10.09.2019

So kann man in Österreich seine GmbH online gründen

Nach einem zweijährigen Testbetrieb ermöglichen die österreichischen Notare nun, eine GmbH online zu gründen. Auf Beratung müssen die Gründer dabei nicht verzichten, die Sicherheit wird über komplexe Verfahren gewährleistet.
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Michael Umfahrer zur Austria Limited - die notariellen Tätigkeiten bleiben dauerhaft online möglich
Michael Umfahrer, Präsident der Österreichischen Notariatskammer. (c) ÖNK / R. Tanzer
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Wer eine GmbH gründen möchte, der muss ab Herbst 2019 nicht mehr persönlich in der Kanzlei des Notars erscheinen, kann aber trotzdem auf dessen Beratung und Expertise zurückgreifen. Das ist einer Initiative der Österreichischen Notariatskammer zu verdanken, mit der die digitale Gründung einer GmbH ermöglicht wird.

+++Event-Reihe ab 17.9.: GründerInnenberatung im Science Park Graz+++

Dem vorausgegangen ist ein Pilotprojekt, in dem das Konzept zwei Jahre lang in zwölf Kanzleien getestet wurde (der brutkasten berichtete). „Wichtig war dabei vor allem, dass die Sicherheit gewährleistet wird“, sagt Michael Umfahrer, Leiter des Fachausschusses für Unternehmensrecht der Österreichischen Notariatskammer: Nun ist die Lösung weitgehend fertig und steht kurz vor dem Echtbetrieb.

Die Vorteile der digitalen GmbH-Gründung für Gründer

Die Vorteile für die Gründer liegen dabei auf der Hand: Sie müssen nicht mehr persönlich in der Kanzlei des Notars erscheinen, sondern können die GmbH gemütlich vom Sofa aus gründen – oder auch dann, wenn sie sich selber gerade im Ausland befinden.

+++Was man bei der Unternehmensnachfolge beachten sollte+++

Zugleich können sie sich wie bei einem „Offline-Termin“ via Videokonferenz vom Notar beraten lassen. Dieser kann die Gründer auch zu Themen aufklären, die sie vielleicht nicht im Fokus haben – wie etwa Streit unter den Gesellschaftern, Insolvenz oder der plötzliche Tod eines Co-Founders. „Wir ermöglichen somit eine digitale Gesellschaftsgründung, bei der zugleich weiterhin das professionelle Briefing des Notars gewährleistet wird“, sagt Umfahrer.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente digital vorhanden sind (mehr dazu weiter unten). Preislich sollen sich die Kosten für eine digitale GmbH-Gründung nicht von einer „analogen“ Gründung unterscheiden.

Der Ablauf der digitalen GmbH-Gründung

Beim digitalen Gründungsprozess spielt Sicherheit eine zentrale Rolle, die Klienten müssen zuerst einen entsprechenden Identifizierungsprozess durchlaufen. Dies geschieht, indem sie per Email eine Einladung bekommen, sich per Videoident-Verfahren zu registrieren und ihre Identität über einen amtlichen Lichtbildausweis nachzuweisen.

+++Stammkapital und Gründungsprivilegierung: Was Startups wissen müssen+++

Der Notar erhält die entsprechenden Identifikationsdaten anschließend in einem elektronischen Datenraum, der eigens für die jeweilige GmbH-Gründung angelegt wird. Hinter diesem Prozess steht das Unternehmen A-Trust, welches dem Gründer – falls noch nicht vorhanden – in diesem Zuge auch gleich eine Handysignatur anlegt. Diese wird für den weiteren digitalen Gründungsprozess benötigt. Im Hintergrund wiederum überprüft der Notar die Identität der Gründer über diverse Datenbanken, um Betrug und Geldwäsche zu verhindern.

Die anschließenden Gespräche zwischen Gründer und Notar finden via Videokonferenz im besagten digitalen Datenraum statt. Hier klärt der Notar über verschiedene Themen auf, und die Gründer können Fragen stellen. Auch bei der Verlesung des Notariatsakts weist der Notar nochmals auf etwaige Ungereimtheiten hin.

Die Gründer signieren den Gründungsvertrag schließlich via Handysignatur. Der Notar wiederum leistet die amtliche Signatur mit einer speziellen Karte, die er in ein eigenes Kartenlesegerät steckt.

Elektronischer Kontakt zu Behörden

Das Ergebnis der digitalen Gründung ist eine „genuin elektronische Urkunde“, wie Umfahrer erläutert. Sie ist also in ihrer ursprünglichen Form digital vorhanden, was den Kontakt mit Behörden deutlich erleichtert, da diverse archaische Zwischenschritte – ausdrucken und einscannen – entfallen.

+++Was passiert, wenn der Co-Founder stirbt?+++

Dieser Vorteil zeigt sich bereits bei der Gründung selbst: Die signierten Dokumente werden digital an das Firmenbuchgericht übermittelt, so dass die Eintragung ins Firmenbuch erfolgen kann.

Übereilungsschutz und Rechtssicherheit

Wichtig ist bei der Beratung durch den Notar auch der sogenannte „Übereilungsschutz“ – also die Sicherstellung, dass niemand vorschnell einen Vertrag unterschreibt, durch den für ihn grobe Nachteile entstehen. Dies erfolgt über die Beratung im Videogespräch. „Hier reichen oft drei bis vier Fragen, die der Notar gezielt stellt“, sagt Umfahrer: Würde diese Aufklärung jedoch nicht geleistet, so könnte für einzelne Parteien rasch ein großer finanzieller Nachteil entstehen.

Außerdem kann – ergänzend zu den zuvor angeführten Sicherheitsvorkehrungen – der Notar das Gespräch abbrechen, wenn ihm eine Ungereimtheit auffällt. So ist zum Beispiel auch vorgesehen, dass während des Gesprächs und während der Identifikation die Internetverbindung der Parteien nicht abbrechen darf.

Der One-Stop-Shop für die GmbH-Gründung

Für die Zukunft ist geplant, die digitale GmbH-Gründung über die Notare als One-Stop-Shop zu etablieren. Denn die Österreichische Notariatskammer hat eine Kooperation mit dem Digitalisierungsministerium, über welche man auch die Features des Unternehmensserviceportals anbieten kann. So soll es zum Beispiel möglich sein, im Zuge der eigentlichen Gründung auch gleich Dinge wie die Beantragung einer UID, die Anmeldung bei der Sozialversicherung und die Anmeldung eines Gewerbes zu erledigen.

+++Checklist: 10 Fragen auf dem Weg zur GmbH-Gründung+++

Summa summarum sieht Umfahrer viel Potenzial für die digitale GmbH-Gründung. Denn zwar würden heute noch viele Menschen Dokumente auf Papier mit einem gewissen Sicherheitsgefühl verbinden – die Zukunft ist aber, wie auch in so vielen anderen Lebensbereichen, elektronisch. „Und die Notare gehen hier mit der Zeit“, sagt Umfahrer, „um vor allem bei jüngeren Klienten dem Bedürfnis nach einem modernen Gründungsprozess nachzukommen.“


Tipp: Am 17. September startet eine vierteilige Event-Reihe der Steiermärkischen Notariatskammer im Science Park Graz. Notarsubstitut Nicolas Kotzmuth gibt in der GründerInnenberatung nützliche und wertvolle Tipps, was man bei einer Unternehmensgründung wissen und beachten sollte. ⇒ Details zur Veranstaltungsreihe


Video: Freiheit vs. Sicherheit – Diskussion beim Europäischen Forum Alpbach


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Ida Tin, Co-Founderin von Clue (c) Valerie Maltsev

Dieser Artikel erschien zuerst in der Jubiläumsausgabe unseres Printmagazins. Ein Link zum Download findet sich am Ende des Artikels.

Bunte Hosenanzüge, gepaart mit hohen Absätzen, Sneakers, langen Locken und eleganten Kurzhaarschnitten – beim diesjährigen Global Leaders Summit, organisiert von the female factor und unterstützt von der Stadt Wien, gleicht das Publikum einem bunten Bällebad. An diesem ungewöhnlich warmen September­donnerstag füllt sich das Wiener Rathaus mit über 500 weiblichen Führungskräften aus 50 Nationen.

Is this how a leader looks like?

Mittendrin ragt die dänische Founderin Ida Tin aus der Menge. In einem grau-weiß gestreiften Blazer und mit elegantem Hair-Updo setzt sie kontrollierte Schritte auf den roten Teppich, der Besucher:innen den Weg ins Rathaus markiert. Links und rechts stehen weiß bezogene Stehtische, vor einer türkisen Fotowall tummeln sich Hosenanzüge. „This is how a leader looks like“ steht auf der Fotowand.

„Schriftstellerin“ ist die Berufsbezeichnung, die aus diverser Berichterstattung rund um die dänische Gründerin hervorgeht. In ihrem ersten Buch schrieb sie über Motorradreisen. In Dänemark wurde es zum Bestseller. Ihre Geschichte ist eine, die von vielen gehört und gelesen gehört – denn Ida heißt heute „Mother of Femtech“.

Mother of Femtech

Ida wurde im Kopenhagener Stadtteil Nørrebro geboren und war einen nicht unbeträchtlichen Teil ihres Lebens auf dem Motorrad unterwegs. Mit ihren Eltern und ihrem Bruder hat sie so mehrere Länder der Welt bereist.

Zusammen mit ihrem Vater ­arbeitete sie später für Moto Mundo, einen ­ Motorrad-Reiseveranstalter. In den frühen 2000ern organisierte sie Motor­radtouren durch Vietnam, die USA, Kuba, Chile oder die Mongolei; 2009 erschien ihr besagtes Buch „Direktøs“, in dem sie von ihren Reiseerfahrungen erzählt.

Weil auf Reisen kein Tag ist wie der andere, stand Ida vor einem Problem: Woher weiß sie, wann ihre Monats­blutung kommt? Händisch mitzuschreiben ging nicht, am Motorrad war kaum Platz. Sie brauchte etwas Handliches; etwas, das immer dabei ist. Und etwas, das selbst mitdenkt.

Ida kam auf eine Idee – ­ wenige Jahre später startete sie eine der weltweit ersten Tracking-Apps für Frauengesundheit. Ida gründete Clue als App für menstruierende Personen im Jahr 2012 in Berlin, gemeinsam mit Hans Raffauf, Moritz von Buttlar und Mike LaVigne. Über die Jahre wurde Clue zu einer der berühmtesten Apps unter Menstruierenden. Damit schuf Ida eine technologische Lösung zur Verbesserung von Frauengesundheit – eine Femtech-Lösung.

Forgive me, but I think there is a little bit of a lack of vision for Europe.

Ida Tin, Co-Founderin von Clue

Zurück am Global Leaders Summit höre ich Ida zu, wie sie auf der Global Stage des Großen Festsaals im Wiener Rathaus spricht. Ida setzt ihre Worte gezielt; im Trubel des Summits sticht sie nicht mit Lautstärke hervor, sondern mit Präsenz. Ohne ihre Stimme zu heben, finden Idas Worte ihren Weg durch die Geräuschkulisse des Festsaaltreibens. Sie spricht von einer Reform unseres Ökosystems.

„Let’s invite men into our world“ und „Sense your body, pay tribute to your mental health“ sind nur zwei der Aussagen, die man selten von Gründer:innen im Business-Kontext hört. Mit dem Aufbau ihres Unternehmens hat sie den Begriffen „Gründung“ und „Unternehmensführung“ eine neue Bedeutung verliehen. Sie hat sie menschlicher gemacht.

Nach dem Panel bleibt Zeit für ein kurzes Interview. Wieder schafft es Ida, mit bewusst gesetzten Wortkombinationen eine wichtige Message zu kommunizieren: „Wir müssen aufpassen, was wir als erfolgreich betrachten. Früher war Erfolg Geld, ein hoher Return on Investment; noch größere Finanzierungsrunden. Doch wenn wir ehrlich sind, ist der eigent­liche Reichtum unsere Gesundheit.“

Wie ein System funktioniert

Unverkennbar geht es in unserem Gespräch nicht nur um Geld: „Mehrere Studien zeigen, dass Investitionen in die Gesundheit von Frauen die Wirtschaft ankurbeln. Erst dieses Jahr hat McKin- sey einen Report herausgebracht, der zeigt: Wir würden uns jedes Jahr eine Billion Dollar sparen, wenn die Gesundheitsbedürfnisse von Frauen an- gemessen erfüllt würden.“

Ida zeigt in unserem Interview, dass sie das Thema bewegt: „Frauengesundheit ist teuer, gar keine Frage. Aber wir wissen mittlerweile auch: Wenn es Frauen gut geht, geht es ihren Unternehmen gut, ihren Familien und schließlich auch der Gesellschaft. Viel­fältige Teams begünstigen integrative Unternehmen, bringen weniger Voreingenommenheit und tatsächlich bessere Geschäftsergebnisse.“

Als ob das nicht schon selbsterklärend genug wäre, betont Ida mit einem Kopfnicken: „Wenn wir also Frauen in den Aufbau der Welt miteinbeziehen, funktioniert das System.“

“Die Besessenheit mit Geld macht unser Leben sehr arm. Und engstirnig.”

Ida Tin, Co-Founderin von Clue

Gesundheit!

Dass das in der Corporate-Bubble schwierig umzusetzen ist, weiß Ida. Auch alle bunten Hosenanzüge, die sich zum Global Leaders Summit im Wiener Rathaus versammelt haben, wissen es. Dass nicht tatenlos zugesehen werden darf, wie Frauen, ihre Gesundheit und ihr Potenzial im Unternehmertum vernachlässigt werden, weiß auch jede vor Ort.

„Wir wissen doch alle, dass man mehr Perspektiven in Führungsebenen bringt, wenn man Frauen dort reinsetzt. Wenn man sie einfach machen lässt und niemanden zu formen versucht. Wir leben in einer Kultur, vor allem in der Tech-Szene, in der wir Menschen formen. Du stellst jemanden an, du formst dir deine Arbeitskraft so, wie du sie willst, drückst sie in interne Strukturen. Du etablierst Arbeitsmodelle, die sich nach 40 Wochenstunden richten und Menschen gesundheitlich belasten. Und nicht selten endet das im Burnout. Ich denke, wir müssen uns in dieser Hinsicht mehr am Gesundheitsaspekt unserer Arbeit orientieren. Wenn wir uns kaputtarbeiten, was bleibt dann vom Leben übrig?“, so Ida.

Wenn wir Frauen in den Aufbau der Welt miteinbeziehen, funktioniert das System.

Ida Tin, Co-Founderin von Clue

Langsam lasse ich mir Idas Worte durch den Kopf gehen. „Wenn wir uns kaputtarbeiten, was bleibt dann vom Leben übrig?“ Ja, der Satz kommt wahrlich aus dem Mund einer der erfolgreichsten Founder:innen unserer Zeit. Das ist das Mindset jener Unternehmerin, die mit ihrer Tracking-App den Begriff Femtech prägte und den Grundstein für eine ganze Branche schuf. Sogar Apple war von Idas Technologie begeistert und bat um Zusammenarbeit.

Idas Mindset kommt nicht von irgendwo: „Meine Eltern waren ein Beispiel für Menschen, die genau das taten, was sie wirklich gerne machten; auch, wenn das in den Augen mancher als verrückter kleiner Traum schien. Mit ihrem Traum haben sie sich immerhin ihren Lebensunterhalt verdient. Und ich denke, wenn einem als Kind die Chance gegeben wird, die Welt zu sehen, bekommt man ein Gefühl dafür, wie viele Realitäten es da draußen gibt; und wie viele Dinge miteinander verknüpft sind.“

Der Mangel an Vision

Stichwort Verknüpfung: Sollten wir nicht zuerst anfangen, auf nationaler Ebene zu denken, bevor wir uns die ganze Welt vorknöpfen? Ida sieht das anders:

„Wie soll ein kleines, noch so starkes Land in einem schwachen Europa überleben? Wenn es zu politischen Unruhen auf europäischer Ebene kommt, sind wir alle verwundbar. Wenn die Wirtschaft in Europa zusammenbricht, werden auch einzelne Staaten zusammenbrechen. Es macht keinen Sinn, in nationalen Einheiten zu denken. Wir müssen darüber nachdenken, wie wir uns in Zukunft versorgen können. Wir müssen ein bisschen mehr an unseren Planeten denken. Ich glaube, es mangelt an einer Vision für Europa; und an gutem Storytelling.“

Der neue Erfolg

Ida redet Klartext über Tatsachen, die eigentlich jeder kennt, aber niemand wirklich wahr­ haben möchte. Mit einem weiteren Kopfnicken teilt sie Lösungsansätze:

„Wenn wir unsere Wirtschaft in etwas Nachhaltiges verwandeln wollen, müssen wir Erfolg neu definieren. Zurzeit feiern wir Investments, wir feiern finanzielle Rendite. Wir feiern Unicorns. Aber die Welt verlangt nach einer mehrdimensionalen Vorstellung von Erfolg.“

Ida meint: sich selbst nach eigenen Maßstäben als erfolgreich zu bezeichnen; Gesundheit als Erfolg zu bezeichnen. Und: „Unternehmen aufzubauen, in denen Menschen gesund sein können, in denen Menschen offen queer sein können, in denen Menschen aus verschiedenen Kulturen zusammenkommen; in denen man sie nicht zwingt, Alkohol zu trinken – und in denen eine integrative Kultur geschaffen wird.“

Wir brauchen weniger

Mit Clue hat Ida genau das versucht, und zwar mit einem der wohl umstrittensten New-Work-Themen unserer Zeit: der Vier-Tage-Woche. „Wir haben gesehen, dass unsere Leute an vier Tagen in der Woche genauso viel geleistet haben wie an fünf.“

Ida bot ihrem Team neben vier Arbeitstagen damit auch drei freie Tage, die Möglichkeit für Side Projects und mehr Zeit für Sport, Familie und Ruhe. „Viele hatten das Gefühl, dass ihr Leben eine ganz neue Qualität gewonnen hat. Und zusätzlich gibt es auch eine Menge an Studien und Daten, die zeigen, dass das funktioniert“, so Ida.

Wie in Island

So wie in Island, wo seit 2020 51 Prozent der Arbeitnehmenden reduzierte Wochenarbeitszeiten von 35 bis 36 Stunden bei gleichem Lohn wie zuvor hatten. Heute soll der Anteil noch etwas höher liegen, heißt es von einer Studie des britischen Autonomy Institute und der isländischen Association for Sustainability and Democracy (Alda). Im vergangenen Jahr soll die Wirtschaft Islands um fünf Prozent gewachsen sein – damit verzeichnet der Staat eine der höchsten Wachstumsraten in Europa.

In Idas Office gab es an den vier Arbeitstagen außerdem schuhfreie Zonen, einen Meetingraum ohne Tisch sowie Schwimm- und Fitnessstunden für ihre Mitarbeiter:innen. „Es sind die kleinen Dinge, die die Leute zusammen und zum Lachen bringen. Irgendwann hatten wir sogar eine Vorstandssitzung im tischlosen Raum.“

Kannst du acht Stunden am Tag sitzen?“ Ida reißt mich aus meinem kurzen Tagtraum. „Ich kann es nicht!“, wirft sie hinterher. „Auch jeder Sportler weiß, dass man Erholung braucht, um Höchstleistung zu erbringen. Warum sollte man das als arbeitender Mensch also vernachlässigen?“

Die Planeten-Perspektive

Nach fast 40 Minuten werden wir von zwei bunten Hosenanzügen unterbrochen. Die Zeit für das Interview ist um, das nächste steht an. Eine Frage fehlt uns aber immer noch: Wie lässt sich unsere Gesellschaft nun nachhaltig umbauen?

„Die Besessenheit mit Geld macht unser Leben sehr arm. Und sie macht uns engstirnig. Niemand auf diesem Planeten muss exorbitant viel besitzen. Alles über einem bestimmten Betrag könnte in Klimafonds fließen, in Sozialprojekte, in die gerechte Verteilung von Vermögen. Die Monopolisierung von Reichtum schafft ein großes demokratisches Problem; und schließlich auch ein Problem für Innovation.“

Was uns Ida sagen will: Man kann keine Gesellschaft aufrechterhalten, in der zu wenige zu viel und zu viele zu wenig haben. „Ich wünsche mir, dass wir an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Manchmal frage ich mich: Warum haben wir nicht eine gemeinsame Marke für unseren Planeten? Einen gemeinsamen Plan mit einer gemeinsamen Perspektive. Das wäre etwas, das uns in unserem Tun sicherlich einiges an Klarheit und Ambition geben würde.“

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