30.10.2015

Checkliste: So schreiben Sie E-Mails richtig

Wer kennt das nicht, das Warten auf ein wichtiges E-Mail. Im Minuten-Takt drückt man auf das Feld "Aktualisieren", in der Hoffnung, dass sich etwas tut. Je mehr Zeit verstreicht, desto unsicherer wird man, ob das ursprüngliche E-Mail gut formuliert oder der Inhalt richtig aufbereitet wurde. Dem eigenen Geist sind kaum Grenzen gesetzt, wenn es um derartige Selbstzweifel geht.
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Es gibt eine Checkliste, die dabei hilft, E-Mails richtig zu verfassen.

Ist es für Sie schwierig eine E-Mail so zu formulieren, dass Sie sicher mit einer Antwort rechnen können? Richtig E-Mails schreiben ist gar nicht so einfach. Der Brutkasten hat hier eine Checkliste, die man vor dem Absenden durchgehen kann, um sicherer beim Schreiben von geschäftlichen Mails zu werden.

Lassen sich die folgenden fünf Fragen beantworten? Nein – dann Finger weg vom Senden-Button.

1. Ist das Ziel eindeutig erkennbar?

Ist dem Leser klar, was Sie von ihm wollen? Egal, ob Sie Informationen anfordern möchten oder wollen, dass sich der E-Mail-Empfänger durch ein Angebot klickt. Es muss ein klares Ziel definiert werden. Kurze Sätze und eine klare Ausdrucksweise machen es dem Empfänger ebenfalls leichter zu verstehen, was man mit der E-Mail erreichen will. Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man außerdem das Interesse des Lesers.

+++ Mehr zum Thema: Überzeugende Mails schreiben +++

2. Warum soll gerade dieses Mail den Leser interessieren?

Es muss klar erkennbar sein, warum dieses Mail für den Leser von Bedeutung ist. Soll er etwas lernen? Soll das Interesse an einem Produkt geweckt werden, das für ihn relevant ist? Was für einen Nutzen kann er daraus ziehen? Die wichtigsten Informationen sollten deshalb bereits in den ersten Sätzen enthalten sein.

+++ Mehr zum Thema: Ab wann gilt meine Mail als Spam? +++

3. Was hält den Leser vom Handeln ab?

Könnte er das Angebot für zu teuer halten? Kann er in seiner momentanen Situation überhaupt Interesse zeigen? Befürchtet er, dass der Fragebogen, das Angebot oder der Blogeintrag zu viel von seiner Zeit in Anspruch nehmen könnte? Nehmen Sie dem Empfänger diese Angst und erklären Sie ihm, warum sie unbegründet ist.

Tipp: Mit einer kurzen aber aussagekräftigen Betreffzeile erweckt man das Interesse des Lesers.

4. Wurden überflüssige Informationen entfernt?

Liefern Sie lediglich jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um einen Kontext herzustellen. Vermeiden Sie es, mehrere Themen pro Mail anzusprechen (In diesem Fall dann lieber zwei E-Mails schicken). So kann der Leser seine Mails ordnen und sie jederzeit mit einer einfachen Stichwortsuche erneut aufrufen. Mehrere Themen und Ziele können den Leser außerdem davon ablenken, was man eigentlich erreichen will. Simpel bleiben.

Vor dem Mail ist nach dem Mail – mehr dazu hier

5. Ist die E-Mail gut strukturiert?

Ein langer Textblock ist anstrengend und zugleich abschreckend für das Auge. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit enorm. Benutzen Sie Aufzählungen, denn diese geben der Mail zusätzliche Struktur. Dann kann der Empfänger schnell erkennen, was (für ihn) wichtig ist. Es gilt außerdem, mehrere Schriftformate und Schriftgrößen zu vermeiden, um ein seriöses Erscheinungsbild zu wahren.

Jedes Wort zählt. Merke: Verlangsamter Lesefluss hält den Leser davon ab zu handeln.

Mehr zum Thema Mails schreiben hier

Quelle: Henneke, enchantingmarketing.com, entrepreneur.com, karrierebibel.de

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Das Arivo-Gründerteam (v.l.) Dominik Wieser und Philipp Reitter © Arivo

Vor einem halben Jahrzehnt titelte brutkasten: „Nie mehr Parktickets“. Damals trat das 2017 gegründete Grazer Startup Arivo an, um die Schrankenanlagen dieser Welt ins digitale Zeitalter zu holen (hier geht es zum damaligen Artikel). Spult man fünf Jahre vor, hat das Gründer-Duo bestehend aus Dominik Wieser und Philipp Reitter laut eigenen Angaben dieses Ziel weitgehend erreicht und das Geschäftsmodell zusätzlich strategisch weiterentwickelt.

Vom Einzelsystem zum Parking Ökosystem

„Unser Ziel war immer, das Parken digital und einfach zu machen – das haben wir mittlerweile eigentlich schon erreicht“, blickt Wieser im Gespräch mit brutkasten zurück. Das Grazer Unternehmen versteht sich in der Zwischenzeit als Anbieter eines ganzheitlichen Park-Ökosystems. Dabei kombiniert man eigens entwickelte Hardware mit modularen Software-Anwendungen wie digitaler Kundenverwaltung oder Pre-Booking-Lösungen.

Dieser technische Ansatz ermöglicht es Betreiber:innen, vom Hotel bis zum Skigebiet, ihre Flächen effizienter auszulasten und durch datenbasierte Angebote Zusatzumsätze zu generieren. Laut Wieser verzeichnen Kunden dadurch teils bis zu 40 Prozent mehr Umsatz. Auf rund 1.500 Flächen ist die Technologie mittlerweile im Einsatz.

Die Arivo Hardware im Parkhaus der Messe Graz © Arivo

Zweistellige Millionenumsätze & der Schlüssel zum Erfolg

Arivo arbeitet laut eigenen Angaben profitabel und verzeichnet mittlerweile einen Umsatz im mittleren zweistelligen Millionenbereich. 70 Prozent davon erwirtschaftet das Grazer Scaleup im Ausland, wobei Deutschland den mit Abstand stärksten Markt bildet.

Das Team ist auf knapp 100 Köpfe angewachsen und belegt im Grazer Headquarter inzwischen zwei Stockwerke. Für Wieser liegt genau hier der größte Lernprozess und der Schlüssel zum Erfolg: „Was sich schon immer wieder bestätigt ist, dass eigentlich alles an den Leuten hängt“. Trotz steigender Mitarbeiterzahlen habe man es geschafft die hands-on-Mentalität nicht zu verlieren.

„Wir suchen Leute, die nicht sagen: Das war immer schon so, sondern die auch hinterfragen und eigenständig Themen übernehmen, ownen und weitertreiben.“, erklärt Wieser. Aktuell hat Arivo einige Stellen im Softwaredevelopment ausgeschrieben und überlegt auch einen zusätzlichen, kleinen Standort in Klagenfurt aufzubauen.

Der bargeldlose Arivo Screen im Parkhaus der Messe Graz © Arivo

Bootstrapping statt VC-Millionen

Trotz des starken Wachstums bleibt Arivo weiterhin komplett eigenfinanziert. Anfragen externer Kapitalgeber schlägt das Gründerteam konsequent aus: „Ich glaube, es kommen jede Woche fünf Mails wo irgendwer sagt, er möchte investieren. Aber wir finden es sehr angenehm, nicht von Investoren abhängig zu sein“, gibt sich Wieser im Gespräch pragmatisch.

Die strategische Linie bleibt damit unverändert klar: Das Scaleup plant, den DACH-Raum vorerst aus eigener Kraft weiter zu durchdringen. Lediglich für eine spätere Internationalisierung über diesen Kernmarkt hinaus schließt der Gründer eine Finanzierungsrunde in der Zukunft nicht gänzlich aus.

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