11.07.2022

Von Wachstumsschmerzen und Insellösungen – Der Weg zu einer professionellen Organisation

Im ersten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über den Weg zu einer professionellen Organisation.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Es sind zumeist Insellösungen: E-Mails werden in Google verwaltet, Rechnungen in Word geschrieben, Timereports – wenn überhaupt – in einer Excel-Liste, ein Marketing-Tool, eine Buchhaltungssoftware,… All diese Tools und Programme greifen selten ineinander. Sie sind eben Inseln. Das ist in der ersten Phase, bei der Unternehmensgründung durchaus verständlich und legitim, dass nicht der Fokus auf perfekte Prozesse und eine harmonische Organisation gelegt wird. Aber mit dem Wachstum wachsen auch die Herausforderungen an die Organisation. Es kommt zu echten Wachstumsschmerzen und die fehlende Professionalisierung kann sich zu einem Wachstumshemmnis entwickeln. Nur, wann zahlt es sich aus, Prozesse zu digitalisieren und über- und ineinandergreifende Lösungen zu entwickeln? Die Managementtheorie sagt, dass ein Manager fünf bis sieben Mitarbeiter unmittelbar führen kann. Und in dieser Größenordnung empfehle ich auch Startups, an das Thema heranzugehen.

Bei fünf, oder eventuell noch bei zehn Mitarbeiter, funktioniert die Kommunikation nicht mehr so einfach via Mail, Telefon oder WhatsApp. Der Überblick, wer woran arbeitet ist nicht mehr gegeben. Es ist Zeit, sich über Prozesse Gedanken zu machen und den „Schmerz der Umstellung“ von einem System, das „doch eh so funktioniert“ überwindet. Warum? Weil das Potenzial und die Effizienz von digitalisierten Prozessen ungleich mehr bringt als die zeitliche und finanzielle Investition in die Umstellung. Ja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier, der gerne an „Altem“ nicht mal an „Bewährtem“ hängt. In der Praxis zeigt sich ein häufiger Fehler, nämlich der Gedanke bestehende Systeme zu ersetzen. Ich empfehle sich von den bestehenden Systemen und Inseln zu befreien und seine Fühler für ein neues System auszustrecken, diese Reise wird viele neue Inputs und Möglichkeiten bringen. Vielmehr gilt es, Prozesse anzusehen und klar innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette zu priorisieren.

Geschäftsfälle in einem Tool abbilden

Meine Empfehlung: in einem Vorprojekt die Geschäftsfälle aufzuzeigen und in einem Tool abzubilden. Hier wird am besten sichtbar, was alles möglich ist und der Mehrwert wird klar. Wieviel Geld kann eingespart werden, wo können der Aufwand und der Einsatz minimiert werden, die Mitarbeiter, der Unternehmer selbst freigespielt werden, um sich seinen eigentlichen Aufgaben zu widmen? Im Salesprozess, bei der Rechnungslegung, im Projektmanagement mit einem Ticketsystem, im HR-Bereich, bei der Zeiterfassung, in der Supply-Chain oder der Lagerung.

Empfehlenswert ist, sich im ersten Schritt auf die Standards zu konzentrieren und nicht an komplexen Speziallösungen zu kiefeln. Denn die Standards sind zumeist 80 Prozent der Prozesse. Und 80 Prozent zu digitalisieren, zu professionalisieren ist ein enormer Schritt Richtung Wertschöpfung und Wachstum – mit einem agilen System, das mit dem Unternehmen und den Anforderungen mitwächst. Mit 80 Prozent digitalisierten Prozessen zählt man in Österreich zu den digitalen Champions.  

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Anforderungsanalyse und Auswahl des Tools


COO-Talk mit Stefan Wailand und Andreas Kogler

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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FlexCo Aws netidee
(c) AdobeStock

Die FlexCo habe sich “erfolgreich etabliert”, heißt es in einer Aussendung, die das Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft (BMAW) heute ausschickte. Dazu die Zahl ein Jahr nach Start der neuen Rechtsform: “rund 800” FlexCos – konkret 784 wurden seit der Einführung gegründet. “Die Zahl zeigt, dass diese neue Möglichkeit bereits gut angenommen wird”, wird dazu Wirtschaftsminister Martin Kocher zitiert. Die Rechtsform werde nicht nur von Startups, sondern auch von anderen kleinen und mittleren Unternehmen genutzt.

FlexCo- und GmbH-Gründungen im Verhältnis 1:17

Setzt man die nun kommunizierte Zahl in den Kontext, kann man allerdings zumindest noch einiges an Luft nach oben attestieren. Den etwas weniger als 800 gegründeten FlexCos stehen laut Daten der “Elektronischen Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes” (EVI) mehr als 13.500 GmbH-Neugründungen zwischen 1. Jänner und 31. Dezember 2024 gegenüber. Auf eine FlexCo-Gründung kamen im Vorjahr also rund 17 GmbH-Gründungen.

Steigerung um 27 Prozent im zweiten Halbjahr

Zudem gab es nur eine moderate Steigerung bei den FlexCo-Gründungen vom ersten auf das zweite Halbjahr. 336 FlexCos wurden von Jänner bis Ende Juni 2024 gegründet, neun GmbHs in FlexCos umgewandelt, wie brutkasten im Sommer berichtete. Entsprechend kamen im zweiten Halbjahr 439 FlexCo-Neu- bzw. Umgründungen hinzu. Das entspricht einer Steigerung um 27 Prozent. Von einem Boom der neuen Rechtsform kann also jedenfalls nach einem Jahr nicht die Rede sein.

Durchsetzung im Lauf der nächste Jahre?

Doch was nicht ist, kann freilich noch werden. Startup-Anwalt und FlexCo-Experte Keyvan Rastegar schätzte gegenüber brutkasten schon bei der FlexCo-Halbjahresbilanz im Sommer 2024, dass die Durchsetzung der neuen Gesellschaftsform einige Jahre dauern dürfte: “Ich persönlich gehe davon aus, dass der österreichische Markt erst überhaupt vom Neuen erfahren und die Änderungen verstehen muss, bis eine gewisse Vertrautheit einkehrt und dann die Mühlen unaufhaltsam mahlen.”

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