17.04.2018

Die DSGVO umsetzen – ein Ratgeber für Startups & KMU aus Österreich

Mit 25.Mai 2018 müssen Unternehmen konform zur Datenschutz-Grundverordnung arbeiten. Wir bringen einen Ratgeber zur sauberen Umsetzung.
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DSGVO-Umsetzung
(c) Marko Kovic: (vlnr.) Markus Costabiei (Akarion), Richard Lutschounig (Paybon), Dejan Jovicevic (derbrutkasten), Arthur Stadler (Stadler Völkel Rechtsanwälte) und Benedikt Aichinger (swync) beim Brutkasten Meetup #3 am Podium.

In rund fünf Wochen wird die Übergangsfrist seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung vor zwei Jahren enden und Unternehmen drohen Strafen von bis zu vier Prozent ihres jährlichen Gesamtumsatzes, wenn sie den Richtlinien der DSGVO nicht folgen. Insgesamt zielt die neue Rechtsverordnung darauf ab, die „Grundrechte des Bürgers auf Privatsphäre zu schützen und auszubauen“, so Benedikt Aichinger von Swync, einer App, die für Unternehmen die Datenschutzerklärung anpasst und ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt. Weil in den Unternehmen häufig Unsicherheit herrscht, was das in der Praxis bedeutet, stellen wir hier einen Ratgeber bereit, um sich dem Thema DSGVO-Umsetzung als Startup oder KMU zu stellen.

+++ Brutkasten Meetup #3: Die DSGVO zwischen reeller Gefahr und “Panikmache” +++

Die Tipps im Ratgeber dienen dabei Startups und Unternehmen, die nicht direkt mit ihren Daten Geld verdienen, sondern sich in den Themenfeldern HR / Mitarbeiterdaten, Analytics und Trackingtools, bei Löschungs- und Auskunftsanfragen durch Kunden und in ihrer Dokumentationspflicht absichern möchten.

Im Rahmen der Podiumsdiskussion beim Brutkasten Meetup in der vergangenen Woche weist Richard Loutschounig von Paybon darauf hin, dass die DSGVO auch Chance für Marketing & Sales sein kann. So sei die hauseigene Lösung zur Verteilung von Essensgutscheinen im Unternehmen bereits DSGVO-konform. Etwas, das Kunden nicht nur wohlwollend wahrgenommen haben, sondern auch aktiv nachgefragt hätten.

Dateninventur, Relevanzprüfung & Zweckwidmung

Der erste Schritt in der DSGVO-Umsetzung ist dabei die Dateninventur. Relevant sind im Sinne der DSGVO alle personenbezogenen Daten, die ein Unternehmen erhebt oder in jeglicher Form erhoben hat und damit bei sich lagert, egal ob auf Datenträgern, mittels externen Dienstleistern oder in Aktenordnern.

Personenbezogene Daten umfassen dabei alles, was sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person bezieht. Neben Daten aus Tracking- und Analytics-Tools oder Kaufvorgängen im Online Shop bzw. Ladengeschäft vor Ort, betrifft das auch Videoaufnahmen, IP-Adressen – so sie nicht anonymisiert vorliegen – oder eben Mitarbeiterdaten und Datenübertragung zwischen dem Unternehmen und Dienstleistern. Leicht vergessen wird dabei das Thema Gewinnspiele.

Unternehmen sollten deshalb unbedingt einen offiziellen Datenschutzbeauftragten ernennen, der sich mit dem Thema ausgiebig befasst. Im ersten Schritt heißt das, zu erheben, welche Daten im Unternehmen wozu vorliegen und sie einer Relevanzprüfung zu unterziehen. Was man an Daten nicht (mehr) braucht, kann man unmittelbar löschen. Hilfreich sind dabei als Basis Checklisten, wie die von der Wirtschaftskammer Österreich. Rechtsanwalt Dr. Arthur Stadler von der Kanzlei Stadler Völkel schlägt vor, sich für die Dateninventur im Unternehmen folgende Fragen zu stellen:

  • Welche Daten aus welchen Datenquellen werden erhoben?
  • Was wird mit den erhobenen Daten gemacht?
  • Wozu werden sie gebraucht?
  • Wie werden sie aufbewahrt?
  • Wer arbeitet mit ihnen oder hat Zugriff auf sie?

Mit Antworten auf diesen Fragen, und allen Datenquellen sowie Dienstleisterdaten als Basis, kann man im nächsten Schritt die notwendigen Dokumente für die DSGVO aufbereiten.

Notwendige Dokumente für die DSGVO

Startups und Unternehmen, die mit Daten nicht direkt Geld verdienen, sondern sie zum Verkauf erheben sowie im Kontext von Mitarbeiterdaten verarbeiten, müssen verschiedene Dokumente erstellen bzw. anpassen.

Anpassung von Datenschutzerklärung & AGBs

Hier muss festgehalten werden, wozu welche Daten erhoben und aufbewahrt werden. Das betrifft Tracking-Daten wie aus Google Analytics als auch Transaktionsdaten im Online Shop. Rein steuerrechtlich muss man Transaktionsdaten sieben Jahre lang aufbewahren, erinnert Richard Lutschounig. Die App Swync unterstützt Unternehmen hierbei mit einem Fragenkatalog, auf dessen Basis man eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung automatisch erstellen kann.

Verarbeitungsverzeichnis

Im Verarbeitungsverzeichnis wird festgehalten, welche Daten wozu erhoben werden, wer Zugriff auf sie hat oder an wen sie weitergeleitet werden und welche Löschungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dafür festgelegt worden sind. Es finden sich Mustervorlagen dazu unter anderem bei der WKO. Auch hier unterstützt die App Swync Unternehmen bei der automatischen Erstellung.

Folgenabschätzung & Data Breach Notification

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist dann zu erstellen, wenn sensible Personendaten verarbeitet werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um GPS-Daten, Bankdaten, Ausweisdokumente, im Falle einer Videoüberwachung oder wenn man Kundendaten zum Profiling für personalisierte Werbung nutzt.

Auch hier gibt es Ausnahmen für Startups und kleinere Unternehmen im Sinne des „berechtigten Interesses“ bei z.B. Kaufvorgängen. Für Startups empfiehlt sich hier Relevanzprüfung, falls solche sensiblen Personendaten erhoben werden. „Ist es nicht besser, weniger Daten zu erheben?“, wirft dazu Richard Lutschounig als Frage in den Raum.

Startups sind ansonsten gut beraten, sich bei diesem Thema Beratung zu holen, genau wie für den Fall eines Datenverlusts und der Data Breach Notification. Im Fall eines Datenverlusts muss außerdem eine Meldung an die österreichische Datenschutzbehörde erfolgen.

Tracking-Tools, Dienstleister und Auftragsdatenverarbeitung

Startups und Händler setzen in vielen Fällen bei der Datenverarbeitung auf externe Software und Tools wie beispielsweise Google Analytics zum Besuchertracking oder Zahlungsdienstleister im Online Shop.

Für Unternehmen und ihre DSGVO-Umsetzung heißt das, bei diesen Dienstleistern nachzuhaken und einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zu unterschreiben, so dass die Verantwortung beim Dienstleister liegt, sich bei Problemen zu melden und um DSGVO-Konformität der eigenen Software zu kümmern. Dienstleister wie Google kümmern sich hierum bereits und versenden Mails mit Anweisungen, worauf man im Sinne der DSGVO achten muss.

Löschungs- & Auskunftsanfragen und der Notfallplan

Warnungen gibt es beim Thema DSGVO immer wieder vor Löschungsanfragen durch Nutzer oder Kunden. Dem Privatnutzer steht es frei, sich ab 25.Mai jederzeit an ein Unternehmen zu wenden und um Datenauskunft, -herausgabe und -löschung zu bitten.

Unternehmen müssen also Zugriff auf Nutzerdaten haben und einen Prozess entwerfen, um solche Anfragen bei Bedarf schnell bearbeiten zu können. Das gilt auch für Rechnungen mit Personendaten oder Kontaktformulare und Newsletter auf der Homepage. Es ist genauso notwendig, einen Notfallplan vorzubereiten, sollte es zu Datenpannen kommen. Die DSGVO ist somit eine gute Gelegenheit, die eigene IT Security auf den neuesten Stand zu bringen.

Softwarelösungen für die DSGVO und Mitarbeiterdaten

Besonders wichtig für junge Unternehmen ist die interne DSGVO-Konformität, wenn es um Mitarbeiterdaten geht. Auch hier muss erfasst werden, welche Daten wozu erhoben werden, wie sie aufbewahrt werden und wer Zugriff auf sie hat. Akarion-Gründer Markus Costabiei weist auf die interne Zirkulation von Mitarbeiterdaten zwischen Personalabteilung, Lohnbüro, ggf. Betriebsarzt und Kantine hin.

Mit Akarion entwickelt Costabiei eine umfassende Softwarelösung zur DSGVO-Umsetzung auf Basis der Blockchain. Die Software erhebt und steuert Datenüberwachung, -verarbeitung und -kontrolle im Unternehmen und bietet eine Administrationsoberfläche an, um auch bei Auskunfts- & Löschungsanfragen durch Kunden & Nutzer gewappnet zu sein. Aufgrund der Brisanz des Themas arbeiten weitere Unternehmen an ähnlichen Software-Lösungen, um DSGVO-konform zu arbeiten.

DSGVO-Umsetzung als Chance

Insgesamt ist die DSGVO eine Chance für Startups und KMUs, sich für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und die eigenen Datenbestände aufzuräumen. Die genannten Punkte in unserem DSGVO-Ratgeber decken die wichtigsten Anforderungen ab. Tools, Softwarelösungen und Kanzleien unterstützen in kritischen Fällen.

⇒ Akarion

⇒ Paybon

⇒ Stadler Völkel Rechtsanwälte

⇒ Swync

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Bits & Pretzels Mitgründer und Managing Director Bernd Storm van's Gravesande © Bits & Pretzels

Weißwurst zum Frühstück, Brezn zur Beteiligungsverhandlung: Wenn München jedes Jahr im Herbst zur Wiesn bläst, verwandelt sich ein Teil der Stadt gleichzeitig in die größte Gründerbühne Europas. Seit 2014 zählt die Bits & Pretzels zu den wichtigsten Innovationsevents des Kontinents. Größen wie Barack Obama oder Arnold Schwarzenegger haben in München bereits ihre Weisheiten mit dem Publikum geteilt. Bei der dreitägigen Konferenz geht es aber nicht nur um Inspiration, sondern vor allem um Austausch und potenzielle Kundengewinnung. Genau darin sieht Bits-&-Pretzels-Mitgründer und Managing Director Bernd Storm van’s Gravesande eine relevante Alternative zur klassischen Kapitalaufnahme über VCs.


brutkasten: Die polarisierende These, mit der wir heute starten: VCs sind out, Corporates sind in. Wie kommst du dazu?

Bernd Storm van’s Gravesande: Ich möchte die zentrale und wichtige Rolle von VCs damit überhaupt nicht kleinreden – ohne Venture Capital gäbe es das ganze Startup-Ökosystem nicht, das muss uns klar sein. Aber die Überspitzung dient natürlich auch dazu, dass wir erkennen: Für viele Startups – nicht für alle – gibt es Alternativen. Nämlich, dass ein Ankerkunde manchmal passender ist als ein Ankerinvestor. Da muss man immer definieren: für wen, für welches Startup, in welcher Phase.

Aber ein Ankerkunde kann sehr wertvoll sein. Nehmen wir ein Beispiel, das gerade in aller Munde ist: Defense. Wir haben die Helsings, die Quantum Systems und so weiter. Das ist eine spezielle Branche, aber das Muster dahinter erkennen wir auch in anderen Branchen. Bei all diesen hast du nicht nur reine VCs, sondern etwa mit der Bundeswehr oder mit internationalen Staaten ganz konkrete Kunden, mit denen du nicht nur über potenzielle Umsätze sprichst, sondern über ganz konkrete.

Wenn du als Startup schon zahlende Kunden mitbringen kannst, ist das so viel mehr wert als jede Powerpoint oder Marktanalyse. Das ist der eigentliche Proof. Du hast einen Ankerkunden und das ist sehr viel wert, auch für künftige Partner- und Kundenbeziehungen oder spätere Finanzierungsrunden.

Ist das eine Entwicklung, die du erst in letzter Zeit beobachtest, oder war das eigentlich immer schon so?

Die Rahmenbedingungen haben sich verändert, es geht verstärkt in diese Richtung. Vor vier, fünf Jahren war Kapital sehr günstig, Venture Capital war auch leichter in höheren Bewertungsrunden aufzunehmen. Da war es nicht so zwingend notwendig, zähe Corporate Deals einzugehen. Diese Rahmenbedingungen haben sich geändert.

Gleichzeitig haben sich aus meiner Sicht auch die Corporates selbst entwickelt. Vor zehn Jahren war es fancy, Acceleratoren und Innovation Labs zu haben, Innovationsprogramme – ein bisschen Schaufensterdekoration. Daraus ist inzwischen ein existenzieller Druck geworden, vor allem im Bereich KI. Die Corporates sehen die Innovation von Startups nicht mehr als Nice-to-have, sondern stehen so stark unter Druck, dass sie darauf angewiesen sind und überlegen müssen, wie sie diese intern nutzen können. Das sind die zwei Hauptfaktoren, die sich geändert haben: die Rahmenbedingungen für die Kapitalaufnahme und die Dringlichkeit der Corporates, externe Innovation aufzunehmen oder mit Startups zusammenzuarbeiten.

Bei der Bits & Pretzels haben wir ja nicht nur Investoren und Kunden, sondern auch 500 CIOs, weil wir verstehen, dass diese künftige Kunden- oder Entwicklungsbeziehung in unserer Wirtschaft notwendig sein wird – wir reden über Europa, über Deutschland. Das ist keine temporäre Reaktion, nach dem Motto: Weil Kapital teurer ist, machen wir eben was anderes. Es geht klar in die Richtung, dass man idealerweise sehr früh im Rahmen der Produktentwicklung gemeinsam mit Ankerkunden erste Umsätze generiert und am Markt Fortschritte erzielt.

Gibt es Red Flags, bei denen du sagen würdest: Finger weg von dieser Corporate-Venturing-Beziehung?

Red Flag ist ein hartes Wort, aber vorsichtig wäre ich bei Innovationslaboren. Ich würde jedem empfehlen, direkt zum Bereichsleiter oder zur Bereichsleiterin mit Umsatz- und Kostenverantwortung zu gehen, weil man dann bei den Entscheider ist. Ich würde mich nur eng committen, wenn man einen Kontakt auf Vorstands- oder Bereichsvorstandsebene hat – einen C-Level-Sponsor, weil man sonst nicht alle Türen öffnen kann.

Man muss sich vor Augen halten: Wenn du ein Corporate als Kunden siehst, ist das ein toller Proof, aber auch ein Riesen-Pain. Ein häufiges Problem, ein Stolperstein, ist die Geschwindigkeit. Wenn ich als kleiner Gründer an einen DAX-Konzern herantrete, bin ich startklar, ich fange morgen mit der Entwicklung an. Aber die brauchen so viele Abstimmungen – Rechtsabteilungen, Bereichsleiter, Einkaufsprozesse, Integrationsschnittstellen, IT-Implementierungsbudgets. Das dauert. Das muss man als Gründer wissen, das geht nicht von heute auf morgen. Was ich aus eigener Erfahrung und von vielen anderen auf der Bits & Pretzels gehört habe, nenne ich „Pilotitis“: Lass uns mal einen kostenlosen Proof of Concept machen und dann weitersehen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit geht das nie in den Echtbetrieb, das ist die falsche Herangehensweise.

Beim Thema Kundenrisiko: Wenn Corporates Exklusivität wollen, dann höchstens temporär, sechs, zwölf Monate, aber bitte nicht 24 Monate – sonst bist du gefangen und kannst nur hoffen, dass sie dir Folgeprojekte geben. Ein weiteres mögliches Warnsignal: Wenn sich der Einkaufsprozess so in die Länge zieht, dass etwa ein Betriebsrat zustimmen muss, sollte man sich fragen, ob das trotzdem der richtige Kunde ist – als Gründer hat man ja ohnehin schon Zeitdruck, etwas FOMO und ein bisschen Paranoia.

Wo passen die VCs in diesem Bild trotzdem noch rein? Wo macht es weiterhin mehr Sinn, auf VC zu setzen statt auf Corporates als Pilotkunden?

Grundsätzlich immer, wenn man ein skalierbares Tech-Business-Modell hat. Ich sage nur, dass VC nicht mehr die einzige Option ist. Die Anzahl der Finanzierungsrunden geht runter, die Anzahl der Gründungen geht hoch – also müssen sich Gründer zwangsläufig überlegen, wo sie außer von VCs Geld herbekommen. Umsatz ist das neue Risikokapital, plakativ gesagt. Das kann für viele funktionieren, weil nicht alle von Milliardenrunden wie bei Helsing oder von den gerade raisenden Health-Tech-Companies gesegnet sind. Wir reden auch über den Mittelstand der Gründungen, der ebenfalls Umsatz braucht – und kein VC-Geld zu bekommen heißt nicht automatisch, keinen Erfolg am Markt zu haben. Viele bekommen keinen VC. Und ich plädiere dafür, zu überlegen, dass Umsatz auch gutes, für viele sogar das passende Kapital sein kann.

Auf der Bits & Pretzels findet auch heuer wieder der CIO AI Summit statt, den ich intern kuratiere und hoste. Da kommen 500 CIOs aus dem deutschen Mittelstand, aus der deutschen Industrie und von Großunternehmen zusammen, tauschen sich zunächst untereinander aus, und dann öffnen wir den Raum, damit jeder Gründer und jede Gründerin mit ihnen in Kontakt treten kann. Genau das sind mögliche Kontaktpunkte, um Ankerkunden zu gewinnen – und auch für jedes österreichische Startup, das den deutschen Markt als relevant erachtet, eine sehr effiziente Möglichkeit, Industriekontakte zu knüpfen.

Wenn wir schon bei der Bits & Pretzels sind: Wie ist es euch eigentlich gelungen, Steven Bartlett heuer als Speaker zu gewinnen und auf welche Highlights darf man sich sonst noch freuen?

Beharrlichkeit. Es ist nicht das erste und nicht das zweite Mal, dass wir angefragt haben, das erste Mal ungefähr 2024. Wir haben als Veranstalter den Luxus, aber auch die Bürde, zu überlegen, wer passt, wer motiviert, wer inspiriert, wer den Leuten Energie im Raum gibt und die Gespräche entfacht. Und da waren wir uns immer einig, dass Steven Bartlett ein toller Mensch ist – selbst Gründer, und durch seine Empathie in seinen Interviews betont er immer wieder genau diesen menschlichen Aspekt hinter dem Unternehmen, hinter der Gründung. Das passt sehr gut zu unserem heurigen Motto „Human After All“. Dazu kommt seine enorme Expertise: Er ist ein sehr guter Speaker, ein bisschen Celebrity, aber eben auch ein fantastischer Fachexperte, der die Leute begeistern kann – und das wollen wir. Also leider keine wahnsinnige Story von einem zufälligen Treffen beim Kaffee in London, sondern schlicht Hartnäckigkeit, bis er endlich Zeit hatte.

Ein bisschen in dieselbe Richtung geht auch Trevor Noah, den wir ebenfalls dabei haben: Auch er ist Unternehmer, hat für Microsoft eine KI-Serie gemacht, ist also vom Fach. Ich glaube, solche Personen können unsere Themen nochmal ganz anders beleuchten, aus einer anderen Perspektive, und die Leute begeistern. Ein bisschen Out-of-the-box-Denken eben – deshalb holen wir sie.


Die Bits & Pretzels 2026 findet heuer von 28. bis 30. September 2026 wieder in München statt.

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