08.01.2020

Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Digitale, papierlose Buchhaltung muss kein Traum bleiben. Schon jetzt lässt sich sehr vieles papierfrei, schnell und unbürokratisch machen - wenn man den richtigen Steuerberater hat.
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Digitalisierung der Buchhaltung und Steuerberatung
(c) WTS Global: Sascha Pöhn und Jürgen Reinold
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„Die Steuerberatung genießt noch nicht den Ruf, eine besonders digitale Branche zu sein. Es gibt aber inzwischen schon viele Möglichkeiten“, sagt Sascha Pöhn. Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. „Wir haben mit unserer Buchhaltungssoftware Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten zu zahlreichen Softwareprogrammen. So bieten wir etwa eine Anbindung von Online-Banking und Fakturierungstools direkt an die Buchhaltungssoftware zum automatischen Abgleich mit Zahlungseingängen an“, erklärt Jürgen Reinold.

+++ Nachgefragt: Wie digitalisiert sich ein KMU? +++

Buchhaltung mit Abfotografieren und drag & drop

Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Die Kunden können Belege einfach abfotografieren oder per drag & drop im System ablegen. Wir verarbeiten die Belege dann ganz normal und machen die Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung“, sagt der Steuerberater.

Einmal auf diese Art erfasst erhalten die Rechnungen einen digitalen Zeitstempel – sie können also im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden – und werden in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Die Buchhaltungsunterlagen dürfen nämlich nach den Abgabenvorschriften auch elektronisch archiviert werden, wenn die vollständige und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist, zitiert er die Bundesabgabenordnung. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn.

Menschen-geprägte Steuerberatung dank Automatisierung

Die beschriebene Plattform spielt mit den angebundenen Schnittstellen zusammen. „Wir können damit Auswertungen generieren, auf die die Kunden zugreifen und zu denen wir auch Planungsrechnungen hinterlegen können. Zudem ist es im System möglich, sich bis zu einzelnen Belegen durchzuklicken und so auch als Kunde alles genau nachzuvollziehen“, erklärt Jürgen Reinold. So nähere man sich der Vision der Zukunft der Steuerberatung. Und die werde gerade wegen der Digitalisierung sehr Menschen-geprägt werden. „Schon jetzt sind AI-Systeme im Einsatz, die sukzessive weitere Arbeitsschritte erleichtern und effizienter gestalten werden. Das ist aber erst dann möglich, wenn die zugrundeliegenden Prozesse entsprechend standardisiert sind und die Datengrundlage vorhanden ist“, sagt Reinold.

Und Pöhn ergänzt: „Der Zeitaufwand für die reine Buchhaltung wird für uns in Zukunft weniger. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Wir können etwa auf Basis der Unterlagen noch besser bei der Planungsrechnung und damit bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen“. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Nikki Godley bei der uxcon Vienna 2026. | © Philipp Lipiarski

Begonnen hat alles als Geldwechsel-Startup, mittlerweile ist es weitaus mehr. Vor zehn Jahren gründete Wise den Zweig Wise Platform, wodurch das Scaleup seine Zahlungsinfrastruktur auch Banken und Finanzinstituten zur Verfügung stellte. Dabei soll die Plattform in der Wise-Gruppe wie ein Startup agieren: wendig, agil und schnell. Der brutkasten sprach im Zuge der uxcon Vienna mit Design Director Nikki Godley, die maßgeblich für die Strategie hinter der Marken- und Designbildung von Wise Platform verantwortlich ist.

Eine eigene Marke in der Wise-Gruppe

Wise, gegründet für private Personen, ermöglicht es seinen Kunden, Geld in andere Währungen zu wechseln. Wise Platform stellt dieses Netzwerk nun im B2B-Bereich u. a. Banken zur Verfügung. Eine der größten Herausforderungen bei der Markenbildung und im Design von Wise Platform sei gewesen, sich im B2B-Segment etablieren zu können, ohne zu nahe am Kernprodukt aus dem B2C-Bereich zu stehen und trotzdem die Zugehörigkeit zum Wise-Universum zu verkörpern, erklärt Godley. „Wir haben uns Inspiration von Wise geholt, nämlich ‚the world’s money‘. Damit meine ich z.B. den 3D-Stil für Custom-Animations. Wir haben dann versucht, das Ganze etwas anspruchsvoller und erwachsener darzustellen.“

Dabei war es Wise wichtig, nicht zu präsent aufzutreten. Im Gegensatz zum B2C-Bereich möchten Banken und Finanzdienstleister einen unsichtbaren Partner haben, erklärt die Expertin. Die Frage, die sich daher für Wise Platform stellte, war: „Wie brandet man das Unsichtbare?“ Godley und ihr Team setzen daher auf ein durchsichtiges, glasartiges Grafik-Element, das den Anschein erweckt, sich unscheinbar und nahtlos in bestehende Systeme einzufügen.

Wise Platform möchte im Design seine Rolle als unsichtbarer Partner vermitteln. | © Wise Design

Geschwindigkeit und kleines Team

Für Godley liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Geschwindigkeit. „Designer verkriechen sich gerne in einer Höhle für zwei Jahre und arbeiten an ihrer perfekten Vision. Aber so arbeiten wir bei Wise nicht. Wir haben bei Wise Platform mehr Deadlines als jeder andere in der Firma.“ Wichtig sei, dass Kunden ein Produkt in der Hand hielten, denn je länger an einem Tool gearbeitet werde, desto länger werde man dem Kunden den Nutzen des Produkts vorenthalten. Es gehe aber nicht darum, ein Produkt einfach nur der Schnelligkeit wegen möglichst rasch auf den Markt zu bringen. Im Zentrum stehe immer der Kunde.

Godley setzte mit Wise Platform auf schlanke Strukturen, dafür auf qualifizierte Entscheidungsträger:innen. „Wir waren zwar nur etwa zwölf Leute, die am Rebrand gearbeitet haben. Wir haben das Team bewusst klein gehalten und schnell gehandelt“, erklärt Godley.

Der richtige Zeitpunkt

Timing ist laut Godley sehr entscheidend. „Du musst den richtigen Zeitpunkt finden, wenn sie dich brauchen. Du musst warten, bis es einen Appetit auf dein Produkt gibt“, erklärt die gebürtige US-Amerikanerin. Im Falle von Wise Platform dürfte es nicht schwierig gewesen sein, den optimalen Zeitpunkt zu finden: „Das Wise-Platform-Management-Team ist auf uns zugekommen mit der Bitte ‚Wir brauchen Hilfe‘. Sie wollten wirklich mit uns als Design-Team zusammenarbeiten.“

Schwieriger gestalteten sich für Wise Platform die Nutzerbefragungen. „Man kann eben nicht einfach den Chef einer großen Bank anrufen und sagen: ‚Hey, hast du Lust, bei einer Studie mitzumachen, um zu schauen, wie unsere Marke bei dir ankommt'“, erklärt Godley. Ihr Team habe daher mit dem Wise-Platform-Sales-Team zusammengearbeitet, um sich dort Input zu holen. Godley beschreibt die Vorgehensweise als „Trial and Error“, die immer noch laufe.

Die Wise-Gruppe im Rücken

Wise Platform kann nicht als klassisches Startup beschrieben werden, schließlich ist der B2B-Zweig Teil einer Gruppe, die ihm sowohl finanziell als auch mit Expertise zur Seite steht. „Die großen Vorteile sind die Erfahrung, die Talente, die Skalierung und das Budget, das man mitnutzen kann“, sagt Godley, die aber auch Herausforderungen in großen Strukturen sieht. „In großen Firmen gibt es viele Meinungen. Du musst dann herausfinden, wessen Meinung zählt, damit du weiterhin schnell handeln kannst“, erklärt die Design Director.

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AI Summaries

Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Leider hat die AI für diese Frage in diesem Artikel keine Antwort …

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Wer sind die relevantesten Personen in diesem Artikel?

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