16.07.2019

Eine Bewerbung richtig absagen: Was Arbeitgeber beachten sollten

Wenn ein Bewerber nicht auf eine ausgeschriebene Stelle passt, darf die Kommunikation nicht abrupt enden. Auch die Art, wie Absagen zu einer Bewerbung formuliert und übermittelt werden, ist ein Thema des Employer Brandings.
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Bewerbung absagen
(c) fotolia / fotogestoeber

Es gibt Positionen, auf deren Ausschreibung eine wahre Flut an Bewerbungen folgt. Die tatsächliche Größenordnung hängt von unterschiedlichen, durchaus veränderlichen Faktoren ab: Der allgemeinen Lage am Arbeitsmarkt, der Größe und dem Ruf eines Unternehmens, den Zugangshürden oder auch der ausgeschriebenen Höhe der Entlohnung.

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Wenn es regelmäßig Jobausschreibungen gibt und ein Unternehmen darüber hinaus viele Initiativ-Bewerbungen erhält, kann die Zahl der Antworten auf die Bewerbungen übers Jahr durchaus in die Hunderte oder Tausende gehen. Umso wichtiger ist es, dass Personalverantwortliche und HR-Abteilungen die Bewerberkommunikation strategisch planen. Oder, anders gesagt: Wer einem Bewerber absagen will, muss dabei einiges beachten.

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Nach Erhalt der Bewerbung: Zeitnah antworten

Bereits zu Beginn sind einige Fragen zu klären: Wo inseriere ich meine Stellenausschreibungen? Stelle ich Informationen zu offenen Positionen zusätzlich auf der Unternehmenswebsite dar? Und gibt es eine bestimmte Ansprechpartnerin, beziehungsweise einen Ansprechpartner oder wird allgemein auf eine „office“-Mailadresse verwiesen?

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Egal, ob die Bewerbung über eine externe Plattform oder per E-Mail reinkommt: Es sollte umgehend eine (automatische) Bestätigung versandt werden. Die interessierte Person weiß damit, dass die Bewerbung angekommen ist. Im Idealfall wird auch gleich kommuniziert, bis zu welchem Datum Bewerbungen angenommen werden, wie lange der Sichtungsprozess dauert und bis wann (ungefähr) mit einer Einladung zum Bewerbungsgespräch (oder einer Absage) zu rechnen ist.

Konstruktive Kommunikation bei der Absage der Bewerbung

Diese Fristen müssen gut überlegt und möglichst eingehalten werden. Bei ungeplanten längeren Verzögerungen sollten Unternehmen diese auch kommunizieren. Erfolgen die weiteren Schritte im Gegenteil sogar deutlich früher, wird sich der zum Vorstellungstermin Geladene wohl freuen. Wer auf der anderen Seite extrem schnell eine Absage bekommt, könnte den Eindruck haben, dass die Bewerbungsunterlagen gar nicht angeschaut wurden.

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Zudem sollte eine Absage konstruktiv formuliert sein. Es wird in vielen Fällen nicht die erste oder die einzige sein, die eine Interessentin bzw. ein Interessent erhält. Die aktive Ermutigung, sich künftig wieder zu bewerben, sollte aber nur dann ausgesprochen werden, wenn eine grundsätzliche Eignung für das Unternehmen erkannt wurde.

Dem Bewerber absagen: Achten Sie auf die Arbeitgeber-Marke

Wer nun aufgrund sehr vieler Bewerbungen nur eine allgemeine Absage schreibt, für den gilt als wichtigste Regel: Verwenden Sie nicht (versehentlich) einen offenen E-Mail-Verteiler. Geben Sie nochmal genau an, um welchen Job es ging – mitunter haben sich Interessenten für mehr als eine Stelle beworben. Machen Sie Mut dazu, es künftig wieder zu versuchen, und schließen Sie nicht die Tür für Talente, die vielleicht einfach noch nicht soweit waren, um es in Ihr Unternehmen zu schaffen.

+++Anleitung für das Mitarbeitergespräch+++

Wenn Sie ein persönliches Schreiben verschicken – und das dürfen sich zumindest jene Menschen erwarten, die zur Vorstellung eingeladen waren –, dann gehen Sie darauf ein, warum es (diesmal) nicht geklappt hat: Höflich, wertschätzend, individuell zugeschnitten und sachorientiert. Im Idealfall wird zusätzlich ein Telefonat angeboten oder die Absage erfolgt überhaupt telefonisch. Das ermöglicht es dem Gegenüber eher, die Entscheidung nachzuvollziehen, und für die weitere Jobsuche zu profitieren.

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Auch wenn nicht absehbar ist, wie sehr (oder wie rasch) sich die wertschätzende Kommunikation gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern lohnt: Sicher ist, dass ein gegenteiliges Verhalten die Runde macht und Ihre Arbeitgeber-Marke beschädigt.

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Gründer und CEO von Silverstar Railways: Patrick Kröll | (c) Lea Baumgartner / brutkasten

Langsam nimmt das Büro von Silverstar Railways im vierten Wiener Gemeindebezirk Form an. Einige Arbeitsplätze sind bereits eingerichtet, auch ein Besprechungsraum steht bereit. In den großzügigen Altbauräumen ist außerdem Platz für ein weiteres Vorhaben: einen Lokführersimulator. Denn Gründer Patrick Kröll will künftig nicht nur Züge betreiben, sondern auch selbst Lokführer:innen ausbilden.

Seine Begeisterung für die Eisenbahn reicht bis in die Kindheit zurück. Gemeinsam mit seinem Großvater verbrachte er Stunden am Bahnhof und beobachtete die ein- und ausfahrenden Züge. Dass er einmal ein eigenes Bahnunternehmen führen würde, hätte der heute 33-Jährige weder als Kind noch als Lokführer bei den ÖBB gedacht.

Beruflich führte ihn sein Weg zunächst in die Gastronomie. Nach einer Lehre zum Hotel- und Gastgewerbeassistenten arbeitete er auf Saison und leistete anschließend Zivildienst bei der Rettung. Zum Lokführer wurde er schließlich eher zufällig: Kröll bewarb sich gleichzeitig bei der Berufsrettung, der Polizei und den ÖBB. Letztere meldeten sich zuerst.

Eine Marktlücke auf Schiene

Bei den ÖBB arbeitete Kröll zunächst als Lokführer, später in der Disposition und Ausbildung. Während der Coronapandemie wechselte er zum privaten Bahnbetreiber RegioJet und half als Operations Manager, dessen österreichischen Betrieb aufzubauen. Durch seine Erfahrungen hatte Kröll eine Marktlücke erkannt: Vielen Bahnbetreibern fehlt es an qualifiziertem Personal und Unterstützung bei der Organisation ihrer Verkehre. Im August 2024 gründete er deshalb Silverstar Railways.

Das Wiener Unternehmen beschäftigt Lokführer:innen, die für andere Eisenbahnunternehmen Züge fahren. Hinzu kommen Dienstleistungen wie Disposition und die Planung von Verkehrskonzepten. Besonders im Güterverkehr, wo kurzfristige Änderungen und lange Verspätungen den Alltag prägen, sei Flexibilität gefragt. Im Frühjahr 2026 nahm Silverstar außerdem zwei geleaste Lokomotiven in seinen Fuhrpark auf. Kund:innen können damit sowohl Personal als auch Lokomotiven buchen.

Ohne Investoren zur eigenen Bahn

Kröll verfolgt dabei einen schrittweisen Ansatz. Ein Eisenbahnunternehmen zu gründen, sei mit hohen Kosten verbunden, lange bevor überhaupt der erste Zug fahren könne. Deshalb baute er zunächst das Dienstleistungsgeschäft auf und arbeitete parallel an den erforderlichen Genehmigungen. „Wir haben im B2B-Bereich zuerst Geld verdient, bevor wir es investiert haben“, erklärt er.

Nach eigenen Angaben war Silverstar bereits im ersten Geschäftsjahr profitabel. Für 2026 erwartet Kröll aufgrund größerer Investitionen allerdings ein negatives Jahresergebnis. Das operative Geschäft sei weiterhin positiv. Bislang finanziert sich Silverstar ohne externe Investoren. Dass das so lange möglich sein würde, habe ihn selbst überrascht. „Ich habe mir gedacht, dass wir früher an Investoren denken müssen.“

Seit September verfügt Silverstar über die Voraussetzungen für einen eigenständigen Bahnbetrieb in Österreich. Den ersten Zug auf eigener Lizenz führte das Unternehmen bereits ein Monat später durch. Für den Wiener Sonderzuganbieter B&B Blue Train übernahm Silverstar die Beförderung eines Charterzugs mit einer Reisegruppe von Wien bis zum Grenzbahnhof Spielfeld.

Am 23. Oktober 2026 fuhr Silverstar Railways erstmals unter eigener Lizenz von Wien nach Spielfeld. | (c) Silverstar Railways

Ein Zug, der bewusst langsamer fährt

Ab Mai 2027 soll mit dem STAR-Blue Train das nächste Geschäftsfeld folgen: ein touristischer Reisezug zwischen Wien und dem Salzkammergut. Von Mai bis September sind zunächst dienstags und donnerstags jeweils eine Hin- und Rückfahrt geplant. „Wir sehen uns nicht als Wettbewerb zur ÖBB oder zur Westbahn“, betont Kröll. Während die großen Anbieter auf schnelle Verbindungen setzen, will Silverstar das Reisen selbst wieder zum Erlebnis machen.

Der STAR-Blue Train soll deshalb bewusst rund eine Stunde länger unterwegs sein als bestehende Verbindungen. Geplant sind ältere, komfortable Personenwagen, Service am Platz und frisch zubereitete Mahlzeiten. Die Wagen und das Servicepersonal stellt B&B Blue Train bereit, Silverstar verantwortet den Bahnbetrieb.

Für die erste Saison kalkuliert Kröll mit rund 10.000 Fahrgästen bei 88 geplanten Zugfahrten und durchschnittlich 200 bis 210 Sitzplätzen. Ob die Rechnung aufgeht, muss sich erst zeigen. Die Ticketpreise seien bereits kalkuliert und sollen sich ungefähr am Niveau der ersten Klasse der ÖBB orientieren. Ende November soll eine eigene Buchungsplattform online gehen.

Zwischen Personalmangel und großen Zukunftsplänen

Eine Herausforderung bleibt der Personalmangel. Kröll schätzt, dass österreichweit 400 bis 500 Lokführer:innen fehlen. Die ÖBB erhöhten 2025 ihre jährlichen Ausbildungskapazitäten von 480 auf 640 Plätze. Hinzu kommt, dass Lokführer:innen auch nachts und am Wochenende gebraucht werden, was die Personalsuche zusätzlich erschwert. Silverstar will deshalb ab 2027 selbst Lokführer:innen ausbilden. Der dafür geplante Simulator soll im neuen Wiener Büro Platz finden.

Auch darüber hinaus hat Kröll große Pläne. Langfristig denkt er über internationale Verbindungen und einen Einstieg in den regionalen Personenverkehr nach. „Wir haben gewisse Pläne in den Schubladen liegen, die wir zur richtigen Zeit einfach rausziehen“, sagt er. Welche davon umsetzbar sind, hängt auch von den regulatorischen Bedingungen in Österreich ab.

Bei allen Zukunftsplänen ist der Gründer seiner ursprünglichen Leidenschaft treu geblieben. Ein- bis zweimal pro Woche sitzt er nach eigenen Angaben weiterhin selbst im Führerstand. „Ich selbst fahr irrsinnig gern“, sagt er.

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