06.11.2023

Use IT: Wiener Startup launcht Matchmaking-Plattform für KMUs und IT-Fachhändler

Die neue Wiener Matchmaking-Plattform Use IT will KMUs mit ITK-Fachhändler:innen schnell und einfach verbinden.
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Das Use IT Gründerteam (c) Markus Schneidhofer, Kreativ Kuchl Fotoschmiede

Im Jahr 2021 zählte Österreich rund 358.000 Klein- und Mittelunternehmen (KMU). Mit Blick auf das große Ganze machen KMUs also rund 99,6 Prozent aller heimischen Unternehmen der marktorientierten Wirtschaft aus. Das geben Daten des Bundesministeriums für Arbeit und Wirtschaft (BMAW) preis. In Kleinst- und Mittelbetrieben bleibt oft allerdings wenig Zeit für Bedarfs- und IT-Management.

Dafür gibt es nun eine neue Plattform: Das Wiener Startup Use IT wurde Anfang September von Christine Woller, Sina Baghestanian und Martin Steindl gegründet. Das dreiköpfige Gründungsteam hat mit Use IT einen digitalen Hub zur Vermittlung Fachhändlern aus der Informations- und Kommunikationstechnologie an suchende Unternehmen etabliert.

IT-Fachhändler einfach suchen und finden

Auf der Plattform können hiesige Unternehmen ihren Bedarf an Hardware, Software oder IT-Dienstleistungen angeben. Die Plattform schlägt den suchenden gewerblichen Endkunden eine Palette an IT-Fachhändler:innen vor, die zu ihren Bedürfnissen passende Produkte, Software oder Services anbieten.

Damit das Matchmaking funktioniert, müssen sich IT-Fachhändler auf Use IT registrieren und ihre Angebote kategorisch definieren. “Bei Suchanfragen vonseiten der Endkund:innen durchforstet das System alle Fachhändler-Einträge und schlägt den Suchenden die passendsten Händlerangebote vor“, erklärt Steindl im brutkasten-Gespräch.

Kundenakquise für IT-Fachhandel erleichtern

“Die Suche nach IT-Fachkräften erfolgt für registrierte Unternehmer:innen kostenlos”, erklärt Steindl. “IT-Fachhändler können insofern von unserer Plattform profitieren, als dass wir ihnen eine einfache, niederschwellige und ressourcenschonende Möglichkeit der Kalt-Kundenakquise bieten”, führt der Gründer weiter aus. Für die Registrierung zahlen Fachhändler einen Fixbetrag ohne prozentuale Beteiligungen vonseiten der Plattform, erklärt Steindl das Geschäftsmodell.

“Wir sind begeistert, unsere Erfahrungen und unser Know-how in die Use IT GmbH einzubringen und haben eine Plattform geschaffen, welche die Bedürfnisse unserer Branche erfüllt”, sagt Co-Founderin und CEO Christine Woller. “Unsere Vision ist es, die ITK-Branche zu Beginn in Österreich zu stärken, indem wir den Zugang zu neuen Kunden und Geschäftsmöglichkeiten erleichtern.”

Angebot kommt erst nach einem “Match”

“Hat sich ein Kunde für das Angebot eines gelisteten IT-Fachhandels entschieden, geben wir seine Daten an das ausgewählte Fachhändler-Profil weiter. Erst dann kann ein Fachhändler seinen Neukunden aktiv kontaktieren. Die Angebotslegung und Abwicklung des Beratungs- und Kaufprozesses liegt somit in der Hand des Händlers”, erklärt Steindl.

Der Suchvorgang nach passenden IT-Angeboten hält sich für suchende KMUs in Grenzen, erklärt der Gründer: “Wenn man sich Zeit lässt, dauert die Suche auf Use IT maximal 15 Minuten. Ambitionierte Suchende mit klaren Vorstellungen sind in gut fünf Minuten fertig.”

Das Gründerteam finanziert das Business aus Eigenmitteln. Neben den drei Geschäftsführern findet sich ein vierter Business Angel mit Tech-Wissen an Bord, der die Plattform technisch am Laufen hält, erklärt Steindl.

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kalkül
© kalkül - Michael Leister (links) und Lukas Weilguny (rechts) von kalkül.

Entstanden ist kalkül aus einem eigenen Problem. Lukas Weilguny und Michael Leister entwickeln als Selbstständige seit 2017 Software für Unternehmen. Als ihr damals genutztes Rechnungsprogramm nach einer Übernahme spürbar schlechter wurde, sahen sie sich nach Alternativen um und testeten mehr als zehn Buchhaltungsprogramme.

„Wir haben kein einziges gefunden, das wirklich einfach und gleichzeitig auf Österreich zugeschnitten war. Buchhaltung ist der langweiligste Teil im Alltag von Selbstständigen. Niemand will stundenlang eine Software lernen, nur um die erste Rechnung zu schreiben. Genau das ändern wir“, erinnert sich Leister.

kalkül: von 1.000 auf 10.000 Nutzer:innen

Also schufen sie 2023 eine eigene Lösung: Ihre Software, die von der we-dev e.U. betrieben wird, dient der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, führt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit und deckt Mahnwesen und Zahlungsabgleich ab. Laut Unternehmen ist sie auf die österreichischen Steuervorgaben abgestimmt.

Im November 2024 zählte kalkül 1.000 Nutzer:innen, im Februar 2026 waren es 5.000. Seither hat sich die Zahl innerhalb von sieben Monaten noch einmal verdoppelt. Treibende Kraft hinter dem organischen Wachstum waren den Gründern zufolge persönliche Empfehlungen und die Sichtbarkeit in Suchmaschinen. Bezahlte Werbeanzeigen testen die Gründer erst seit Kurzem. Das Unternehmen ist eigenfinanziert und hat bis heute keine externe Finanzierung aufgenommen.

Allgemein wird der Markt für Rechnungssoftware im deutschsprachigen Raum von deutschen Anbietern dominiert. Österreich werde dort meist nur als kleines Nischenland mitgedacht. Besonderheiten wie Kleinunternehmerregelung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, BAO-Aufbewahrungspflichten oder Verzugszinsen nach österreichischem Recht werden oft nur oberflächlich abgedeckt, sagen die Founder. Kalkül sei hingegen exakt für diesen Markt gebaut, inklusive Rechnern für Einkommensteuer, SVS-Beiträge, Gewinnfreibetrag und Abschreibungen.

Freemium-Modell

Um Selbstständige gerade zu Beginn zu entlasten, setzt kalkül auf ein Freemium-Modell: Kernfunktionen wie Angebote, Rechnungen, Mahnwesen und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind ohne Limits dauerhaft kostenlos. Ein Abo indes schaltet Zusatzfunktionen wie den automatischen Bankabgleich mit über 2.600 Banken frei. Der überwiegende Teil der 10.000 Nutzer:innen verwendet die Gratisversion, wie man mitteilt.

„Als wir das Abo eingeführt haben, gab es dafür wochenlang praktisch keine exklusiven Funktionen. Trotzdem haben Leute bezahlt, einfach um die Entwicklung zu unterstützen. Das war für uns das ehrlichste Feedback, das wir bekommen konnten“, sagt Weilguny.

Integrierte Registrierkassenlösung als nächster Schritt

Als nächsten großen Schritt kündigen die Gründer eine integrierte Registrierkassenlösung an. Parallel baut kalkül die Zusammenarbeit mit Steuerberatern aus: Enger Partner ist die Linzer Kanzlei Raml & Partner, die zwölffach als „Steuerberater des Jahres“ (in der Kategorie „Allrounder Oberösterreich“) ausgezeichnet wurde. Weitere Kooperationen sind geplant. Mittelfristig soll außerdem eine KI-gestützte Belegerkennung Ausgaben automatisch auslesen und kategorisieren.

Welche Funktionen zuerst kommen, entscheidet – laut Foundern – weitgehend die Community: Je häufiger ein Feature angefragt wird, desto weiter rückt es nach vorn. „Wir wollen das einfachste Rechnungsprogramm für Selbstständige in Österreich sein“, sagt Leister. „Mit 10.000 Nutzern sind wir ein gutes Stück weiter, aber bei 376.112 Ein-Personen-Unternehmen im Land haben wir noch viel vor uns.“

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