30.09.2019

Das richtige Outfit fürs Startup-Office: Dresscode-Tipps von Vangardist-Chef Julian Wiehl

Welche Dresscodes gelten in Startups, was ist das richtige Outfit innerhalb des Büros und beim Kontakt mit Kunden? Julian Wiehl, Herausgeber des Vangardist, hat den Überblick und gibt der brutkasten-Community nützliche Tipps.
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Julian Wiehl
Julian Wiehl gibt der brutkasten-Community Dresscode-Tipps für den Arbeitsplatz. (c) Julie Brass

„Mode ist Kommunikation“, bringt es Julian Wiehl auf den Punkt. Er ist Geschäftsführer von Wingpaper sowie Herausgeber des Vangardist-Magazins. In dem Sinn gehe es nicht „um leger oder nicht“, sondern um die Botschaft, die man vermitteln möchte: „In einem Fintech-Startup wird man die Kleidungsfrage sehr wohl strenger sehen als bei einem Designer,“ sagt Wiehl. Mit Krawatte und Sakko vs. kreativer Eigenkreationen spreche man einfach unterschiedliche Zielgruppen an, die auch völlig verschiedene Ansprüche an ihre Dienstleister haben.

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Sich in Modefragen zu verbiegen ist nicht zu empfehlen, meint Wiehl: Im Bewerbungsgespräch wird das Gegenüber bei aller vorhandenen Sympathie doch merken, wenn der potenzielle Angestellte nicht authentisch ist. Zwar sollte man grundsätzlich eher over- als underdressed erscheinen, es aber nicht übertreiben und nichts zu vermitteln versuchen, „wofür man nicht wirklich steht“. Auch im Jahr 2019 werde man allerdings im Bewerbungsgespräch für einen Bankjob als Mann nicht ohne Krawatte punkten.

Symbole und Marken im Business-Dresscode

Klar sei: Ein gepflegtes Äußeres signalisiert, dass man organisiert ist und ernst genommen werden will. „Immerhin sucht jeder Arbeitgeber Leute, die ihr Leben unter Kontrolle haben, und auf die Verlass ist,“ sagt Wiehl. Gut funktioniere auch die Kommunikation über Symbole und Marken, da sie die Zugehörigkeit zu einer Gruppe oder einem Clan signalisieren. Als IT-Developer bedeute das durchaus, im Drupal-T-Shirt beeindrucken zu können.

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Wer es klassisch angeht, sei mit gedeckten Farben immer noch auf der sicheren Seite. Braun- und Blautöne wirken seriös, Lederschuhe passen zu jedem Anzug. Wobei – ebenfalls klassisch – schwarze Schuhe zum braunen Gürtel (und umgekehrt) verpönt sind. Schrille Farben und Neontöne sollte man ebenfalls vermeiden, und Rot ist im Business-Umfeld eher eine schwierige Farbe: Wenn schon, dann nicht zu knallig, sondern eher ein weinrot – das man jedoch geschickt mit dem Rest der Kleidung kombinieren müsse. „Frauen dürfen auf alle Fälle etwas mehr,“ sagt Wiehl.

Wer Stil hat, kann sich bei Business-Outfit „alles erlauben“

Eine Herausforderung sind die hohen Temperaturen im Sommer. Dürfen es da auch mal kurze Hosen und Sandalen sein? „Wenn man keinen Kundenkontakt hat, ist viel erlaubt“, sagt Wiehl. Er empfehle aber, dies stets mit den Vorgesetzten abzustimmen und sich den „Sanktus“ zu holen.

Hochgekrempelte Ärmel bei einem langen, weißen Hemd gingen gut, das vermittle Anpackerqualitäten. Dazu eine schöne kurze Anzughose und Lederschuhe: Das könne durchaus funktionieren. Lange Socken sind in dieser Kombination aber unbedingt zu vermeiden. „Wenn du Stil hast, kannst du dir alles erlauben“, erklärt Wiehl. Ansonsten sollte man eher „einen Gang runter schalten“.

Crocs sind im Büro ein absolutes No-Go

Eine modische Freiheit, die Wiehl sich selbst erlaubt: „Ich habe Trainingshosen, die sehen aus wie Anzughosen, und mit denen gehe ich manchmal raus.“ Durchaus auch zu Business-Terminen – ein ganz persönlicher Spaß, so Wiehl: „Das merkt niemand.“ Eine weit verbreitete Modesünde will er dennoch aufzeigen: Crocs. Diese Gartensandalen, die es seltsamerweise zuletzt in allen Gesellschaftsschichten zu einer gewissen Akzeptanz gebracht haben, gehen einfach nicht, stellt Wiehl fest. Und zwar niemals: „Crocs sind wirklich ein absolutes No-Go.“

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Ein Kunde fragt nach dem Lieferstatus seiner Bestellung. Ein anderer benötigt eine Produktempfehlung. Ein dritter möchte wissen, welche Bedingungen für eine Reklamation gelten. Obwohl alle drei Anfragen im Kundenservice eingehen, stellen sie unterschiedliche Anforderungen an den Einsatz künstlicher Intelligenz. Denn während eine Produktberatung individuell formuliert werden kann, müssen Auskünfte zu Vertragsbedingungen auf verbindlichen Informationen beruhen.

Für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich genau festlegen, welche Informationen KI-Agenten nutzen und welche Aufgaben sie eigenständig übernehmen dürfen?

Unternehmen müssen bestimmen, worauf die KI zugreifen darf

Moderne Sprachmodelle können Informationen verarbeiten, Zusammenhänge erkennen und Antworten formulieren. Im Kundenservice reicht diese Fähigkeit allein jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass die KI ausschließlich auf Informationen und Funktionen zugreift, die für das jeweilige Anliegen freigegeben sind.

Bei Fragen zu Lieferbedingungen sollte sie beispielsweise nur die aktuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigen. Bei einer allgemeinen Produktberatung kann es dagegen sinnvoll sein, verschiedene Wissensquellen miteinander zu verknüpfen. Für eine Bestellstatusabfrage wiederum benötigt der Agent Zugriff auf aktuelle Daten aus einem angebundenen System.

Was in der Praxis häufig unterschätzt wird: KI muss im Unternehmen nicht als frei agierendes System eingesetzt werden. Durch gezielte Konfiguration lassen sich Informationsquellen, Antwortvorgaben und Handlungsmöglichkeiten so eingrenzen, dass KI-Agenten innerhalb klar definierter Regeln arbeiten. Damit können Unternehmen KI auch dort einsetzen, wo Verlässlichkeit und Kontrolle besonders wichtig sind.

Dabei lässt sich nicht nur festlegen, welche internen Dokumente, Datenbanken oder externen Quellen verwendet werden dürfen. Auch der Zugriff auf eine Websuche oder die Ausführung bestimmter Aktionen kann eingeschränkt werden.

Restriktiv, generativ oder agentisch: Der Anwendungsfall entscheidet

Je nach Aufgabe können unterschiedliche KI-Ansätze zum Einsatz kommen. Diese schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern lassen sich innerhalb einer Kundenservice-Lösung miteinander kombinieren.

Restriktive KI: Antworten innerhalb klarer Vorgaben

Bei verbindlichen Auskünften sind enge Grenzen notwendig. Ein restriktiv konfigurierter KI-Agent greift ausschließlich auf freigegebene Informationen zurück und darf definierte Antwortvorgaben nicht verlassen.

Fehlen die erforderlichen Informationen, sollte das System keine Aussagen ergänzen oder Vermutungen anstellen. Stattdessen kann es die Anfrage an einen Mitarbeitenden weiterleiten.

Dieser Ansatz eignet sich beispielsweise für Garantiebedingungen, Vertragsinformationen oder sensible Serviceprozesse.

Generative KI: Individuelle Antworten auf kontrollierter Wissensbasis

Andere Anliegen erfordern eine flexiblere Kommunikation. Möchte ein Kunde mehrere Produkte vergleichen oder technische Zusammenhänge verstehen, kann generative KI Informationen aus hinterlegten Wissensquellen zusammenführen und verständlich aufbereiten.

Dabei muss die KI nicht auf ihr allgemeines Trainingswissen zurückgreifen. Sie kann so konfiguriert werden, dass ihre Antworten ausschließlich auf ausgewählten Unternehmensinformationen basieren. Die Formulierung bleibt flexibel, während die zugelassenen Informationsquellen klar definiert sind.

Agentische KI: Aufgaben innerhalb festgelegter Berechtigungen ausführen

Agentische KI geht über die reine Beantwortung von Fragen hinaus. Sie kann verfügbare Werkzeuge auswählen, Schnittstellen nutzen und mehrstufige Aufgaben bearbeiten.

Beispielsweise kann ein KI-Agent eine Bestellnummer entgegennehmen, den zugehörigen Status über eine Schnittstelle abfragen und die Information anschließend verständlich ausgeben.

Welche Aktionen er ausführen darf, legt das Unternehmen fest. Ein Agent kann somit berechtigt sein, Bestelldaten abzurufen, ohne gleichzeitig Änderungen oder Stornierungen vornehmen zu dürfen.

Die Steuerung erfolgt auf Ebene einzelner Anliegen

Für mittelständische Unternehmen ist es häufig sinnvoll, nicht sämtliche Kundenanfragen nach denselben Regeln bearbeiten zu lassen.

So lässt sich beispielsweise festlegen, dass ein Agent bei Fragen zu Unternehmensrichtlinien ausschließlich interne Dokumente verwendet. Bei allgemeinen Fachfragen kann eine ergänzende Websuche erlaubt sein. Geht es hingegen um kundenspezifische Informationen, erfolgt der Zugriff über eine autorisierte Schnittstelle.

Auch die Grenzen der Automatisierung können individuell definiert werden. Während ein Agent den Bearbeitungsstand einer Reklamation selbstständig mitteilen darf, kann eine Erstattungsentscheidung weiterhin einem Mitarbeitenden vorbehalten bleiben.

Entsprechende Möglichkeiten zur Verknüpfung von Wissensquellen, KI-Funktionen und bestehenden Systemen bieten Plattformen wie DialogBits für den KI-gestützten Kundenservice.

Praxisbeispiel: KI-Agent beim HERDT-Verlag

Wie sich die Bearbeitung unterschiedlicher Kundenanliegen mit kontrollierten Systemzugriffen verbinden lässt, zeigt der HERDT-Verlag für Bildungsmedien.

Dort unterstützt der KI-Agent „Berti“ Kunden im Online-Shop. Über angebundene Werkzeuge kann er unter anderem Bestellinformationen abrufen und verschiedene Anliegen innerhalb eines Gesprächs bearbeiten.

Die verfügbaren Funktionen und ihre Einsatzmöglichkeiten werden dabei konfiguriert. Anhand der jeweiligen Kundenanfrage wählt der Agent ein geeignetes Werkzeug aus, ohne uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Systeme zu erhalten.

In den ersten zwei Wochen nach der Umstellung beantwortete Berti bereits 76 Kundenanfragen eigenständig. Die Success Story des HERDT-Verlags zeigt, wie dieser Ansatz in der Praxis umgesetzt wurde.

Fazit: Kontrolle ist die Grundlage sinnvoller Automatisierung

Der Einsatz von KI-Agenten im Kundenservice bedeutet nicht, künstlicher Intelligenz möglichst viele Freiheiten einzuräumen. Vielmehr müssen Unternehmen bestimmen können, welche Informationen genutzt, welche Antworten formuliert und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen.

Gerade für mittelständische Betriebe liegt darin ein wesentlicher Vorteil: Unterschiedliche Serviceprozesse lassen sich automatisieren, ohne für jede Anfrage denselben Handlungsspielraum zuzulassen. Entscheidend ist nicht, wie viel ein KI-Agent grundsätzlich kann, sondern was er im jeweiligen Kontext tatsächlich darf.

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