zwei Milliarden Euro Entlastung – wirkt erst ab 2028. Die von der Kommissionspräsidentin persönlich unterstützte „EU Inc.“ liegt seit März als Vorschlag am Tisch, anwendbar frühestens 2028. Der Kontinent scheint viel Zeit zu haben. Das Gegenteil ist der Fall.

Die Wucht der Veränderung

BYD hat seinen Absatz in fünf Jahren verzehnfacht, auf 4,6 Millionen Fahrzeuge. Und China ist längst der größte Autoproduzent der Welt. 34,5 Millionen gebaute, acht Millionen exportierte Fahrzeuge allein 2025. Bei Photovoltaikmodulen hält es 85 Prozent Weltmarktanteil, bei Batteriezellen rund 70 Prozent. Veränderung war nie schneller, mit einem hohen Preis für Sieger:innen und Verlierer:innen – die Auswirkungen Künstlicher Intelligenz noch gar nicht eingerechnet.

Botengänge im Hotel erledigt längst der Roboter: 2024 wurden 54 Prozent aller Industrieroboter weltweit in China installiert. Credit: Thomas Reiter 

Wir leben in Österreich weit über unseren Verhältnissen, ohne dafür eine Sensorik zu haben. Zwei Rezessionsjahre, zwölf Prozent Minus bei der abgesetzten Industrieproduktion seit 2021, 25.000 verlorene Industriejobs in zwei Jahren, 6.810 Firmenpleiten im Vorjahr, eine Schuldenquote, die 2027 auf 85 Prozent zusteuert, ein offenes EU-Defizitverfahren. Wer sagt, unser Pensionssystem sei gesichert, rechnet mit Annahmen von gestern. Gut ein Viertel des Bundesbudgets fließt in Pensionen, und 2040 kommen auf einen Menschen im Pensionsalter nur noch zwei im Erwerbsalter – 1950 waren es sechs.

Es mangelt nicht an Lösungen und Wissen, sondern an Bereitschaft – genauer gesagt an den Möglichkeiten einer Dreierkoalition und an den Abläufen zwischen Wien und Brüssel. Was die Politik nicht richten wird, müssen Unternehmerinnen und Unternehmer leisten. Und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die sich ihres Beitrags bewusst sind.

Der Weg zu neuem Wachstum ist machbar

Vorziehen statt ankündigen. Der Dienstgeberbeitrag, den Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn an den Familienlastenausgleichsfonds zahlen, sinkt von 3,7 auf 2,7 Prozent. Das entlastet die Betriebe brutto um rund zwei Milliarden Euro. Ein Prozentpunkt weniger Lohnnebenkosten bringt laut EcoAustria 10.000 bis 12.000 Jobs. Wirksam wird die Senkung aber erst 2028. Wer heuer um Aufträge und Fachkräfte kämpft, hat davon nichts. Also vorziehen auf Mitte 2027, gegenfinanziert aus der Föderalismusreform.

Schnellere Genehmigungen. Eine Umweltverträglichkeitsprüfung dauerte im Zehnjahresschnitt 22,6 Monate. Fast zwei Jahre bereitliegendes Kapital ohne Baustart, während andere Standorte in Monaten entscheiden.

Deshalb sollte nach zwölf Monaten ohne Bescheid die Bewilligung automatisch gelten. Nötig ist der Druck, denn Bürokratie kostet die Unternehmen laut KMU Forschung Austria 21,1 Milliarden Euro und 320 Millionen Arbeitsstunden jährlich, die Leistung von fast 200.000 Vollzeitkräften – ohne Mehrwert für Kund:innen.

Kapital statt Sparbuch. Österreichs Risikokapital brach 2025 um 56 Prozent auf 253 Millionen Euro ein, während europaweit zehn Billionen Euro niedrig verzinst auf Konten liegen. Es braucht eine KESt-Befreiung nach Behaltefrist und Pensionskassen, die heimische Innovation finanzieren dürfen.

Arbeit muss sich lohnen. Mit 47,1 Prozent Abgabenbelastung liegt Österreich laut OECD auf Rang vier. Dazu ein faktisches Antrittsalter unter 62 Jahren bei steigender Lebenserwartung. Dänemark und die Niederlande koppeln ihr Pensionsalter an sie, das schafft Planbarkeit und hält das Thema aus dem Wahlkampf.

Verwertung statt Förderung. Österreich investiert 3,34 Prozent der Wirtschaftsleistung in Forschung, EU-weit Platz drei, im Innovation Scoreboard nur Rang acht. Wir finanzieren Forschung erstklassig und übersetzen sie zweitklassig in Produkte. Förderungen sollten daher an Marktergebnisse gekoppelt werden, nicht an gut geschriebene Anträge.

Mehr denn je zählen Leistung und Einsatz statt Hoffnung auf einen Staat, der selbst eine Verschlankung braucht.

Europäischer Exportschlager: Das größte Legoland der Welt steht seit 2025 nicht in Dänemark, sondern in Schanghai. Credit: Thomas Reiter

Das ist kein Grund für Pessimismus. Europa hat schon große Träume verwirklicht, und keiner davon war einfach oder unumstritten. CERN entstand 1954, neun Jahre nach dem Krieg, als zwölf Staaten ein gemeinsames Labor bauten, in dem Jahrzehnte später das World Wide Web erfunden wurde. Airbus startete 1970 als Konsortium gegen eine amerikanische Dominanz, die als unangreifbar galt, und lieferte 2025 mit 793 Maschinen mehr Verkehrsflugzeuge aus als Boeing mit 600.

Erasmus wurde 1987 erst nach langem Streit über Rechtsgrundlage und Finanzierung beschlossen, begann mit rund 3.000 Studierenden und hat seither mehr als zehn Millionen Menschen in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgebildet. Binnenmarkt und Währungsunion galten als zu groß zum Funktionieren, heute zahlen rund 360 Millionen Menschen in 21 Ländern mit derselben Währung, seit Jänner auch die Bulgaren.

Nicht die Aufgaben sind größer geworden, sondern unsere Bereitschaft kleiner, den Status quo zu verändern, uns festzulegen und unsere Zukunft aktiv zu gestalten. Jacques Delors legte 1985 ein Weißbuch mit 282 Einzelmaßnahmen vor und schrieb einen Stichtag hinein, den 31. Dezember 1992. Jede Maßnahme hatte einen Termin, und die Einheitliche Europäische Akte ersetzte für den Binnenmarkt die Einstimmigkeit durch Mehrheitsentscheidungen. Der Stichtag wurde bis auf wenige Ausnahmen gehalten.

Träume verwirklichen sich nicht durch Absichtserklärungen und Diskussionen, sondern durch Menschen, die täglich daran arbeiten und dafür geradestehen. Wir müssen es unseren Eltern und Großeltern nur gleichtun.


Über den Autor:

Thomas Reiter führt die Kommunikationsagentur Reiter, die auf Technologieunternehmen und Startups spezialisiert ist. Er bereist China seit 15 Jahren. www.reiterpr.com

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