03.11.2026
ÖFFENTLICHE BESCHAFFUNG

Polytender: Die weltweit größte Ausschreibungsplattform soll aus Wien kommen

Die Run-Labs-Gründer Dima Rubanov und Matthias Neumayer, bekannt u. a. für den KI-Kindergeschichten-Generator Oscar Stories, bringen ein neues Produkt auf den Markt. Polytender soll Unternehmen die Suche nach staatlichen Ausschreibungen vereinfachen. Gelauncht wurde die Plattform im August.
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Die beiden Polytender-Gründer Matthias Neumayer und Dima Rubanov | (c) Vlad Dobre

„Dream Big“ passt wohl auch zu Polytender. Die beiden Gründer Dima Rubanov und Matthias Neumayer haben sich zum Ziel gesetzt, sie zur größten Ausschreibungsplattform der Welt zu machen. Die beiden Wiener sehen großes ungenutztes Potential in öffentlichen Ausschreibungen. „Behörden vergeben in der EU jedes Jahr Aufträge im Wert von zwei Billionen Euro“, sagt Co-Founder Dima Rubanov im brutkasten-Gespräch.

Diese seien auf Hunderte Portale verteilt. Viele Unternehmen wüssten schlicht nicht, welche Aufträge sie gewinnen können, wodurch viele Ausschreibungen oftmals nur ein einziges Angebot hätten. Dabei sei die staatliche Beschaffung eine große Möglichkeit für Unternehmen. „SpaceX würde ohne die öffentliche Hand nicht existieren. Man vergisst oft, wie wichtig dieses Thema eigentlich ist“, sagt Rubanov. Ihre neue Plattform Polytender soll das nun ändern und die Suche nach öffentlichen Ausschreibungen erleichtern – in der gesamten EU.

Startup-Studio „Run Labs“

Die Gründer sind in der Szene keine Unbekannten. Rubanov und Matthias Neumayer entwickelten in den letzten Jahren Produkte wie Oscar Stories, die kindgerechte KI Lora oder den Dokumente-Erklär-Chatbot FragDasPDF. Alles läuft unter dem Startup-Studio Run Labs zusammen.

SpaceX würde ohne die öffentliche Hand nicht existieren.

Dima Rubanov, Co-CEO von Run Labs

400 Unternehmen in zwei Monaten

Ihre neueste Plattform, Polytender, wurde im August gelauncht und soll seitdem über 400 registrierte Unternehmen auf der Plattform gewonnen haben. Einige davon sind laut den Geschäftsführern noch Pilotkunden, es gebe aber auch bereits um die dreißig reguläre Abnehmer wie Helferline oder AV-Professional.

„Polytender beschleunigt unseren Prozess in der Suche, Bewertung und Abwicklung von Ausschreibungen wesentlich. Die dadurch freigesetzten Ressourcen können optimal eingesetzt werden“, sagt David Knapp, CEO der AV-Professional GmbH.

Eine „signifikante Zeitersparnis“

Die erhöhte Geschwindigkeit sei einer der großen Benefits, die Polytender für Firmen aufweise. „Gerade bei der Suche bieten wir für Unternehmen eine signifikante Zeitersparnis. Das funktioniert schon über alle EU-Länder und ein paar weitere Länder hinweg“, erklärt Rubanov. Neben den 27 EU-Staaten operiert Polytender auch in den USA, der Schweiz, Norwegen und Großbritannien und bündle so über 300 Vergabeportale. Die Plattform vereinfacht es den Unternehmen, Ausschreibungen überhaupt zu finden und daran teilzunehmen. Alles mit KI-Unterstützung.

KI-nativ als Alleinstellungsmerkmal

Ein Matching-Algorithmus gleicht neue Ausschreibungen sprachübergreifend mit Suchprofilen ab. Noch im November soll es auch eine KI-Zusammenfassung und eine Bid-Einschätzung geben. „Wir werden dann KI-Agenten haben, die riesige Datenmengen durchforsten, zusammenfassen und für den User personalisiert aufbereiten. Dadurch muss man nicht 100 Seiten lesen, um zu wissen, ob man sich bewerben soll oder nicht“, erklärt Neumayer.

Das Besondere: Polytender funktioniert KI-nativ. Jede Ausschreibung lässt sich direkt aus KI-Assistenten wie Mistral, Claude, ChatGPT und Microsoft Copilot durchsuchen. Unternehmen können dadurch eigene Ausschreibungs-Agenten bauen und so passende Aufträge finden und bewerten.

„Wir sind der Meinung, dass in einer AI-Agent-Zukunft weniger Interfaces notwendig sein werden. Deshalb haben wir alle App-Funktionen auch für Agents zugänglich gemacht“, erklärt Neumayer und ergänzt: „Wir haben auch Kunden, die ihre eigenen internen Agents haben, die wiederum mit ihren eigenen Daten angereichert sind. Diese Daten können sie dann mit unseren Daten aus öffentlichen Ausschreibungen, aus Dokumenten etc. verbinden und in ihre eigenen Abläufe einbauen.“

Die europäische Lösung, Datenschutz etc.

Wichtig sei den beiden Wienern, die sich bereits seit ihrer Schulzeit kennen, eine europäische Lösung anzubieten. „Wer unsere LinkedIn-Aktivitäten kennt, weiß, dass wir sehr pro-europäisch denken und uns auch europäische Souveränität wichtig ist. Wir sind auch der Meinung, dass diesbezüglich gerade die öffentliche Beschaffung ein großer Hebel wäre, der underused ist“, sagt Neumayer.

Auch bezüglich Datenschutz haben Rubanov und Neumayer klare Vorstellungen. „Wir hosten alles auf Hetzner, einem Server in Deutschland. Unsere KI-Modelle laufen auf europäischer Infrastruktur. Wir passen sehr auf, dass kein Abfluss von Daten entstehen kann. Wir sind auch DSGVO-konform“, sagt Rubanov.

Die All-in-Tender-Lösung

Rubanov und Neumayer denken die Plattform bereits weiter. Sie wollen nämlich nicht nur die Abläufe auf der Bieterseite vereinfachen, sondern auch auf der Vergabeseite. „Unsere große Vision ist es, eine All-in-one-Tender-Plattform zu haben. Sie soll auf der Bieterseite die Suche nach Aufträgen und Unterlagenerstellung und auf der Auftraggeberseite die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen abdecken“, sagt Neumayer. Sie können sich auch vorstellen, Ausschreibungen von Unternehmen auf Polytender zu veröffentlichen, wobei der Fokus auf staatlichen Ausschreibungen liege. Diese „Vision“ wolle man noch im ersten Quartal 2027 umsetzen.

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Die beiden kokei-Geschäftsführer Nima Derakhshan und Alexander Groll am Standort des übernommenen Transportbetriebs Winkler F & S Transport in Hörsching. | (c) kokei

Die klassische Unternehmensnachfolge innerhalb der Familie verliert in Österreich zunehmend an Bedeutung. Eine aktuelle Studie von Creditreform Österreich und CH Consult zeigt: 45 Prozent der befragten Unternehmen benötigen bis 2030 eine Nachfolgelösung. Bereits 40 Prozent planen dabei eine Übergabe außerhalb der Familie, etwa durch den Verkauf an Investoren oder die Übernahme durch das Management.

Genau hier setzt die 2025 gegründete kokei Nachfolge GmbH an. Ein bekanntes Gesicht der österreichischen Startup-Szene hat die Idee dazu ins Rollen gebracht: Daniel Horak, Mitgründer der Finanzierungsplattform CONDA. Durch Gespräche mit Unternehmen wurde er auf die zunehmende Nachfolgeproblematik im österreichischen Mittelstand aufmerksam. Gemeinsam mit Alexander Groll, Nima Derakhshan und Dirk Littig entwickelte sich daraus das heutige Geschäftsmodell. Das Wiener Unternehmen will profitable österreichische KMU übernehmen und langfristig weiterführen. Anders als klassische Private-Equity-Gesellschaften setzt kokei dabei nicht auf einen gewinnbringenden Weiterverkauf.

Erste Übernahme eines Transportbetriebs

Mit der Winkler F & S Transport GmbH aus Hörsching hat kokei seine erste Beteiligung übernommen. Der auf spezialisierte Stück- und WAP-Frachten ausgerichtete Transportbetrieb beschäftigt 55 Mitarbeitende und verfügt über rund 40 Fahrzeuge. „Aus unserer Sicht ist Winkler eben ein Hidden Champion in einer attraktiven Nische“, sagt kokei-Mitgründer und Co-CEO Nima Derakhshan. Der Familienbetrieb in zweiter Generation sei bereits profitabel und verfüge über weiteres Wachstumspotenzial.

Da die Kinder des bisherigen Eigentümers Felix Winkler andere berufliche Interessen verfolgen, fehlte dem Familienbetrieb in zweiter Generation eine interne Nachfolge. Trotz weiterer Kaufangebote habe sich Winkler bewusst für kokei entschieden, erklärt Derakhshan. Von den konkreten Übernahmegesprächen bis zum Abschluss verging etwas mehr als ein Jahr.

Digitalisierung und neue Geschäftsführung bei Winkler

Die operative Geschäftsführung hat kokei-Co-CEO Alexander Groll übernommen, Felix Winkler bleibt während einer Übergangsphase weiterhin eingebunden. Seit der Übernahme im Frühjahr 2026 hat kokei bei Winkler bereits Veränderungen angestoßen. Dazu zählen ein neues Transportmanagementsystem, digitalisierte Prozesse und eine Neuausrichtung des Fahrer-Recruitings. Auch der Einstieg in die E-Mobilität wird vorbereitet.

Langfristig will kokei zentrale Dienstleistungen für sämtliche Beteiligungen aufbauen. Bereiche wie Personalwesen, IT, Marketing, Controlling und Recht sollen künftig unternehmensübergreifend unterstützt werden. Dadurch sollen sich die übernommenen Betriebe stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Auch bei der Geschäftsführung verfolgt kokei einen operativen Ansatz. Während Groll den ersten Betrieb selbst leitet, sollen künftig weitere Geschäftsführer eingesetzt werden. Dafür steht das Team bereits mit potenziellen Kandidaten in Kontakt. Auch geeignete Mitarbeitende aus den übernommenen Unternehmen kommen infrage. Das Wiener Unternehmen will dabei weiterhin eng in die operative Entwicklung eingebunden bleiben.

Zwei bis drei weitere Übernahmen pro Jahr geplant

Bei weiteren Übernahmen ist kokei grundsätzlich branchenoffen. Gesucht werden profitable österreichische KMU mit einem EBITDA ab rund 500.000 Euro, idealerweise einer Million Euro. Die Umsatzrentabilität sollte mindestens zehn Prozent betragen. Die Umsatzobergrenze liegt bei rund 30 Millionen Euro. Sanierungsfälle schließt kokei grundsätzlich aus.

Für die Auswahl nutzt das Unternehmen einen standardisierten Kriterienkatalog. Potenzielle Übernahmekandidaten werden anhand verschiedener Faktoren mit Punkten bewertet. Erfüllt ein Unternehmen die Anforderungen, folgt eine vertiefte Prüfung. Aktuell befindet sich kokei laut Derakhshan mit rund vier Unternehmen in konkreten Gesprächen. Wöchentlich würden etwa ein bis zwei weitere Betriebe geprüft. Mittelfristig strebt das Team durchschnittlich zwei bis drei Übernahmen pro Jahr an.

Langfristige Beteiligungen statt schneller Weiterverkauf

Die Beteiligungen werden gemeinsam mit einem Netzwerk langfristig orientierter Co-Investoren finanziert. Diese werden für jede Transaktion individuell ausgewählt. Dabei achtet kokei insbesondere auf unternehmerische Erfahrung und Interesse an der jeweiligen Branche.

Eine feste Exit-Strategie verfolgt kokei nicht. Stattdessen sollen die übernommenen Unternehmen langfristig gehalten werden und durch laufende Gewinnausschüttungen Erträge für die Investoren erwirtschaften. Einen späteren Verkauf schließt Derakhshan bei einem außergewöhnlich attraktiven Angebot allerdings nicht grundsätzlich aus.

„Wir wollen ein Portfolio von Unternehmen aufbauen. Nach dem Prinzip eines unternehmerischen Zinshauses: stabile Erträge, langfristige Wertsteigerung“, sagt Derakhshan. Durch die langfristigen Beteiligungen an unterschiedlichen österreichischen KMU sollen deren Gewinne Dividendeneinnahmen ermöglichen. Potenzial sieht Derakhshan jedenfalls genug. Eine Herausforderung sei weniger die rechtliche Situation als vielmehr die heimische Unternehmenskultur. Der Verkauf eines Familienunternehmens an Dritte werde hierzulande teilweise noch skeptisch gesehen. Dabei könne eine externe Übernahme eine sinnvolle Alternative zur klassischen Familiennachfolge darstellen.

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