19.04.2019

Wiener Startup wowflow: „Weil Trello sich nicht für Putzkräfte eignet“

Als technischer Leiter des Wiener Donau Zentrums musste Drazen Ivanis den Überblick über die Instandhaltung eines riesigen Gebäudekomplexes bewahren. Seine Erfahrungen setzt er nun mit seinem Startup Adage GmbH mit der App wowflow um.
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wowflow-Gründer Drazen Ivanis
(c) Markus Bacher: wowflow-Gründer Drazen Ivanis

„Ich hatte die Verantwortung für 80 bis 120 Mitarbeiter unterschiedlichster Dienstleister. Einerseits war ich für Projekte mit jeweils mehr als einer Million Euro Budget zuständig – das Gesamtvolumen waren rund 16 Millionen Euro – andererseits lag es in meinem Verantwortungsbereich, wenn eine Steckdose ausgerissen oder eine Fliese kaputt war“, erzählt Drazen Ivanis. Er spricht über seine Zeit als technischer Leiter im Wiener Donau Zentrum. Als solcher sei er in vielen Belangen „der erste in der Schusslinie“ gewesen. Dabei habe es sich als denkbar schwierig erwiesen, den Überblick über alle Arbeiten für die Aufrechterhaltung des Betriebs zu behalten. Genau diese Erfahrungen brachten ihn auf eine Idee, die er nun mit der App wowflow umsetzt.

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Ein System für alle Beteiligten

„Es gab natürlich Verwaltungssysteme, die aber nur von jenen Dienstleistern genutzt wurden, bei denen das vertraglich abgesichert war. Andere nutzten für die Kommunikation WhatsApp-Gruppen. Was, wann, wer, wem reported hat, war dadurch kaum nachvollziehbar“, erzählt Ivanis. Daraus sei für ihn klar geworden: Es brauche ein System, das von allen Beteiligten genutzt wird. „Das Prinzip von wowflow ist einfach erklärt: Ich sehe etwas. Ich nehme es auf – schriftlich und gegebenenfalls fotografisch. Ich delegiere es. Wenn der Task erledigt ist, bekomme ich einen Report, der wieder mit einem Foto kombiniert sein kann. Dazu gibt es dann eine Rating-Funktion“, erklärt der Gründer.

Management-Strukturen in der mehrsprachigen App

Dabei kann im System innerhalb einer dort abgebildeten Management- bzw. Hierarchie-Struktur weiterdelegiert werden. „Dadurch ist trotz des großen Umfangs bei bis zu mehreren Hundert involvierten Menschen, jeder Einzelne über die App mit einer überschaubaren Menge an Leuten in Kontakt“, sagt Ivanis. Damit will er sich von Produkten auf dem Markt abheben. Denn gängige Organisationstools wie Trello seien zwar für Bürokräfte, nicht aber für Haustechniker, Putzkräfte und Co. geeignet. Derzeit ist wowflow in Deutsch, Englisch, Serbokroatisch, Polnisch und bald auch Türkisch verfügbar und übersetzt Tasks auch automatisch. „Damit sind hierzulande mehr als 80 Prozent der relevanten Arbeitskräfte in der Muttersprache abgedeckt“, sagt Ivanis.

Dashboard für den Überblick

Die Usability sei aber nicht das einzige Verkaufsargument von wowflow. Punkten will der Gründer auch mit dem mit dem System verbundenen Dashboard (Desktop oder Tablet). „Ich bekomme damit etwa am Ende des Jahres eine detaillierte Aufstellung, aus der ich weitere Schlüsse ziehen kann“. Denn das Dashboard zeige dem Verwalter unter anderem, welche Dienstleister wie lange für welche Tasks gebraucht haben – inklusive Rating. „Das schafft eine viel bessere Vergleichbarkeit und hilft Verwaltern zudem, ihrer Dokumentationspflicht nachzukommen“, sagt Ivanis. Das spare nochmal weitere Zeit und ermögliche die Optimierung der operativen Kosten. Und das – geht es nach Ivanis – nicht nur im Facility Management.

Aus MyHausTechniker wurde wowflow

Über sein ursprüngliches Konzept ist er inzwischen nämlich weit hinaus. Begonnen hatte der Gründer bereits im Frühjahr 2018 mit der Vorgänger-App MyHausTechniker. Relativ bald kam nach einer Reihe von Hausverwaltungsunternehmen auch eine Putzerei-Kette als Kunde hinzu. „Das hat mir gezeigt, wie gut sich das System auf weitere Felder anwenden lässt. Da war mir klar: Ich muss raus aus meiner Immobilien-Blase“, erzählt Ivanis. Nicht nur Name und Zielgruppe haben sich danach geändert – das „Wow“ in wowflow steht übrigens für „Way of Work“. Es ist also „the way of workflow“, den Ivanis mit seiner „Lösung für analoge Teams, die in geographisch aufgeteilten Arbeitsbereichen tätig sind“, verändern will.

„Jeden Stein gedreht“

„Wir haben für die erste App super Feedback bekommen. Aber sie war noch nicht ausreichend skalierbar und auch die Usability war noch nicht optimal“, erzählt Ivanis. Seitdem habe man „jeden Stein gedreht“. Externes Kapital nahm man dafür übrigens nicht auf. „Ich habe WowFlow aus meiner Berater-Tätigkeit und den Umsätzen von MyHausTechniker finanziert“, erklärt der Gründer. Generell sei man einem Investment aber nicht abgeneigt. „Es muss aber startegisch sehr gut passen. Wir brauchen es prinzipiell nicht, aber es könnte uns weitere Türen öffnen“.

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Sobbatical-Founder Axel Menzel (c) Sobbatical

Egal ob ein Jugendzentrum in Estland, ein Sportclub in Bordeaux oder ein Eselheim auf Korfu, Freiwilligenarbeit kann vielfältig sein und wird vor allem eines: gebraucht. Laut Statistik Austria engagieren sich in Österreich knapp 50 Prozent aller Personen, die älter als 15 Jahre sind, in der Freiwilligenarbeit. Um die Arbeit vor allem international zu erleichtern, gibt es Plattformen, die vernetzen und dafür Geld verlangen. „Das ist eine milliardenschwere Industrie und das finde ich ganz, ganz schrecklich“, sagt Sobbatical-Founder Axel Menzel im brutkasten-Gespräch. Der gebürtige Deutsche möchte mit seiner Plattform Menschen kostenfrei zur Freiwilligenarbeit vermitteln. Dabei kommt Menzel aus einem ganz anderen Bereich.

„The sky was the limit“

Jede:r hat wohl noch den März 2020 im Kopf, als der damalige Bundeskanzler Sebastian Kurz den ersten Lockdown verkündete. Genau in dieser Zeit begann Menzel als Personalleiter bei Lieferando. „Essenslieferungen waren dann so eine Branche, die das Leben und vor allem die Gastronomie irgendwie noch in Gang gehalten haben“, erklärt der Wahl-Wiener und ergänzt: „The Sky was the limit. Wir haben mehrere Hundert Personen pro Monat eingestellt.“

Nach Covid ging es in die andere Richtung. „Dann hieß es Abbau“, sagt er. Schlussendlich wurde er als letzte Person seiner Abteilung 2025 gekündigt. Nach Jahren der Skalierung und eines darauffolgenden massiven Abbaus stellte sich für Menzel die Sinnfrage: „Warum das Ganze? Was bringt uns das als Gesellschaft?“ So kam er auf die Idee, Sobbatical zu gründen.

Das ist eine milliardenschwere Industrie. Und das finde ich ganz, ganz schrecklich.

Axel Menzel, CEO von Sobbatical

Freiwilligenarbeit zugänglich und leistbar machen

Menzels Idee der Vermittlung von Freiwilligenarbeit ist nicht neu. Was ihn aber von bisherigen Plattformen unterscheidet: Sein Dienst ist grundsätzlich kostenfrei. „Ich verdiene mit der Vermittlung und mit dem Angebot von Freiwilligenarbeit kein Geld. Sie soll zugänglich für alle und damit auch leistbar sein“, erklärt er. Auch eine Listung der Non-Profit-Organisationen auf der Plattform sei kostenlos. Insgesamt ist Sobbatical neben Deutschland und Österreich in 21 europäischen Ländern aktiv und versteht sich daher als internationaler Vermittler.

Er beschreibt seine Plattform als einen „One-Stop-Shop“ über Ländergrenzen hinweg. Von Unterkunfts- über Reise- bis zu Versicherungsfragen unterstütze Sobbatical die Voluntär:innen. „Wir arbeiten mit Servicepartnern wie z. B. einem Versicherungsbroker, mit einer Plattform für Unterkünfte und einer für Reisen zusammen“, erklärt Menzel.

Profitabel durch „Sobi“ und Corporate Volunteering

Sein Unternehmen möchte er mit einem KI-Assistenten rentabel gestalten. „Sobi“ kostet 59 Euro im Jahr und soll bei der Planung und Organisation der Freiwilligenarbeit helfen. „Du hast dann jemanden, der dich bei deinem ersten Gedanken wie z. B. ‚Was gibt es für mich denn Passendes?‘ über die konkrete Vorbereitung und darüber hinaus unterstützt“, erklärt Menzel.

Zudem möchte Sobbatical ab nächstem Jahr auch mit Unternehmen Umsatz generieren. Eine Zusammenarbeit mit der Wirtschaftsuniversität Wien soll die Wirkungsmessung von Corporate Volunteering digitalisieren und so die Messung des Social Return on Investment vereinfachen.

„Wir wollen messbar machen, welche gesellschaftliche Wirkung der ehrenamtliche Einsatz einer Belegschaft hat“, erklärt Menzel und nennt ein fiktives Beispiel: „Angenommen, ein Unternehmen stellt eine Mitarbeiterin für ein paar Tage für Freiwilligenarbeit frei, und das kostet 1.000 Euro. Dann soll man über uns sehen können, dass dieser Einsatz zum Beispiel einen gesellschaftlichen Mehrwert von 8.000 Euro geschaffen hat.“ Letzteres wird eben Social Return on Investment genannt.

Marktstart noch 2026 geplant

Die Webseite läuft bereits, die App befindet sich noch in der Beta-Version. Man kann sich als Testnutzer registrieren, der KI-Assistent funktioniert jedoch noch nicht. Menzel möchte aber sowohl die fertige Website als auch den digitalen Assistenten noch in diesem Quartal launchen. „Der virtuelle Assistent existiert schon, wir testen ihn gerade intensiv. Er soll erst dann für alle verfügbar sein, wenn er wirklich verlässlich weiterhilft“, erklärt er.

Sobbatical versucht, „das Maß an personenbezogenen Daten auf einem Minimum zu halten.“ Gespeichert würde nur, was für Vermittlung und Vorbereitung notwendig ist, wie etwa Staatsbürgerschaft oder Wohnland, um Einreisebestimmungen prüfen zu können. Die meisten personenbezogenen Daten würden direkt zwischen Non-Profit-Organisation und Volunteer ausgetauscht werden. 

Solange wie möglich „kein Venture Capital“

Sobbatical ist gebootstrappt und das soll sich auch in naher Zukunft nicht ändern. „Ich möchte kein Venture Capital aufnehmen, solange es möglich ist“, sagt Menzel, der aber auch einsieht, dass er für die weitere Entwicklung seiner Plattform noch mehr finanzielle Mittel benötigt. „Gerade, wenn es um die Entwicklung des Corporate-Volunteering-Angebots geht“, sagt Menzel. Daher sei er gerade auf der Suche nach passenden Förderungen.

Das für Startups wie Sobbatical übliche „Verified Social Enterprise-Label“ hat Menzel noch nicht angefragt. Im Individual Volunteering sieht er bislang keinen großen Mehrwert des Labels, weil viele Einzelpersonen von außerhalb Österreichs und sogar außerhalb Europas kommen würden. „Das Label ist vor allem hierzulande bekannt“, erklärt er. Da sich Sobbatical aber verstärkt im B2B-Bereich aufstellen möchte, „ist es in Zukunft eine Überlegung.“

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