22.01.2024

„Niemand will eine Rechnung ausdrucken, unterschreiben, scannen und zurückschicken“

Die Zukunft der Buchhaltung ist digital. Worauf es dabei ankommt, welche Rolle KI spielt und wie Österreich sich ein Beispiel an den nordischen Ländern nehmen kann, diskutieren Maurizio Poletto, Chief Platform Officer der Erste Group, und Jussi Pekkala, Director of Group Marketing & Branding der Visma Group, im Podcast "Unternehmen wir Zukunft".
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Digitalisierung der Buchhaltung im Podcast
Jussi Pekkala, Director of Group Marketing & Branding, Visma Group, brutkasten CEO Dejan Jovicevic und Maurizio Poletto, Chief Platform Officer, Erste Group | (c) brutkasten
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Viel Papier – das war über lange Zeit bei vielen die erste Assoziation, wenn es um das Thema Buchhaltung ging. Und diese Zeiten sind hierzulande noch nicht vorbei. Doch die Digitalisierung der Buchhaltung bringe Unternehmen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil. Sie sei notwendig, um langfristig zu bestehen, meint Maurizio Poletto, Chief Platform Officer, Erste Group, im Podcast „Unternehmen wir Zukunft“.

„Viele KMU machen die Buchhaltung noch genau so, wie vor Jahrzehnten“

Bei den Kund:innen seiner Bank zeichnet er ein differenziertes Bild: „Die großen Unternehmen sind hier schneller. Unter den KMU gibt es einige Early Adopter. Viele machen die Buchhaltung aber noch genau so, wie vor Jahrzehnten.“ So würden viele etwa auch aktiv ausgedruckte Rechnungen einfordern.

Maurizio Poletto, Chief Platform Officer, Erste Group (r.) im Gespräch mit brutkasten-CEO Dejan Jovicevic | (c) brutkasten

Nordische Länder klar voran

Deutlich weiter als Österreich sind in diesem Bereich die skandinavischen Länder, weiß Jussi Pekkala, Director of Group Marketing & Branding beim Business-Software-Anbieter Visma Group. „In Österreich funktionieren viele Dinge jetzt so, wie in den nordischen Ländern vor zehn bis 15 Jahren“, sagt er. Im Hintergrund stünden nicht nur Unterschiede in der Regulierung. Auch die Akzeptanz gegenüber neuen Technologien spiele eine entscheidende Rolle. Pekkala bringt die Rechnungslegung als Beispiel. „Es ist so viel Automatisierung möglich. Und eigentlich will bei uns niemand mehr eine Rechnung ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückschicken. Das ist viel zusätzliche Arbeit, die niemand machen will“.

Auch Poletto sieht Skandinavien klar voran in der Digitalisierung. Einen Vorteil der nordischen Länder macht er unter anderem darin aus, dass die „Digital Identity“ viel weiter fortgeschritten ist als etwa in Österreich. „Man kann mit sämtlichen Behörden leicht digital zusammenarbeiten. Das ist nicht nur effizient, sondern fördert auch das Vertrauen in das System“, so Poletto. Generell erwartet der Erste Group-Vorstand aber auch hierzulande große Fortschritte in nächster Zeit aufgrund der voranschreitenden EU-Regulatorik.

„Die Branche muss entsprechende Angebote liefern“

Gleichzeitig stellt Poletto aber klar: „Wir können die Digitalisierung nicht allein den Kund:innen umhängen. Die Branche muss entsprechende Angebote liefern. Es ist eine Diskussion zwischen den Unternehmen, zwischen Unternehmen und Regulierungsbehörden und zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen“.

Es habe beispielsweise klar nachweisbare Vorteile, Kund:innen Rechnungen direkt digital aufs Smartphone zu schicken. „Papierrechungen bleiben oft liegen. Dann kommen Mahnungen und darauf folgen Diskussionen über die Mahnspesen. Zudem passieren häufig Fehler beim Abtippen. Das ist eine unnötige Komplexität. Wir sehen, wenn Kund:innen Rechnungen direkt aufs Smartphone bekommen, zahlen sie sehr schnell, sehr zuverlässig und es passieren kaum Fehler“, so Poletto. Auf Business-Ebene sei es nicht anders.

KI in der Buchhaltung: Gamechanger, aber kein Ersatz für Menschen

Auch in der Buchhaltung würden teilweise noch Schuhschachteln mit Rechnungen an die Steuerberatungen übergeben. „Wenn ich die Rechnungen dann digital habe, stellt sich die Frage: Sollen die von Menschen bearbeitet werden, oder von einer Künstlichen Intelligenz? Es ist für mich ein ‚No-Brainer‘, dass das ein guter Usecase für AI ist“, sagt Poletto.

Auch bei der Visma Group arbeite man immer stärker mit Künstlicher Intelligenz, erklärt Pekkala: „Im Vordergrund steht natürlich, wie wir die Prozesse noch besser automatisieren und so ein besseres Service für unsere Kund:innen liefern können“. Man setze die Technologie auch stark im Kunden-Service und im Marketing ein. Und kann die KI auch den CFO ersetzen? „Ja, ich glaube das, aber es dauert noch“, meint Pekkala. Die Verantwortung müsse dabei aber dennoch geklärt sein.

Auch Maurizio Poletto erwartet umfassende neue Möglichkeiten mit KI in der Zukunft, mahnt aber ein: „Lasst uns nicht mit dem kompliziertesten beginnen, sondern mit den Basics“. Dass die KI einen CFO ersetzen kann, glaubt er übrigens nicht. „Sie ist ein starkes Werkzeug, wird aber keine guten Leute ersetzen“. Die Technologie werde letztlich die repetitiven Tätigkeiten übernehmen und es damit Mitarbeiter:innen ermöglichen, in ihrer Arbeitszeit mehr Mehrwert zu generieren. Und dank KI würden zukünftig mehr Informationen in besserer Qualität zu Verfügung stehen, um bessere Entscheidungen treffen zu können.

Integration anderer Lösungen als „Fundament der Automatisierung“

Bei der Erste Group verfolge man die klare Strategie, der Bankpartner für alle Unternehmen zu sein. „Wir wollen und können aber niemandem eine Lösung aufdrängen. Es gibt viele Lösungen im Markt und Schnittstellen zu anderen sind der Schlüssel zu einem guten Nutzererlebnis“, so Poletto. Am Ende gehe es bei der Nutzung von Technologie um die bestmögliche Praktikabilität für die Kund:innen. Auch bei der Visma Group sei das angesprochene Prinzip verankert, erklärt Pekkala: „Wir haben 200 bis 300 Integrationen in unseren Accounting-Systemen. Das ist ein Fundament der Automatisierung.“

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Katja Forbes, Autorin von "Machine Customers: The Evolution Has Begun", zu Gast in Wien. © Martin Pacher / brutkasten

Katja Forbes zählt zu den gefragtesten internationalen Stimmen an der Schnittstelle von Customer Experience, Künstlicher Intelligenz und Digitalstrategie. Die gebürtige Australierin war Executive Director und Head of Client Experience bei der Standard Chartered Bank, zuvor International Director und Vice President im globalen Vorstand der Interaction Design Association (IxDA); heute teilt sie ihre Zeit zwischen Singapur und Australien auf. Mit ihrem jüngsten Buch „Machine Customers: The Evolution Has Begun“ hat sie ein Thema in den Fokus gerückt, das gerade von der Theorie in die Praxis kippt. brutkasten hat mit ihr am Exporttag 26 der Wirtschaftskammer Österreich gesprochen.

Der Begriff „Machine Customer“ geht auf Gartner zurück und beschreibt einen nicht-menschlichen wirtschaftlichen Akteur: eine KI, die eigenständig entscheidet, verhandelt und Geld ausgibt. Was nach ferner Zukunft klingt, ist längst Realität. Visa hat mit „Intelligent Commerce“ einen Zahlungsstandard für Agenten gestartet, Googles Shopping-Agent greift auf einen Produktgraphen mit Milliarden Einträgen zu, und Handelsriesen wie Walmart verhandeln Lieferantenverträge bereits weitgehend automatisiert.

Für europäische Unternehmen ist das mehr als eine technische Spielerei. Wenn KI-Agenten zu einem unkontrollierbaren Filter zwischen Marke und Kunde werden, verlieren klassische Marketing-Hebel ihre Wirkung – und maschinenlesbare, überprüfbare Werte- und ESG-Nachweise werden zum stärksten Verkaufsargument. Hinzu kommt eine geopolitische Dimension: die Abhängigkeit von US-Modellen und die Frage der „kommerziellen Souveränität“. Im Interview erklärt Forbes, was Konzerne, Startups und KMU jetzt tun sollten.


Was ist ein „Machine Customer“?

Die breiteste Definition kommt von Gartner: ein nicht-menschlicher wirtschaftlicher Akteur. Ich betrachte es lieber etwas kategorisierter: Es ist etwas, das in der Wirtschaft agieren, Transaktionen durchführen, Entscheidungen treffen und Geld ausgeben kann – entweder von einem Menschen gesteuert oder autonom. Ein B2C-Beispiel: Visa Intelligent Commerce ist letztes Jahr mit der Anweisung gestartet: „Finde mir die besten Kopfhörer unter 200 Dollar – und wenn du sie gefunden hast, kauf sie.“ Googles Spark geht noch weiter, weil darunter ein Produktgraph mit rund 65 Milliarden Einträgen liegt. Der Agent gleicht die Parameter ab, findet das Produkt und bezahlt über Google Pay. Das Bemerkenswerte: Es ist ein vollständig disintermediierter Kauf. Wenn Spark ein Paar Bose-Kopfhörer findet, geht es nie wieder auf die Bose-Website. Bose wird für Google effektiv zum Drop-Shipper – die Marke verschwindet aus der Beziehung.

Heißt das, Logik ersetzt Emotion?

Das ist der erste, naive Reflex – und er greift zu kurz. Ein Agent fällt zwar auf seine harten Vorgaben zurück, meist rund um den Preis. Aber Agenten sind bemerkenswert gut darin, emotionale Stimmungen zu quantifizieren. Wenn ich sage: „Ich will lustige Socken, die mich glücklich machen“, durchsucht der Agent das Web nach genau diesem Sentiment über zehntausende Bewertungen hinweg und verknüpft es mit meinem Wunsch. In China habe ich ein BYD-Auto gesehen, das die Stimmung erkennt und die Umgebung entsprechend anpasst. Mercedes Pay kann im Fahrzeug bereits bezahlen, parken und Ladevorgänge aushandeln. Neun chinesische Autohersteller bauen Alibabas Qwen-Modell ins Cockpit ein, ebenso BMW China. Agenten fühlen nichts – aber sie leiten Emotionen bemerkenswert kreativ ab. So einfach wie „Logik schlägt Emotion“ ist es also nicht.

Was bedeutet das für Konsumgütermarken?

Ein Albtraum. Ich arbeite gerade mit vielen CMOs zusammen, und die Frage lautet immer: „Wie vermarkte ich an einen KI-Agenten?“ Die Antwort: gar nicht. Der Agent wird zu einem Filter, den man nicht mehr kontrolliert. Keiner der klassischen Hebel, mit denen man früher Menschen zum Kauf bewegt hat, wirkt bei einem Agenten.

CX-Expertin Katja Forbes im brutkasten-Interview am Exporttag 26 der Wirtschaftskammer Österreich. © Martin Pacher / brutkasten

Wie differenziert man sich dann noch?

Ich sehe drei Ebenen im Agentic Commerce. Erstens: Auffindbarkeit – GEO, AEO, im Grunde das, was früher SEO war, neu gedacht für Agenten. Rund 90 Prozent der Anbieteraktivität spielt sich hier ab, weil es am leichtesten zugänglich ist. Zweitens: die technische Vertrauensebene – kann ich eine vertrauenswürdige Transaktion abwickeln? Hier kommen die Payment-Rails ins Spiel – Mastercard, Visa, Stripe. Und drittens, die anspruchsvollste Ebene: Werte. In meinen Experimenten war der Ausschlag gebend, wenn alle gleich auffindbar und gleich vertrauenswürdig waren, dass eine Marke zu meinen Werten passte – und das unabhängig in Drittquellen überprüfbar war. Wenn ich sage: „Ich will einen Regenmantel, Nachhaltigkeit ist mir wichtig“, landet der Agent bei Patagonia, weil deren Footprint Chronicles das mit Daten belegen. Und genau darum geht es: Man kann eine KI nicht greenwashen. Sie kann jede Behauptung überprüfen – und was sich nicht belegen lässt, fliegt raus.

Wo stehen wir bei der Adoption?

Im B2C-Bereich sind wir noch ganz am Anfang. Eine aktuelle Gartner-Umfrage beziffert es auf rund 11 Prozent, die einem Agenten einen Kauf ohne Rückfrage zutrauen würden. Im B2B-Bereich steckt das eigentliche Geld – und dort ist man bereits weit fortgeschritten. Seit einem Pilotprojekt 2022 verhandelt Walmart mit Lieferanten über KI, via der von einem Esten gegründeten Plattform Pactum. Fast 70 Prozent der Verträge wurden ohne menschliche Beteiligung auf Walmart-Seite abgeschlossen, und drei Viertel der Lieferanten bevorzugten die Verhandlung mit der KI. Das Ergebnis: rund drei Prozent bessere Einkaufspreise und 35 Tage längere Zahlungsziele – Working Capital, das aus den Taschen der Lieferanten zurück zu Walmart wandert. Auch Maersk, Honeywell und Astra Zeneca sind Kunden. Für Lieferanten bedeutet das: Die KI hat alle Zeit der Welt, die Lieferkette bis ins Detail zu durchleuchten. Wenn ESG- und Werte-Nachweise nicht verifizierbar dokumentiert sind, kommt man nicht mehr durch.

Und die geopolitische Dimension – Europas Abhängigkeit von US-KI?

Es geht um kommerzielle Souveränität: Unternehmen müssen selbst bestimmen können, zu welchen Bedingungen sie KI-Akteure in ihr Geschäft lassen. Mein Rat: sich nicht nur auf die USA zu fixieren. Fünf der Top-Ten-Modelle kommen aus China – leichter und günstiger im Betrieb. Die VAE wollen bis 2028 mindestens die Hälfte ihrer Regierungsdienste über agentische KI abwickeln und dieses Governance-Modell in den Globalen Süden exportieren – womit der gesamte afrikanische Kontinent ins Spiel kommt. Australien hat ein souveränes Modell. KI ist nicht politisch neutral; entscheidend ist, wie sie gesteuert wird.

Deine Botschaft an KMU?

Findet heraus, welche Machine Customers bei euch anklopfen. Es gibt fünf Typen: den delegierten Agenten, den autonomen Käufer, das Multi-Agenten-Netzwerk, den Co-Buyer und den Intermediär – wie Amazons Rufus. Beginnt mit dem Machine Customer Canvas. Vielleicht baut ihr selbst Machine Customers: Mercedes-Fahrzeuge sind welche. Mit Agenten verdreifacht sich der mögliche Geschäftsmodellraum. Das wird alles verändern.

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