Das Vorlagenportal versteht sich als “ständig wachsende Datenbank”, die als “Helfer” für Arbeitsrecht und Personalverrechnung in Erscheinung tritt, der brutkasten berichtete. Das Rohrbacher Startup hat passend zur Jahreszeit die “Dos and Don’ts” für Arbeitnehmer:innen und -geber:innen bezüglich Urlaub und rechtliche Implikationen ausgearbeitet.

Angesichts der bevorstehenden heißen Jahreszeit häufen sich nämlich in vielen Betrieben folgende arbeitsrechtliche Fragen rund um den Urlaub: Müssen Arbeitnehmer:innen während des Urlaubs für Vorgesetzte erreichbar sein? Wer entscheidet über den Zeitpunkt des Urlaubs der Arbeitnehmer:innen? Darf der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin dies alleine festlegen – oder dürfen Arbeitnehmer:innen ihren gewünschten Urlaub einseitig antreten? Ist ein Betriebsurlaub möglich? Was passiert, wenn Arbeitnehmer:innen im Urlaub erkranken? Ist eine Kündigung während des Urlaubs möglich? Hier die Antworten des Vorlagenportals.

Müssen Arbeitnehmer:innen im Urlaub für Vorgesetzte erreichbar sein?

Nein

Zweck des Urlaubs ist laut einschlägiger Judikatur der Arbeitsgerichte die Erholung, die freie Entfaltung der Persönlichkeit, die Weiterbildung sowie die Lebensbereicherung (Freizeitwert) für die Arbeitnehmer:innen. Eine Pflicht zur Erreichbarkeit während des Urlaubs (zum Beispiel Rufbereitschaft) ist mit dem Urlaubszweck absolut unvereinbar.

Konkret bedeutet das: Arbeitnehmer:innen können im Urlaub das (private oder dienstliche) Smartphone, den Firmenlaptop & Co getrost abgeschaltet lassen. Man ist auch nicht verpflichtet, dienstliche E-Mails zu checken. Auf dienstliche Anfragen und Rückrufersuchen muss ebenfalls nicht reagiert werden.

Entfalten Arbeitnehmer:innen während des Urlaubs mit Billigung der Arbeitgeber:innen dienstliche Tätigkeiten, die über bloße Minimalkontakte (kurze informative Auskunft per Telefon) hinausgehen, stellt dies die Wirksamkeit des Urlaubskonsums infrage. Arbeitgeber:innen riskieren also, dass zumindest ein Teil des vereinbarten Urlaubszeitraums nicht als wirksamer Urlaubskonsum gewertet wird und daher nicht vom Urlaubskonto abgebucht werden darf.

Dürfen Arbeitnehmer:innen den Urlaub einseitig antreten?

Prinzipiell Nein

Der Zeitpunkt des Urlaubsantritts unterliegt im Normalfall der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:innen und einzelnen Arbeitnehmer:innen. Ein einseitiger Urlaubsantritt ist daher grundsätzlich unzulässig und könnte zu einer fristlosen Entlassung wegen unentschuldigten Fernbleibens vom Dienst führen. Ausnahmen vom Vereinbarungsprinzip beim Urlaubskonsum kennt das Gesetz nur wenige.

Ein einseitiger Urlaubsantritt ist etwa in folgenden beiden Fällen zulässig: zur notwendigen Pflege eines erkrankten, im gemeinsamen Haushalt lebenden unter 12-jährigen Kindes, wenn der Pflegeurlaubsanspruch bereits ausgeschöpft wurde; in Betrieben mit Betriebsrat, wenn Arbeitnehmer:innen den Wunsch nach einem mindestens 2-wöchigen Urlaubskonsum bereits drei Monate im Voraus bekannt gegeben haben und trotz Intervention des Betriebsrats keine Einigung mit Arbeitgeber:innen und keine Klagseinbringung durch diese erfolgte.

Kann eine getroffene Urlaubsvereinbarung einseitig widerrufen werden?

Im Normalfall Nein

Ein einmal vereinbarter Urlaub ist für beide Seiten verbindlich. Ein einseitiger Widerruf der Urlaubsvereinbarung ist daher laut Judikatur nur in absoluten Ausnahmefällen bei Vorliegen außergewöhnlich wichtiger Gründe zulässig:

Ein Rücktritt der Arbeitgeber:innen von einer getroffenen Urlaubsvereinbarung ist nur dann gerechtfertigt, wenn die Inanspruchnahme der Arbeitnehmer:innen im vereinbarten Urlaubszeitraum zur Vermeidung wirtschaftlicher Nachteile für das Unternehmen unumgänglich notwendig ist.

Darunter fällt beispielsweise der drohende Verlust eines Großauftrags, nicht hingegen jeder Personalengpass wegen Erkrankung von Arbeitskollegen.

Ein Rücktritt der Arbeitnehmer:innen von der Urlaubsvereinbarung kommt vor allem infrage, wenn ihnen der Urlaubsverbrauch wegen eigener Erkrankung oder Erkrankung von nahen Angehörigen nicht zumutbar ist. Diesfalls ist die Abklärung sinnvoll, ob Arbeitnehmer:innen von der gesamten Urlaubsvereinbarung zurücktreten, oder ob sie bei Wiedergenesung lieber nahtlos vom Krankenstand in den Urlaub wechseln möchten. Entgegen weit verbreiteter Praxisgerüchte ist kein Arbeitsantritt zwischen Krankenstand und Urlaub notwendig.

Was passiert, wenn Arbeitnehmer:innen im Urlaub erkranken?

Auf die Dauer der Erkrankung kommt es an

Urlaubskonsum wird durch einen Krankenstand nur dann unterbrochen, wenn dieser länger als drei Kalendertage andauert (Samstage, Sonntage und Feiertage zählen mit). Weiters ist Voraussetzung, dass der Krankenstand nicht grob schuldhaft herbeigeführt wurde (grob fahrlässig wäre etwa ein durch Trunkenheit am Steuer verursachter Verkehrsunfall), Arbeitnehmer:innen den Krankenstand unverzüglich melden und bei Wiederantritt des Dienstes eine ärztliche Krankschreibung vorlegen.

Achtung: Die Krankheit verlängert den Urlaub nicht. Nach dem Ende des vereinbarten Urlaubs ist jedenfalls der Dienst wieder anzutreten.

Welche Formalitäten sind bei Erkrankung im Ausland zu beachten?

Abklärung mit der österreichischen Krankenkasse

Arbeitnehmer:innen haben nach Rückkehr vom Auslandsaufenthalt die ausländische Krankschreibung ehestmöglich der zuständigen Krankenkasse in Österreich vorzulegen. Nach erfolgter Prüfung durch den medizinischen Dienst der Krankenkasse wird auf Antrag eine österreichische Krankenstandbestätigung ausgestellt.

Ereignet sich die Erkrankung bzw. der Unfall in einem Nicht-EU-/EWR-Land, müssen Arbeitnehmer:innen – neben dem Attest des ausländischen Arztes – eine behördliche Bescheinigung (Konsulat oder ausländischer Sozialversicherungsträger) vorlegen, mit der bestätigt wird, dass der behandelnde Arzt oder Ärztin zur Ausübung des Arzt:innenberufes befugt ist. Wird die Behandlung in einem Krankenhaus durchgeführt, kann eine solche Bescheinigung unterbleiben.

Ist ein Betriebsurlaub möglich?

Ja, aber nur aufgrund individueller Vereinbarung

Die in manchen Betrieben übliche Praxis, den Betrieb für einige Wochen im Jahr zuzusperren und für diese Zeit einfach einen Betriebsurlaub anzuordnen, steht arbeitsrechtlich auf sehr wackeligen Beinen. Es fehlt hier nämlich an der – laut Urlaubsgesetz erforderlichen – individuellen Vereinbarung des Urlaubsverbrauchs. Auch eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat – quasi über den Kopf der Mitarbeiter:innen hinweg – reicht entgegen häufiger Fehlmeinung arbeitsrechtlich nicht aus.

Eine individuelle Urlaubsvereinbarung kann aber zustande kommen, wenn die einzelnen Arbeitnehmer:innen ausdrücklich oder schlüssig dem Betriebsurlaub zustimmen. Eine schlüssige Zustimmung der einzelnen Arbeitnehmer:innen kann beispielsweise darin liegen, dass sie den von Arbeitgeber:innen durch Aushang im Betrieb angekündigten Betriebsurlaub widerspruchslos zur Kenntnis nehmen und tatsächlich Zuhause bleiben.

Praktischer Tipp: Es kann bereits im Dienstvertrag ein alljährlich wiederkehrender Betriebsurlaub verankert werden. Voraussetzung für die Rechtsgültigkeit einer solchen Vorausvereinbarung ist, dass der Betriebsurlaub nicht den gesamten Jahresurlaub verplant (praktische Empfehlung: maximal zwei Wochen jährlich), und dass der zeitliche Rahmen des Betriebsurlaubs möglichst genau fixiert ist (etwa jeweils die ersten beiden August-Wochen).

Wer trägt die Stornokosten, wenn Arbeitnehmer:innen auf Wunsch der Arbeitgeber:innen die gebuchte Urlaubsreise nicht antreten?

Verursacherprinzip: der Arbeitgeber

Wie erwähnt, haben Arbeitgeber:innen nur in besonderen Ausnahmefällen (zum Beispiel bei drohendem schweren Schaden für den Betrieb) das Recht, Arbeitnehmer:innen entgegen einer getroffenen Urlaubsvereinbarung zum Erscheinen in der Arbeit aufzufordern.

Liegt nun ein solcher Ausnahmefall vor oder nehmen Arbeitnehmer:innen auf Bitten des Arbeitgebers freiwillig vom Urlaubsantritt Abstand, haben Arbeitgeber:innen ihre Arbeitnehmer:innen schadlos zu halten. Das heißt, sie müssen für eventuelle Stornokosten für eine bereits gebuchte Urlaubsreise aufkommen.

Ist eine Kündigung während des Urlaubs möglich?

Prinzipiell Ja, aber …

Lediglich bei Arbeiter:innen mit sehr kurzer Kündigungsfrist (14 Tage oder noch kürzer), was aber nur noch in einigen wenigen saisongeprägten Branchen kollektivvertraglich zulässig ist, ist nach Ansicht der Arbeitsgerichte eine von Arbeitgeber:innen während des Urlaubs ausgesprochene Kündigung als rechtswidrig einzustufen: Die Kündigung steht in einem solchen Fall mit dem Erholungszweck des Urlaubs in Widerspruch, da sie Arbeitnehmer:innen zur Arbeitssuche während des Urlaubs zwingen würde.

In allen anderen Fällen ist eine Kündigung während des Urlaubs arbeitsrechtlich zulässig, kann aber naturgemäß zu abwesenheitsbedingten Zustellproblemen führen.

Sind Arbeitnehmer:innen nämlich infolge einer Urlaubsreise ortsabwesend, können sie natürlich nicht mit einer Kündigung rechnen. Das Schreiben gilt daher erst dann als zugegangen, wenn es Arbeitnehmer:innen möglich ist, das Schreiben entgegenzunehmen. Dies ist im Falle eines postalisch hinterlegten Einschreibens der nächste Postöffnungstag nach der Rückkehr von der Urlaubsreise, da Arbeitnehmer:innen erst an diesem Tag den Brief vom Postamt beheben können.

Titelbild: (c) Das Vorlagenportal – Vorlagenportal Geschäftsführung: Rainer Kraft und Birgit Kronberger.