Operations & Administration Manager (m/w/d)

Über uns:
Brutkasten Media ist Österreichs führendes Medienhaus für die Gestalter:innen der Zukunft.  Unsere Mission ist es, Akteure des Startup- und Innovations-Ökosystems zu informieren, zu inspirieren und zu vernetzen. Als Wegbereiter einer modernen, multimedialen Kommunikation setzen wir neue Maßstäbe in der Berichterstattung, Aufbau von Communities und der Gestaltung von Events. Unser dynamisches Team gestaltet die Zukunft – und jetzt brauchen wir dich, um uns zu unterstützen.

Deine Rolle:
Als Operations & Administration Manager übernimmst du eine zentrale Rolle in der täglichen Verwaltung unseres Unternehmensbetriebs. Du sorgst für den reibungslosen Ablauf unserer operativen und administrativen Aufgaben und bist die Schnittstelle zwischen verschiedenen internen und externen Teams. Diese Position bietet ambitionierten Kandidaten die Möglichkeit, hands-on und proaktiv zu starten und mittelfristig mehr Verantwortung zu übernehmen. Du hast die Chance, dich aktiv in die Gestaltung unserer Unternehmensprozesse einzubringen und langfristig in eine leitende Rolle hineinzuwachsen.

Deine Aufgaben:

• Office Management:
  • Verantwortung für das tägliche Büroleben (Bestellungen, Organisation von Reparaturen, Verwaltung von Verträgen wie Strom, Internet etc.).
  • Sicherstellung eines ordentlichen und funktionalen Arbeitsumfelds (inkl. Materialbeschaffung etc.).
• Buchhaltung:
  • Unterstützung bei der Spesenabrechnung und Verwaltung von Rechnungen.
  • Kommunikation mit Kunden bezüglich Ausgangs- und Eingangsrechnungen.
  • Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsteam und dem CFO.
  • Korrektur und Nachverfolgung von Belegen sowie Unterstützung bei der Fakturierung.
  • Kreditkartenabrechnung
• Verrechnung & Mahnwesen: 
  • Fakturierung der Ausgangsrechnungen
  • Verwaltung der Ausgangsrechnungen und Nachverfolgung von Zahlungseingängen.
  • Proaktive Bearbeitung von Mahnungen und Kommunikation mit Kunden im Falle von Zahlungsverzügen.
• Datenmanagement:
  • Pflege und Aktualisierung unserer Stammdaten und Kontaktverwaltung.
  • Verwaltung wichtiger Unternehmensdaten und Mitgliederlisten.
• Unterstützung der Geschäftsführung:
  • Proaktive Übernahme von organisatorischen Aufgaben und direkter Support für die Geschäftsführung, insbesondere in administrativen Belangen.

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HTL oder vergleichbar).
• Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen oder buchhalterischen Rolle.
• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
• Affinität zu Innovationsthemen und Interesse am Startup- und Innovations-Ökosystem.
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und den Büroalltag mitzugestalten.
• Grundlegendes kaufmännisches Verständnis und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten.

Was wir bieten:

• Ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld in einem führenden Medienunternehmen.
• Flexible Arbeitszeiten (20–30 Stunden pro Woche, auch Vollzeit möglich).
• Moderne Büroräume im Herzen Wiens mit angenehmem Arbeitsklima, kostenlosem Kaffee und einem kollegialen Umfeld.
• Eine langfristige Perspektive mit Weiterentwicklungsmöglichkeiten und flachen Hierarchien.
• Dynamische Start-up-Mentalität, die schnelle Entscheidungen und kreative Freiheit fördert.
• Zutritt zu spannenden Events innerhalb des Innovations-Ökosystems.
• Regelmäßige Team-Events.
• Persönliches Budget für Weiterbildung oder Öffis.

Bereit für die Herausforderung?
Dann sende uns deine Bewerbung auf [email protected]! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen und gemeinsam die Zukunft zu gestalten.