16.07.2019

Eine Bewerbung richtig absagen: Was Arbeitgeber beachten sollten

Wenn ein Bewerber nicht auf eine ausgeschriebene Stelle passt, darf die Kommunikation nicht abrupt enden. Auch die Art, wie Absagen zu einer Bewerbung formuliert und übermittelt werden, ist ein Thema des Employer Brandings.
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Bewerbung absagen
(c) fotolia / fotogestoeber

Es gibt Positionen, auf deren Ausschreibung eine wahre Flut an Bewerbungen folgt. Die tatsächliche Größenordnung hängt von unterschiedlichen, durchaus veränderlichen Faktoren ab: Der allgemeinen Lage am Arbeitsmarkt, der Größe und dem Ruf eines Unternehmens, den Zugangshürden oder auch der ausgeschriebenen Höhe der Entlohnung.

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Wenn es regelmäßig Jobausschreibungen gibt und ein Unternehmen darüber hinaus viele Initiativ-Bewerbungen erhält, kann die Zahl der Antworten auf die Bewerbungen übers Jahr durchaus in die Hunderte oder Tausende gehen. Umso wichtiger ist es, dass Personalverantwortliche und HR-Abteilungen die Bewerberkommunikation strategisch planen. Oder, anders gesagt: Wer einem Bewerber absagen will, muss dabei einiges beachten.

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Nach Erhalt der Bewerbung: Zeitnah antworten

Bereits zu Beginn sind einige Fragen zu klären: Wo inseriere ich meine Stellenausschreibungen? Stelle ich Informationen zu offenen Positionen zusätzlich auf der Unternehmenswebsite dar? Und gibt es eine bestimmte Ansprechpartnerin, beziehungsweise einen Ansprechpartner oder wird allgemein auf eine „office“-Mailadresse verwiesen?

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Egal, ob die Bewerbung über eine externe Plattform oder per E-Mail reinkommt: Es sollte umgehend eine (automatische) Bestätigung versandt werden. Die interessierte Person weiß damit, dass die Bewerbung angekommen ist. Im Idealfall wird auch gleich kommuniziert, bis zu welchem Datum Bewerbungen angenommen werden, wie lange der Sichtungsprozess dauert und bis wann (ungefähr) mit einer Einladung zum Bewerbungsgespräch (oder einer Absage) zu rechnen ist.

Konstruktive Kommunikation bei der Absage der Bewerbung

Diese Fristen müssen gut überlegt und möglichst eingehalten werden. Bei ungeplanten längeren Verzögerungen sollten Unternehmen diese auch kommunizieren. Erfolgen die weiteren Schritte im Gegenteil sogar deutlich früher, wird sich der zum Vorstellungstermin Geladene wohl freuen. Wer auf der anderen Seite extrem schnell eine Absage bekommt, könnte den Eindruck haben, dass die Bewerbungsunterlagen gar nicht angeschaut wurden.

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Zudem sollte eine Absage konstruktiv formuliert sein. Es wird in vielen Fällen nicht die erste oder die einzige sein, die eine Interessentin bzw. ein Interessent erhält. Die aktive Ermutigung, sich künftig wieder zu bewerben, sollte aber nur dann ausgesprochen werden, wenn eine grundsätzliche Eignung für das Unternehmen erkannt wurde.

Dem Bewerber absagen: Achten Sie auf die Arbeitgeber-Marke

Wer nun aufgrund sehr vieler Bewerbungen nur eine allgemeine Absage schreibt, für den gilt als wichtigste Regel: Verwenden Sie nicht (versehentlich) einen offenen E-Mail-Verteiler. Geben Sie nochmal genau an, um welchen Job es ging – mitunter haben sich Interessenten für mehr als eine Stelle beworben. Machen Sie Mut dazu, es künftig wieder zu versuchen, und schließen Sie nicht die Tür für Talente, die vielleicht einfach noch nicht soweit waren, um es in Ihr Unternehmen zu schaffen.

+++Anleitung für das Mitarbeitergespräch+++

Wenn Sie ein persönliches Schreiben verschicken – und das dürfen sich zumindest jene Menschen erwarten, die zur Vorstellung eingeladen waren –, dann gehen Sie darauf ein, warum es (diesmal) nicht geklappt hat: Höflich, wertschätzend, individuell zugeschnitten und sachorientiert. Im Idealfall wird zusätzlich ein Telefonat angeboten oder die Absage erfolgt überhaupt telefonisch. Das ermöglicht es dem Gegenüber eher, die Entscheidung nachzuvollziehen, und für die weitere Jobsuche zu profitieren.

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Auch wenn nicht absehbar ist, wie sehr (oder wie rasch) sich die wertschätzende Kommunikation gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern lohnt: Sicher ist, dass ein gegenteiliges Verhalten die Runde macht und Ihre Arbeitgeber-Marke beschädigt.

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Andreas Klinger ist einer der Initiatoren von EU Inc | (c) brutkasten / Dervisevic
Andreas Klinger ist einer der Initiatoren von EU Inc | (c) brutkasten / Dervisevic

„Das Startup-Ökosystem muss vor dem 16. Juli laut werden.“ – mit diesem Appell wendet sich die Initiative EU-INC aktuell an die europäische Startup-Szene. Denn die kommenden Wochen seien das entscheidende Zeitfenster, um noch auf den Gesetzgebungsprozess in Brüssel einzuwirken. Die Warnung der Initiatoren fällt deutlich aus: „Mehrere Lobbygruppen drängen darauf, genau die eine Klausel zu streichen, die das Ganze funktionsfähig macht.“ Konkret geht es um die freie Wahl des Registrierungssitzes. Diese Klausel bildet ein Herzstück des Entwurfs. Falle sie weg, drohe das gesamte Projekt für Startups seinen Wert zu verlieren, meint man bei der Initiative.

Kritik bereits bei Kommissions-Entwurf im März

Die Forderung nach einer einheitlichen europäischen Rechtsform für Startups treibt das Ökosystem seit Monaten an. Die Initiative EU-INC sammelte zehntausende Unterschriften, um ein Gegenkonzept zur regulatorischen Fragmentierung in der EU und damit eine ernsthafte Alternative zur US-Rechtsform Delaware Inc. für europäische Startups zu schaffen. Das klare Ziel: Gründungen, grenzüberschreitende Skalierung und Investments deutlich zu vereinfachen.

Die EU-Kommission griff die Forderung auf und lieferte schließlich im März einen Entwurf, der den Begriff „EU Inc.“ von der Initiative übernahm, aber bei weitem nicht alle Forderungen (brutkasten berichtete). Schon vor der offiziellen Veröffentlichung äußerten viele aus dem Ökosystem Kritik an Kompromissen und potenziellen Hürden. Sie befürchteten, dass nationale Interessen eine wirklich einheitliche Lösung blockieren.

EU Inc. als „Plug-in“

Nun liegt eine juristische Detailprüfung des Kommissionsentwurfs im Auftrag der Initiative vor. Und mit ihr folgt seitens EU-INC eine teilweise Neupositionierung. Der Entwurf bringe nicht das ursprünglich geforderte „28. Regime“ – also eine völlig losgelöste, eigenständige europäische Rechtsform mit einem eigenen Gesellschaftsrecht und einem eigenen Gerichtssystem, wird klargestellt. Stattdessen bewerten die Expert:innen die EU Inc. nun als „Plug-in für das Rechtssystem jedes Landes“.

Die Initiative passte ihre Vorschläge nun an diese Gegebenheiten an. Die Rechtsform könne weiterhin als Wegweiser zu einem paneuropäischen Standard dienen, vorausgesetzt, die Politik setze sie korrekt um, heißt es. Da setzt die aktuelle Kritik an. Die Initiative spricht sich vehement gegen das Szenario aus, dass nationale Anpassungswünsche den Entwurf aushöhlen und am Ende „27 verschiedene Geschmacksrichtungen“ entstehen. Eine Kern-Forderung der Initiator:innen: „Lasst nicht zu, dass die freie Wahl des Registrierungssitzes verwässert wird“. Sie betrachten diese Wahlfreiheit als die absolut unverhandelbare Grundvoraussetzung für den Erfolg der Rechtsform.

Klinger: „Phase 3 beginnt“

EU-INC bläst unter anderem via LinkedIn zur Mobilisierung innerhalb der europäischen Startup-Szene. Andreas Klinger, Co-Initiator und bekanntes Gesicht der Kampagne, kommentiert in einem Posting: „Das ist groß. Die Phase 3 von EU-INC beginnt.“ Man brauche nun die gesamte Startup-Community hinter den Forderungen der Initiative. „Lasst uns das über die nächste Ziellinie bringen“, so Klinger.

Konkret ruft die Initiative Gründer:innen und Investor:innen auf: „Postet auf LinkedIn. Fordert: Ein Europa. Einen Standard.“ Die Akteure sollen ihre EU-Abgeordneten sowie Staats- und Regierungschefs in ihren Beiträgen direkt markieren. Gerade im deutschsprachigen Raum sollen die Gründer gezielt Politiker wie den SPD-Europaabgeordneten René Repasi, der bereits vergangenes Jahr mit einem Gegenentwurf zur Initiative auf sich aufmerksam machte, in die Pflicht nehmen und den öffentlichen Druck aufrechterhalten. „Helft uns, das bis zum 16. Juli richtigzustellen“, so die Initiator:innen.

Aufruf von AustrianStartups

Von AustrianStartups kommt zugleich ein Aufruf an die heimische Community: Es sei an der Zeit, laut zu werden – sowohl auf EU- als auch auf nationaler Ebene. Österreichische Minister:innen könnten nämlich im Rat der EU Einfluss auf die finale Entscheidung nehmen. „In Österreich zieht aber nicht jeder am selben Strang. Die typischen Interessensvertetungen arbeiten dagegen“, heißt es von AustrianStartups. Man arbeite sowohl „hinter verschlossenen Türen“ als auch öffentlich an Verbesserungen.

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