30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Montage eines Sensors im Bachbett | (c) GMD
Montage eines Sensors im Bachbett | (c) GMD

„Naturgefahren frühzeitig erkennen und fundierte Entscheidungsgrundlagen für Behörden und Infrastrukturbetreiber bereitstellen“ – so definiert das Innsbrucker Startup GMD sein Produkt. Dazu hat es mit der KI-gestützten Plattform GeoSenseAI ein ganzes Technolgoie-Portfolio aufgebaut. Das umfasst etwa IoT-Sensoren zur Erkennung von Hochwasser, Verklausungen, Hangbewegungen und Steinschlag, seismische Sensorik zur Überwachung instabiler Felsbereiche, Wetterstationen für hochalpine Standorte, Monitoring von Wasserressourcen und Quellen und KI-gestützte Analyse von Besucher- und Personenströmen. Über die Cloud-basierte Plattform erfolgen dann Visualisierung, Modellierung und Alarmierung.

„Naturgefahren kennen keine Staatsgrenzen“

Damit war das 2024 gegründete Unternehmen, das als „Verified Social Enterprise“ eingetragen ist und unter anderem mit Infineon kooperiert, schon bislang über die Landesgrenzen hinaus aktiv – etwa über eine Kooperation mit dem Deutschen Alpenverein (brutkasten berichtete). Nun erfolgte mit der Eröffnung eines Standorts im Technopark Graubünden im Schweizer Landquart und der Gründung einer Schweizer Tochtergesellschaft der nächste Expansionsschritt. Dabei startete man bereits ein erstes Pilotprojekt mit dem Schweizer Bahnbetreiber Rhätische Bahn.

Ein Pegelsensor von GMD | (c) GMD

„Naturgefahren kennen keine Staatsgrenzen – unsere Technologien dürfen daher ebenfalls nicht an Landesgrenzen enden. Mit der Gründung der GMD Swiss GmbH schaffen wir die Grundlage für eine enge Zusammenarbeit mit Schweizer Partnern und stärken unsere Präsenz im gesamten Alpenraum“, kommentiert Geschäftsführer Steve Weingarth. Der Standort Landquart sei „weit mehr als ein Vertriebsbüro“. „Er wird zu einem zentralen Innovations- und Entwicklungsstandort für intelligente Lösungen zur Prävention alpiner Naturgefahren und bildet einen wichtigen Baustein unserer internationalen Wachstumsstrategie“, so Weingarth.

Finanzierungsrunde für Expansionsstrategie

Die unmittelbare Nähe zu Forschungsinstitutionen, Infrastrukturbetreibern und öffentlichen Einrichtungen am Standort schaffe ideale Voraussetzungen für die gemeinsame Entwicklung neuer Technologien im Bereich der Klimaresilienz und Naturgefahrenprävention, heißt es von GMD. „Graubünden zählt zu den Regionen Europas, die besonders stark von Naturgefahren betroffen sind und gleichzeitig über eine hochentwickelte Infrastruktur verfügen. Damit bietet der Kanton ideale Bedingungen, um innovative Sensorik und digitale Frühwarnsysteme unter realen Einsatzbedingungen zu entwickeln, zu testen und weiterzuentwickeln.“

Langfristig verfolge man den Aufbau eines grenzüberschreitenden „Alpine Data Hub“, der Umwelt-, Sensor- und Geodaten aus Österreich, der Schweiz, Deutschland und Italien zusammenführt. In den kommenden Jahren sollen weitere Standorte „entlang der Alpenachse“ entstehen. Dazu befinde man sich aktuell auch im Closing einer Seed-Finanzierungsrunde. Schon für Anfang 2027 sei ein weiteres Investment geplant.

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