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20.02.2023

Neue IT-Verordnung der EU: Worauf sich die Finanzbranche jetzt einstellen muss

Gastbeitrag. Die EU hat einen neuen Rechtsrahmen für die Beaufsichtigung von IT-Systemen beschlossen. Welcher Folgen dieser hat, erläutern Markus Aigner und Helena Nyikos von der Anwaltssozietät Wolf Theiss.

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Mit der am 16. Jänner 2023 in Kraft getretenen Verordnung über die digitale operationale Resilienz im Finanzsektor (Digital Operational Resilience Act, kurz DORA), hat die Europäische Union ein einheitliches europäisches Aufsichtsregime zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit von Informations- und Kommunikationstechnologie-Systemen (IKT) im Finanzsektor erlassen. Dieser weist derzeit eine starke Abhängigkeit von IKT Systemen auf, wobei die fortschreitende Digitalisierung eine noch intensivere Einbindung von IKT erwarten lässt.

Mit DORA wurde nun ein Rahmenwerk zur Überprüfung sowie Beaufsichtigung von IKT-Systemen im Finanzsektor eingeführt, welches primär darauf abzielt, einheitliche Bestimmungen für Finanzunternehmen festzulegen. Dadurch soll europaweit die IKT-Sicherheit gestärkt sowie IKT- und Cybersicherheitsrisiken entgegengewirkt werden. Die Bestimmungen der Verordnung sind allerdings erst ab 17. Jänner 2025 anwendbar, womit der Finanzbranche noch ausreichend Vorbereitungszeit bleibt.

Worauf sich die Finanzbranche jetzt einstellen muss

Doch worauf muss sich die Finanzbranche jetzt einstellen, welche Anpassungen sind notwendig und sind ausschließlich Finanzdienstleister erfasst?

DORA teilt sich im Wesentlichen in die Abschnitte IKT-Risikomanagement, Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung IKT-bezogener Vorfälle, Testen der digitalen operationalen Resilienz, Management des IKT-Drittparteienrisikos sowie administrative Bestimmungen.

Die Europäische Union hat den Adressatenkreis, welcher unter dem Sammelbegriff „Finanzunternehmen“ zusammengefasst wird, bewusst weit gefasst, um u.a. sowohl den klassischen Finanzmarkt (z.B. Kreditinstitute, Zahlungsinstitute und Wertpapierfirmen), die Versicherungsbranche, aber auch alternative Finanzierungsanbieter (Crowdfunding und Krypto-Dienstleister) zu verpflichten. Beachtenswert dabei ist, dass auch IKT-Unternehmen selbst in den Anwendungsbereich der Verordnung fallen. Dieser Schritt wurde bewusst gewählt, da die Europäische Union die Auslagerung (das „Outsourcing“) spezifisch in der Verordnung adressiert und offenbar auch als eigenes Risikofeld betrachtet.

Ein wesentlicher Eckpfeiler von DORA ist der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, gemäß dem Finanzunternehmen die Vorgaben angepasst an ihre Größe, ihr Risikoprofil sowie die Komplexität ihrer Tätigkeit umzusetzen bzw. anwenden müssen. Damit sollen u.a. überschießenden Verpflichtungen für kleinere Unternehmen vermieden werden.

Darüber hinaus können viele der Verpflichtungen innerhalb eines Konzerns sowie auch an externe Dritte ausgelagert werden. Die Letztverantwortung verbleibt allerdings immer beim Management des Finanzunternehmens.

Aufbau von IKT-Risikomanagementstrukturen

Finanzunternehmen sind verpflichtet eine umfassende interne IKT-Risikomanagement und -kontrollstruktur zu errichten, welche insbesondere einen Verantwortlichen für die Überwachung von ausgelagerten IKT-Dienstleistungen, eine Fortbildungsverpflichtung des Managements, aber auch Pläne für den Umgang mit IKT-Vorfällen und die Eindämmung von Schäden bzw. die Fortführung des Finanzunternehmens im Falle eines IKT-Vorfalls vorzusehen hat. Darüber hinaus müssen Finanzunternehmen im Rahmen ihres Gesamtrisikomanagements einen IKT-Risikomanagementrahmen erstellen und dokumentieren. Dieser soll dazu dienen Risiken zu erkennen und zu minimieren. Der Rahmen ist mindestens einmal jährlich zu überprüfen und anzupassen.

Generell besteht die Verpflichtung für angemessenen Schutz der IKT-Systeme zu sorgen, sämtliche verwendeten Systeme, Protokolle und Tools auf dem neuesten Stand zu halten und die IKT-Systeme laufend zu überwachen sowie potentielle Risiken zu identifizieren. Daneben müssen angemessene Back-ups und Methoden zur Wiedergewinnung und Wiederherstellung von Daten etabliert werden, wobei Zentralverwahrer einen zusätzlichen „Ausweichstandort“ haben müssen, der im Bedarfsfall die Geschäftsabwicklung übernehmen kann.

Was tun, wenn die IKT-Systeme beeinträchtigt werden?

Sollte es zu einem IKT-Vorfall kommen, der erhebliche Auswirkungen auf die Systeme eines Finanzunternehmens hat, unterliegt dieses umfassenden Meldeverpflichtungen gegenüber der für das Finanzunternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde – für Österreich in der Regel die Finanzmarktaufsichtsbehörde (FMA). Darüber hinaus bestehen, sofern finanzielle Interessen von Kunden betroffen sind, ebenso gegenüber diesen Meldeverpflichtungen. Auf freiwilliger Basis können auch Cyberbedrohungen gemeldet werden.

„Stresstests“ für die IT

Ein Herzstück von DORA bilden die bedrohungsorientierten Penetrationstests (Threat-Led Penetration Testing – kurz TLPT). Finanzunternehmen werden verpflichtet, ihre IKT-Systeme regemäßigen Stresstests zu unterziehen, um etwaige Schwächen und Lücken aufzudecken sowie die Abläufe bei Beeinträchtigungen der IKT-Infrastruktur zu üben.

Das Konzept von Stresstests ist dem Aufsichtsrecht allerdings nicht fremd. Im Bereich der Kapitalvorschriften wurden schon also Folge der Bankenkrise 2008 die medial immer wieder präsenten Bankenstresstests eingeführt, bei denen das Kapital der Banken auf Krisenresistenz getestet wird. In Branchen, die mit sensiblen Daten arbeiten, ist die Beauftragung von professionellen Hackern zur Überprüfung der eigenen Sicherheitssysteme ohnedies bereits weit verbreitet.

Die Umsetzung dieser Vorgaben dürfte daher für die meisten Unternehmen unproblematisch sein. Auf IT-Sicherheit bzw. professionelle Hackerangriffe spezialisierte Unternehmen dürften von DORA jedenfalls profitieren.

IKT-Outsourcing

Ein weiteres Kernstück von DORA stellt das Risikomanagement von ausgelagerten IKT-Leistungen dar. Die Europäische Union hat die Definition des „IKT-Drittdienstleisters“ dabei bewusst weit gefasst, um das Outsourcing von IKT-Leistungen im Finanzbereich möglichst umfassend in den Anwendungsbereich der Verordnung mitaufzunehmen. Darunter fallen z.B. auch die Cloud Anbieter und Entwickler von Banking-Apps.

Das neue Rahmenwerk sieht weitgehende Verpflichtungen für die laufende Überprüfung von Drittdienstleistern sowie verpflichtende Vertragsbestandteile und Mindeststandards für Verträge mit IKT-Drittdienstleistern vor. Geplante Neuabschlüsse von Outsourcing-Verträgen sind der Aufsichtsbehörde anzuzeigen, sofern sich diese auf kritische oder wichtige IKT-Leistungen beziehen. Weiters müssen Finanzunternehmen Notfallpläne erstellen, die eine Wiedereingliederung von ausgelagerten IKT-Leistungen in die eigenen Strukturen ermöglicht und die Betriebsstabilität im Falle des Wegfalls des IKT-Drittdienstleisters sichert.

Beachtenswert ist in diesem Zusammenhang die Unterwerfung von als kritisch eingestuften IKT-Drittdienstleistern – das sind Unternehmen, die für die Funktionsfähigkeit von Finanzunternehmen wesentliche Leistungen anbieten – unter die Aufsicht der Aufsichtsbehörden. Dies stellt sowohl für die betroffenen IKT-Unternehmen, als auch für die Behörden eine große Umstellung dar, da insbesondere letztere hierfür vermehrt technisches Know-how aufbauen werden müssen.

Befugnisse der Aufsichtsbehörden

Den Aufsichtsbehörden werden umfangreiche Prüfungsbefugnisse eingeräumt, welche von klassischen Auskunftsrechten über Inspektionen, Vor-Ort-Prüfungen bis hin zu Vorladungen sowie Befragungen reichen.

Die vorgesehenen Strafen sehen u.a. Zwangsgelder in Höhe von bis zu 1 PRozent des weltweiten Tagesumsatzes (pro Tag!) sowie eine Veröffentlichung der Verstöße (Naming and Shaming) vor.

Grundsätzlich sind die Durchsetzungsbestimmungen aber weitestgehend von den Mitgliedstaaten selbst festzulegen und können auch strafrechtliche Konsequenzen umfassen.

Ausblick

Mit DORA hat der europäische Gesetzgeber ein umfassendes und sowohl für Finanzunternehmen als auch die Aufsichtsbehörden herausforderndes Regelwerk geschaffen. Ob dieses für mehr IKT-Sicherheit und Stabilität sorgen und größere Ausfälle im Finanzmarkt vermeiden wird, bleibt allerdings abzuwarten. Dass IKT-Systeme nunmehr regelmäßig verpflichtend durchleuchtet werden müssen, ist aber jedenfalls zu begrüßen, auch wenn dies weitestgehend bereits der gelebten Praxis entspricht.

Über die Autor:innen

Markus Aigner ist Banking & Finance Senior Associate bei der Anwaltssozietät Wolf Theiss. Helena Nyikos ist Banking & Finance Legal Trainee bei Wolf Theiss.

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Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit KI, Automatisierung und neuen Cloud-Technologien. Für Nael Elagabani, der gemeinsam mit Shadan Ajdari The Process Doctors (TPD) gründete, liegt die eigentliche Herausforderung jedoch an einer anderen Stelle. Der ehemalige Neurowissenschaftler und spätere Microsoft-Cloud-Engineer ist überzeugt, dass viele Unternehmen zunächst ihre operativen Abläufe verstehen und strukturieren müssen, bevor neue Technologien ihr volles Potenzial entfalten können.

AnchorOps als eine Art „Brain“

Ihre Lösung AnchorOps ist ein Ansatz, der die Art und Weise verändern soll, wie Unternehmen ihre internen Abläufe organisieren und digitale Technologien einsetzen. Im Zentrum steht das Konzept eines sogenannten „Company Brain“ – eines operativen Unternehmenssystems, das Prozesse, Mitarbeiteraktivitäten und technische Systeme miteinander verbinden und so Transparenz, Steuerbarkeit und Skalierbarkeit erhöhen soll.

Elagabani und Ajdari verfolgen dabei eine Sichtweise, die bewusst nicht mit Technologie beginnt, sondern mit der Struktur des Unternehmens selbst. Erst wenn diese stabil und nachvollziehbar ist, sollen Automatisierung, Cloud-Systeme und KI-Technologien darauf aufbauen.

Microsoft und UNO

Elagabani selbst verbrachte rund 20 Jahre in der Forschung und beschäftigte sich dabei mit Gedächtnisprozessen – zunächst mit immunologischem Gedächtnis, später mit Lern- und Gedächtnisvorgängen im Gehirn. Nach seinem Wechsel in die Betriebsentwicklung und die Computational Sciences arbeitete er mit Startups, als Unternehmensberater und später bei Microsoft. Dort war er Teil eines Pilotprogramms, das Prozesse in der Kundenbetreuung rund um Cloud-Technologien neu aufsetzen sollte. „Der Betrieb ist das, was das Unternehmen stabilisiert“, sagt er. „Ich habe dort gesehen, dass selbst in großen Organisationen die größten Herausforderungen nicht nur technischer Natur sind, sondern vor allem in der Struktur von Prozessen und Entscheidungen liegen.“

Aus diesen Erfahrungen entstand zunächst die Idee zu The Process Doctors (TPD) und später zu AnchorOps. Nach seiner Rückkehr nach Wien arbeitete Elagabani unter anderem an mehreren Sovereign-Cloud-Projekten für Einrichtungen der Vereinten Nationen. Dort testete er einen Ansatz, bei dem Prozesse und operative Abläufe im Mittelpunkt stehen. Gemeinsam mit Mitgründer Ajdari entwickelte er daraus das aktuelle Konzept.

From Neuroscience to Business

Die theoretische Grundlage stammt dabei aus der Neurowissenschaft. Elagabani betrachtet Unternehmen als komplexe Systeme, die ähnlich funktionieren wie ein Nervensystem. Informationen, Prozesse und Entscheidungen müssten miteinander verbunden sein, damit ein Unternehmen effizient arbeiten könne. Werden Informationen nicht richtig weitergegeben, entstünden Reibungsverluste, die sich unter anderem in langsamen Entscheidungen, doppelter Arbeit, manuellen Übergaben oder voneinander getrennten Datensilos zeigen können. Ziel von AnchorOps sei es, solche Engpässe sichtbar zu machen und in einer operativen Cloud-Architektur abzubilden.

„Unternehmen verhalten sich neurobiologisch erschreckend ähnlich wie überforderte Gehirne. Wachstum verstärkt keine Ordnung, sondern Instabilität“, sagt Elagabani. Aus dieser Perspektive entstehen typische Probleme nicht primär durch fehlende Tools, sondern vor allem durch mangelnde operative Klarheit. „Wenn Informationen nicht richtig fließen, reagiert das System wie ein überlastetes Nervensystem.“

Cloud-Architektur

Ziel der beiden Founder ist es nicht, einzelne Tools zu ersetzen, sondern die operative Realität eines Unternehmens sichtbar und steuerbar zu machen. Dadurch entsteht eine Art „organisatorisches Nervensystem“, das Informationen strukturiert weitergibt und Entscheidungswege nachvollziehbar mache.

Ein zentraler Bestandteil ist dabei die sogenannte operative Cloud-Architektur. Sie bildet die Grundlage, auf der weitere Technologien wie Automatisierung oder KI-Agenten aufsetzen können „Wir gehen bewusst schrittweise vor“, erklärt Elagabani. „Viele Unternehmen versuchen direkt KI einzuführen, ohne dass ihre Prozesse stabil sind. Unser Ansatz ist: zuerst Struktur, dann Technologie.“

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Aktuell richtet sich AnchorOps gezielt an kleine und mittlere Unternehmen, um operative Strukturen sichtbar zu machen und schrittweise in eine digitale Architektur zu überführen.
„Wir suchen nicht Kunden, sondern Partner“, betont der Neurospezialist. „Wenn das Fundament steht, beginnt die eigentliche Arbeit. Dann entwickeln wir die operative Struktur gemeinsam weiter – Schritt für Schritt.“

Ajdari ergänzt: „Wir sind sehr daran interessiert, zuerst die Grundlagen sauber aufzubauen, bevor KI eingesetzt wird. KI ist für uns dabei ein zusätzlicher Layer, der erst aufgesetzt wird, wenn ein stabiles Fundament und klar definierte, smarte Prozesse vorhanden sind. Was bei Großkonzernen ein mindestens sechsstelliges Vorhaben ist, setzen wir für den Mittelstand kostengünstiger um. Unser Computationsmodell generiert auf Basis der AnchorOps-Daten verschiedene Zukunftsszenarien, probabilistisch statt deterministisch, und leitet daraus konkrete, umsetzbare Handlungsempfehlungen – sogenannte Prescriptions – ab. Diese Szenarien bleiben dabei nicht abstrakt, sondern werden visuell und als Skizzen so aufbereitet, dass sie intuitiv verständlich und direkt nutzbar sind.“

Computational-Modell

Parallel zur Entwicklung des „Company Brain“ arbeiten Elagabani und Ajdari an einem eigenen Computational-Modell. Dieses soll die operative Realität eines Unternehmens mathematisch abbilden und simulieren können. Ziel ist es hier, zusätzliche Ebenen der Analyse zu ermöglichen, die über klassische KI-Systeme hinausgehen. Das Modell soll künftig perspektivisch als Erweiterung in AnchorOps integriert werden und Unternehmen helfen, ihre operativen Strukturen noch besser zu verstehen.

The Process Doctors ist derzeit eigenfinanziert und befindet sich in Gesprächen mit potenziellen Pilotkunden sowie Investoren. Für die Gründer steht dabei vor allem die Skalierung der Methode im Mittelstand im Vordergrund. Langfristig wollen sie Unternehmen dabei unterstützen, ihre digitale Transformation auf einer stabilen operativen Grundlage aufzubauen – und damit den Zugang zu Technologien zu ermöglichen, die bislang vor allem Großkonzernen vorbehalten waren.

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