09.01.2023

Sprad: Ein Leitfaden für das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm

Besonders in Zeiten von War for Talents werden Stellenausschreibungen immer ineffektiver. Das Wiener HR-Startup Sprad hat dieses Problem erkannt und ein digitales Tool für Mitarbeiterempfehlungen entwickelt. Im Kampf gegen den Arbeitskräftemangel steht das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Modell im Vordergrund. In seinem “Guide für ein erfolgreiches Empfehlungs-Recruiting” erklärt Jürgen Ulbrich, Mitgründer von Sprad, warum das Mitarbeiter-Werben-Mitarbeiter-Modell die große Hoffnung darstellt.
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(c) sprad
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“Jeder von uns hat ein Netzwerk, egal ob bewusst oder unbewusst. Man muss es nur nutzen”, sagt Jürgen Ulbrich, Mitgründer von Sprad. Der CEO des Wiener HR-Startups verweist damit auf die Wichtigkeit des Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Modells. Vor allem in Zeiten von War for Talents und Arbeitskräftemangel ist es für viele Unternehmen nicht einfach, offene Stellen mit optimalen Kandidat:innen zu besetzen. Hinzu kommt das Problem, dass diese Herausforderungen in den nächsten Jahren durch den demografischen Wandel deutlich größer werden. ”Die Generation der Baby-Boomer steht kurz vor dem Pensionsalter und wird eine riesige Lücke im Arbeitsmarkt hinterlassen. Zu wenige neue Arbeitskräfte kommen auf den Markt”, erklärt Ulbrich weiter. 

Damit Unternehmen das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Modell im Betrieb richtig etablieren, hat der Co-Founder von Sprad einen “Guide für erfolgreiches Empfehlungs-Recruiting” erstellt. Dieser kann unabhängig von Branche und Größe von jedem Unternehmen eingesetzt werden. Dadurch sollen Firmen erkennen, dass jedes Unternehmen die richtige Lösung gegen den Fachkräftemangel parat hat, aber lernen muss, dieses Potential richtig zu nutzen – mit seinen Mitarbeiter:innen. 

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter als Brücke zum Erfolg

Vielen Arbeitgeber:innen sei mittlerweile bewusst, dass klassische Stellenausschreibungen und Post-and-Pray-Methoden auf Jobplattformen nicht den erwünschten Erfolg oder die geeigneten Bewerber:innen bringen. Im War for Talents stellt aber nicht mehr nur das Finden von Mitarbeiter:innen das größte Problem dar. Kaum hat man eine Bewerber:in für eine offene Stelle, muss man sie davon überzeugen, sich für das beworbene Unternehmen zu entscheiden. Wer diese Herausforderungen aus dem Weg räumen möchte, setzt auf den effektivsten Recruiting-Kanal, die Mitarbeiterempfehlung.

Viele Menschen haben großes Vertrauen in ihre Freunde und Bekannte. Vor allem dann, wenn es um wichtige Entscheidungen wie den nächsten Job geht. Deshalb ist der Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Ansatz im Gegensatz zu Active Sourcing und anderen Methoden nicht überlaufen und lässt sich auch nicht einfach mit Geld skalieren. Wichtig ist dennoch, Empfehlungen im eigenen Betrieb zur Gewohnheit zu machen. “Wenn ich das maximale Potential herausholen und stark wachsen möchte, ist ein automatischer, digitaler Prozess die Brücke zum Erfolg”, sagt Ulbrich. Mit diesen folgenden Tipps erklärt der Co-Founder, wie die Etablierung von Empfehlungs-Recruiting gelingen kann:

  1. Die richtige Kommunikation
    Das Unternehmen muss sich einerseits überlegen, wie man die eigenen Mitarbeiter:innen erreicht und welche Stellen für welche Kolleg:innen interessant sind. Nicht jede Mitarbeiter:in hat Zugriff auf das Intranet oder eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse. Zudem ist nicht jeder Job für alle Abteilungen interessant.

  1. Hürden aus dem Weg räumen
    Der Prozess soll so einfach wie möglich sein. Das betrifft sowohl die Mitarbeiter:innen, die mit möglichst wenig Aufwand Bekannte aus ihren Netzwerken  empfehlen wollen, als auch das eigene HR-Team, das die Empfehlungen zu einem späteren Zeitpunkt in das interne System aufnehmen und bearbeiten muss.

  1. Potentiale nutzen
    Jede Zielgruppe im Unternehmen hat ihre eigenen Stärken. Office-Angestellte haben eventuell größere Karriere-Netzwerke, mit spannenden Kontakten oder Bekannten aus Schule und Studium. Aber auch gewerbliche Arbeitskräfte in Handwerk, Montage und Logistik haben oft viele Kontakte in der Branche. Man muss sie nur richtig erreichen und motivieren.

  1. Feedback und Motivation
    Klassische Empfehlungsprogramme sind oft so designt, dass man eine Empfehlung abgibt und vorerst keine weiteren Updates bekommt. Nicht jede empfohlene Person wird eingestellt. Aber bis eine Empfehlung den Bewerbungsprozess durchlaufen hat, eingestellt wurde und seine Probezeit absolviert hat, vergehen mehrere Monate. Wenn Angestellte nach einem halben Jahr plötzlich 1.000 Euro mehr auf der Gehaltsabrechnung haben, können sie nicht immer darauf zurückführen, woher dieser Betrag kommt. Fehlendes Feedback ist ein gewaltiger Motivationskiller. Der Prozess muss für Mitarbeiter:innen transparenter sein und auch Zwischenerfolge müssen belohnt werden.

  1. Belohnungen
    Oft ist Geld nicht die größte Motivation. Jeder Arbeitgeber sollte sowohl hinterfragen  als auch aktiv fragen, was seine Mitarbeiter:innen möchten und was sie zu Empfehlungen motiviert. Der firmeneigene Hoodie, ein zusätzlicher Urlaubstag oder ein Teamevent als Dankeschön können häufig deutlich stärker motivieren als eine größere Gehaltsabrechnung. In jedem Fall sollten Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeiter:innen fragen und ihnen die Wahl lassen, womit sie belohnt werden möchten.

  1. Sichtbarkeit und Gewohnheit
    Um langfristig eine Gewohnheit für das Empfehlen zu schaffen, muss man Sichtbarkeit erzeugen. Das Ziel ist es, Empfehlungen zum internen Gesprächsthema zu machen und so oft wie möglich im Unternehmen zu erwähnen. Auch neu gewonnene Mitarbeiter:innen sollten direkt eingeladen werden, am Empfehlungsprogramm teilzunehmen.

  • Software
    Empfehlungsprogramme müssen nicht immer mit einer Software unterstützt werden. Ziel eines digitalen Tools ist es, den maximalen Nutzen für die HR-Abteilung und das Recruiting zu generieren. Der Einsatz von Software ist dann von Vorteil, wenn 
    • das Recruiting über Empfehlung deutlich gesteigert werden soll (ab 50-100 Mitarbeiter:innen bei Wachstum) oder
    • ab einer großen Mitarbeiteranzahl (500+) und mehr als 30 offenen Stellen pro Jahr, um dem HR-Team den Administrationsaufwand deutlich zu erleichtern.

Die Hürde, eine Referral-Software zu nutzen, ist oft niedriger als man denkt. Meist rentiert sich ein digitales System alleine durch den einfacheren und schnelleren Prozess und die Einsparung bei Zeit und Kosten, wenn man gar nicht oder zumindest deutlich kürzer auf Karriereseiten ausschreiben muss.

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Innox-Gründer Hans Sailer. (c) brutkasten / Haris Dervisevic

Wer Innovationsmanagement hört, denkt an Methoden, an Design Thinking, Scouting, Stage Gates. Hans Sailer nennt etwas anderes zuerst: Empathie. Ohne Draht in die Fachabteilungen und in den Vorstand komme man nicht weit, weil dort das Wissen liege. Sailer hat mit Innox ein Netzwerk aufgebaut, in dem sich Innovationsmanager:innen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz austauschen, und dabei beobachtet, wie sich ihre Rolle laufend verändert hat: von Ideenmanagement über Open Innovation bis zum Corporate Venturing.


brutkasten: Was war der ausschlaggebende Grund, Innox zu gründen? Gab es eine Vision oder hat sich das organisch entwickelt?

Hans Sailer: Es hat keine Vision gegeben. Am Anfang war einfach ein Treffen von fünf Firmen, die sich austauschen wollten. Dabei waren A1, Magna, Siemens, Erste Bank und der ÖAMTC. Wir sind von einer Firma zur anderen gefahren und haben uns zum Beispiel angehört: Wie macht Siemens Innovation, welche weltweiten Ideen-Wettbewerbe gab es, was waren die Learnings? Mich hat das persönlich immer interessiert, ich hatte damals kein Geschäftsinteresse. Aus diesen fünf Firmen hat dann jeder gesagt: „Du, ich kenne da noch einen, kann die oder der mitgehen?“ So ist das über die Jahre gewachsen. Ich habe das fast zehn Jahre ohne Geschäftshintergrund gemacht, das war privates Vergnügen. Wir haben sogar eine Reise nach Hamburg gemacht und das Airbus Innovation Lab besucht.

Wann kam der Schritt in die Selbstständigkeit?

Irgendwann hat Casinos Austria gesagt: „Warum machst du dich nicht selbstständig?“ Da habe ich mir gedacht: Jetzt bin ich fünfzig. Wenn ich es jetzt nicht mache, dann mache ich es nie. Also habe ich gekündigt und mich selbstständig gemacht. Und dann ist es richtig losgegangen, weil ich gesehen habe, was passiert, wenn du deine ganze Energie konzentriert in eine Sache legst. Gleichzeitig kam die Pandemie. Ich habe geschaut: Was kann ich einem Innovationsmanager jetzt liefern, was er gut brauchen kann? Wir haben digitale Austausch-Treffen organisiert, bei denen Firmen erzählt haben, welche Plattformen sie verwenden. Und ich habe gesehen: Online erreichst du viel mehr Leute. Da ist es auch in Deutschland losgegangen. Die deutschen Firmen tauschen sich genauso gerne aus wie die Österreicher und die Schweizer.

Was braucht ein guter Innovationsmanager, eine gute Innovationsmanagerin?

Das Wichtigste ist Empathie. Weil er oder sie Zugänge ins ganze Unternehmen braucht, ob zum Vorstand oder in eine Fachabteilung. Wenn man diesen Draht nicht aufbauen kann, wird es ganz schwierig, denn das Know-how liegt in den Fachabteilungen. Eine große Unterscheidung, die man machen muss: Bin ich Innovator:in oder bin ich Innovation Facilitator:in? Das war am Anfang oft stark verschwommen. Die Rolle der Innovationsmanager:innen hat sich seither laufend geändert und ändert sich gerade wieder extrem stark.

Inwiefern?

Als ich angefangen habe, gab es die ganzen Venturing-Bestrebungen noch gar nicht. Venturing ist in großen Firmen in der M&A-Abteilung passiert. Damals ging es in Corporates eher um Ideenmanagement-Plattformen und das Nutzen der internen Intelligenz, bald kam Open Innovation mit allen externen Stakeholdern, dann ist Design Thinking aufgekommen und ein verbessertes Trend- und Foresight-Management. Ab etwa 2015 kam das Venturing dazu, und plötzlich musstest du wissen: Wie kooperiere ich mit einem Startup? Wie bewerte ich ein Startup? Dieses Know-how hat ein Innovationsmanager vorher nie gebraucht. Das war auch für Corporates keine leichte Aufgabe, da ist viel Geld für diese Learnings ausgegeben worden.

Hans und Karin Sailer von Innox im Gespräch mit brutkasten-Chefredakteur Martin Pacher. (c) brutkasten / Haris Dervisevic

In dem Zusammenhang fällt oft der Begriff „Innovationstheater“.

Da muss man vorsichtig sein. Natürlich kann man Sichtbarkeit überbetonen, dann ist es Theater. Aber wenn ich nicht sichtbar mache, was meine Innovationsabteilung leistet, werde ich nicht wahrgenommen, und dann arbeiten die Abteilungen auch nicht gerne mit mir. Das ist ein feiner Grat. Wir haben oft erlebt, dass die Sichtbarkeit über externe Medien größer war als intern: Ohne Artikel in einer Zeitung bist du in der eigenen Firma gar nicht aufgefallen. Bei denen, die nie etwas auf die Straße gebracht haben, bin ich beim Vorwurf des Innovationstheaters dabei. Aber das wollte auch nie jemand bewusst.

Wie ordnest du Corporate Venturing in Österreich im Vergleich zu Deutschland ein?

Die Deutschen sind ein bisschen mutiger, haben vielleicht auch mehr Geld und nehmen Dinge als Erste in die Hand. Projekte, die wir bei der Innovationsagentur Hyve in Deutschland gemacht haben, haben wir zwei Jahre später in Österreich umgesetzt. Das Venturing ist dort schneller losgegangen, aber auch bei uns wurde es in einigen Corporates ordentlich aufgezogen. Dass Venturing auch ein Hype war, ist unbestritten, und wie bei jedem Hype gibt es Gewinner und Verlierer. Aber man kann aus heutiger Sicht nicht sagen: Das bringt nichts, das muss zurückgefahren werden. Man muss fragen: Wie gut ist es gemacht worden? Wenn du etwas komplett Neues herausbringst, brauchst du mindestens sieben Jahre, bis du damit etwas verdienst. Diesen langen Atem haben wenige Firmen. Jede Firma muss für sich draufkommen, ob das Vehikel zu ihr passt. Nur weil es bei einer anderen funktioniert hat oder nicht, heißt das nichts für die eigene.

Welchen Stellenwert hat Innovation in der aktuellen Wirtschaftskrise?

Dass Innovation näher ans Kerngeschäft geführt wird, ist sichtbar. In Krisen wird üblicherweise viel zusammengefahren, das hat man in der Pandemie ganz stark gesehen. Aber es kommt der Punkt, an dem alle Firmen sagen: „Ohne Innovation werden wir das nicht schaffen.“ Dann werden Innovationsabteilungen wieder größer aufgestellt, und diese Schwankungen tun mir oft weh. Ganz schlimm ist es, wenn eine Abteilung komplett aufgelöst wird. Dann verlierst du oft die Personen, die die kurzen Wege in die Firma hatten. Bis sich das jemand Neuer wieder erarbeitet hat, vergehen zwei Jahre. Das wird oft übersehen, wenn man zusammenspart. Vorteile durch Innovation erhalte ich dann nicht schnell auf Knopfdruck.

Und welche Rolle spielt KI?

So ein gutes Hilfsmittel hatten wir noch nie. Ich glaube, dass das Innovationsmanagement dadurch gerade wieder eine spannende Rolle bekommt. Die IT ist der technologische Enabler, aber nicht die Abteilung, die für die Transformation sorgt. Innovationsmanager:innen werden in Zukunft Orchestratoren von mehreren KI-Agenten sein: ein Agent für Foresight, einer für Patentprüfungen, einer für Potenzialanalysen. Wofür du früher zwei Wochen oder einen Monat gearbeitet hast, das bekommst du plötzlich in ein paar Minuten. Dann wird die Entscheidungsgeschwindigkeit zum KPI: Wie schnell kann ich mich auf ein Thema festlegen? Innovationsmanager:innen brauchen künftig eine Ahnung von Vibe Coding und davon, wie man KI-Agenten bestmöglich verwendet. Aber genauso muss man wissen, wie die eigene Firma tickt. Nur weil eine neue Technologie kommt, ist sie nicht sofort erfolgreich. Es geht immer mit dem Tempo, in dem du die Transformation machst. KI alleine wird dabei aber auch nicht die eierlegende Wollmilchsau sein. Entscheidend wird das Thema Ownership: Wer schnallt sich Ideen um und läuft die notwendigen Extrameilen, und wie realisiert man sie dann gemeinsam? Da wird es weiter Menschen brauchen, die ihre Firmen gut kennen, Know-how und ein Feingefühl für People-Management haben.

Ihr habt Ende August wieder euer Summercamp veranstaltet, diesmal bei der Austria Wirtschaftsservice (aws) und der FFG. Was ist die Idee hinter dem Format, und was waren heuer die wichtigsten Erkenntnisse?

Das Summercamp dient dem Zweck, sich mit möglichst vielen Innovationsmanager:innen aus anderen Unternehmen und anderen Branchen zu vernetzen, auf die man sonst nicht zugehen würde. Genau dieser Cross-Industry-Austausch ist wichtig, um neue Impulse zu bekommen und Partner für gemeinsame Projekte zu finden. Wir machen das mit interaktiven Übungen zu aktuellen Innovationsthemen, das ist ein bisschen wie zwei Tage intensives Speed-Dating mit ganz viel positiver Energie. Heuer waren wieder knapp 100 Personen dabei, die ihr Wissen teilen und offen über ihre Erfahrungen sprechen. In den Sessions ging es an den Beispielen AVL Creators Co-Lab und Wiener Stadtwerke um erfolgreiche Cross-Industry-Kooperationen, mit dem Lufthansa Innovation Hub um AI Augmented Leadership und mit Miele um Intrapreneurship versus Venture Building. aws und FFG stellten gemeinsam mit Infineon, Bionic Surface und XBC erfolgreiche Förderprojekte vor.

Unsere wichtigste Erkenntnis: Die Zusammenarbeit in Ökosystemen bringt Unternehmen viele Vorteile, dafür braucht es aber das Commitment aller Beteiligten, vor allem des oberen Managements, sowie eine gute Orchestrierung und moderierte Begleitung. Wir haben außerdem gesehen, dass Förderorganisationen Firmen mit ganz unterschiedlichen Services unterstützen, nicht nur mit Finanzierungen. Und KI bringt sehr unterschiedliche Erwartungshaltungen ins Unternehmen: Was sich das Management vorstellt und was in den Abteilungen tatsächlich möglich ist, liegt in der Praxis oft weit auseinander. Eine wesentliche Aufgabe der Innovationsabteilungen ist es, voranzugehen, gesichertes Wissen aufzubauen, mit der schnellen Entwicklung Schritt zu halten und eine vorteilhafte KI-Nutzung breit in der Firma zu etablieren.

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