11.07.2022

Von Wachstumsschmerzen und Insellösungen – Der Weg zu einer professionellen Organisation

Im ersten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über den Weg zu einer professionellen Organisation.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Es sind zumeist Insellösungen: E-Mails werden in Google verwaltet, Rechnungen in Word geschrieben, Timereports – wenn überhaupt – in einer Excel-Liste, ein Marketing-Tool, eine Buchhaltungssoftware,… All diese Tools und Programme greifen selten ineinander. Sie sind eben Inseln. Das ist in der ersten Phase, bei der Unternehmensgründung durchaus verständlich und legitim, dass nicht der Fokus auf perfekte Prozesse und eine harmonische Organisation gelegt wird. Aber mit dem Wachstum wachsen auch die Herausforderungen an die Organisation. Es kommt zu echten Wachstumsschmerzen und die fehlende Professionalisierung kann sich zu einem Wachstumshemmnis entwickeln. Nur, wann zahlt es sich aus, Prozesse zu digitalisieren und über- und ineinandergreifende Lösungen zu entwickeln? Die Managementtheorie sagt, dass ein Manager fünf bis sieben Mitarbeiter unmittelbar führen kann. Und in dieser Größenordnung empfehle ich auch Startups, an das Thema heranzugehen.

Bei fünf, oder eventuell noch bei zehn Mitarbeiter, funktioniert die Kommunikation nicht mehr so einfach via Mail, Telefon oder WhatsApp. Der Überblick, wer woran arbeitet ist nicht mehr gegeben. Es ist Zeit, sich über Prozesse Gedanken zu machen und den „Schmerz der Umstellung“ von einem System, das „doch eh so funktioniert“ überwindet. Warum? Weil das Potenzial und die Effizienz von digitalisierten Prozessen ungleich mehr bringt als die zeitliche und finanzielle Investition in die Umstellung. Ja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier, der gerne an „Altem“ nicht mal an „Bewährtem“ hängt. In der Praxis zeigt sich ein häufiger Fehler, nämlich der Gedanke bestehende Systeme zu ersetzen. Ich empfehle sich von den bestehenden Systemen und Inseln zu befreien und seine Fühler für ein neues System auszustrecken, diese Reise wird viele neue Inputs und Möglichkeiten bringen. Vielmehr gilt es, Prozesse anzusehen und klar innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette zu priorisieren.

Geschäftsfälle in einem Tool abbilden

Meine Empfehlung: in einem Vorprojekt die Geschäftsfälle aufzuzeigen und in einem Tool abzubilden. Hier wird am besten sichtbar, was alles möglich ist und der Mehrwert wird klar. Wieviel Geld kann eingespart werden, wo können der Aufwand und der Einsatz minimiert werden, die Mitarbeiter, der Unternehmer selbst freigespielt werden, um sich seinen eigentlichen Aufgaben zu widmen? Im Salesprozess, bei der Rechnungslegung, im Projektmanagement mit einem Ticketsystem, im HR-Bereich, bei der Zeiterfassung, in der Supply-Chain oder der Lagerung.

Empfehlenswert ist, sich im ersten Schritt auf die Standards zu konzentrieren und nicht an komplexen Speziallösungen zu kiefeln. Denn die Standards sind zumeist 80 Prozent der Prozesse. Und 80 Prozent zu digitalisieren, zu professionalisieren ist ein enormer Schritt Richtung Wertschöpfung und Wachstum – mit einem agilen System, das mit dem Unternehmen und den Anforderungen mitwächst. Mit 80 Prozent digitalisierten Prozessen zählt man in Österreich zu den digitalen Champions.  

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Anforderungsanalyse und Auswahl des Tools


COO-Talk mit Stefan Wailand und Andreas Kogler

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Kann Europa ohne Startups gewinnen? – Im Interview mit AustrianStartups-Chefin Hannah Wundsam

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Hannah Wundsam, Geschäftsführerin von AustrianStartups © Philipp Huber / EFA

Seit 1945 treffen sich im Tiroler Bergdorf Alpbach, auf rund 1.000 Metern, Sommer für Sommer Vordenker:innen aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft, um über Europas Zukunft zu diskutieren. Heuer steht das European Forum Alpbach unter dem Motto „How Europe Wins“. Es geht um Wettbewerbsfähigkeit, Souveränität und die Frage, wie Europa im globalen Wettlauf bestehen kann.

Welche Rolle Startups in dieser Debatte einnehmen und inwiefern sie als Hebel für Europas Siegeszug dienen können, hat brutkasten mit Hannah Wundsam auf der Terrasse des Congress Centrums besprochen.


brutkasten: „How Europe Wins“ lautet das Leitmotiv des diesjährigen European Forum Alpbach. Welche Bedeutung kommt Startups in diesem Diskurs zu, und woran liegt es, dass bei einer so zentralen Zukunftsfrage die Gründer:innenszene vergleichsweise wenig vertreten ist?

Hannah Wundsam: Das ist eine gute Frage. Denn wenn der Titel „How Europe Wins“ lautet, können wir nicht nur darüber sprechen, wie wir das verteidigen, was wir bisher haben, und wie wir die bestehende Industrie und Wirtschaft schützen – sondern auch darüber, wie wir Neues schaffen und über die nächsten Jahre hinweg wettbewerbsfähig bleiben. Dafür braucht es das Zusammenspiel von bestehender Industrie, Politik beziehungsweise der öffentlichen Hand und vor allem dem Startup-Sektor. Dort liegen die Wurzeln des zukünftigen Wachstums.

Ich glaube aber, dass wir in Österreich immer noch sehr in Schubladen denken: Es gibt die Events für Startups und die neue Generation – und dann das European Forum Alpbach hier in den österreichischen Bergen, wo man das Gefühl hat, hier gehe es vor allem darum, die bestehende Industrie zu stärken und zu vernetzen. Dementsprechend sehen auch viele Gründer:innen das Event nicht als relevant für sich, weil sie sich nicht angesprochen fühlen.

Ich versuche aber immer, Gründer:innen zu motivieren, herzukommen, weil ich es für eine gute Möglichkeit halte, sich mit CEOs und Politiker:innen zu vernetzen: einerseits, um sich bei politischen Entscheidungsträger:innen Gehör zu verschaffen, deshalb sind auch wir immer hier, und andererseits, um Entscheidungspersonen aus großen und öffentlichen Unternehmen kennenzulernen, mit denen man dann zusammenarbeiten kann.

Welchen Platz kann ein vergleichsweise kleines Land wie Österreich in der europäischen Startup-Frage einnehmen?

Unsere Rolle ist gar nicht so klein, wenn man, das habe ich jetzt auch in der EU-Inc-Debatte gemerkt, die Vorbildwirkung Österreichs gegenüber den osteuropäischen Ländern nicht vergisst. Da ist oft die Haltung: Schauen wir mal, was Österreich macht, so wie wir uns anschauen, was die Deutschen machen. Ich glaube also tatsächlich, dass wir mit unseren Entscheidungen nicht ganz allein dastehen, sondern auch eine Auswirkung haben.

Österreich als eine Art Gateway vom Osten in den Westen ist etwas, das durch die EU Inc. theoretisch noch gestärkt werden könnte, aber ohnehin schon besteht. Insofern hat Österreich da eine Rolle. Und wir werden nach wie vor ein bisschen als neutraler Boden gesehen, der durchaus mit allen reden kann.

Welche Bedingungen bräuchte es, damit Startups in der „How Europe Wins“-Debatte mehr Gewichtung bekommen?

Ein Thema ist nach wie vor, dass österreichische Unternehmen im Vergleich zu anderen Ländern relativ wenig mit Startups zusammenarbeiten, das gilt auch für die österreichische Industrie. Selbst auf Ebene der Interessenvertretungen merke ich die Sorge, dass kein Geld mehr für die bestehende Industrie da ist, wenn die EU zu stark auf Startups fokussiert. Anstatt daran zu arbeiten, welche Möglichkeiten es gibt, damit Unternehmen und die öffentliche Hand tatsächlich zu Erstkund:innen von Startups werden. Viele Startups sagen mir, dass sie in Österreich gar nicht erst nach Kund:innen suchen.

Unternehmen müssten generell offener sein, ebenso die öffentliche Hand, und verstehen, dass sie mit Startups zusammenarbeiten müssen, wenn sie nachhaltig innovieren und wettbewerbsfähig sein wollen. Tatsächlich sagen viele Startups, dass sie eher im amerikanischen Markt nach Kund:innen suchen, weil man dort offener ist, mit ihnen zusammenzuarbeiten, während man in Europa gleich fragt, ob man mit sämtlichen Richtlinien konform ist.

Auf europäischer politischer Ebene gibt es inzwischen ein viel größeres Verständnis dafür, dass Startups einer der Schlüsselfaktoren für unseren Standort und unsere Wettbewerbsfähigkeit sind, spätestens seit dem Draghi-Report. Das ist aber noch nicht in allen Mitgliedsländern angekommen. Am European Forum Alpbach etwa sind ganz viele Events, vor allem die Side-Events, auf Deutsch. Dabei sind gerade die für viele der eigentliche Grund, warum sie kommen. Das ist schwierig, wenn man die europäische Startup-Szene auch tatsächlich vor Ort haben möchte.

Wie sieht für dich als Geschäftsführerin von AustrianStartups ein Europa aus, das gewonnen hat?

Ich glaube, wir müssen es schaffen, eine starke Basis an Gründer:innen zu haben, und dafür braucht es mehrere Dinge. Es braucht eine Kultur quer durch Europa, in der Unternehmertum ein besseres Bild hat, in der Unternehmer:innen nicht als böse Kapitalist:innen gesehen werden, sondern als Zukunftsgestalter:innen, als Personen, die Wohlstand und Arbeitsplätze schaffen, die spannend sind und Vorbilder für Schulkinder.

Damit sind wir beim zweiten Thema: Ein Kulturwandel braucht einen Wandel in der Bildung, Unternehmertum muss Teil der Bildung werden und zwar nicht nur an Schulen in Österreich, sondern quer durch Europa. Es gibt Konzepte dafür, aber eben nicht in der Breite.

Und im Endeffekt braucht es die Rahmenbedingungen, die es für Gründer:innen attraktiv machen, hier nicht nur zu starten, sondern auch zu skalieren und zu bleiben. Dafür braucht es Kapital und dafür wiederum unterschiedliche Vehikel, um mehr Kapital nach Europa zu holen beziehungsweise das Kapital, das hier bereits vorhanden ist, zu aktivieren.

Der Dachfonds ist eine super Initiative, die jetzt schnell auf die Beine gestellt werden muss. Aber dabei kann es nicht bleiben, wir müssen größer denken: Es braucht einen Dachfonds 2, 3, 4, die noch einmal um einiges größer sind als die 500 Millionen Euro, und es braucht Wachstumskapital. Dafür wird es die bestehende Industrie, die öffentliche Hand und Investor:innen aus dem Ausland brauchen.

Wir müssen vorsichtig sein, nicht zu sehr ins Abschottungsdenken zu verfallen, denn darauf sind weder Österreich noch Europa ausgerichtet. Wir sind auf Basis einer florierenden und freien Marktwirtschaft gebaut worden. Wir brauchen Souveränität und Leverage aber das muss auch im Rahmen globaler Zusammenarbeit passieren.

Du sprichst von den Bedingungen: Wie beeinflussen die aktuellen Entwicklungen rund um die EU Inc. deiner Meinung nach die Zukunft europäischer Startups?

Die EU Inc. hat wirklich einen basisdemokratischen Impact gehabt: Extrem viele Personen aus der Startup-Szene haben sich in einen politischen, europäischen Prozess eingebracht, sich damit beschäftigt und ihre Stimme genutzt – und es geschafft, dass das Thema nicht nur auf europäischer Ebene besprochen wird, sondern tatsächlich in die Umsetzung kommt. Es gibt inzwischen einen Kommissionsvorschlag, der zwar nicht genau dem entspricht, was wir wollten, der aber zumindest die Möglichkeit geschaffen hat, hier einen europäischen Standard zu setzen.

Was ich im Prozess durchaus als gefährlich sehe: Die Mitgliedstaaten sagen zwar, dass sie eine starke Europäische Union wollen, setzen aber, sobald es konkrete Vorschläge gibt, alles daran, diese wieder zu entkräften. Österreich hat bislang zwar vom Wirtschaftsministerium und vom Kanzler die Zusage, dass die EU Inc. gewollt ist, das Justizministerium ist aber sehr kritisch. Und es gibt sehr viele Einzelpersonen und Interessenvertretungen, die stark dagegen arbeiten, etwa die Notariatskammer, die Gewerkschaft und die Arbeiterkammer, die kein Interesse an einer starken EU Inc. haben. Das ist nicht nur in Österreich ein Thema, aber Österreich hat, wie schon gesagt, eine Vorbildfunktion: Wenn Österreich sich in den Verhandlungen hinstellt und die Vorschläge grundsätzlich infrage stellt, sehen das viele Länder, die historisch zu Österreich aufschauen, und werden ebenfalls kritischer. Das haben wir in den Verhandlungen auf Ratsebene durchaus schon erlebt.

Ich hoffe, den Politiker:innen ist wirklich bewusst, was es bedeuten würde, wenn die EU Inc. scheitert, also wenn am Ende nur ein sehr schwacher Kompromiss herauskommt. Die europäische Startup-Szene würde das als Backlash empfinden und sich denken: Wenn nicht einmal das möglich ist, sehen wir in Europa keine Zukunft. Das halte ich für wirklich gefährlich.

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