11.07.2022

Von Wachstumsschmerzen und Insellösungen – Der Weg zu einer professionellen Organisation

Im ersten Teil der Growth-Tutorials schreibt Datenpol-Geschäftsführer Stefan Wailand über den Weg zu einer professionellen Organisation.
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Stefan Wailand, Geschäftsführer bei Datenpol
Stefan Wailand ist Geschäftsführer bei Datenpol © Datenpol
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Es sind zumeist Insellösungen: E-Mails werden in Google verwaltet, Rechnungen in Word geschrieben, Timereports – wenn überhaupt – in einer Excel-Liste, ein Marketing-Tool, eine Buchhaltungssoftware,… All diese Tools und Programme greifen selten ineinander. Sie sind eben Inseln. Das ist in der ersten Phase, bei der Unternehmensgründung durchaus verständlich und legitim, dass nicht der Fokus auf perfekte Prozesse und eine harmonische Organisation gelegt wird. Aber mit dem Wachstum wachsen auch die Herausforderungen an die Organisation. Es kommt zu echten Wachstumsschmerzen und die fehlende Professionalisierung kann sich zu einem Wachstumshemmnis entwickeln. Nur, wann zahlt es sich aus, Prozesse zu digitalisieren und über- und ineinandergreifende Lösungen zu entwickeln? Die Managementtheorie sagt, dass ein Manager fünf bis sieben Mitarbeiter unmittelbar führen kann. Und in dieser Größenordnung empfehle ich auch Startups, an das Thema heranzugehen.

Bei fünf, oder eventuell noch bei zehn Mitarbeiter, funktioniert die Kommunikation nicht mehr so einfach via Mail, Telefon oder WhatsApp. Der Überblick, wer woran arbeitet ist nicht mehr gegeben. Es ist Zeit, sich über Prozesse Gedanken zu machen und den „Schmerz der Umstellung“ von einem System, das „doch eh so funktioniert“ überwindet. Warum? Weil das Potenzial und die Effizienz von digitalisierten Prozessen ungleich mehr bringt als die zeitliche und finanzielle Investition in die Umstellung. Ja, der Mensch ist ein Gewohnheitstier, der gerne an „Altem“ nicht mal an „Bewährtem“ hängt. In der Praxis zeigt sich ein häufiger Fehler, nämlich der Gedanke bestehende Systeme zu ersetzen. Ich empfehle sich von den bestehenden Systemen und Inseln zu befreien und seine Fühler für ein neues System auszustrecken, diese Reise wird viele neue Inputs und Möglichkeiten bringen. Vielmehr gilt es, Prozesse anzusehen und klar innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette zu priorisieren.

Geschäftsfälle in einem Tool abbilden

Meine Empfehlung: in einem Vorprojekt die Geschäftsfälle aufzuzeigen und in einem Tool abzubilden. Hier wird am besten sichtbar, was alles möglich ist und der Mehrwert wird klar. Wieviel Geld kann eingespart werden, wo können der Aufwand und der Einsatz minimiert werden, die Mitarbeiter, der Unternehmer selbst freigespielt werden, um sich seinen eigentlichen Aufgaben zu widmen? Im Salesprozess, bei der Rechnungslegung, im Projektmanagement mit einem Ticketsystem, im HR-Bereich, bei der Zeiterfassung, in der Supply-Chain oder der Lagerung.

Empfehlenswert ist, sich im ersten Schritt auf die Standards zu konzentrieren und nicht an komplexen Speziallösungen zu kiefeln. Denn die Standards sind zumeist 80 Prozent der Prozesse. Und 80 Prozent zu digitalisieren, zu professionalisieren ist ein enormer Schritt Richtung Wertschöpfung und Wachstum – mit einem agilen System, das mit dem Unternehmen und den Anforderungen mitwächst. Mit 80 Prozent digitalisierten Prozessen zählt man in Österreich zu den digitalen Champions.  

Über Stefan Wailand & Datenpol

Stefan Wailand digitalisiert Organisationen, Prozesse und Projekte. Er hat an der WU Wien Wirtschaftswissenschaften studiert und ist seit 2016 Geschäftsführer des Digitalisierungsexperten Datenpol. Datenpol, mit Sitz in Linz und Wien, entwickelt auf Basis der Open Source-Software Odoo maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Kunden in Österreich und Deutschland.

Thema des nächsten Beitrags: Anforderungsanalyse und Auswahl des Tools


COO-Talk mit Stefan Wailand und Andreas Kogler

Serie: Growth Tutorial

Das Produkt stimmt, die Nachfrage steigt, das Geschäftsmodell etabliert sich. Der Kurs steht auf Wachstum, es können nicht mehr alle Unternehmensbereiche von den Gründern oder dem Kernteam selbst erledigt werden, die Workarounds und handgestrickten Lösungen haben ausgedient. Stefan Wailand, Geschäftsführer des ERP-Unternehmens und Digitalisierungs-Experten Datenpol erklärt in seiner Tutorial-Reihe, wie erfolgreiches Wachstum mit professioneller Unterstützung von digitalen Lösungen unterstützen kann – für Scale-ups und die, die es noch werden wollen.

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Rebel Music Distribution
© Rebel Music Distribution - Marko Celesty, Gründer Rebel Music Distribution.

Bei der italienischen Stadt Triest werden alte österreichische Gefühle wach. Von 1382 bis 1918 war sie der Haupt- und Seehafen der Habsburgermonarchie. Zudem verstärkt der Hafen, der 1719 unter dem österreichischen Kaiser Karl VI. zum Freihafen erhoben wurde, die wirtschaftlichen Verflechtungen mit Österreich durch zahlreiche Logistikverbindungen. Zusammen mit dem Zollkorridor Triest–Villach/Fürnitz gilt er heute als Logistikdrehkreuz zwischen Asien und Mitteleuropa. In dieser geschichtsträchtigen Stadt entstand 2021 Rebel Music Distribution, ein von Marko Celesty gegründetes Musik-Tech-Startup, das bereits über 25.000 Artists als User:innen vorweisen kann.

Rebel Music Distribution als Schnittstelle

Dem Founder nach ist die Musikindustrie längst auch eine Softwareindustrie. Hinter jeder digitalen Veröffentlichung stünden Metadaten, Plattformregeln, Rechteverwaltung, Abrechnungen und technische Prozesse. Genau an dieser Schnittstelle arbeitet Rebel Music Distribution, das unabhängigen Artists und Labels den Zugang zur globalen digitalen Distribution vereinfachen will.

Seine Perspektive als Musiker prägte die Produktidee von Beginn an: „Distribution sollte nicht nur technisch funktionieren, sondern für Artists möglichst verständlich, flexibel und ohne unnötige Einstiegshürden nutzbar sein“, beschreibt Celesty sein Mindset.

Aus diesem Ansatz entstand die Plattform, über die Künstler:innen ihre Releases verwalten, Metadaten organisieren und Musik an große Streaming- und Download-Dienste ausliefern können. Auch Labels und Nutzer mit mehreren Projekten können verschiedene Artists und Releases über einen zentralen Account verwalten.

Mehrere 10-Millionen-Streams im Monat

Der über die Plattform verwaltete Katalog erzielt nach Unternehmensangaben jeden Monat mehrere zehn Millionen Streams. Gleichzeitig bleibt die operative Struktur bewusst schlank: Das Kernteam besteht aus vier Personen.

Möglich wird diese Skalierung vor allem durch Automatisierung und eigene technische Prozesse. Statt jede Veröffentlichung manuell zu bearbeiten, werden große Teile des Workflows softwaregestützt abgewickelt.

Rebel Music Distribution versteht sich in diesem Sinne nicht nur als Vermittler zwischen Artist und Streaming-Plattform. Ein wesentlicher Teil des Unternehmens ist ebenjene eigene Software-Infrastruktur, die laufend weiterentwickelt wird. Sie bildet den technischen Kern für Release-Management, Datenverarbeitung und die Verwaltung wachsender Kataloge.

Gerade im digitalen Musikvertrieb sei diese technische Ebene entscheidend. Unterschiedliche Anforderungen der Plattformen, große Mengen an Metadaten und eine steigende Zahl von Releases würden vor allem skalierbare Systeme zu einem zentralen Wettbewerbsvorteil machen, so der Gründer.

Rebel Music Distribution: Revenue-Share-Modell

Ein weiterer Bestandteil des Modells von Rebel Music Distribution ist der kostenlose Einstieg in die Musikdistribution. Artists können ihre Musik veröffentlichen, ohne für die reine Distribution zunächst eine klassische jährliche Abo-Gebühr zahlen zu müssen. Ergänzt wird das Angebot durch ein kostenloses Online-Mastering-Studio, monatliche Royalty-Auszahlungen und direkten Support.

„Das Angebot richtet sich damit besonders an Independent Artists, Produzenten, Songwriter und kleinere Labels, die professionelle digitale Infrastruktur nutzen möchten, ohne schon vor dem ersten Release hohe Fixkosten einzugehen“, heißt es per Aussendung.

Das Geschäftsmodell von Rebel Music Distribution basiert konkret auf einem Revenue-Share-Modell: Die Musikdistribution ist – wie erwähnt – für Artists grundsätzlich kostenlos, im Gegenzug behält Rebel Music laut eigenen AGB standardmäßig zehn Prozent der über die Plattform generierten Royalties, 90 Prozent bleiben bei den Künstler:innen. Zusätzlich monetarisiert das Unternehmen optionale Services wie YouTube Content ID, für das 25 Euro pro Track sowie 20 Prozent der daraus erzielten Einnahmen verrechnet werden, sowie die „QC Fast Track Validation“ (Fast-Track-Qualitätskontrolle) für 15 Euro pro Release.

Ohne Investoren

Das Startup wurde ohne externe Investoren aufgebaut. Nach Angaben des Unternehmens liegt die heutige Bewertung im Bereich von mehreren Millionen Euro. Die Kombination aus eigener Technologie, internationaler Nutzerbasis und einem stark wachsenden Markt mache das Unternehmen „zu einem Beispiel dafür, wie sich spezialisierte Softwareprodukte auch mit kleinen Teams global skalieren lassen“, so der Claim.

Für Celesty bleibt dabei der Musikerblick zentral, wie er sagt: „Die Technologie soll nicht Selbstzweck sein, sondern Probleme lösen, die unabhängige Künstler:innen im Alltag tatsächlich haben. Genau darin sieht Rebel Music Distribution die Grundlage für weiteres Wachstum.“

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