08.06.2020

Diese Strategie verfolgte XING Österreich bei der Umstellung auf Home Office

Im Interview mit dem brutkasten erläutert Kristina Knezevic, Country Manager bei Xing Österreich, welche Strategie ihr Unternehmen bei der Umstellung auf Home Office im Zuge der Coronakrise verfolgte. Zudem geht sie darauf ein, worauf Führungskräfte in dieser Phase besonders achten müssen.
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Home Office
Kristina Knezevic, ist Country Managerin bei Xing Österreich | (c) Xing
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  • Im Interview mit dem brutkasten erläutert Kristina Knezevic, Country Manager Austria bei Xing, welche Strategie Xing bei der Umstellung von Home Office im Zuge der Coronakrise eingeschlagen hat.

Kristina Knezevic ist seit April 2019 Country Managerin für XING Österreich. Im Interview mit dem brutkasten gibt sie einen Einblick, wie ihr Unternehmen mit der Umstellung auf Home Office umgegangen ist. Zudem erläutert sie ausführlich, worauf Führungskräfte in dieser Phase besonders achten müssen und welchen Stellenwert die Unternehmenskultur dabei hat.

Dieses Interview ist im Kontext eines Whitepapers zu Remote Work entstanden, das der brutkasten gemeinsam mit Wonderwerk erstellt hat. Hier geht’s zum Download des Whitepapers.

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Was hat bei Euch bei der Umstellung auf Home Office besonders gut geklappt und was eher weniger gut?

Für uns als Digitalunternehmen sind Remote Work bzw. Home Office nichts Neues und keine Konsequenz der Krise. Wir sind es grundsätzlich gewohnt, die Freiheit zu haben im Home Office oder von unterwegs zu arbeiten und wissen, wie wir remote am besten zusammenarbeiten und sind auch mit unterschiedlichen Tools dazu bestens ausgestattet.

Die Pandemie mit ihren Beschränkungen zeigte aber auch uns, dass es einen großen Unterschied macht, ob jemand immer wieder mal oder alle permanent von zu Hause aus arbeiten.

Führungskräfte müssen erreichbar sein und für den persönlichen Austausch zur Verfügung stehen

Auf der einen Seite fehlte der informelle und persönliche Austausch, auf der anderen Seite aber auch die Möglichkeit  sich schnell/ad hoc absprechen zu können. Im Home Office kann man eben nicht schnell zu einer Kollegin/einem Kollegen gehen und beispielsweise Entscheidungen auf kurzem Wege treffen oder sich Feedback holen.

Wir haben uns daher in den ersten zwei Wochen neu orientiert: das betrifft sowohl die Neustrukturierung der Zusammenarbeit, beispielsweise durch die Einführung von daily Stand Ups, als auch das bewusste Zeit nehmen für Socialising, z.B. durch gemeinsame Pausen oder virtuelle After-Work-Drinks.

Die aktuelle Situation ist auch ein Feldversuch für New Work.

Was hat sich zwischenzeitlich verändert, was klappt inzwischen besser und in welchen Bereichen gab’s die ersten Lessons Learned?

In den ersten Tagen der Ausnahmensituation war es sehr wichtig, die Mitarbeiter regelmäßig zu informieren, zu unterstützen und ihnen Sicherheit zu geben. Es ging darum, gemeinsam einen Rahmen und Spielregeln zu definieren und als Führungskraft gut ansprechbar/erreichbar zu sein. Das schafft Struktur und Vertrauen. Mittlerweile haben wir uns alle diesbezüglich gut eingespielt.

Wir mussten uns am Anfang aber über unsere Company-weite interne Kommunikation Gedanken machen und diese verändern – weg von wöchentlichen, längeren Meetings hin zu regelmäßigen, täglichen Updates.

Teams, die häufig kontrolliert werden, senden selten eigenständig Updates an ihre Führungskraft, weil sie dies nicht gewohnt sind.

Welche Tools nutzen Eure Teams im Home Office?

Wir verwenden unterschiedliche Tools für unterschiedliche Zwecke – auch abseits vom Home Office. Als Kommunikationstool verwenden wir Slack bzw. Cisco Jabber. Das Tool Just nutzen wir wie eine interne, virtuelle Mitarbeiterzeitung und dann gibt es noch unser Intranet Confluence, das sowohl als allgemeines Info-Hub zählt, als auch zur Projektarbeit genutzt wird.

Alle Tools nutzen wir schon länger. Die aktuelle Situation zeigt aber die Wichtigkeit von Kommunikationsmöglichkeiten, abseits von Email – denn der verbale Austausch ist enorm wichtig und vor allem Videocalls spielen dabei eine zentrale Rolle.

Welche Initiativen und neuen Rituale werden bei XING Österreich durchgeführt, um den Teamspirit und das Teamgefühl im Home Office zu erhalten?

Wir haben einige neue Rituale und  Initiativen ins Leben gerufen. Für mich persönlich war es sehr beeindruckend zu beobachten, dass viele Initiativen direkt auf Vorschlag und Engagement der Mitarbeiter entstanden sind. Um nur einige Beispiele zu nennen: regelmäßige Teammeetings / Stand Ups, virtuelle Kaffeepausen, Frühstücks- oder Lunchtermine, virtuelle After Works / Spieleabende, Online Sport Programme, Online Mentaltrainings, Videogrüße für die Geburtstagskinder oder Eltern-Austausch zu Home Schooling Erfahrungen.

Führungskräfte sollten nicht versuchen, ihre Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern klare Ziele und Deadlines definieren.

Führung aus dem Home Office ist für viele Führungskräfte neu zu lernen – wie geht ihr damit um?

Um das neue Zusammenspiel für alle sinnvoll zu gestalten und zu leben, ist eine gesunde Unternehmenskultur mit Transparenz, Kommunikation und Vertrauen notwendig. Führungskräfte haben die Aufgabe, den Rahmen so zu gestalten, dass Mitarbeiter gut arbeiten können.

Das bedeutet, Führungskräfte müssen erreichbar sein und für den persönlichen Austausch zur Verfügung stehen. Dazu braucht es – zusätzlich zu den Update Meetings im Team – die Möglichkeit für One-to-One-Meetings und Kommunikation. Je unkomplizierter und rascher dies funktioniert, umso besser. Kein Mitarbeiter will sich anmelden, um mit seiner Führungskraft sprechen zu können.

In der Kommunikation sollten nicht nur berufliche Themen berücksichtigt werden …

In der Kommunikation sollten nicht nur berufliche Themen berücksichtigt werden, sondern auch Platz für Persönliches und den informellen Austausch sein – vor allem jetzt, da viele Menschen verunsichert sind.

Offenheit ist ebenso wichtig wie Wertschätzung. Führungskräfte sollten nicht versuchen, ihre Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern klare Ziele und Deadlines definieren und dabei unterstützen, diese zu erreichen. Durch regelmäßiges Feedback können Prozesse und Tools angepasst werden.

Wenn Teams an unterschiedlichen Orten arbeiten, ist es wichtig, diese virtuell zu vernetzen und ihnen Struktur zu geben. In Zeiten der Digitalisierung sollte dies technisch kein Problem sein, dafür gibt es inzwischen viele verschiedene Plattformen und Möglichkeiten.

Der kulturelle Aspekt ist sicherlich herausfordernder und dauert länger als das Einrichten der technischen Tools.

Der kulturelle Aspekt ist sicherlich herausfordernder und dauert länger als das Einrichten der technischen Tools. Teams, die offen kommunizieren und sich gegenseitig Updates geben, tun dies auch aus der Distanz.

Remote Work setzt ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung voraus: Teams, die häufig kontrolliert werden, senden selten eigenständig Updates an ihre Führungskraft, weil sie dies nicht gewohnt sind. Was hilft, um die Teamkommunikation zu strukturieren sind tägliche kurze StandUp-Calls zu einer fixen Zeit oder Check-In- bzw am Check-Out-Calls am Tagesbeginn bzw -ende.

Ich überzeugt, dass viele derzeit lernen, dass Home Office funktioniert und sich langsam von der Präsenzkultur verabschieden.

Remote Work setzt eine innere Haltung voraus – das Unternehmen, Führungskräfte und  Mitarbeiter dies wollen – das ist sicherlich aktuell eine der größten Herausforderungen, da viele in den Remote Modus versetzt wurden, die dafür noch nicht bereit waren oder ihn vielleicht sogar komplett ablehnen. Auf der anderen Seite bin ich überzeugt, dass viele derzeit lernen, dass Home Office funktioniert und sich langsam von der Präsenzkultur verabschieden.

Für uns bei XING gehört Führung durch Transparenz & Vertrauen & Ergebnisorientierung zum täglichen Alltag – für uns macht es weniger Unterschied, ob wir remote oder nicht remote zusammenarbeiten.

Wie wollt Ihr Home Office bzw. Remote Work nutzen, wenn die Corona-Krise vorbei ist?

Für uns ist und bliebt Home Office Teil unserer Unternehmenskultur. Ich kann mir aber gut vorstellen, dass viele von uns Remote Work weniger in Anspruch nehmen, wenn die Krise vorbei ist – wir freuen uns nämlich schon sehr darauf, uns wieder live zu sehen.

Aber klar ist auch, wir befinden uns in einer sehr herausfordernden Zeit und die aktuelle Situation ist auch ein Feldversuch für New Work. Es ist realistisch, dass er überall dort besser funktioniert, wo Flexibilität bereits Teil der Arbeitswelt ist. Gelingt es uns, die Krise als Chance zu sehen, können wir überholte Arbeitsmodelle reflektieren und die Arbeitswelt neu denken. Das würde ich mir für die Arbeitswelt und viele Unternehmen wünschen.


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