08.04.2016

Präsident Eisenhowers Matrix: So wird ein Prokrastinator produktiv

Valentin Scholz ist der Gründer von Samu, einer Produktivitäts-App, die auf der Eisenhower Matrix basiert. Aber er arbeitet auch als Product Manager beim Wiener Startup Grape, einem Kommunikationstool für Unternehmen. Für den Brutkasten erklärt er nun in einem Gastkommentar, wie man mit der Eisenhower Matrix vom "Aufschieber" zum "Macher" wird.
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(c) fotolia-alphaspirit: Wann hast Du das letzte Mal ein wichtiges To-do aufgeschoben?

In der Schule war ich ein Meister der Prokrastination – auch genannt “Aufschieberei”. Ich sah fern, zockte Computerspiele und verbrachte meine Zeit mit Freunden – selbst dann, wenn ich eigentlich etwas für die Schule erledigen sollte. Ich würde sogar soweit gehen, dass ich sprichwörtlich alles gemacht habe, um nicht für die Schule lernen zu müssen. Das funktionierte auch ausgesprochen gut, bis die Abgabefrist so knapp war, dass ich es nicht weiter aufschieben konnte. Plötzlich fühlte ich mich gestresst, nachdem ich realisierte, dass ich mal wieder zu spät angefangen hatte zu lernen. Das Resultat waren schlaflose Nächte vor einer Prüfung. Nicht ideal, aber gut genug, damit man die Schule mit guten Noten abschließt.

Nach der Schule, auf der Universität, konnte es so natürlich nicht weitergehen. Es war nicht mehr länger möglich nur die Nacht vor einer Prüfung zu lernen. Ich brauchte also dringend ein System, um meine Zeit einzuteilen und vorauszuplanen. Dieses fand ich schlussendlich in der Eisenhower Matrix, die mir dabei half, meine Zeit besser zu managen.

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Die Eisenhower Matrix

Dwight “Ike” Eisenhower war ein 5-Sterne General während des zweiten Weltkriegs und der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika. Ike autorisierte die Gründung der NASA, errichtete 41.000 Meilen Interstate Highways und verabschiedete den Civil Rights Act von 1957 und 1960. Eisenhower war zweifelsfrei einer der produktivsten Menschen, die im letzten Jahrhundert gelebt haben.

„Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig“, Valentin Scholz.

Dieses Zitat zeigt, dass Eisenhower zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden hat. Ein Verständnis, dass essentiell für jeden ist, der produktiv sein möchte.

eisenhower matrix
Die Eisenhower Matrix

(Siehe Bild oberhalb) Dringende Aufgaben benötigen sofortige Aufmerksamkeit. Das sind normalerweise E-Mails, Anrufe und Notfälle. Da diese Aktivitäten jetzt sofort gemacht werden müssen, versetzen sie dich in einem reagierenden Zustand.

Wichtige Aufgaben auf der anderen Seite tragen zu deinen langfristigen Zielen bei. Wichtige Aufgaben können dringend sein, sind sie typischerweise aber nicht. Sie versetzen dich in einen reaktionsfähigen Zustand.

Es ist einfach diese Unterscheidung einmalig zu machen, aber schwierig wenn man es kontinuierlich machen soll. Aus diesem Grund ist die Eisenhower Matrix so großartig, da sie ein klares System anbietet, um diese Entscheidung wieder und wieder zu treffen. Des Weiteren kann die Matrix in allen Bereichen deines Lebens verwendet werden, wie zum Beispiel für Produktivitätspläne (“Wie soll ich meine Zeit jede Woche verbringen?”) oder für kleinere, tägliche Pläne (“Was soll ich heute machen?”).

Die Eisenhower Matrix ist außerdem weit verbreitet und wird von Präsidenten, Führungskräften und berühmten Persönlichkeiten auf der ganzen Welt verwendet. Sie wurde populär durch das Buch “Der Weg zum Wesentlichen: Der Klassiker des Zeitmanagements” des Bestseller-Autors Stephen Covey.

Nachstehend findest du detailierte Informationen zu jedem Quadranten und Informationen darüber, in welchem dieser vier du den Großteil deiner Zeit verbringen solltest, damit du deine Lebensziele erreichst.

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Jetzt erledigen

Wichtig & Dringend

Quadrant 1 Aktivitäten sind sowohl wichtig als auch dringend. Sie benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit und helfen dir deine langfristigen Ziele zu erreichen. Aufgaben in Q1 beinhalten typischerweise Abgabefristen, Probleme und Krisen.

Hier sind ein paar spezifische Beispiele für wichtige und dringende Aufgaben:

  • Manche E-Mails (könnte ein Job-Angebot sein oder eine E-Mail über eine neue Geschäftsmöglichkeit, die eine sofortige Reaktion benötigt)
  • Abgabefrist für die Steuer
  • Abgabefrist für die Facharbeit
  • Frau in der Notaufnahme
  • Automotor springt nicht mehr an
  • Haushaltsaufgaben
  • Der Direktor ruft dich an und bittet dich ins Büro wegen deines Kindes

Die meisten dringenden und wichtigen Aufgaben können eliminiert werden, oder zumindest effizienter gestaltet werden, wenn man ein wenig vorausplant. Zum Beispiel kann man sich die Zeit so einteilen, dass man die Steuererklärung bereits eine Woche vor der Frist erledigt hat und erspart sich damit diese Aufgabe in letzter Sekunde zu machen.

Obwohl wir niemals alle Aufgaben aus Q1 eliminieren können, ist es möglich, sie signifikant zu reduzieren in dem wir mehr Zeit in Q2 verbringen. Dies hat zur Folge, dass Q2 Aktivitäten nie dringend werden.

Ein guter Richtwert ist, dass du versuchst nie mehr als drei dringende und wichtige Aufgaben gleichzeitig zu haben. Dadurch bleibt dir genug Zeit übrig, falls du mal doch eine unerwartete dringende Aufgabe bekommst.

Ein guter Richtwert ist, dass du versuchst nie mehr als drei dringende und wichtige Aufgaben gleichzeitig zu haben.

Planen

Wichtig & Nicht Dringend

Aufgaben in Quadrant 2 sind wichtig, da sie dir helfen deine persönlichen Ziele zu erreichen- aber sie benötigen keine sofortige Reaktion. Aktivitäten in Q2 sind üblicherweise zentriert rund um Selbstverwirklichung, Zukunftsplanung und der Stärkung von Beziehungen.

Beispiele für Aufgaben die du zeitlich einplanen solltest:

  • Wöchentliche Planung
  • Langfristige Planung
  • Trainieren
  • Familienzeit
  • Zeit mit einem Hobby verbringen
  • Instandhaltung von Haus und Auto
  • Teilnahme an einem Seminar, um eine Fähigkeit zu verbessern
  • Lernen
  • Meditieren
  • Verabredungen
  • Tagebuch schreiben
  • Lesen von lebensbereichernden Büchern
  • Erstellung eines Finanz- und Sparplans

Du solltest die meiste Zeit mit wichtigen, aber nicht dringenden Aktivitäten verbringen. Diese sind der Schlüssel zu Glückseligkeit, Selbstverwirklichung und Erfolg in deinem Leben.

Unglücklicherweise sind die meisten Leute mit dringenden Aufgaben zu beschäftigt und schieben “wichtige, aber nicht dringende Aufgaben” vor sich hin. Um dieses Verhalten zu ändern, muss man aktiv Q2 Aktivitäten in seinen Tagesplan einplanen. Wir sehen dieses Verhalten bei unglaublich erfolgreichen Menschen. Der aktuelle amerikanische Präsident Barack Obama nimmt sich zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde Zeit für sein Trainingsprogramm. Sein ehemaliger Wahlkampfmanager erzählte WebMD:„Seine Logik war immer: ‘Der Rest meiner Zeit wird produktiver sein, wenn du mir mein Trainingsprogramm lässt’“.

Der aktuelle amerikanische Präsident Barack Obama nimmt sich zum Beispiel jeden Morgen eine Stunde Zeit für sein Trainingsprogramm.

Des Weiteren solltest du nicht vergessen herauszufinden, was wirklich wichtig ist in deinem Leben. Am einfachsten schreibst du auf ein Blatt Papier, was du in deinem Leben erreichen willst. Dies kann alles sein, von finanzieller Unabhängigkeit bis zu “Ich will um Welt reisen!”. Deine Ziele müssen nicht absolut sein und es komplett normal, dass sich diese während deiner Reise verändern.

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Delegieren

Nicht Wichtig & Dringend

Quadrant 3 Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig für dich. Sie helfen dir nicht, deine langfristigen Ziele zu erreichen, aber sie benötigen deine sofortige Aufmerksamkeit. Die meisten Q3 Aufgaben sind Unterbrechungen von anderen Personen und oft involvieren sie Hilfeleistung, damit diese Personen ihre eigenen Ziele nach ihren eigenen Prioritäten erreichen.

Ein paar spezifische Beispiele für nicht wichtige und dringende Aufgaben:

  • Die meisten E-Mails (mache können wichtig und dringend sein)
  • Anrufe
  • Ein Arbeitskollege der nach einem Gefallen fragt
  • SMS
  • Mutter kommt unangekündigt herein und fragt nach Hilfe bei der Hausarbeit

Wir tendieren dazu, die meiste Zeit in Q3 zu verbringen. Diese Aufgaben sind dringend und wirken wichtig, da wir anderen Menschen helfen. Aus diesem Grund verwechseln wir sie oft mit Aktivitäten aus Q1. Und obwohl diese Aufgaben vielleicht für andere Personen wichtig sind, sind sie nicht wichtig, um deine Ziele zu erreichen.

Idealerweise delegieren wir diese Aufgaben an andere, aber wenn dies nicht möglich ist, ist es ratsam zu mindestens eine Balance mit Q1 und Q2 zu finden. Ansonsten endet es oft in persönlicher Frustration, da du, obwohl du fleissig deine Aufgaben erledigst, deinen Langzeit-Zielen keinen Schritt näher kommst.

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Später erledigen

Nicht Wichtig & Nicht Dringend

Quadrant 4 Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Sie helfen dir nicht deine langfristigen Ziele zu erreichen. Q4 Aktivitäten sind normalerweise Zeitverschwender, Belanglosigkeiten oder sinnlose Beschäftigungen.

Ein paar Beispiele von nicht wichtigen und nicht dringenden Aktivitäten:

  • Fernsehen
  • Durchstöbern von Snapchat, Facebook, Youtube, Instagram oder Twitter
  • Spätnachts online shoppen
  • Hirnlos das Internet zu surfen
  • Computerspiele zocken

Wir tendieren dazu, eine Menge Zeit mit Q4 Aktivitäten zu verbringen, was wiederum sehr schlecht ist da wir nicht von diesen Aktivitäten profitieren. Trotzdem rate ich dir davon ab, diese Aktivitäten komplett aus deinem Leben zu verbannen, da sie ideal sind um nach einem anstrengenden und hektischen Arbeitstag “runterzukommen”. Nichtsdestotrotz empfehle ich dir, dass du diese Aktivitäten auf ein Maximum von 5% deiner täglichen Zeit reduzierst.

Verbringe mehr Zeit mit wichtigen Aufgaben

tim ferrissEs ist oft hart, den Fokus in so einer schnelllebigen Welt zu behalten. Es gibt so viele Dinge die uns ablenken und es ist nicht immer leicht einen kühlen Kopf zu bewahren. Deswegen ist die Fähigkeit zwischen Aufgaben zu unterscheiden die dringend sind und die wirklich wichtig sind so entscheiden heutzutage.

Damit das Leben dieses Artikels auch einen Mehrwert in deinem Leben verursacht, fordere ich dich heraus, die Eisenhower Matrix so oft wie nur möglich in jeglichen Bereichen deines Lebens zu verwenden. Immer wenn du mit einer Entscheidung konfrontiert wirst, solltest du dir die Frage stellen: „Mache ich es, weil es für meine Ziele wichtig ist – oder nur, weil es dringend ist?“.

Ich verspreche dir, dass wenn du einen Großteil deiner Zeit mit wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben verbringst, du ein Gefühl von Klarheit, Ruhe und Kontrolle in deinem Leben fühlen wirst. Investitionen in die Planung von Q2 Aktivitäten helfen dir auch dringende Probleme und Krisen vorbeugend zu reduzieren oder gar zu eliminieren.

Vergiss nicht, dass du deine Aufgaben in Q3 mit deinen eigenen Bedürfnissen abgleichst. Zu guter Letzt: Denke daran, die wertvolle Zeit welche du mit Q4 Aktivitäten verbringst zu genießen.

Mehr Infos zu Samu

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Das "Expedition Zukunft"-Team, Annamaria Andres (erste links) | (c) FFG

In Zeiten großer gesellschaftlicher, wirtschaftlicher und ökologischer Herausforderungen braucht es mutige Ideen, die nicht nur schrittweise verbessern, sondern bestehende Systeme grundlegend neu denken. Genau hier setzt das Förderprogramm „Expedition Zukunft“ der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) an. Annamaria Andres, die das Programm maßgeblich mitentwickelt hat, betont: “Die EU und auch Österreich sind sehr gut in inkrementellen Innovationen und Grundlagenforschung, doch es braucht auch disruptive Ansätze, um die Welt zu einem besseren, gerechteren und nachhaltigeren Ort zu verändern.”

Mehr als inkrementelle Verbesserungen

Das Ziel von “Expedition Zukunft” ist es, Projekte zu unterstützen, die einen echten Paradigmenwechsel bewirken können. Während traditionelle Innovationsprogramme oft auf Verbesserungen bestehender Technologien und Prozesse abzielen, sucht „Expedition Zukunft“ nach bahnbrechenden Ideen. Es geht darum, mit komplett neuen Ansätzen die jetzigen Herausforderungen anzugehen. Diese Herausforderungen könnten technologischer, gesellschaftlicher oder ökologischer Natur sein.

+++ Jetzt bewerben und von Expedition Zukunft profitieren +++

Zwei Wege in die Zukunft: #START – Business Edition und #INNOVATION

Das Programm gliedert sich in mehrere Ausschreibungsschienen. Hier ein Überblick zu zwei Förderschienen, die sich besonders für Gründer:innen von Startups und KMU eignen:

  • #START – Business Edition: Hier können Gründer:innen und KMU einreichen, die ganz am Anfang stehen. Sie haben eine visionäre Idee, aber noch kein ausgearbeitetes Konzept. Es geht darum, die Durchführbarkeit zu testen – nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch in Bezug auf soziale Aspekte, strategische und rechtliche Rahmenbedingungen. Für diesen Schritt stellt die FFG bis zu 80.000 Euro zur Verfügung.
  • #INNOVATION: In dieser Schiene wurde ein Problem bereits klar definiert, die Lösung ist jedoch noch offen. Mit einer Förderung von bis zu 150.000 Euro bei einer Förderquote von 50 Prozent unterstützt das Programm die Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern. Hier geht es um iterative Innovationsprozesse, wie zum Beispiel Open Innovation und Design Thinking, um eine optimale Lösung für eine Zielgruppe oder ein disruptives Geschäftsmodell zu entwickeln.

Weitere Ausschreibungsschienen findet ihr auf der Programm-Website.

Mut zum Risiko und zur Veränderung

Disruptive Innovationen sind riskanter als schrittweise Verbesserungen. Sie bewegen sich oft in unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen, müssen neue Märkte erschließen und kulturelle Veränderungen anstoßen. Diese bahnbrechenden Ideen haben ein höheres Umsetzungsrisiko. Deshalb bietet das Programm neben finanzieller Unterstützung auch umfassende Beratungsservices und Expeditionsguides.

Die Expeditionsguides sind Expert:innen, die die geförderten Projekte begleiten. Neben der individuellen Begleitung bietet das Programm auch Netzwerktreffen, bei denen sich die Fördernehmer:innen untereinander austauschen können.

Von der Vision zur Umsetzung

Ein zentrales Kriterium für die Förderung ist der Mut zur großen Vision. Dahingehend werden Fördernehmer:innen gesucht, die größer denken und bereit sind, neue Wege zu gehen. Diese Vision muss auch einen gesellschaftlichen oder ökologischen Mehrwert bieten. Es geht nicht nur um Profit, sondern um Impact – sei es in der Umwelt, der Gesellschaft oder der Wirtschaft.

Ein Beispiel für solche visionären Projekte sind Innovationen in der Raumfahrt, der Krebsbekämpfung, sozialen Inklusion oder Pflegekonzepte für eine alternde Gesellschaft.

Solche Ideen stoßen jedoch oft auf große gesellschaftliche Herausforderungen. So stellt beispielsweise die Bereitschaft der Menschen, eingefahrene Verhaltensmuster zu ändern, eine Hürde dar. Genau hier setzt das Programm an, um den notwendigen Wandel zu unterstützen und den Weg für zukunftsweisende Innovationen zu ebnen.

Unterstützung, die über Geld hinausgeht

Neben der finanziellen Förderung bietet „Expedition Zukunft“ auch umfangreiche Beratungsleistungen. Dazu gehören Workshops zu Geschäftsmodellen, Strategieberatung oder Hilfe bei IP-Fragen. So soll sichergestellt werden, dass die Projekte nicht nur technisch funktionieren, sondern auch erfolgreich umgesetzt werden können.

Das Programm „Expedition Zukunft“ vernetzt die Teilnehmenden gezielt mit relevanten Partner:innen aus Wirtschaft, Forschung und öffentlichem Sektor. Ein starkes Netzwerk aus Wirtschaftsagenturen, Ministerien und internationalen Partnern unterstützt dabei, die richtigen Kontakte zur richtigen Zeit zu knüpfen – oft der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts.

Bewerbungsfrist und Kriterien

Die Einreichfrist für die #START Business Edition endet am 28. Januar um 12:00 Uhr. Die Schiene #INNOVATION ist als laufende Ausschreibung angelegt. Bewerber:innen müssen neben einer bahnbrechenden Idee auch den Willen mitbringen, Risiken einzugehen und groß zu denken. Diversität, gesellschaftlicher Impact und die Bereitschaft zur Veränderung sind entscheidend.

Abschließend merkt Andres an: “Wir suchen Visionär:innen, die bereit sind, die Welt zu verändern. Die Expedition Zukunft ist für diejenigen, die über den Tellerrand hinaus denken, die mutig sind und größer denken. Wer bereit ist, sich dieser Herausforderung zu stellen, findet in dieser Initiative der FFG nicht nur einen Förderer, sondern einen Partner auf dem Weg in die Zukunft.”

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  • #START – Business Edition: Hier können Gründer:innen und KMU einreichen, die ganz am Anfang stehen. Sie haben eine visionäre Idee, aber noch kein ausgearbeitetes Konzept. Es geht darum, die Durchführbarkeit zu testen – nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch in Bezug auf soziale Aspekte, strategische und rechtliche Rahmenbedingungen. Für diesen Schritt stellt die FFG bis zu 80.000 Euro zur Verfügung.
  • #INNOVATION: In dieser Schiene wurde ein Problem bereits klar definiert, die Lösung ist jedoch noch offen. Mit einer Förderung von bis zu 150.000 Euro bei einer Förderquote von 50 Prozent unterstützt das Programm die Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern. Hier geht es um iterative Innovationsprozesse, wie zum Beispiel Open Innovation und Design Thinking, um eine optimale Lösung für eine Zielgruppe oder ein disruptives Geschäftsmodell zu entwickeln.

Weitere Ausschreibungsschienen findet ihr auf der Programm-Website.

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Disruptive Innovationen sind riskanter als schrittweise Verbesserungen. Sie bewegen sich oft in unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen, müssen neue Märkte erschließen und kulturelle Veränderungen anstoßen. Diese bahnbrechenden Ideen haben ein höheres Umsetzungsrisiko. Deshalb bietet das Programm neben finanzieller Unterstützung auch umfassende Beratungsservices und Expeditionsguides.

Die Expeditionsguides sind Expert:innen, die die geförderten Projekte begleiten. Neben der individuellen Begleitung bietet das Programm auch Netzwerktreffen, bei denen sich die Fördernehmer:innen untereinander austauschen können.

Von der Vision zur Umsetzung

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Ein Beispiel für solche visionären Projekte sind Innovationen in der Raumfahrt, der Krebsbekämpfung, sozialen Inklusion oder Pflegekonzepte für eine alternde Gesellschaft.

Solche Ideen stoßen jedoch oft auf große gesellschaftliche Herausforderungen. So stellt beispielsweise die Bereitschaft der Menschen, eingefahrene Verhaltensmuster zu ändern, eine Hürde dar. Genau hier setzt das Programm an, um den notwendigen Wandel zu unterstützen und den Weg für zukunftsweisende Innovationen zu ebnen.

Unterstützung, die über Geld hinausgeht

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Das Programm „Expedition Zukunft“ vernetzt die Teilnehmenden gezielt mit relevanten Partner:innen aus Wirtschaft, Forschung und öffentlichem Sektor. Ein starkes Netzwerk aus Wirtschaftsagenturen, Ministerien und internationalen Partnern unterstützt dabei, die richtigen Kontakte zur richtigen Zeit zu knüpfen – oft der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts.

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