27.07.2017

Wiener Stadtwerke: Chat-Dienst Grape für 9000 Mitarbeiter

Mit den Wiener Stadtwerken gewinnt das Wiener Startup Grape einen weiteren Großkunden. Die Pilotphase ist abgeschlossen, nun folgt der Rollout auf rund 9000 Mitarbeiter der elf Tochterunternehmen.
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Grape, TEC, WhatsAPP
(c) Grape - Die beiden Gründer Felix Häusler und Leo Fasbender möchten mit ihrer App Firmen-Chats erobern und können nun ein strategisches Investment vorweisen.

“Wir hatten einen Pilotversuch mit 50 Mitarbeitern geplant. Aber Grape funktioniert noch wesentlich besser, als wir erwartet hatten. Nach einem dreiviertel Jahr nutzen es bei uns bereits rund 500 Mitarbeiter”, erzählt Rainer Kegel, CIO der Wiener Stadtwerke. Bereits Mitte 2016 startete die Kooperation mit dem Wiener Startup Grape. Im Herbst begann dann das Pilotprojekt mit Mitarbeitern der elf Tochterunternehmen des Großkonzerns, der sich im Besitz der Stadt Wien befindet und zu dem unter anderem Wien Energie und die Wiener Linien gehören. Nun ist der Pilotversuch abgeschlossen. “Wie bei einem Großkonzern üblich, sind jetzt noch einige Nacharbeiten zu erledigen, aber dem geplanten Rollout auf 9000 Mitarbeiter steht nichts mehr im Wege”, sagt Kegel. In der Endausbaustufe sollen bis zu 15.000 Mitarbeiter des Konzerns den Chat-Dienst nutzen – das sind fast alle Angestellten.

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Sicherheit: Eigene Server statt Cloud

Grape erfreut sich bei Institutionen und Konzernen immer größerer Beliebtheit, weil es im Gegensatz zu vergleichbaren Chat-Diensten nicht Cloud-basierend ist. Bei den maßgeschneiderten Lösungen des Wiener Startups wird die Kommunikation auf den internen Servern des Kunden gespeichert. “Die Wahl Donald Trumps hat dieses Thema für Konzerne und Institutionen noch spannender gemacht”, sagt Grape Co-Founder und COO Leo Fasbender im Gespräch mit dem Brutkasten. Er erzählt von einem brisanten Fall: “In einem österreichischen Ministerium wurde ein sehr sicheres Mail-System eingeführt. Weil es aber mit vielen Passwortabfragen und Sicherheitschecks extrem kontraintuitiv ist, nutzen die Mitarbeiter für die interne Kommunikation nun hauptsächlich WhatsApp.” Vertrauliche Informationen lägen dadurch auf US-Servern des Mutterkonzerns Facebook. Dem Ministerium habe man natürlich ein Angebot unterbreitet, sagt Fasbender.

(c) Grape: Das Team

Natural Language Processing überzeugt

Für die Wiener Stadtwerke war natürlich nicht nur der Sicherheitsaspekt für die Wahl des Chat-Service ausschlaggebend. “Erstens fasst Grape die gesamte Projektkommunikation aus unterschiedlichen Kanälen zusammen. Man hat dadurch einen Überblick und das spart sehr viel Zeit”, erklärt Rainer Kegel. Zweitens habe ihn vor allem die Natural Language Processing-Technologie von Grape überzeugt, die aber gegenwärtig noch nicht implementiert sei. Das Tool filtert dabei automatisch relevante Informationen aus dem Chat heraus. “Wenn irgendwo in einer von unzähligen langen Mails am Tag ein ToDo steht, besteht die Gefahr, dass man es überliest. Grape filtert automatisch Task, Ort und Zeit heraus und und zeigt es einem an”, sagt Kegel. Den Grund dafür, dass schon während des Pilotversuchs so viele Mitarbeiter überzeugt wurden, sieht er in der Vereinfachung vieler Kommunikations-Vorgänge. “Es ist wie beim Smartphone. Zuerst konnten sich die meisten nicht vorstellen, das es einen großen Mehrwert bringt. Als es dann da war, wollten alle eines haben”, sagt Kegel.

“Zwei Drittel der weltweiten Großkonzerne betreiben ‘Kommunikation 1.0’. Sie nutzen zu 100 Prozent E-Mails. Aber jetzt gibt es eine Aufbruchsstimmung, die uns nutzt”

Fokus auf den deutschen Markt

Die Kooperation bedeutet für Grape einen weiteren großen Schritt. Andere Großunternehmen wie etwa die Austria Presse Agentur (APA) nutzen den Dienst bereits seit einiger Zeit. “Zwei Drittel der weltweiten Großkonzerne betreiben ‘Kommunikation 1.0’. Sie nutzen zu 100 Prozent E-Mails. Aber jetzt gibt es eine Aufbruchsstimmung, die uns nutzt”, sagt Leo Fasbender. Man habe derzeit mit einigen weiteren Großkunden Pilotprojekte laufen. Bei ein paar sei man bald soweit, mehr kommunizieren zu können. “In Österreich sind wir jetzt schon sehr gut ausgebreitet. Nun fokussieren wir stark auf den deutschen Markt”, sagt der Grape-Co-Founder. Mit zwei international Tätigen deutschen Anwaltskanzleien habe man etwa bereits Projekte. Gespräche führe man derzeit auch mit zwei deutschen Krankenhäusern.

Fünf große Verticals

“Im Health Care-Sektor sehen wir sehr großes Potenzial. Die Implementierung ist aber bei den vorhandenen Strukturen sehr kompliziert”, sagt Fasbender dazu. Den Gesundheitbereich macht er als einen von fünf entscheidenden Verticals für Grape aus. Dazu kommen Utility-Unternehmen wie die Wiener Stadtwerke, Firmen im Rechtsbereich, wie die genannten Anwaltskanzleien und Medien-Unternehmen wie die APA. Besonders viel Potenzial sieht Fasbender aber im fünften Vertical, der öffentlichen Verwaltung. Das oben genannte Ministerium sei dabei nur ein Beispiel. “Es gibt hier insgesamt ein riesiges Einsparungspotenzial durch Zeitersparnis, das natürlich auch für den Steuerzahler relevant ist”, erklärt er. Auch in diesem Bereich gebe es bereits Pilotprojekte und Gespräche.

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Andreas Buchta-Kadanka, stellvertretender Sektionsleiter in der Sektion III - öffentlicher Dienst und Verwaltungsinnovation, Leitung der Gruppe III/C (c) BMKÖS 2024

Sie ist ein Trainingslager für Innovation. Sie steht für Wertschätzung und Anerkennung und hebt die Arbeit von Innovator:innen ins Rampenlicht. Und sie zeigt, wie gut sich Innovation hands-on umsetzen lässt. Die Rede ist von der Innovate 2024 – der jährlich stattfindenden Innovationskonferenz des öffentlichen Sektors.

Am 28. November 2024 dreht sich auf der Konferenz für Verwaltungsinnovation alles um die nächste Generation: “nextGen – Wer gestaltet die Zukunft der Verwaltung?” ist das Motto, unter dem diskutiert, gebrainstormed, vernetzt und gemeinsam gestaltet wird.

Im Vorfeld dazu haben wir mit Andreas Buchta-Kadanka gesprochen – tätig in der Sektion III – öffentlicher Dienst und Verwaltungsinnovation, Leitung der Gruppe III/C, die sich unter anderem mit dem wirkungsorientierten und innovativen Verwaltungsmanagement befasst.

Im Interview mit brutkasten erwähnt er einige Aspekte, warum die “nextGen” in das Rampenlicht der Verwaltungsinnovation gehört und wie es jungen Menschen gelingen kann, den öffentlichen Sektor zu transformieren.


brutkasten: Sehr geehrter Herr Buchta-Kadanka, letztes Jahr hat die Verwaltungsinnovation ihr 100-jähriges Jubiläum gefeiert. Mit welchen Erkenntnissen startet die Verwaltung nun in das nächste Jahrhundert?

Andreas Buchta-Kadanka: Ich glaube, die vielleicht charakteristischste Entwicklung der letzten 100 Jahre war der Wandel von einem Durchsetzen der Obrigkeit hin zu einer immer stärker bürgerzentrierten Verwaltung. Der Dienstleistungsgedanke hat sich sehr stark durchgesetzt. Die Verwaltung ist Dienstleister der Bevölkerung. Und die Bevölkerung nimmt das Verwaltungshandeln nicht einfach hin, sondern verdient Transparenz, Erklärung und das proaktive Beseitigen von Widersprüchen. Diese Entwicklung ist eine entscheidende in unserer Geschichte.

Welche Herausforderungen muss sich die Verwaltung angesichts dessen stellen?

Ich glaube, eine wesentliche Challenge für die Verwaltung und das Regieren generell ist die schnellere Taktzahl, die höhere Geschwindigkeit unseres Apparates. Das beginnt schon bei der Erwartungshaltung von Bürger:innen: Wir versuchen, Transparenz und Schnelligkeit so gut es geht in unser Handeln zu integrieren. Das optimieren wir auch kontinuierlich, wie internationales Benchmarking zeigt.

Das heißt: Je schneller die Verwaltung reagiert, desto besser?

Jein. Ich würde sagen, so korrekt und schnell wie möglich. Grundsätzlich besteht die mediale Erwartungshaltung, dass zu verwaltungspolitischen Themen sehr schnell Stellung genommen wird. Sei es durch Politiker:innen oder durch die Verwaltung selbst. Diese Schnelligkeit ist zumindest meiner Meinung nach eine der größten Herausforderungen: Schnell und korrekt reagieren und bei all der Schnelligkeit Qualität zu sichern. Gerade dafür wollen wir auf innovative Lösungen der nextGen setzen.

Inwiefern könnte diese Umsetzung aussehen?

Konkret geht es darum, abzuwägen: Wie schnell müssen wir sein, was wollen wir transformieren oder digitalisieren und wie machen wir das richtig. Wir wollen schlechte Prozesse nicht einfach digital machen, sondern digitalisieren und optimieren. Wir wollen “Arbeit” anders denken und technologische Vorteile mitnehmen.

Inwiefern glauben Sie, dass Ihnen die diesjährige Innovate Antworten auf diese Fragen liefert?

Ganz klar ist es der Austausch und die Inspiration voneinander. Das physische Zusammenbringen von Innovator:innen aus Wirtschaft, Wissenschaft, der Zivilgesellschaft und Verwaltung. Das Lernen voneinander, das Bilden eines Netzwerkes. Das sind Dinge, die man nicht rein online oder bilateral macht. Dafür braucht es Veranstaltungen wie die Innovate.

Wie passieren Fortschritt und Innovation?

Ich bin davon überzeugt, Innovation passiert vor allem aufgrund des informellen Austausches. Netzwerken ist etwas Persönliches. Inspiration und das Diskutieren darüber, was funktioniert und was nicht, das hat eine ganz starke zwischenmenschliche Komponente. Und diese Art von Innovation braucht keinen Frontalvortrag und keine Jubelbroschüre, sondern persönlichen Austausch.

Der persönliche Austausch soll dieses Jahr ja vor allem mit der nextGen – also der nächsten Generation – passieren. Was will die diesjährige Innovate damit bewirken?

Für uns ist das ein sehr naheliegendes Thema. Wir stehen vor massiven demografischen Umwälzungen. In den nächsten 13 Jahren werden 44 Prozent des Personals in der Verwaltung in Pension gehen. Fachkräfte am Arbeitsmarkt sind ja ohnehin schon gefragt. Es besteht bei uns großer Rekrutierungsbedarf.

Inwiefern könnte die Verwaltung mit der Pensionswelle umgehen?

Indem wir weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber sind und unsere Stellung kontinuierlich verbessern. Auf der Nachfrageseite, aber auch für unser bestehendes Personal. Wir wollen für den Bund begeistern und personalwirtschaftliche Themen sehr stark mit dem Innovationsaspekt verbinden. Wir schauen stark darauf, Innovation nicht nur in klassischen personellen Disziplinen wie Bezahlung, Arbeitszeit und New Work zu verankern. Wir stellen als Arbeitgeber auch sicher, unser Personal aktiv in den Innovationsprozess einzubinden und generationenübergreifende Bedürfnisse zu erfüllen. Und dafür bietet die Innovate eine hervorragende Bühne.

Das heißt, auf der Innovate können Teilnehmende die Verwaltung aktiv mitgestalten?

Ganz richtig. Innovation heißt, wir sind für alle Ideen offen und wollen das auch im Personalkontext fördern. Bei der diesjährigen Innovate geht es deshalb primär um das Thema demografischer Wandel, Wissensmanagement, Recruiting und Führung. Unser Schwerpunkt ist die nextGen – und wir befassen uns intensiv damit, wie man altes Wissen sichern, weitergeben und mit den gegenwärtig verfügbaren Mitteln (Stand der Technik) aufbereiten kann.

Das klingt nach einem sehr universellen Thema.

In der Tat. Wir decken damit nicht nur die Bedürfnisse der Verwaltungscommunity, sondern auch jene der Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Wir wissen, dass Wissenstransfer und Modernisierung nicht nur Herausforderungen in unserem Feld sind, sondern sektorenübergreifend stattfinden müssen.

Welche Themenbereiche rücken zukünftig noch weiter ins Zentrum?

Ein ganz wichtiges Thema, mit dem wir uns dieses Jahr auch befassen, ist die Sinnhaftigkeit im Arbeiten. Diese Komponente ist gerade für die nextGen besonders wichtig. Junge Menschen wollen in ihrem Wirken die Möglichkeit haben, einen nachhaltigen Beitrag für Österreich und die Gesellschaft leisten zu können- und das tun sie bei der Verwaltung.

Wo braucht es besonderen Innovationsbedarf?

Kompetenzen und Skills ständig ändern. Wir wissen, Kompetenzorientierung ist auch auf europäischer Ebene ein großes Thema. Da gilt es, heute schon die Kompetenzfelder von morgen ausfindig zu machen und Entwicklungen bestmöglich zu antizipieren. Denn wenn wir jetzt falsch ausbilden oder schlecht rekrutieren, sind wir auch schlecht für die Zukunft aufgestellt.

So ganz Hals über Kopf darf man sich allerdings nicht ins Wasser stürzen. Gerade in der Verwaltung ist es uns sehr wichtig, das Vertrauen der Bürger:innen zu halten und nicht durch zu riskante Neuerung zu verspielen. Sei es in puncto Datenschutz, Rechtsstaatlichkeit, Rechtssicherheit, Fairness oder Gleichbehandlung. Wenn man in diesen Bereichen schlechte Produkte produziert, kann das Vertrauen der Bevölkerung erodieren.

Das heißt, lieber langsam und sicher als zu schnell und zu riskant?

Das Vertrauen in Institutionen ist ein derzeit sehr wichtiges Thema. Insofern muss man sich bei innovativen Prozessen als Staat schon etwas vorsichtiger und mit klaren Guidelines – auch aus ethischer Sicht – bewegen. Als konkretes Beispiel der Einsatz von KI: Wenn ich auf meiner Spotify-Playlist einen unpassenden Vorschlag erhalte, ist das etwas anderes, als wenn das bei einem Gerichtsurteil der Fall wäre – das hat eine ganz andere Dramatik.

Welche Highlights bietet die Innovate dieses Jahr?

Die Innovate soll ja nicht nur so heißen, sondern auch so sein, dass wir nicht nur Vorträge halten, sondern auch ein gestaltendes Element einbringen. Wir haben dafür heuer ein neues Format: Den sogenannten Innovate Sprint, einen interaktiven Workshop, der sich mit dem Thema nexGen & Verwaltung befasst.

Und beim Innovate Sprint können Teilnehmende aktiv “mit sprinten”?

Genau. Der Innovate Sprint ist ein Workshop-Format, bei dem Teilnehmer:innen in interdisziplinäre Teams aufgeteilt werden. So kommen viele unterschiedliche Hintergründe und Perspektiven zusammen. Die Teams entwickeln dann je eine Idee, die mit künstlicher Intelligenz visualisiert wird. Über die beste Idee wird dann im Zuge der Innovate und mit unserer Verwaltungs-Community abgestimmt und der Sieger wird prämiert.

Was bekommen die Sieger:innen des Innovate Sprint?

Die Siegergruppe wird die Möglichkeit haben, mit uns nächstes Jahr zum Creative Bureaucracy Festival nach Berlin zu fahren. Das ist eines der weltweit größten Veranstaltungen im Bereich der Verwaltungsinnovation.

Das klingt nach einem tollen Siegerpreis! Und nach einem großen Mehrwert für die Verwaltung Österreichs.

Die Teilnehmer:innen der Innovate Sprint können mit ihren Ideen Einiges bewirken. Wichtig ist uns dabei auch, dass wir als wertbasierte Verwaltung das Vertrauen in staatliche Strukturen aufrechterhalten. Das ist eine unserer Kernfunktionen.

Warum ist gerade die Innovate der richtige Ort, um diesen gemeinsamen Fortschritt zu erzielen?

Die Innovate ist wie ein Trainingslager: Natürlich kann ich meinen Sport alleine betreiben und ich kann darin alleine besser werden. Aber ich finde, es ist das Mindeste, einmal im Jahr gemeinsam zu “trainieren”, sich auszutauschen und sich gemeinsam auf zukünftige Challenges vorzubereiten.

Die Innovate ist also quasi ein Trainingslager für die Zukunft der Verwaltung?

Nicht nur: Die Innovate stellt alle, die über das Jahr an Innovation, Sicherheit und digitalem Fortschritt arbeiten, ins Rampenlicht. Die Innovate ist auch ein Stück weit ein Dankeschön für all die Arbeit, die geleistet wird. Und sie zeigt, dass tolle Konferenzen nicht nur etwas für die Privatwirtschaft sind, sondern dass es innovatives Denken und gemeinsames Schaffen auch im Bundeskontext gibt.

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