22.12.2023

Wie intelligentes Ausgabenmanagement KMU und Startups voranbringt

Gastbeitrag. Das Berliner FinTech moss hat eine Reihe an Tools für das Ausgabenmanagement und die Buchhaltung entwickelt. Für den brutkasten erläutern die Expert:innen, welche Vorteile dadurch für KMU und Startups entstehen.
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Ein wirtschaftlicher Abschwung erfordert mehr Disziplin in allen Bereichen eines Unternehmens, von der Personalbeschaffung bis hin zu Marketing und Verkauf. Aber wohl keine Abteilung spürt den Druck mehr als die Finanzabteilung. In den letzten Jahren hat dies dazu geführt, dass Ausgaben und Budgetierung noch genauer unter die Lupe genommen wurden.

Eine neue Generation intelligenter Ausgabenmanagement-Tools bietet funktionsübergreifende Funktionen, mit denen Startups und KMU ihre Kosten besser kontrollieren können. Dies bietet eine hervorragende Gelegenheit, eine Reihe interner Finanzprozesse zu rationalisieren und gleichzeitig wertvolle Zeit und Geld zu sparen.

Traditionelle Aufgaben bleiben natürlich weiterhin ein wichtiger Teil, wobei sich der Fokus, laut einer von IDC durchgeführten Studie unter Finanzfachleuten, sehr auf die strategische Entscheidungsfindung und die Anpassung der allgemeinen Finanz- und Buchhaltungsstruktur verlegt.

Kontrolle über die Ausgaben erlangen

Mit der zunehmenden Komplexität von Unternehmen steigen auch deren Kosten. Die Finanzteams sehen sich mit einem Gewirr von Transaktionen konfrontiert, die über verschiedene Abteilungen, Projekte, Zeiträume und Konten verteilt sind. Dies wirft alle möglichen Probleme bei der Budgetierung, dem Abgleich und dem Monatsabschluss auf.

Ausgabenmanagement-Tools lösen dieses Problem an mehreren Fronten. Intelligente Unternehmenskarten können für bestimmte Abteilungen, Projekte oder sogar Mitarbeiter ausgegeben werden. Für jede Karte können benutzerdefinierte Budgets, Ausgaberegeln und Genehmigungsabläufe für Ausgaben festgelegt werden. Unternehmen erhalten eine direkte Kontrolle darüber, wie viel Geld ausgegeben wird und wohin es fließt, wodurch eine große Unsicherheit in den Geschäftsplanungsprozessen beseitigt wird.

Automatisierte Finanztools sind ein Helfer, keine Bedrohung

Intelligente Software für das Ausgabenmanagement ermöglicht es den Finanzteams, einen Teil ihres Arbeitsaufwands mithilfe von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz zu automatisieren oder teilzuautomatisieren. Das spart Zeit und Geld.

Dies hat natürlich zu Befürchtungen hinsichtlich der Datensicherheit und der Überflüssigkeit von Arbeitsplätzen im Finanzwesen beigetragen. Aber automatisierte Finanztools sind perfekt geeignet, die Aufgaben im Finanzwesen zu verbessern, nicht zu ersetzen. So schätzt Pay UK, dass KMU durchschnittlich 3,4 Stunden pro Woche mit dem manuellen Abgleich von Zahlungen verbringen. Genau bei diesen sich wiederholenden Aufgaben ist die Automatisierung die beste Lösung – automatisierte Systeme sind nicht nur schneller, sondern auch viel genauer.

Bessere Entscheidungsfindung

Die Fülle an Daten, die von intelligenten Ausgabenmanagement-Tools bereitgestellt werden, ist für die Entwicklung besserer finanzieller Erkenntnisse unerlässlich. Die Ausgaben können nach Karten, Projekten oder einzelnen Budgetposten verfolgt und über eine direkte Integration in die Buchhaltungssoftware eingespeist werden. Dies ist ein großer Fortschritt gegenüber herkömmlichen Zahlungsmethoden, bei denen es keine detaillierten Ausgabendaten in Echtzeit gibt.


Moss hat eine Reihe von Tools für das Ausgabenmanagement und die Buchhaltung entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen und ihrer Finanzteams zugeschnitten sind. Wir helfen Unternehmen, ihre Arbeitsbelastung im Finanzwesen zu reduzieren, ihre finanzielle Entscheidungsfindung zu verbessern und Zeit für wertvollere Aufgaben zu gewinnen.

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Alexander Pöllmann, Director IT & Digital bei der Viessmann Generations Group, und Michael Maier, Director Austria von iteratec (v.l.) | (c) iteratec / beigestellt

Es war eine der bemerkenswertesten Transformationen der deutschen Industrie: 2023 verkaufte Viessmann sein Kerngeschäft, die Klimasparte Viessmann Climate Solutions, für zwölf Milliarden Euro an den US-Konzern Carrier (brutkasten berichtete). Seit Anfang 2024 agiert das Familienunternehmen als Unternehmensgruppe, die aus Deutschland ein globales industrielles Beteiligungsportfolio steuert. Und dieses Kernteam soll nun KI-nativ werden: Gemeinsam mit dem Technologieunternehmen iteratec baut Viessmann ein Multi-Agenten-System, das die Mitarbeiter:innen zu “Buildern von Agenten” verändert.

Vom Heizungsbauer zum langfristigen Unternehmensentwickler  

Das reinvestierte Kapital floss vor allem in industrielle Mittelständler mit Fokus auf nachhaltige Energietransformation: von Grid-Infrastruktur über Fernwärme- und Kühlungslösungen bis zu Kühlhäusern. Dazu zählt etwa die isoplus-Gruppe, ein Hersteller von Nah- und Fernwärmeleitungen mit großen Standorten in Österreich. Über Minderheitsbeteiligungen ist Viessmann außerdem unter anderem an Encavis sowie am Software-Unternehmen AMCS beteiligt, das Emissionen in der Recycling- und Abfallwirtschaft reduzieren soll. 

Beim Thema KI unterscheidet Pöllmann klar zwischen zwei Ebenen: „Wenn wir auf unsere Partner schauen, ist der Kerntreiber klassischerweise Effizienz, also Use Cases entlang der Wertschöpfungskette, um Top- oder Bottom-Line-Potenziale einzusammeln. Auf Ebene des Viessmann-Teams schauen wir viel stärker auf Effektivität: Wie können wir noch bessere Investmententscheidungen treffen und unsere zentrale Entscheidungsqualität maßgeblich erhöhen?“ 

Deal-Screening statt Deal-Sourcing 

Genau das sei allerdings die schwierigere Disziplin, so Pöllmann: „Effizienz-Use-Cases sind aus unserer Sicht häufig leichter, als die Qualität zu erhöhen. KI tendiert in ihrer ursprünglichsten Natur dazu, lieber zu halluzinieren und ungenau zu sein, als eine sehr klare Antwort auf die Frage zu geben: Sollte ich dieses Investment tätigen oder lieber nicht? Welche Risiken habe ich noch nicht gesehen?“ Dies bedingt vor allem den ganzen Kontext einer Transaktion zu kennen. 

Konkret setzt das Multi-Agenten-System deshalb dort an, wo Präzision zählt: beim Screening. Es gehe nicht darum, Deals zu sourcen, betont Pöllmann, sondern den Prozess „Ist ein Deal für uns wirklich relevant?“ deutlich zu verkürzen. Ein Letter of Intent könne so viel schneller analysiert und daraus ein Investmentmemo gebaut werden, angereichert mit weiteren Quellen. 

Dass das Viessmann-Team das System selbst baut, statt auf eine Fertiglösung zu setzen, ist für Pöllmann eine Grundsatzentscheidung: „Wir wollen die Governance in der eigenen Hand haben, aber auch den Prozess, wie wir zu Entscheidungen kommen.“ Fertige KI-Finanzlösungen von der Stange würden der Organisation wenig bringen: „Das ist zwar alles nett und funktioniert auch schnell, aber nicht in der Qualität, wie wir sie erwarten.“ 

Jede:r Mitarbeiter:in wird zum „Builder“ 

Der vielleicht radikalste Teil des Ansatzes: Alle Mitarbeiter:innen der Viessmann Generations Group sollen befähigt werden, selbst KI-Agenten zu bauen. Der Prozess dahinter ist mehrstufig: Ein Intake-Agent nimmt die Idee auf und schärft sie, ein Specification-Agent zieht anschließend das nötige Fachwissen aus den Mitarbeiter:innen heraus und gibt erst ab einem bestimmten Confidence Score grünes Licht. Danach erstellt ein weiterer Agent, der sogenannte Agent-Builder, den fertigen KI-Kollegen. 

Gestartet wurde Ende Jänner mit einem „Hypersprint“, die ersten Prozessagenten gingen im Frühjahr live. „Es ist schon verrückt, was wir in der Zeit entwickelt haben“, sagt Pöllmann. Die größte Herausforderung sei dabei nicht die Technologie: „Die Herausforderung ist wirklich, das Wissen der Kolleg:innen “freizulegen” und die Leute, die verantwortlich sind, in die Verantwortung zu bekommen. So können wir dann gemeinsam den Input, den wir brauchen, identifizieren, um daraus vernünftige Agenten mit hoher Output-Qualität zu bauen.“ 

„Die Rolle des Menschen in der KI-Transformation wird maßgeblich“ 

Bei aller Automatisierung bleibt die Verantwortung beim Menschen, stellt Pöllmann klar: „Am Ende braucht es immer einen Verantwortlichen, und das kann nicht die Maschine sein. Dadurch wird vor allem die Rolle des Menschen in der KI-Transformation maßgeblich gestärkt.“ Wer einen Agenten verantwortet, müsse dessen Ergebnisse kontrollieren, ihn testen und etwa bei der Abkündigung eines KI-Modells nachjustieren. „Damit bekommt jeder in gewisser Weise eine Führungsaufgabe“, so Pöllmann. 

Um den Rollenwandel greifbar zu machen, ließ Viessmann die Mitarbeiter:innen ein eigenes „Role Canvas“ ausfüllen: Was bleibt an Verantwortung beim Menschen, wenn KI-Agenten übernehmen? Das habe viel Verständnis für die Transformation geschaffen, auch bei jenen, deren Berufsbild sich am stärksten verändert. Denn das klassische Profil eines Investmentbankers werde sich fundamental drehen, so Pöllmann. Die Betroffenen hätten das Thema allerdings „sehr gut aufgeschnappt und zeigen große Begeisterung dafür“. 

iteratec: „Die Unschärfe reduzieren“ 

Auf der Umsetzungsseite steht mit iteratec ein Software-Dienstleister, der seit 30 Jahren Individualsoftware entwickelt und sich zunehmend auf KI-Transformation fokussiert. „Unser eigenes Geschäft ändert sich aktuell selbst radikal aufgrund von KI“, sagt Michael Maier, Director Austria von iteratec. Das Unternehmen setzt Multi-Agenten-Projekte unter anderem bei Banken um und hat mit dem Recycling-Konzern Ragn-Sells ein neues Recyclingverfahren auf Basis KI-gestützter Materialanalysen entwickelt. Das Viessmann-Projekt sei „mitunter eines der spannendsten, das wir gerade machen dürfen“, so Maier: „Das nimmt sicher eine Vorreiterrolle ein.“ 

Die Kunst liege darin, schnell voranzukommen und trotzdem verlässliche Resultate zu liefern: „Du musst die Unschärfe so weit reduzieren, dass du dort, wo es wichtig ist, belastbare Ergebnisse hast, mit denen du arbeiten kannst“, sagt Maier. Viessmann kam über einen klassischen Anbieterauswahlprozess zu iteratec. Ausschlaggebend sei das Team gewesen, so Pöllmann: „Ein sehr professionell aufgestelltes Team mit High-End-AI-Capabilities. Die Entwickler sind fast AI-native unterwegs.” 

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