30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Für Ilja Jay Lawal und Pedram Parsaian, die Gründer der Social-Media-Agentur Follow, schließt sich mit dem neuen Lehrgang ein Kreis. Beide haben an der FHWien der WKW Kommunikationswirtschaft studiert und sich dort kennengelernt. Seit mehreren Jahren sind sie zudem als Lektoren an der Hochschule tätig. Auch geschäftlich besteht bereits eine Verbindung: Die FHWien der WKW ist Kundin der Agentur, die für sie unter anderem Performance-Marketing und Influencer-Marketing-Projekte umsetzt, um neue Studierende anzusprechen.

Follow hat heuer bereits mehrfach Schlagzeilen gemacht: Zu Jahresbeginn beteiligte sich Musiker RAF Camora mit fünf Prozent an der Agentur (brutkasten berichtete), im August wurde Follow offizieller Social-Media-Vermarktungspartner der ProSiebenSat.1 Puls 4 Gruppe und damit Kooperationspartner von deren Vermarktungs-Unit Seven.One Austria (brutkasten berichtete). Mit dem Lehrgang folgt nun der Schritt ins Bildungsgeschäft.

„Du kannst Social Media nicht studieren“

Die Motivation für die neue Ausbildung kommt direkt aus dem Agenturalltag. „Da merken wir in der Praxis sehr stark: Du kannst Social Media nicht studieren. Es gibt keine zertifizierte, universelle Ausbildung, wo man sagt: Wenn du das gelernt hast, dann kannst du es“, sagt Lawal im Gespräch mit brutkasten. Die Agentur erhalte laufend Bewerbungen von Menschen, die in den Bereich einsteigen wollen, aber keine praktische Erfahrung mitbringen und keinen Ort haben, an dem sie das Handwerk lernen können.

Gleichzeitig sei der Beruf deutlich anspruchsvoller geworden. Waren Social-Media-Manager:innen früher vor allem für Texte und Themenauswahl zuständig, brauche es heute deutlich mehr: „Zusätzlich bist du Videograf, Fotograf, machst Grafik. Du musst mit dem Smartphone alles Mögliche können“, so Parsaian. Der Job sei mittlerweile einer der schwierigsten im Marketing-Mix, obwohl er oft noch als kleiner Teil des Marketings gelte.

Dass die Ausbildung nicht im Alleingang, sondern mit einer Hochschule entsteht, war für die Gründer eine bewusste Entscheidung. Es gebe zwar bereits Online-Kurse zum Social Media Manager, diese seien aber reine Theoriekurse, hinter denen weder eine Hochschule noch eine Agentur mit Praxiserfahrung stehe. Die Unterstützung durch die FHWien der WKW soll das ändern.

Online-Videokurs mit KI-Kapitel

Der Lehrgang ist als Online-Videokurs konzipiert und auf drei Monate ausgelegt, kann aber im individuellen Tempo absolviert werden, etwa abends oder am Wochenende neben dem Job. Am Ende steht ein Zertifikat. Die Module werden von einem gemischten Team unterrichtet: FH-Professor:innen, Mitglieder des Follow-Teams inklusive der beiden Gründer sowie externe Expert:innen, etwa aus den Bereichen Recht und Psychologie. Ein eigenes Kapitel widmet sich dem Einsatz von KI im Social-Media-Bereich. Der reguläre Preis liegt bei 2.970 Euro.

Die Ausbildung richtet sich an drei Zielgruppen: junge Menschen, die Social Media Manager:innen werden wollen, KMU und Marketingteams, die Social Media für das eigene Unternehmen aufbauen möchten, sowie Creator und Influencer:innen, die professioneller mit ihren Kanälen umgehen wollen.

Seitens der FHWien der WKW betont Studiengangsleiter David Dobrowsky den Anspruch der Ausbildung: „Der Anspruch dieser Ausbildung ist es, Social Media als eigenständiges und zentrales Feld von Unternehmenskommunikation und Marketing zu vermitteln. Professionelle Social-Media-Kommunikation braucht beides: fundiertes Wissen und praktische Anwendungsskills der Tools. Deshalb werden theoretische Grundlagen mit dem Umgang mit relevanten Tools und konkreten Anwendungen verbunden.“

KI senkt die Eintrittsbarriere, ersetzt aber niemanden

Dass KI den Bereich verändert, sehen die Gründer täglich. Die Eintrittsbarriere sei geringer geworden, weil sich mit KI-Unterstützung durchaus brauchbare Social-Media-Pläne erstellen ließen. „Ein einzelner Social-Media-Manager mit KI ist vielleicht so wie ein Team von drei, vier, fünf Leuten“, sagt Lawal. Eine echte Person ersetzen könne die Technologie aber nicht: „Dazu braucht man auch den Blick auf das, was sich laufend verändert. Es ist eine massive Arbeitserleichterung, Stand jetzt aber kein Ersatz.“

Neuer Revenue Stream für die Agentur

Für Follow ist der Lehrgang auch ein Business Case. Die Agentur ist nach eigenen Angaben auf 35 Mitarbeiter:innen gewachsen, bei einem jährlichen Umsatzwachstum im zweistelligen Prozentbereich. Das bringt ein Problem mit sich: „Wir sind mittlerweile einfach als Agentur zu groß für viele Kleine. Die kleine Immobilienkanzlei zu betreuen, rechnet sich für uns als Case nicht mehr“, sagt Lawal. Anfragen kleinerer Unternehmen müsse man ablehnen, obwohl auch diese Hilfe im Social-Media-Bereich bräuchten.

Der Lehrgang soll genau diese Lücke schließen und zugleich einen neuen, skalierbaren Umsatzstrom eröffnen, der nicht mit zusätzlichem Personal wächst. Selbst im schlechtesten Fall sehen die Gründer keinen Nachteil: Dann bleibe eine interne Schulungsressource für das eigene Team und das Onboarding. Künftig sollen auf der Videoplattform auch Vertiefungen dazukommen, etwa in den Bereichen Influencer-Marketing und Content Creation.

Sieglinde Martin, Head of Department of Communication an der FHWien der WKW, sieht in der Kooperation auch eine besondere Verbindung zur eigenen Alumni-Community: „Für uns als FHWien der WKW war schnell klar, dass wir mit so erfolgreichen Absolventen wie den Gründern von Follow kooperieren wollen. Sie setzen in ihrem Agenturalltag praktisch perfekt um, was wir in unseren Studiengängen am Department of Communication lehren. Es ist uns wichtig, diese Weiterbildung nicht nur zu unterstützen, sondern sie vor allem mit fundierten theoretischen Grundlagen und aktuellen Insights aus der Wissenschaft zu begleiten. Besonders freut es uns natürlich, dass wir so wieder mit ehemaligen Studenten zusammenarbeiten können und sich somit für uns der Kreis auf eine ganz besondere Weise schließt.“

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