11.07.2022

Von Wachstumsschmerzen und Insellösungen – Der Weg zu einer professionellen Organisation

Im ersten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über den Weg zu einer professionellen Organisation.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Es sind zumeist Insellösungen: E-Mails werden in Google verwaltet, Rechnungen in Word geschrieben, Timereports – wenn überhaupt – in einer Excel-Liste, ein Marketing-Tool, eine Buchhaltungssoftware,… All diese Tools und Programme greifen selten ineinander. Sie sind eben Inseln. Das ist in der ersten Phase, bei der Unternehmensgründung durchaus verständlich und legitim, dass nicht der Fokus auf perfekte Prozesse und eine harmonische Organisation gelegt wird. Aber mit dem Wachstum wachsen auch die Herausforderungen an die Organisation. Es kommt zu echten Wachstumsschmerzen und die fehlende Professionalisierung kann sich zu einem Wachstumshemmnis entwickeln. Nur, wann zahlt es sich aus, Prozesse zu digitalisieren und über- und ineinandergreifende Lösungen zu entwickeln? Die Managementtheorie sagt, dass ein Manager fünf bis sieben Mitarbeiter unmittelbar führen kann. Und in dieser Größenordnung empfehle ich auch Startups, an das Thema heranzugehen.

Bei fünf, oder eventuell noch bei zehn Mitarbeiter, funktioniert die Kommunikation nicht mehr so einfach via Mail, Telefon oder WhatsApp. Der Überblick, wer woran arbeitet ist nicht mehr gegeben. Es ist Zeit, sich über Prozesse Gedanken zu machen und den „Schmerz der Umstellung“ von einem System, das „doch eh so funktioniert“ überwindet. Warum? Weil das Potenzial und die Effizienz von digitalisierten Prozessen ungleich mehr bringt als die zeitliche und finanzielle Investition in die Umstellung. Ja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier, der gerne an „Altem“ nicht mal an „Bewährtem“ hängt. In der Praxis zeigt sich ein häufiger Fehler, nämlich der Gedanke bestehende Systeme zu ersetzen. Ich empfehle sich von den bestehenden Systemen und Inseln zu befreien und seine Fühler für ein neues System auszustrecken, diese Reise wird viele neue Inputs und Möglichkeiten bringen. Vielmehr gilt es, Prozesse anzusehen und klar innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette zu priorisieren.

Geschäftsfälle in einem Tool abbilden

Meine Empfehlung: in einem Vorprojekt die Geschäftsfälle aufzuzeigen und in einem Tool abzubilden. Hier wird am besten sichtbar, was alles möglich ist und der Mehrwert wird klar. Wieviel Geld kann eingespart werden, wo können der Aufwand und der Einsatz minimiert werden, die Mitarbeiter, der Unternehmer selbst freigespielt werden, um sich seinen eigentlichen Aufgaben zu widmen? Im Salesprozess, bei der Rechnungslegung, im Projektmanagement mit einem Ticketsystem, im HR-Bereich, bei der Zeiterfassung, in der Supply-Chain oder der Lagerung.

Empfehlenswert ist, sich im ersten Schritt auf die Standards zu konzentrieren und nicht an komplexen Speziallösungen zu kiefeln. Denn die Standards sind zumeist 80 Prozent der Prozesse. Und 80 Prozent zu digitalisieren, zu professionalisieren ist ein enormer Schritt Richtung Wertschöpfung und Wachstum – mit einem agilen System, das mit dem Unternehmen und den Anforderungen mitwächst. Mit 80 Prozent digitalisierten Prozessen zählt man in Österreich zu den digitalen Champions.  

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Anforderungsanalyse und Auswahl des Tools


COO-Talk mit Stefan Wailand und Andreas Kogler

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Die Dæly-Gründer v.l.: Paul Truffner, Florian Ritter und Alexander Walliser | (c) Dæly
Die Dæly-Gründer v.l.: Paul Truffner, Florian Ritter und Alexander Walliser | (c) Dæly

„Es ist so ein bisschen der iPhone-Moment für das Familien-Whiteboard“, sagt Florian Ritter, Co-Founder des Grazer Startups Dæly, im Gespräch mit brutkasten. Gemeinsam mit Paul Truffner und Alexander Walliser hat der 26-Jährige ein digitales Wandgerät entwickelt, das die traditionelle Zettelwirtschaft in Haushalten ersetzen soll. Der 15,6 Zoll große Touchscreen fungiert als zentrales Organisationsmedium und soll verstreute Kalender, Einkaufslisten und To-Do-Anwendungen vereinen.

Die Organisation in vielen Familien sei nämlich auf bis zu acht verschiedene, teils digitale und teils analoge Werkzeuge verteilt, erklärt Ritter. Kinder besäßen oft noch kein Smartphone, weshalb Eltern Termine zwar digital im Google- oder Apple-Kalender pflegten, parallel aber einen analogen Wandkalender führten, damit der Nachwuchs sehe, wann etwa das Fußballtraining stattfinde. Diese fragmentierte Organisation führe zu mangelndem Überblick, ständigen Missverständnissen und Koordinationsstress im Alltag.

„Wir bringen diese ganzen Tools in ein einziges System“

Um Abhilfe zu schaffen, führt das System verschiedene Datenquellen zusammen. „Wir bringen diese ganzen Tools in ein einziges System, das für alle funktioniert“, erläutert Ritter. Die Gründer haben das Gerät systemagnostisch aufgebaut, sodass Nutzer Google-, Outlook- oder Apple-Kalender synchronisieren können. Dies löse ein häufiges Problem in Partnerschaften, in denen die Beteiligten oft unterschiedliche Kalendersysteme nutzten. Über eine kostenlose Begleit-App für iOS und Android lassen sich Einträge auch von unterwegs verwalten.

Neben der Terminplanung bietet das Gerät eine Aufgabenverwaltung, ein Punktesystem für Kinder sowie eine Einkaufs- und Essensplanung. Für Ritter ist klar: „Unser Ziel ist es, das beste Familienhaushalts-Managementsystem zu bauen, das es gibt.“ Die kontinuierliche Weiterentwicklung erfolge auf Basis des Feedbacks einer engagierten Nutzerschaft, wobei das System Software-Updates automatisch und kostenfrei aufspiele.

Hardware-Entwicklung ohne Investorengelder

Im konkreten Segment, in dem es mehrere internationale Player gibt, ist man bereits Marktführer im DACH-Raum. „Wir sind bereits bei mehreren Tausend Familien im Einsatz“, sagt Ritter. Dabei setzt so ein Hardware-Startup bekanntlich eine stabile finanzielle Basis voraus. Hier unterscheidet sich der Weg des Unternehmens von einigen im Technologiesektor üblichen Mustern: Dæly ist vollständig eigenfinanziert und bereits profitabel. Für die Entwicklung und den Start investierten die Gründer einen sechsstelligen Betrag aus eigenen Mitteln, die sie unter anderem durch ihr bestehendes E-Commerce-Unternehmen „Tassenliebling“ erwirtschaftet hatten. Der weitere Aufbau erfolge primär über eine Vorbestellungskampagne sowie den laufenden operativen Cashflow. „Wir können das richtig gut aus dem eigenen Cashflow heraus stemmen“, sagt Ritter.

Er sieht in diesem „Finance Based Scaling“ eine zentrale Stärke des jungen Unternehmens. Auf Risikokapital wolle das Team vorerst verzichten, um die Unabhängigkeit zu wahren. Die Bildschirme lässt das Startup wie branchenüblich in China fertigen. Ritter räumt dabei ein, dass eine Produktion in Europa wünschenswert wäre, dass jedoch die Kosten für das Endgerät, das aktuell 300 Euro kostet, massiv steigern würde.

Fokus auf den DACH-Raum und europäische Sicherheitsstandards

Trotz der Hardware-Fertigung in Asien legt das Unternehmen großen Wert auf europäische Sicherheitsstandards. Ein zentraler Aspekt des Produkts ist die bewusste Abgrenzung von US-amerikanischen Cloud-Diensten. Um die Privatsphäre der Familien zu schützen, betreibt das Unternehmen seine Server ausschließlich in Deutschland. Synchronisierte Kalenderdaten speichert das System laut Herstellerangaben nicht zwischen. Die technische Infrastruktur verzichtet bei der Datenspeicherung auf US-Anbieter wie Google Firebase, um die Einhaltung der DSGVO und europäischer Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Beim physischen Produkt setzt das Startup auf Nachhaltigkeit: Das Gerät verfügt über keinen Akku. Ritter begründet dies mit der höheren Energieeffizienz eines direkten Stromanschlusses und dem Umweltschutz durch die Vermeidung seltener Rohstoffe. Der feste Standort an der Steckdose sichere, dass das Gerät stets für alle Familienmitglieder auffindbar bleibe. In den kommenden Monaten liege der strategische Fokus des Teams ganz auf dem DACH-Markt. Eine weitere geografische Expansion behalte man sich für einen späteren Zeitpunkt vor.

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