09.11.2022

Effizienzkiller Büro: Produktivität in den letzten 10 Jahren um 50 Prozent gesunken

In den letzten zehn Jahren sei die Ineffizienz in Büros um 50 Prozent gesunken - das geht einer deutschen Studie hervor. Vor allem nach der Corona-Pandemie habe der Digitalisierungsschub in vielen Organisationen dazu geführt, Zeit für unnötige Besprechungen und E-Mails zu verschwenden.
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Man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. (c) Adobe Stock | fizkes
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Jede dritte Arbeitsstunde im Büro wird verschwendet – das geht aus einer deutschen Studie hervor. Die Erhebung weist einen 50-prozentigen Rückgang der Effizienz von Angestellten in den letzten zehn Jahren vor – vorausgesetzt, sie arbeiten im Büro. Als Grund dafür nennt der wissenschaftliche Leiter der Studie, Daniel Markgraf von der Akad Hochschule Stuttgart, den ineffizienten Umgang mit der Digitalisierung – vor allem nach der Corona-Pandemie. 

Ineffizient durch E-Mails, Recherche und Co

Vor allem die Suchzeiten für Informationen seien in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Laut der Studie verbringen Angestellte somit einen ganzen Tag pro Woche mit Recherche und Co – davon ein Drittel online. Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren vor zehn Jahren noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, so sind es nun fast 20 Prozent. Auch die tägliche Beschäftigungsdauer für E-Mails habe seit 2013 um 60 Prozent zugenommen und liege bei 163 Minuten. Im Zuge der Studie wurden 850 Teilnehmer:innen befragt, wobei zwei Drittel dieser in Führungspositionen tätig sind. Diese empfinden 20 Prozent des Zeitaufwands für E-Mails als Verschwendung. 

Aktuell nehmen auch Besprechungen ein Viertel der Arbeitszeit in Anspruch, wobei durch unzureichend protokollierte Meetings die Ineffizienz dieser sowie die verlorene Arbeitszeit im Vergleich zu 2013 um 72 Prozent gestiegen ist. „Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Büro-Kaizen, der zum dritten Mal seit 2013 unter der Leitung von Markgraf die Studie durchführte. 

Organisationsprobleme in Büros führen zu Fachkräftemangel

Obwohl die Ergebnisse der Studie eine sehr bedrückende Entwicklung der Arbeitswelt porträtieren, kann man laut Kurz die Ineffizienz in Büros mit einfachen Methoden reduzieren. Vor allem das Problem des Fachkräftemangels könne sich damit lösen lassen, denn man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. Klare Regeln bei der Nutzung von Software und beim Ablagesystem sowie die Einführung von Mitarbeiter:innen-Trainings können hierfür die Lösung sein. „Fast 40 Prozent der Projekte laufen aus dem Ruder, was Verzögerungen, Mehrkosten und verschenktes Potenzial zur Folge hat. Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, denn in stressigen Situationen neigt der Mensch dazu, es so zu machen, wie er es immer gemacht hat“, sagt Kurz. 

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AI Act: EU will KI stärker fördern, aber auch viel stärker reglementieren

Mit dem AI Act, der in Kürze verhandelt wird, will die EU einen klaren Rechtsrahmen für Künstliche Intelligenz schaffen.
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EU
(c) AdobeStock

In der KI-Forschung steht die EU – wie auch in anderen Forschungsbereichen – gut da. Der Staatenbund bringt weltweit die meisten wissenschaftlichen Papers zum Thema hervor. In anderen relevanten Bereichen, etwa bei Investitionen, sieht es aber – wie so oft – anders aus. An China und die USA wird die EU auch dann nicht herankommen, wenn sie ihr Ziel, im Laufe des Jahrzehnts auf 20 Milliarden Euro Investment in AI pro Jahr zu kommen, erreicht. Unter anderem hier soll ein neuer „AI Act“ (KI-Verordnung) der Europäischen Union Verbesserung bringen – der brutkasten berichtete bereits. Zum Gesetzeswerk liegt ein Vorschlag der EU-Kommission vor, der kommende Woche erstmals abgestimmt wird, um dann in die Trilogverhandlungen zwischen Europäischem Parlament, Rat und EU-Kommission zu gehen.

„Balanceakt“ zwischen Förderung und Regulierung

Auffallend ist im Entwurf zum AI Act vor allem der Versuch, Künstliche Intelligenz sehr genau – und auch relativ streng – zu reglementieren. Der Rechtsrahmen soll künftig sowohl für öffentliche als auch für private Akteure gelten – innerhalb und außerhalb der EU, „sofern das KI-System in der EU in Verkehr gebracht wird oder Menschen in der EU von seiner Verwendung betroffen sind“. Zu diesem Spannungsfeld zwischen Förderung und Reglementierung meinte Digitalisierungs-Staatssekretär Florian Tursky bei einem heutigen Pressetermin, es sei ein Balanceakt in den Verhandlungen, das richtige Maß an Regulierung zu finden.

Einteilung in vier Risikostufen

Ob eine KI-Anwendung überhaupt zugelassen wird, soll nach dem AI Act-Entwurf vom von dieser ausgehenden Risiko abhängig sein, das in vier Klassifizierungen unterteil werden soll: Unannehmbares Risiko, Hohes Risiko, Geringes Risiko und Minimales Risiko. Anwendungen mit unannehmbarem Risiko sollen demnach verboten werden, etwa „social Scoring“. Die Einstufung als hohes Risiko führt zu strengen Vorgaben vor Inverkehrbringen. KI-Systeme mit geringem Risiko treffen gewisse Transparenzverpflichtungen.

Der Großteil der Anwendungen stellen Systeme mit minimalem Risiko dar, wird angeführt. Für diese gilt die freie Anwendung auf Basis der bestehenden rechtlichen Verpflichtungen ohne zusätzliche Auflagen. Dem Hochrisikobereich gehören laut EU-Kommission 15 Prozent aller Anwendungen an. Fragen zur Haftung von KI-Systemen werden im Rechtsakt übrigens nicht verankert. Hierzu wurde erst kürzlich eine gesonderte KI-Haftungs-Richtlinie vorgelegt.

In Österreich verschiedene Behörden für Ahndung von AI Act-Verstößen zuständig

Personen und Unternehmen sollen bei mutmaßlichen Verstößen gegen die geplante KI-Verordnung künftig Beschwerde bei der zuständigen Marktaufsichtsbehörde einreichen können. „In Österreich ist die Marktüberwachung je nach Produkt bei einer unterschiedlichen Stelle angesiedelt“, heißt es vom Staatssekretäriat für Digitalisierung in einer Aussendung.

Staatssekretär Tursky kommentiert dort: „Die KI-Verordnung ist ein wichtiger Schritt für Europa, um in diesem Zusammenhang für Rechtssicherheit zu sorgen. Ziel ist es, einerseits die Entwicklung von KI in Europa zu fördern. Gleichzeitig müssen aber die öffentlichen Interessen, wie Grundrechte und Sicherheit gewährleistet sein“. Ein klarer europaweiter Rechtsrahmen sei beim Thema Künstliche Intelligenz unerlässlich. Er schaffe sowohl für Entwickler die Sicherheit klarer Regeln für die Gestaltung, als auch für die Endnutzer die Sicherheit, mit einer sicheren und vertrauenswürdigen KI-Anwendung zu interagieren.

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