20.12.2021

Notariat: “Ziel ist ganz klar die 100-prozentige Digitalisierung”

Die Digitalisierung des Notariats erlebte zuletzt in der Pandemie einen starken Push. Doch es soll in den kommenden Jahren noch deutlich weitergehen.
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NTB SOLUTIONS-Geschäftsführer Manfred Guttmann über Digitalisierung im Notariat | (c) NTB SOLUTIONS
NTB SOLUTIONS-Geschäftsführer Manfred Guttmann | (c) NTB SOLUTIONS
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Seit 2017 ist eine digitale GmbH-Gründung beim Notar auch Online möglich. 2020 wurden die Möglichkeiten des digitalen Besuchs beim Notar aufgrund der Corona-Pandemie stark erweitert – und intensiv genutzt. Mit Anfang 2021 wurden die Regelungen ins Dauerrecht überführt, einzig Testamente sind gesetzlich davon ausgeschossen.

Doch mit dem bislang Erreichten sei man noch nicht am Ziel, erläutert Manfred Guttmann, Geschäftsführer von NTB SOLUTIONS, im brutkasten Innovation Talk. Die IT-Tochter der Notariatskammer ist Service-Dienstleister für mehr als 100 Notariate in Österreich. “Wir versuchen standardisierte Lösungen zu etablieren, damit auf diese weitere Produkte und Dienstleistungen aufgesetzt werden können. Wir supporten auch bestehende digitale Anwendungen, etwa spezielle Bankapplikationen oder das elektronische Urkundenarchiv für alle Notariate in Österreich”, erklärt Guttmann.

Kryptographie und Co: NTB SOLUTIONS will “Fühler Richtung Startups ausstrecken”

Das Ziel sei dabei ganz klar: “100 Prozent Digitalisierung, die ein effizientes, ortsungebundenes Arbeiten ermöglichen”, so der NTB SOLUTIONS-Geschäftsführer. Dazu sehe man sich die Möglichkeiten unterschiedlicher Technologien wie Blockchain und Künstliche Intelligenz an. “Diese Themen gilt es zu adressieren”, so Guttmann, “wir müssen dabei aber immer ein Augenmerk darauf haben, dass die durch die österreichischen Notariate geschaffene Rechtssicherheit nicht gefährdet wird”.

Derzeit arbeite man primär mit etablierten Kooperationspartnern. Doch man wolle auch “die Fühler Richtung Startups ausstrecken”, sagt der Geschäftsführer: “Wir brauchen die junge Community, um auch Dinge zu erkennen, die wir vielleicht noch gar nicht am Radar hatten”. Besonders interessant sei hier etwa das Thema Kryptographie. “Alles wird verschlüsselt und wir müssen hochsichere Archive bieten”.

“Digital First” im Notariat: “Lösungen, die sowohl rechtssicher als auch sexy für den Endkunden sind”

Generell wolle man im Notariat die Prämisse “Digital First” etablieren. “Unter diesem Augenmerk wollen wir Lösungen schaffen, die sowohl rechtssicher als auch sexy für den Endkunden sind. Das muss auch so sein, weil wir wirklich ein niederschwelliges Angebot für alle haben wollen, das immer und überall wahrgenommen werden kann”, sagt Guttmann. Ziel sei es, dass die Anwendungen für User:innen ähnlich einfach werden, wie digital ein Bankkonto zu eröffnen oder einen Versicherungsvertrag abzuschließen.

Bis zum Ziel der 100-prozentigen Digitalisierung werde es aber sicher noch Jahre dauern, meint der NTB SOLUTIONS-Geschäftsführer. Bis dahin gelte es, gute duale Lösungen zu haben. Einen entscheidenden Punkt auf dem Weg dorthin erwartet Guttmann jedenfalls schon sehr bald: “Wir brauchen ganz klar eine digitale Identität, die es uns im Notariat ermöglicht, Personen online zweifelsfrei zu identifizieren, ohne einen dritten Dienstleister involvieren zu müssen”. Er gehe davon aus, dass bereits 2022 entsprechende Systeme etabliert werden. “Das ist für uns ein ganz wichtiger Katalysator, um mit der natürlichen Person auch digital interagieren zu können”.

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(c) vier+eins, Juristen, Matching, Jurristinnen, Plattform, Kanzlei, Notare
(c) vier+eins - Verena Kovacsits, Gründerin vier+eins.

Die Gründerin Verena Kovacsits bringt umfassende Erfahrung aus ihrer Tätigkeit beim Recruiting-Unternehmen Jobmade und aus über sieben Jahren in generalistischen HR-Rollen, darunter auch in Bayern, mit. Seit zwei Jahren ist sie zudem für das Personalwesen des in Graz ansässigen Fintechs Rockets verantwortlich und unterrichtet auch an der Karl-Franzens-Universität Graz als externe Lehrbeauftragte. Nun hat sie mit einem, nicht namentlich genannten, Co-Founder die vier+eins OG gegründet.

Vier+eins: Machting für Jurist:innen

Dies tat sie, da die Rechtsexpertin einen großen Handlungsbedarf im Fokusfeld Jurist:innen verortete: “Mit meiner Schwester, die Richterin am Landesverwaltungsgericht für Steiermark ist, habe ich schon oft über den sich immer mehr manifestierenden Mangel an Jurist:innen diskutiert. Sinkende Studierendenzahlen und nach wie vor oft sehr traditionelle Arbeitsumgebungen bei klassischen Arbeitgebern für Jurist:innen wie Rechtsanwaltskanzleien, Notariaten und Steuerberatungskanzleien tragen dazu bei, dass das Finden von passenden Mitarbeiter:innen im Bereich Legal immer schwieriger wird”, sagt sie.

Und weiter: “Moderne Recruiting-Methoden und eine offene, klare Kommunikation der Arbeitgebermarke eines Unternehmens oder einer Kanzlei können da einen großen Unterschied machen und erfolgsentscheidend sein.”

Kovacsits greift dabei nicht, wie andere Matching-Plattformen, auf Algorithmen oder Künstliche Intelligenz zurück, sondern auf direkten Kontakt, wie sie brutkasten erzählt.

“Wir arbeiten schon mit digitalen Tools”, erklärt sie, “aber wir setzen auf die aktive Ansprache von Kandidaten und Kandidatinnen. Finden exakt heraus, was Unternehmen und Kanzleien suchen.”

Durch ihre Erfahrung und ihr Netzwerk hat Kovacsits auf Anfragen oftmals bereits die passenden Personen im Kopf, die u.a. dann auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn kontaktiert werden.

“In kurzen ‘5-Minuten-Telefonaten’ stellen wir fest, ob die Person und das Unternehmen passen könnten”, präzisiert sie. “Wenn man nur irgendwo Daten eingibt, geht einiges zwischen den Zeilen verloren. Unser Ansatz lohnt sich nachhaltig am Ende.”

Auf die Nachfrage, wie sich diese Arbeitsweise mit einem steigendem Arbeitspensum umsetzen lässt, verweist Kovacsits darauf, dass sie im Hintergrund mit HR-Kolleg:innen ein breites Netzwerk an Mitarbeitenden (in Form von Werkverträgen) aufgebaut hat, die alles abdecken.

Vier+eins: Home-Office, Gleitzeit oder klassisch

Bezüglich der oben erwähnen “traditionellen Arbeitsumgebungen” verfolgt die Founderin eine moderne Arbeitswelt-Philosophie. “Im Idealfall kenne ich die Arbeitssuchenden und die Kanzlei bereits und weiß, wer zu wem passt”, erklärt sie. “Dabei ist nicht nur die Ausbildung wichtig, sondern welche Persönlichkeit mit welcher Kanzlei ‘gematcht’ werden kann.”

Ihrer Erfahrung nach sind Rechtsanwaltskanzleien und auch Notariate beim Arbeitsumfeld – Home-Office, Gleitzeit – noch nicht dort, wo sich Unternehmen bereits befinden. “Was an sich nichts Schlechtes sein muss”, sagt sie. “Es gibt Personen, die für so ein Umfeld das perfekte Match sind. Es geht mir allgemein um das Bedürfnis von Jurist:innen und darum, was eine Kanzlei bieten kann.”

Kovacsits selbst achtet sehr auf die Balance zwischen dem Hauptberuf, der Unternehmensgründung und einem Familienleben, dass im Patchwork-Setting vier Kinder und einen Hund (daher auch der Name vier+eins) beinhaltet. Die sei nicht immer einfach, aber: “Ich bin davon überzeugt, wenn alle diese Bereiche so viel Freude machen, dass man seinen Kindern so viel an Begeisterung mitgeben kann, dass es sich lohnt.”

Aktuell arbeitet die Gründerin am Aufbau eines stabilen Netzwerks von Kandidat:innen und Kanzleien, um künftig ein noch schnelleres Matching gewährleisten zu können.

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