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07.06.2024

Routine oder Freiheit? Von Kalenderblockern, Reportings und der Liebe zum Chaos

Fluch oder Segen, Einschränkung oder Spontanität? Das sagen österreichische Gründer:innen zu Routinen im Alltag.

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✨ AI Kontextualisierung

*Dieser Artikel erschien zuerst in der neuen Ausgabe unseres Printmagazins. Eine Downloadmöglichkeit findet sich am Ende des Artikels.

Augen auf, es ist 6:30 Uhr morgens. Keine Zeit, um unproduktiv zu sein. Noch drei Minuten im Bett liegen. Nicht mehr Schlummern, denn das ist ungesund und energieraubend. Tief einatmen, 15 Sekunden die Luft anhalten, ausatmen. Das ganze dreimal wiederholen. Check.

Aufsetzen. Rechter Fuß zuerst, dann links. Kurz strecken, Arme in die Luft und den Rücken ins Hohlkreuz. Gefolgt vom täglichen Schritt auf die Yogamatte. So wie immer. Jeden. Einzigen. Tag. Sieben Minuten Yogaübungen auf der Matte hingelegt. Check.

Achtung! Nicht gleich zur Kaffeemaschine, denn Koffein auf leeren Magen soll schlecht sein. Nochmal einatmen, Luft anhalten, ausatmen. Aufstehen, Strecken und schnellen Schrittes unter die kalte Dusche. So wie immer. Jeden. Einzigen. Tag.

So – und nicht anders – soll es jeden Morgen sein. Denn Routinen geben Halt, Struktur und fördern Produktivität – oder geben zumindest das Gefühl, dass sie es tun.

Ja, Routinen. Der Feind von kreativen Köpfen und Freigeistern. Visionär:innen, Künstler:innen. Routine bedeutet sich wiederholend. Etwas Gängiges perfektionieren, sodass es keine Frage des Gedankens, der davor kommt, ist, sondern am Rande der Wahrnehmung passiert.

Früher war die Annahme, dass eine Person 21 Tage braucht, um eine Gewohnheit zu entwickeln. Dies wurde mittlerweile widerlegt. Phillippa Lally, Forscherin für Gesundheitspsychologie am University College London, hat bereits 2009 eine Studie im „European Journal of Social Psychology“ zu dem Thema veröffentlicht. Darin arbeitete sie heraus, wie lange es tatsächlich dauert, bis eine neue Verhaltensweise „automatisiert“ wird.

66 Tage bis zur Gewohnheit

96 Personen wurden über zwölf Wochen untersucht; jede mit einer neu gewählten Gewohnheit. Das Ergebnis: Im Schnitt dauerte es 66 Tage, bis eine automatisierte Routine eintrat. Dies kann je nach Person, Verhalten und Umständen abweichen und zwischen 18 und 254 Tagen betragen, der Durchschnitt jedoch zeigt etwas mehr als zwei Monate der Routineschöpfung.

Wo Routinen im privaten Alltag entwickelt werden, so bilden sie sich auch im Arbeitsleben heraus. Für manche das Um und Auf des Funktionierens, für andere eine Lästigkeit, die der Kreativität und Ideenentwicklung im Weg stehen.

Storebox-Founder Johannes Braith (c) Storebox

Für Johannes Braith, Gründer des Scaleups Storebox, sind Routinen eine Notwendigkeit für Erfolg.
„Ich arbeite mit Kalenderblockern, um unterschiedliche Routinen zu manifestieren“, sagt er.

„Einmal pro Woche versuche ich etwa eine große Runde durch unser Office zu machen, um mit Mitarbeiter:innen informell ins Gespräch zu kommen. Das tägliche Checken der wichtigsten Kennzahlen gehört ebenso zu meinem Programm. Privat habe ich kürzlich die 100 Push-Ups App von Florian Gschwandtner für mich entdeckt und versuche jeden Tag zumindest 100 Liegestütze in meinen Arbeitsalltag zu integrieren.“

Sofia Surma, Gründerin von Empovver (c) Isabella Simon

Sofia Surma, Founderin von Empovver, denkt bei Routinen indes gerne an ein Zitat von Albert Einstein. „Nichts kann existieren ohne Ordnung. Nichts kann entstehen ohne Chaos“ steht auf ihrem „2024er Vision Board“: „Es trifft meiner Meinung nach den Kern der Herausforderung, wenn es um das Spannungsfeld zwischen Routine und Abwechslung, Ordnung und Chaos, geht. Ich glaube viele Meschen tendieren hier zu Extremen, was auf beiden Enden des Spektrums Chancen verbaut.“

Für sie ist es wichtig, flexibel zu bleiben und sich nicht zu stark an festgefahrenen Routinen zu klammern. Ein gewisses Maß an Chaos könne sogar von Vorteil sein, da es Kreativität, unkonventionelle Ideen und Offenheit für neue Möglichkeiten fördere, meint sie. „Ein zu striktes Festhalten an Routinen kann dazu führen, dass man sich anderen Potentialen verschließt und auf die Herausforderungen eines sich schnell verändernden Umfelds schlecht reagieren kann. Ein ausgewogener Mix aus Routinen und Flexibilität ist meiner Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg.“

Routine-Extremisten als Problemfall

Surma gesteht, sie habe sich privat mehr auf Routinen eingelassen als im Beruf. Sie verfolgt ein Schlaf- und Stress-Tracking, beschäftigt sich regelmäßig mit Bewegung und Sport und kümmert sich um ihren Hund, der bestimmte Routinen wie die morgendliche Gassi-Runde einfach einfordert.

„Ich sehe den Wert von Routinen, aber ich halte mich nicht ausschließlich daran, weil ich fürchte, dass sie mich zu starr machen könnten“, erklärt sie. „Wer zu stark in den eigenen Routinen gefangen ist, wiegt sich meiner Meinung nach nicht nur im fälschlichen Gefühl, alles kontrollieren zu können, sondern macht es anderen oft schwer, mit einem zu arbeiten. Gerade in einem Teamgefüge, bei dem es unterschiedliche Bedürfnisse nach Routine gibt, können Extrem-Meinungen schädlich sein. Der Moment, in dem man durch die eigenen Routinen zu blind und unempathisch für die anderen Ansätze unterschiedlicher Personen wird, ist brandgefährlich.“

Selbstverständlich sei es ihrer Meinung nach als Gründer:in in der Anfangsphase eines Unternehmens entscheidend, einen klaren Kurs zu halten und den Blick auf das große Ziel nicht zu verlieren. Routinen und Gewohnheiten könnten dabei äußerst hilfreich sein, indem sie Struktur bieten und kontinuierlich in eine bestimmte Richtung lenken.

„Persönlich habe ich, geprägt durch meine langjährige Tätigkeit als Projektmanagerin, oft auf der überorganisierten Seite des Spektrums gestanden“, sagt sie. „Doch meine Reise als Gründerin hat meine Sichtweise etwas verändert. Durch meine Arbeit im agilen Projektmanagement habe ich einen umfangreichen Fundus an strukturierten Tools und Methoden angesammelt, um Arbeitsabläufe zu organisieren. Doch ich betrachte sie eher als eine Auswahlmöglichkeit für die Menschen, mit denen ich arbeite. Ähnlich wie bei gesunder Ernährung gibt es mittlerweile viele bewährte Ansätze. Dennoch ist die Wahl individuell und hängt von einer Vielzahl persönlicher Faktoren ab. Ich glaube daran, dass es wichtig ist, eine Auswahl zu haben und die richtige Balance zu finden, sowohl für sich selbst als auch für das Team. Bei Empovver konzentrieren wir uns auf regelmäßige Meetings, quartalsweise OKR-Planung mit Reflexionen und logistische Arbeiten, die kontinuierlich durchgeführt werden müssen. Zudem versuchen wir, eine Routine zu etablieren, um unsere Erfolge zu feiern, was bisher nur mäßig gelingt.“

“Am Erfolgspfad bleiben”

Ähnlich wie auch Surma sieht Braith Routinen als fixe Aktivitäten im Arbeitsalltag als erfolgsrelevant an. Er meint: „Durch regelmäßige und konstante Handlungen können ‚Habits‘ entwickelt werden. Bei Storebox hat jede Abteilung bzw. Mitarbeitende definierte ‚Key-Activities‘. Diese sind leicht messbar und beinhalten jene Aktivitäten, die direkt auf die definierten ‚Key-Results‘ einzahlen. Da jene aber zeitverzögert eintreten und gemessen werden, helfen die ‚Key Acitivities‘ dabei am Erfolgspfad zu bleiben.“

GoStudent Gründer Felix Ohswald (c) GoStudent

Neben Surma und Braith setzt auch ein Unicorn-Gründer auf eine Mischung aus Routine und Flexibilität: Die Tage von Felix Ohswald, Co-Founder des Wiener Unicorns GoStudent, sind geprägt von einer Mischung aus festen Routinen und flexibleren Zeitelementen. „Das hilft mir enorm, effizient zwischen meinen Rollen als CEO bei GoStudent und Studienkreis (Anm.: übernommenes Unternehmen aus Deutschland) zu wechseln“, sagt er. „Der Tag beginnt eigentlich immer gleich. Ich lese meinen Kindern vor und bringe sie dann in den Kindergarten. Das ist ein schöner, (meist) ruhiger Start in den Tag. Im Büro widme ich mich dann zuerst den aktuellen Themen und bereite mich auf die anstehenden Meetings vor.“

Es folgen 1:1 Meetings mit seinen Direct Reports, die entweder weekly oder biweekly stattfinden. Diese Gespräche seien unverzichtbar, um nahe am Team zu sein und wichtige Entscheidungen zu treffen.

Um den Kopf freizubekommen, nimmt sich Ohswald Zeit für ein Mittagessen, oft verbunden mit informellen Gesprächen – eine perfekte Gelegenheit, um sich auszutauschen, wie er betont.
Der Nachmittag des Founders ist wieder vollgepackt mit weiteren Meetings, darunter regelmäßige C-Level-Meetings und Sitzungen kleinerer Arbeitsgruppen, die sich mit den absoluten Key Priorities wie Produktentwicklung, Neukundengewinnung und Retention befassen. Abends verbringt Ohswald meistens Zeit mit Kollegen oder Familie.

Buch und Film für freie Köpfe

„Diese sozialen Interaktionen sind sehr wichtig für mich, um neue Ideen zu entwickeln und den Tag entspannt ausklingen zu lassen. Meine Tage enden oft mit etwas Lesen oder einem Film, was mir hilft, den Kopf frei zu bekommen und Notizen zu neuen Einfällen zu machen. Neben diesen festen Elementen sorge ich immer dafür, dass genügend Zeit für spontane Recherchen, Gespräche mit inspirierenden Menschen und die Entwicklung neuer Ideen bleibt. Diese Balance aus Struktur und Flexibilität ist für mich entscheidend, um auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzugehen und die dynamischen Themen im Unternehmen reagieren zu können“, sagt er.

Bei all seinen Gewohnheiten versucht Ohswald sich nicht zu sehr in Routinen zu verrennen, weil er findet, dass zu viel davon der Kreativität im Weg stehen kann: „Klar, Routinen sind super, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alles Wichtige erledigt wird. Aber es ist mir auch wichtig, genug Flexibilität zu haben, um spontan auf Neues reagieren zu können und Raum für frische Ideen zu schaffen“, so sein Resümee. „Indem ich einen Mix aus festen Abläufen und freien Zeiten pflege, kann ich effizient arbeiten und gleichzeitig offen für Innovationen bleiben. Diese Balance zu halten, ist besonders wichtig, weil sich in der Tech- und Bildungsbranche ständig etwas ändert.“

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Dieser Text ist zuerst im brutkasten-Printmagazin von August 2026 „Aufbrechen“ erschienen. Eine Download-Möglichkeit des gesamten Magazins findet sich am Ende dieses Artikels.

brutkasten: Sie haben Mercedes durch eine lange Phase großer Erfolge geführt, dann kamen schwierige Jahre. Was war Ihr wichtigstes Learning darüber, wie Organisationen nach Rückschlägen wieder in die Spur finden?

Toto Wolff: Die Formel 1 ist eine Welt der ständigen Evolution, nichts steht je still. Zum Beispiel haben die Regeländerungen 2022 schonungslos Schwächen in unseren Entwicklungsfähigkeiten und unserem Verständnis offenbart. Wir haben diese Ära klar hinter unseren Wettbewerbern gestartet und es über vier Saisonen hinweg nicht wirklich geschafft, diese Defizite auszubügeln.

Der eine oder andere Rennsieg waren die Highlights, wir haben es geschafft, zweimal in vier Jahren den zweiten Platz in der Konstrukteursmeisterschaft zu erringen; aber wir haben nie um den Titel gekämpft. Wir haben im Hintergrund größere Änderungen in unserer technischen Ausstattung, beim Personal und den Strukturen vorgenommen, um das Team stärker und wettbewerbsfähiger zu machen. Wir haben auch die Führungskultur adaptiert, weil wir das Team motivieren mussten, das begann, sich nach so vielen Jahren des Erfolgs selbst infrage zu stellen. Es war jedenfalls eine wichtige und wertvolle Phase für uns.

Sie sprechen in diesem Sinne wiederholt von einer „No Blame Culture“. Wie baut man eine Kultur auf, in der Fehler nicht versteckt oder angeprangert, sondern als Lernchance genutzt werden?

Es geht hier fast ausschließlich um psychologische Sicherheit. Niemand wird bei der Fehlersuche die Hand heben, wenn er Angst hat, gefeuert zu werden. Wir müssen aber zu unseren Fehlern stehen können. Und das fängt bei den Führungskräften an. Nur so können auch andere zu ihren Fehlern stehen. Eine „No Blame Culture“ funktioniert jedoch nur im Zusammenspiel mit einem hohen Verantwortungsbewusstsein. Man braucht Teammitglieder, die Verantwortung übernehmen, auch wenn es um Fehler geht.

In der Formel 1 hat jeder Fahrer eigene Ingenieure und Mechaniker. Wie verhindert man, dass interne Konkurrenz gegen die gemeinsame Strategie arbeitet?

Das ganze Team hat das gleiche Ziel: Die Meisterschaft für Mercedes zu gewinnen. Nicht mit dem einen oder anderen Fahrer, sondern für die Marke und das Team. Alle Mitarbeiter sind gleich incentiviert: Ausschlaggebend ist der Gewinn der Konstrukteursmeisterschaft, nicht der Fahrerwertung. Das ist die Grundlage unserer Entscheidungsfindung. Auch die Ingenieure und Mechaniker, die einem der Fahrer zugeteilt sind, arbeiten zuallererst für das Team. Beide Seiten der Garage machen jeden Boxenstopp gemeinsam. Alle technischen Daten werden zwischen den Ingenieuren der Fahrer geteilt, damit wir so wettbewerbsfähig wie möglich sein können. Das Motto ist klar: Das beste Team gewinnt, der beste Fahrer gewinnt; und zwar in dieser Reihenfolge.

Viele Gründerinnen und Gründer kämpfen damit, schnell zu wachsen und dabei die Kultur zu bewahren. Lassen sich Prinzipien aus der Formel 1 auf Startups und Scaleups übertragen?

Wir haben seit dem Cost Cap 2021 starkes Wachstum in der Formel 1 gesehen. Wir mussten uns überlegen, ob wir die Geschäftsfelder erweitern wollen, wie wir es etwa mit unserem Engagement im America’s Cup beim Segeln gemacht haben. Der Headcount ist gewachsen, vor allem in den Support-Bereichen außerhalb der technischen und operationellen Hauptbereiche. Aber dann haben wir uns wieder auf unser Kerngeschäft fokussiert, mit einem klaren Ziel: die Formel-1-Weltmeisterschaft zu gewinnen. Und bei jedem neuen Projekt stellen wir uns die Frage: Bringt uns das Projekt diesem Ziel näher, hilft es uns, Rennen und Meisterschaften zu gewinnen?

Wenn die Antwort Ja ist, dann investieren wir in das Projekt; wenn nicht, dann nicht. Ich denke, es geht vor allem darum, das Hauptziel nicht aus den Augen zu verlieren, da mit dem Unternehmenswachstum viele Elemente komplexer werden. Wenn man in einem so kompetitiven Umfeld wie der Formel 1 tätig ist, dann ist das Hauptziel relativ klar. Aber jedes Startup muss sich ein Ziel geben können und dann genau wie wir darauf fokussieren.

Wie treffen Sie strategische Entscheidungen, wenn nicht alle Informationen vorliegen? Gibt es ein Erfolgsgehmeinis?

Mein Freund und Geschäftspartner Niki Lauda hat immer auf die rasche Entscheidungsfindung gepocht – es ist besser, eine mangelhafte Entscheidung jetzt zu treffen, als darauf zu warten, alle Informationen zusammengetragen zu haben, wenn es dann zu spät ist. Man kann Entwicklungen immer noch korrigieren, wenn eine Entscheidung nicht ganz richtig war. Persönlich versuche ich die Upside und Downside bei den großen Entscheidungen zu erkennen: Wenn ich mit der Downside, dem Worst Case, leben kann, dann gibt es keinen Grund, vor der Entscheidung zurückzuschrecken.

Welche Leadership-Lektion hätten Sie gerne früher gelernt?

Meine wichtigste Erfahrung ist wohl, in Konfliktsituationen neugierig zu bleiben, zu versuchen, die Perspektive der anderen Seite zu verstehen, und auch manchmal zu akzeptieren, dass man nicht einer Meinung ist oder unterschiedliche Interessen hat; ein „agree to disagree“ als Ergebnis zu akzeptieren. Bei Leadership geht es ja vor allem darum, andere Menschen zu verstehen, sich auf eine gemeinsame Linie zu einigen, sie mit etwas zu incentivieren, das für sie auch wirklich relevant ist. Nur wer motiviert ist und sich wohlfühlt, kann 100 Prozent geben. Ziele klar formulieren, Mitarbeitern Verantwortung übertragen, ihnen dabei helfen, Herausforderungen zu meistern, und Ergebnisse offen analysieren – das ist meine Arbeitsweise.

Gibt es Ihrer Ansicht nach die eine Eigenschaft, die erfolgreiche Unternehmerinnen und Unternehmer brauchen? Und welche Fähigkeiten werden durch den zunehmenden Einsatz von KI wichtiger?

Das eigene Geschäft verstehen und die Leute kennen und verstehen, mit denen man arbeitet. Ein großes Ziel verfolgen und das Auge fürs Detail, das Gleichgewicht in allen relevanten Bereichen nicht verlieren. KI wird viel in unserer Welt verändern. Aber sie wird hoffentlich vor allem ein Instrument sein, das den Menschen dabei helfen wird, bessere Entscheidungen zu treffen. Die fähigsten Leute werden das Beste aus AI herausholen, die Stärken nutzen und sich von den Gefahren und Schwächen nicht beeinträchtigen lassen. Wir stehen sicher am Anfang einer rasanten Entwicklung, deren Ergebnis kaum vorhersehbar ist.

Und im Rennsport selbst: Kann KI helfen, die Ideallinie, die optimalen Bremspunkte oder das perfekte Setup zu entschlüsseln?

Wo die richtigen Bremspunkte sind, sollten wir eigentlich schon wissen; auch, dass, wenn es regnet, ein Reifen ohne Profil nicht so toll funktioniert. Aber im Ernst: Wir müssen AI zur Entscheidungsfindung einsetzen, wo hochkomplexe Datenmodelle es verlangen. Aber AI wird in keinem Bereich eigenständig entscheiden. Sie wird immer eine Unterstützung für unsere Ingenieure bleiben; zumindest in absehbarer Zeit.

Welche Innovationen aus dem Motorsport könnten in den kommenden Jahren für andere Industrien relevant werden?

Es gibt in der Geschichte viele Beispiele für Technologietransfer, und das geht auch heute weiter. Wir als Industrie lernen gerade viel über Batteriesysteme, über Steuerungselektronik und elektrische Motoren, aber auch über nachhaltige Treibstoffe und innovative Composite-Materialien; alles wichtige Entwicklungsbereiche für die Automobil- und Transportindustrie.

Es gibt aber auch ganz andere Bereiche, die mit dem Fahrzeug an sich nichts zu tun haben. So haben wir etwa vor ein paar Jahren Pionierarbeit beim Einsatz von 5G-Technologie an der Rennstrecke geleistet. Die Formel 1 ist in ihrer Grundcharakteristik interessant für Entwicklungen unterschiedlicher Technologien, weil sie ein sehr kompetitives Umfeld mit einer enorm hohen Entwicklungsgeschwindigkeit bietet. Das ist für Innovation und Entwicklung wertvoll.

Sie sind ja an mehreren Unternehmen beteiligt. Was sind Ihre Kriterien dabei?

Nuki und Instahelp sind ja nicht mehr Startups im eigentlichen Sinn, beide sind profitabel. Nuki macht über 50 Millionen Euro Umsatz und ist Marktführer in Europa; Instahelp hat seit zwei Jahren einen zweistelligen Millionenumsatz und verdient Geld. Unsere Kriterien waren damals, als wir die beiden Firmen mit unseren Partnern in der Up to Eleven, den Brüdern Martin und Jürgen Pansy und René Berger, gegründet haben, dass wir unsere bestehende Kompetenz bei mobiler Kommunikation, die wir mit sms.at und ucp über Jahre aufgebaut hatten, für innovative Geschäftsmodelle einsetzen wollen.

Dass wir direkt in Startups investiert haben, die wir nicht selbst gegründet haben, ist ja schon lang her; das war zu Zeiten von Marchfifteen beziehungsweise ganz vereinzelt vor über 15 Jahren. Das wichtigste Kriterium war jedenfalls immer, dass die Gründer gute Leute waren, denen man vertrauen kann. Einer davon war übrigens Oliver Holle. Auch heute vertrauen wir ihm, und zwar indem wir bei Speedinvest und damit auch weiterhin indirekt in Startups investieren.

Abschließend: Wie sieht bei Ihnen eigentlich ein Sonntag aus, an dem kein Rennen stattfindet?

Meistens bin ich in Italien, an einer Kartstrecke. Da sind Susie und ich dann die größten Fans unseres jungen Sohns. Der Apfel ist nicht weit vom Stamm gefallen.

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