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20.02.2023

Neue IT-Verordnung der EU: Worauf sich die Finanzbranche jetzt einstellen muss

Gastbeitrag. Die EU hat einen neuen Rechtsrahmen für die Beaufsichtigung von IT-Systemen beschlossen. Welcher Folgen dieser hat, erläutern Markus Aigner und Helena Nyikos von der Anwaltssozietät Wolf Theiss.

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Mit der am 16. Jänner 2023 in Kraft getretenen Verordnung über die digitale operationale Resilienz im Finanzsektor (Digital Operational Resilience Act, kurz DORA), hat die Europäische Union ein einheitliches europäisches Aufsichtsregime zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit von Informations- und Kommunikationstechnologie-Systemen (IKT) im Finanzsektor erlassen. Dieser weist derzeit eine starke Abhängigkeit von IKT Systemen auf, wobei die fortschreitende Digitalisierung eine noch intensivere Einbindung von IKT erwarten lässt.

Mit DORA wurde nun ein Rahmenwerk zur Überprüfung sowie Beaufsichtigung von IKT-Systemen im Finanzsektor eingeführt, welches primär darauf abzielt, einheitliche Bestimmungen für Finanzunternehmen festzulegen. Dadurch soll europaweit die IKT-Sicherheit gestärkt sowie IKT- und Cybersicherheitsrisiken entgegengewirkt werden. Die Bestimmungen der Verordnung sind allerdings erst ab 17. Jänner 2025 anwendbar, womit der Finanzbranche noch ausreichend Vorbereitungszeit bleibt.

Worauf sich die Finanzbranche jetzt einstellen muss

Doch worauf muss sich die Finanzbranche jetzt einstellen, welche Anpassungen sind notwendig und sind ausschließlich Finanzdienstleister erfasst?

DORA teilt sich im Wesentlichen in die Abschnitte IKT-Risikomanagement, Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle, Testen der digitalen operationalen Resilienz, Management des IKT-Drittparteienrisikos sowie administrative Bestimmungen.

Die Europäische Union hat den Adressatenkreis, welcher unter dem Sammelbegriff „Finanzunternehmen“ zusammengefasst wird, bewusst weit gefasst, um u.a. sowohl den klassischen Finanzmarkt (z.B. Kreditinstitute, Zahlungsinstitute und Wertpapierfirmen), die Versicherungsbranche, aber auch alternative Finanzierungsanbieter (Crowdfunding und Krypto-Dienstleister) zu verpflichten. Beachtenswert dabei ist, dass auch IKT-Unternehmen selbst in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen. Dieser Schritt wurde bewusst gewählt, da die Europäische Union die Auslagerung (das „Outsourcing“) spezifisch in der Verordnung adressiert und offenbar auch als eigenes Risikofeld betrachtet.

Ein wesentlicher Eckpfeiler von DORA ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, gemäß dem Finanzunternehmen die Vorgaben angepasst an ihre Größe, ihr Risikoprofil sowie die Komplexität ihrer Tätigkeit umzusetzen bzw. anwenden müssen. Damit sollen u.a. überschießenden Verpflichtungen für kleinere Unternehmen vermieden werden.

Darüber hinaus können viele der Verpflichtungen innerhalb eines Konzerns sowie auch an externe Dritte ausgelagert werden. Die Letztverantwortung verbleibt allerdings immer beim Management des Finanzunternehmens.

Aufbau von IKT-Risikomanagementstrukturen

Finanzunternehmen sind verpflichtet eine umfassende interne IKT-Risikomanagement und -kontrollstruktur zu errichten, welche insbesondere einen Verantwortlichen für die Überwachung von ausgelagerten IKT-Dienstleistungen, eine Fortbildungsverpflichtung des Managements, aber auch Pläne für den Umgang mit IKT-Vorfällen und die Eindämmung von Schäden bzw. die Fortführung des Finanzunternehmens im Falle eines IKT-Vorfalls vorzusehen hat. Darüber hinaus müssen Finanzunternehmen im Rahmen ihres Gesamtrisikomanagements einen IKT-Risikomanagementrahmen erstellen und dokumentieren. Dieser soll dazu dienen Risiken zu erkennen und zu minimieren. Der Rahmen ist mindestens einmal jährlich zu überprüfen und anzupassen.

Generell besteht die Verpflichtung für angemessenen Schutz der IKT-Systeme zu sorgen, sämtliche verwendeten Systeme, Protokolle und Tools auf dem neuesten Stand zu halten und die IKT-Systeme laufend zu überwachen sowie potentielle Risiken zu identifizieren. Daneben müssen angemessene Back-ups und Methoden zur Wiedergewinnung und Wiederherstellung von Daten etabliert werden, wobei Zentralverwahrer einen zusätzlichen „Ausweichstandort“ haben müssen, der im Bedarfsfall die Geschäftsabwicklung übernehmen kann.

Was tun, wenn die IKT-Systeme beeinträchtigt werden?

Sollte es zu einem IKT-Vorfall kommen, der erhebliche Auswirkungen auf die Systeme eines Finanzunternehmens hat, unterliegt dieses umfassenden Meldeverpflichtungen gegenüber der für das Finanzunternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde – für Österreich in der Regel die Finanzmarktaufsichtsbehörde (FMA). Darüber hinaus bestehen, sofern finanzielle Interessen von Kunden betroffen sind, ebenso gegenüber diesen Meldeverpflichtungen. Auf freiwilliger Basis können auch Cyberbedrohungen gemeldet werden.

„Stresstests“ für die IT

Ein Herzstück von DORA bilden die bedrohungsorientierten Penetrationstests (Threat-Led Penetration Testing – kurz TLPT). Finanzunternehmen werden verpflichtet, ihre IKT-Systeme regemäßigen Stresstests zu unterziehen, um etwaige Schwächen und Lücken aufzudecken sowie die Abläufe bei Beeinträchtigungen der IKT-Infrastruktur zu üben.

Das Konzept von Stresstests ist dem Aufsichtsrecht allerdings nicht fremd. Im Bereich der Kapitalvorschriften wurden schon also Folge der Bankenkrise 2008 die medial immer wieder präsenten Bankenstresstests eingeführt, bei denen das Kapital der Banken auf Krisenresistenz getestet wird. In Branchen, die mit sensiblen Daten arbeiten, ist die Beauftragung von professionellen Hackern zur Überprüfung der eigenen Sicherheitssysteme ohnedies bereits weit verbreitet.

Die Umsetzung dieser Vorgaben dürfte daher für die meisten Unternehmen unproblematisch sein. Auf IT-Sicherheit bzw. professionelle Hackerangriffe spezialisierte Unternehmen dürften von DORA jedenfalls profitieren.

IKT-Outsourcing

Ein weiteres Kernstück von DORA stellt das Risikomanagement von ausgelagerten IKT-Leistungen dar. Die Europäische Union hat die Definition des „IKT-Drittdienstleisters“ dabei bewusst weit gefasst, um das Outsourcing von IKT-Leistungen im Finanzbereich möglichst umfassend in den Anwendungsbereich der Verordnung mitaufzunehmen. Darunter fallen z.B. auch die Cloud Anbieter und Entwickler von Banking-Apps.

Das neue Rahmenwerk sieht weitgehende Verpflichtungen für die laufende Überprüfung von Drittdienstleistern sowie verpflichtende Vertragsbestandteile und Mindeststandards für Verträge mit IKT-Drittdienstleistern vor. Geplante Neuabschlüsse von Outsourcing-Verträgen sind der Aufsichtsbehörde anzuzeigen, sofern sich diese auf kritische oder wichtige IKT-Leistungen beziehen. Weiters müssen Finanzunternehmen Notfallpläne erstellen, die eine Wiedereingliederung von ausgelagerten IKT-Leistungen in die eigenen Strukturen ermöglicht und die Betriebsstabilität im Falle des Wegfalls des IKT-Drittdienstleisters sichert.

Beachtenswert ist in diesem Zusammenhang die Unterwerfung von als kritisch eingestuften IKT-Drittdienstleistern – das sind Unternehmen, die für die Funktionsfähigkeit von Finanzunternehmen wesentliche Leistungen anbieten – unter die Aufsicht der Aufsichtsbehörden. Dies stellt sowohl für die betroffenen IKT-Unternehmen, als auch für die Behörden eine große Umstellung dar, da insbesondere letztere hierfür vermehrt technisches Know-how aufbauen werden müssen.

Befugnisse der Aufsichtsbehörden

Den Aufsichtsbehörden werden umfangreiche Prüfungsbefugnisse eingeräumt, welche von klassischen Auskunftsrechten über Inspektionen, Vor-Ort-Prüfungen bis hin zu Vorladungen sowie Befragungen reichen.

Die vorgesehenen Strafen sehen u.a. Zwangsgelder in Höhe von bis zu 1 PRozent des weltweiten Tagesumsatzes (pro Tag!) sowie eine Veröffentlichung der Verstöße (Naming and Shaming) vor.

Grundsätzlich sind die Durchsetzungsbestimmungen aber weitestgehend von den Mitgliedstaaten selbst festzulegen und können auch strafrechtliche Konsequenzen umfassen.

Ausblick

Mit DORA hat der europäische Gesetzgeber ein umfassendes und sowohl für Finanzunternehmen als auch die Aufsichtsbehörden herausforderndes Regelwerk geschaffen. Ob dieses für mehr IKT-Sicherheit und Stabilität sorgen und größere Ausfälle im Finanzmarkt vermeiden wird, bleibt allerdings abzuwarten. Dass IKT-Systeme nunmehr regelmäßig verpflichtend durchleuchtet werden müssen, ist aber jedenfalls zu begrüßen, auch wenn dies weitestgehend bereits der gelebten Praxis entspricht.

Über die Autor:innen

Markus Aigner ist Banking & Finance Senior Associate bei der Anwaltssozietät Wolf Theiss. Helena Nyikos ist Banking & Finance Legal Trainee bei Wolf Theiss.

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brutkasten: Sie sprechen am HR Inside Summit über „Soft Work“. Was ist die Kernthese?

Tina Ruseva: Ausgangspunkt ist die Arbeitsteilung, die wir aus der Industrialisierung kennen. Arbeit hatte eine feste Beschreibung, und an der Maschine hatte es keine Bedeutung, wer die Aufgabe übernimmt. Das ist die Hard Work. Maschinen sind genau in solchen Aufgaben sehr gut und werden sie in den nächsten Jahren zum großen Teil übernehmen. In den Bürojobs von heute gibt es aber viele Aufgaben, bei denen man das Endergebnis nicht kennt: Welchen neuen Markt müssen wir erschließen? Wie antworten wir auf eine neue Krise? Diese Aufgaben sind diffuser, deswegen „soft“. Was für uns an Arbeit bleibt, können wir nur dann gut machen, wenn wir das wollen. Effektives Wirtschaften hängt heute von der intrinsischen Motivation der Beteiligten ab.

Ein gutes Beispiel ist der Customer Support. Wenn jemand nur Dienst nach Vorschrift macht und sein Skript abliest, ist diese Person ersetzbar, weil diese Arbeit bald besser von einem Automaten gemacht wird. Wir automatisieren, was wiederholbar ist, und können dann von Mensch zu Mensch klären, was diesmal besonders ist und zum ersten Mal auftritt.

Wer den Begriff hört, denkt sofort an Soft Skills. Wo liegt der Unterschied?

Wir haben Führung sehr lange etwas generisch als Soft Skill abgehakt, also als Kommunikation und persönliche Gespräche. Soft Work ist für mich ein größerer Begriff. Er beschreibt das gesamte Umfeld, in dem sich Führungskraft und Mitarbeitende befinden. Dazu habe ich ein Framework definiert: SOFT steht für Synergien, Offenheit, Fairness und Technologie. Wir müssen wiederholbare Tätigkeiten automatisieren, damit überhaupt Zeit bleibt für all das, was wir heute so gut wie nicht machen.

Wie geht eine Führungskraft vor, die sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt?

Führung ist eine Frage der Komplexität, deshalb führen wir sehr selten große Teams direkt. Studien sagen, dass ab 2028 rund ein Achtel der Arbeit mit KI-Agenten erledigt wird. Wenn alle meine Mitarbeitenden ihr eigenes digitales Team haben, gibt es unendlich viel mehr Aufgaben und Abstimmungsaufwand. Hinter jedem herzugehen, alles abzuhaken und alles zu kontrollieren, wird einfach unmöglich. Vertrauen, Augenhöhe und Selbstführung sind deshalb kein Wunschdenken, sondern unsere Zukunft. Wir müssen uns jetzt überlegen, wie wir Mitarbeitende befähigen, ihre eigenen digitalen Teams zu kontrollieren. Dazu braucht es auch Technologie.

Gibt es Unternehmen, die das schon anwenden?

Das bekannteste Beispiel unter den deutschen Großkonzernen ist Bosch, weil dort die mittlere Managementebene komplett abgeschafft wird. Dadurch kommt mehr Verantwortung bei den einzelnen Mitarbeitenden an. Ein neueres Beispiel ist Stripe. Das Unternehmen hat sehr viel in KI investiert und fast das gesamte Management-Team abgebaut. Es gibt nur noch Leadership und Teams, und vor allem Ingenieur:innen sollen experimentieren können. Stripe hat in einem Podcast von a16z erzählt, dass es dadurch 200 bis 300 innovative Produkte in einem Jahr auf den Markt bringt.

Allerdings ist KI eine Art Verstärker für die Unternehmenskultur. In einer Muss-Kultur, in der wir nur auf den KPI schauen, bekomme ich durch Automatisierung nur noch schneller mehr vom Gleichen. In Will-Kulturen, in denen alle bereit sind, ihre Ideen preiszugeben und anderen zu helfen, können Automatisierung und KI zu wirklich neuen Ergebnissen führen.

Es geht also nicht mehr darum, erledigte Aufgaben zu messen, sondern die Wirkung?

Von Effizienz zu Effektivität. Heute können wir alle in zehn Sekunden einen LinkedIn-Post rausschießen. Die Anzahl der Posts war sehr lange eine gängige Marketingkennzahl. Die To-do-Liste für die Mitarbeitenden war eine Anzahl von Dingen und nicht deren Qualität. Man schreibt einen Post aber ganz anders, wenn man wirklich Wert darauf legt, dass die Nachricht durchkommt. Das ist der Unterschied zwischen KI-generierten Texten und guten Autor:innen.

Den Begriff New Work gab es schon vor dem KI-Hype. Wie hat sich die Szene verändert?

Der Begriff ist mit der Pandemie explodiert. Viele haben ihn missbraucht, einfach für moderne Führung oder für tolle Büromöbel. Als die Krise kam, wurde das Konzept vielerorts für gescheitert erklärt. Trotzdem ist für alle klar: There is no going back. Wir können nicht mehr so führen wie früher. Dienst nach Vorschrift und Kontrolle verschwenden die Ressourcen von Unternehmen, besonders in der Krise. Gleichzeitig haben wir es mit Menschen zu tun, die Angst um ihre Hypotheken, ihren Status und ihr Büro haben. Da gilt es, eine Lösung nach vorne zu finden. Ob man das Soft Work oder New Work nennt, ist nicht wichtig.

Auch bei uns arbeiten nicht alle gleich schnell mit KI. Wie schafft man Alignment in einer Organisation?

Bisher hieß Alignment: Alle bekommen ihre To-dos, und wenn die erledigt sind, gibt es Alignment. Was wir heute alignen müssen, sind aber keine Pflichtaufgaben mehr. Wofür ich KI nutze, muss ich niemandem erzählen. Ich definiere dafür vier Kriterien. Erstens müssen wir Silos in Synergien umwandeln, also Dialog möglich machen, wo keiner stattfindet. Im Onboarding heißt das, nicht nur eine fertige Checkliste bereitzustellen, sondern auch zu fragen: Was willst du in den ersten zwei Monaten lernen? Wen willst du kennenlernen? Zweitens geht es von Orthodoxie zu Offenheit, weg von „So haben wir das immer gemacht“, zum Beispiel mit einem Mitarbeiterbeirat. Drittens Fairness: Wenn ich weiß, dass ich als Frau immer weniger verdienen werde als ein Mann, kaufe ich dieses Wir irgendwann nicht mehr ab und behalte meine Ideen für mich. Das Allerwichtigste ist Technologie. Ohne sie sind all diese Veränderungen zum Scheitern verurteilt, sobald die zuständige Person andere Prioritäten hat. Technologie macht Regeln und Policies nachhaltig. Wir müssen festlegen: Mit welchem Tool werden die Gehälter erfasst? Wie sammeln wir Kompetenzen? Wie setzen wir digitales Feedback um? Das spart allen Zeit, und diese Zeit haben wir dann dafür, miteinander zu reden.

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