17.05.2019

Wie man den Kopf frei kriegt, um kreativ zu arbeiten

David Allen ist der Mastermind hinter der "Getting things done"-Methode. Im Vorfeld des Fifteen Seconds Festivals in Graz erklärt er, wie man konzentrierter und effizienter an Probleme herangeht.
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Paul Allen Deep Work
(c) fotolia/pathdoc
kooperation

Deep Work hat sich zu einem der großen Schlagworte zu unserer Zeit entwickelt: Konzentration ist nicht die Regel, sondern die Ausnahme – und oft geben wir geschwätzigen Kollegen, sozialen Medien oder Pop-ups die Schuld daran, dass wir nicht konsequent an kreativen Projekten arbeiten können. Doch der Schein trügt.

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„Der meiste Lärm findet in unserem Kopf statt“, sagt David Allen, Erfinder der „Getting things done“-Produktivitätsmethode und Speaker auf dem Fifteen Seconds Festival 2019 in Graz: Laut Allen haben wir jeden Tag zigtausende Gedanken – und diese müssen wir richtig ordnen, um den Kopf frei zu kriegen und somit produktiver zu werden.

Fünf Schritte zum Festhalten der Gedanken

Für die meisten Menschen ist es laut Allen schwierig, ihre aufkommenden Gedanken in echte Taten und einen sichtbaren Output zu verwandeln. Das sei in Ordnung mit Tagträumen, die kurz aufkommen und dann wieder verschwinden. Echte Ideen sollten aber richtig verwaltet werden, sagt Allen. Dafür empfiehlt er fünf Schritte:

  1. Den Gedanken festhalten: Jeder Gedanke sollte in irgendeiner Form festgehalten werden, so dass er nicht mehr im Kopf herumgeistert, sondern archiviert wird – sei es in einem physischen Notizbuch oder mit einer App.
  2. Klarheit schaffen: Jeder dieser festgehaltenen Gedanken wird dann darauf überprüft, ob man ihn in die Tat umsetzen kann – wenn nicht, dann landet die Idee im Mistkübel.
  3. Organisieren: Lege fest, wann du welche Sache erledigen willst. Dies ist der Zeitpunkt, an dem den einzelnen Schritten spezifische Zeiträume in deinem Kalender zugeordnet werden und To-do-Listen erstellt werden.
  4. Reflektieren: Die entsprechenden To-Do-Listen sollten so oft wie nötig überprüft werden, um die nächsten Handlungsschritte zu ermitteln. Bereits erledigte Dinge werden gestrichen, damit du den Kopf frei kriegst
  5. Tu es: Der fünfte Schritt bedeutet schließlich, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu erledigen. Es geht dabei um Bewusstsein und mentale Präsenz für die aktuelle Aufgabe – ohne den Kopf bei anderen Themen zu haben, die erst später anfallen.

Den Sinn verstehen

All diese Schritte fruchten jedoch nur, wenn man einen Sinn in seinem Handeln sieht. Und hier führt Allen etwas ins Feld, was er als das „natürliche Planungsmodell“ („Natural Planning Modell“) bezeichnet. Hier für sind wiederum die folgenden Schritte entscheidend, die er gegenüber dem brutkasten exemplarisch nicht an einem Business-Thema, sondern an der Planung einer Hochzeit illustriert.

  • Im ersten Schritt sollte man definieren, was der Sinn des Vorhabens ist: Welche Werte sind wichtig, was soll erreicht werden? Bei einer Hochzeit wäre das zum Beispiel das Ziel, dass alle einen schönen Tag haben.
  • Die nächste Frage lautet: Was ist das bestmögliche Szenario? Dies hilft dabei, eine Vision für das Vorhaben zu schaffen – in diesem Beispiel: Die Trauung wird romantisch, das Buffet ist reich gefüllt, und nachher tanzen alle Gäste bis in die frühen Morgenstunden.
  • Nun geht es ans Brainstorming: Gemeinsam stellt man sich die Frage, welche Aufgaben nun eigentlich anfallen – vom Termin beim Standesamt bis zur Beauftragung des Floristen.
  • Im vierten Schritt geht es schließlich darum, sich zu organisieren. Aufgaben werden zugeteilt und teilweise an Dritte delegiert.

To-do-Listen: Die Zwei-Minuten-Regel

Doch wie geht man damit um, dass sich auf der To-Do-Liste zahlreiche Punkte befinden, die man vielleicht nicht richtig zuordnen kann? Fühlt man sich nicht teilweise überwältigt von all den vielen Aufgaben? Hier kommt unter anderem Allens „Zwei-Minuten-Regel“ ins Spiel: Wenn etwas weniger als zwei Minuten dauert, dann sollte es sofort erledigt werden – denn sonst dauert das Organisieren länger als das Erledigen der eigentlichen Aufgabe.

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Für größere Aufgaben empfiehlt er wiederum, diese in kleine Teilaufgaben zu unterteilen. Die Aufgabe „Neue Mitarbeiterin rekrutieren“ könnte man etwa unterteilen in Schritte, die von „Jobausschreibung schalten“ bis „Arbeitsvertrag unterschreiben“ reichen. So freut man sich über die kleineren Milestones und fühlt sich nicht von großen Aufgaben überwältigt.

Ablenkungen und Pausen

Bezüglich der eingangs erwähnten sozialen Medien betont Allen die „Don’t shoot the medium“-Philosophie: Wer sich durch Dienste wie Slack und WhatsApp abgelenkt fühlt, der sollte diese entsprechend für einen bestimmten Zeitraum pausieren – für wen jedoch ständige Erreichbarkeit wichtig ist, der kann auf die Dienste nicht verzichten. So oder so sollte die Frage „Wie hilft der Dienst mir?“ im Zentrum dieser Überlegungen stehen.

Zugleich ist es wichtig, dem eigenen Hirn öfters eine Pause zu gönnen, betont Allen: Acht Stunden Ruhezeit, inklusive kleiner Nickerchen unter tags, sind wichtig, damit das Hirn das Erlebte archivieren kann. Die richtige Herangehensweise an ein Problem ist daher laut Allen, dieses zuerst aktiv zu behandeln, dann eine Pause zu machen, und es dann mit klarem Kopf abzuschließen.

Die richtigen Tools für das Selbstmanagement

Doch welches Tool ist das richtige, um sich selbst zu organisieren? Allen betont, dass er selbst immer einen Notizblatt in der Hosentasche dabei hat und aus seiner Sicht nichts die gute alte Pen&Paper-Technologie schlagen kann – einfach auch deshalb, weil es ohne Akku und Internetverbindung auskommt. Entscheidend für ein Tool zum Festhalten von Gedanken sei auf jeden Fall, dass dieses jederzeit verfügbar ist.

Für das Tool zum Organisieren der Gedanken ist wiederum das Wichtigste, dass man es gerne verwendet – sei es ein klassischer Papierblock, Outlook oder eine Notizapp wie Evernote. Sollte man sich in einem Team organisieren, so sollte jedes Teammitglied Zugriff auf die Informationen haben – zum Beispiel in Form eines Google-Docs, das man den Kollegen freigibt.

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Und schließlich ist laut Allen auch ein gutes Referenzsystem wichtig, mit dem man festlegen kann, wo sich welche Informationen befinden. Der Experte vergleicht dies mit dem Aufräumen einer Küche: In einer unordentlichen Küche sollte man zuerst feststellen, was sich am falschen Ort befindet, dann aufräumen und dann zu kochen beginnen. „Ich sage immer, dass man am kreativsten sein kann, wenn man die Freiheit hat, ein Chaos zu veranstalten“, sagt Allen: „Aber ein Chaos kann man nur veranstalten, wenn es noch kein Chaos gibt.“

David Allen wird auf dem Fifteen Seconds Festival sprechen, das am 6. Und 7. Juni in Graz stattfindet. Weitere Informationen zum Event unter diesem Link.

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Auf der diesjährigen invest.austria conference im Apothekertrakt im Wiener Schloss Schönbrunn (brutkasten berichtete) diskutierte Rozalia Urbanek, CEO von PFR Ventures (Tochter des staatlichen Polnischen Entwicklungsfonds), auf dem Panel über die strategische Aufsetzung von Dachfonds und stellte dort das polnische Modell „Innovate Poland“ vor. Während in Österreich der staatlich initiierte Dachfonds noch in Arbeit ist, ist sein polnisches Pendant, das die französische Tibi Initiative zum Vorbild hat, bereits aktiv.

Kürzlich erfolgte das zweite Closing: Ein Bankenkonsortium aus Erste Group, Bank Pekao und PKO Bank Polski beteiligt sich mit insgesamt 116 Millionen Euro (500 Millionen PLN). Damit fließt erstmals auch ausländisches Kapital in das Programm, dessen Gesamtvolumen letztlich im Milliarden-Euro-Bereich liegen soll. Im brutkasten-Interview erklärt Urbanek, wie der Fund of Funds strukturiert ist, weshalb man auf Luxemburg als Fonds-Standort setzt und warum Banken als Limited Partners (LPs) eine Schlüsselrolle spielen.


brutkasten: Was war die ursprüngliche Intention hinter Innovate Poland? Warum wurde der Dachfonds ins Leben gerufen?

Rozalia Urbanek: Lange Zeit waren wir als PFR Ventures der einzige Limited Partner (LP) in Polen und der gesamten CEE-Region. Es fehlte schlicht an privaten institutionellen Investoren, die alternative Anlageklassen in ihre Anlagestrategie integrieren. Gleichzeitig entwickeln sich polnische und regionale Fonds im Benchmark-Vergleich hervorragend – sie schlagen den europäischen Durchschnitt oder liegen gleichauf. Dennoch konnten sie nicht ausreichend internationales Kapital anziehen, weil sie in puncto Fondsgröße oft zu klein sind.

Um beide Herausforderungen zu lösen – also einerseits internationale institutionelle Investoren in die Region zu holen und andererseits den Mangel an heimischen institutionellen Geldgebern zu überwinden –, haben wir die Dachfonds-Initiative gestartet. Sie ist groß genug, um die Mindestticketgrößen internationaler LPs zu erfüllen, die in CEE investieren wollen, dafür aber keine eigenen Ressourcen für das Screening des Marktes und der besten Fonds aufwenden möchten.

Gleichzeitig eröffnet das Modell regionalen privaten Investoren einen einfachen, diversifizierten Einstieg. Sie müssen nicht vom ersten Tag an sehr große Summen bereitstellen, wie es für ein eigenständig diversifiziertes Portfolio nötig wäre. Stattdessen können sie mit kleineren Tickets starten, um die Anlageklasse kennenzulernen, Erfahrungen zu sammeln und das Risiko dabei so gering wie möglich zu halten. Der Dachfonds ist genau die Antwort auf diese beiden Herausforderungen.

Der Name „Innovate Poland“ legt nahe, dass ausschließlich in polnische Fonds investiert wird. In Österreich gibt es die Diskussion, dass ein Dachfonds nicht rein national anlegen kann, weil es an investierbaren Fonds fehlt. Gilt das auch für Polen?

Die Strategie von Innovate Poland besteht darin, erfolgreiche Unternehmen von der Startup-Phase über Growth und Expansion bis hin zum Börsengang zu finanzieren. Auch wenn der Name vermuten lässt, dass wir strikt auf Polen begrenzt sind, ist das keineswegs der Fall.

Wir fokussieren uns auf Fonds, die entweder regional aktiv sind und von polnischen Managern geführt werden, oder auf internationale Fonds, die bereits im Ökosystem verankert sind und Polen in ihre Anlagestrategie einbinden. Das schließt auch internationale Fonds mit ein, die teils von polnischen Managern geleitet werden und in denen Polen zu einem Schwerpunktmarkt werden soll.

Unsere Strategie ist also bewusst diversifiziert. Der strategische Hebel liegt darin, Fonds auszuwählen, deren Ausrichtung mit Polen übereinstimmt. Unsere Erwartung ist, dass der Betrag unseres Commitments letztlich in polnische Unternehmen investiert wird. Dennoch lassen wir den Zielfonds Flexibilität bei ihrer Anlagestrategie. Denn je breiter die Strategie auch geografisch diversifiziert ist, desto höher sind die Chancen auf attraktive Renditen für die LPs. Wir agieren sehr selektiv, denn unsere oberste Priorität ist die Rendite.

Dass wir auf Polen setzen, hängt auch damit zusammen, dass Polen seit 30 Jahren zu den am schnellsten wachsenden Volkswirtschaften Europas zählt. Dieses Wachstum speist sich aus dem Mittelstand, aus Innovationen und aus der Expansion reiferer Unternehmen im privaten Markt. Es ist für uns eine strategische Renditeentscheidung, weil wir überzeugt sind, dass sich dieses Wachstum fortsetzt.

Innovate Poland wurde in Luxemburg aufgesetzt und nicht in Polen. Warum fiel diese Entscheidung?

Wir haben uns für den Marktstandard entschieden. Luxemburg ist in Europa die etablierteste und populärste Struktur für das Aufsetzen von Fonds. Da es unsere Priorität war, einen marktorientierten und rein kommerziell getriebenen Dachfonds zu schaffen, war Luxemburg die logische Wahl.

Zudem zielt der Fund of Funds auf internationales Kapital ab. Für internationale Investoren ist die Luxemburger Struktur vertraut. Es entsteht kein Risiko durch ein unbekanntes rechtliches oder regulatorisches Setup, an das sie nicht gewöhnt sind.

Ein bisschen so wie „Delaware Inc.“ in den USA, die als Vorbild zur geplanten EU Inc. genannt wird?

Ja, genau. Da wir auch Investoren ansprechen wollen, die Polen bislang noch nicht in ihrer Anlagestrategie berücksichtigt haben, wollten wir jedes Zögern und alle Risiken vermeiden, die nichts mit der eigentlichen Anlagestrategie zu tun haben. Eine für Investoren völlig neue oder ungewohnte Struktur hätte eine unnötige Hürde für eine Beteiligung dargestellt.

Ein entscheidender Faktor bei einem Dachfonds ist das Volumen, um eine breite Diversifikation abzubilden. Wie sieht das bei Innovate Poland aus?

Ein Fund of Funds braucht eine angemessene Größe, um sein Portfolio wirksam zu streuen. Wir haben daher großen Wert darauf gelegt, bereits für das First Closing ausreichend Kapital von Ankerinvestoren zu sichern.

Unsere Diversifikationsstrategie sieht vor, über Private Equity, Venture Capital und Private Debt hinweg in mindestens 20 Zielfonds zu investieren. Daraus soll ein Portfolio von über 200 Unternehmen entstehen. Hinzu kommt eine Streuung über verschiedene Vintages: Wir haben eine vierjährige Investitionsperiode auf Dachfondsebene, plus die Investitionsperioden der zugrundeliegenden Fonds. Auf Ebene der Portfoliounternehmen ergibt sich daraus ein Anlagehorizont von bis zu neun Jahren, was unterschiedliche Konjunkturzyklen glättet.

Das für das erste Closing gesicherte Kapital betrug 400 Millionen Euro direkt auf Ebene des Dachfonds. Das erlaubt uns, diese Strategie konsequent umzusetzen. Privates Kapital, das neu hinzustößt, kann sich darauf verlassen, Teil einer voll diversifizierten Strategie mit ausreichender Substanz zu sein.

Wie hoch ist das Gesamtziel, und wer waren die Ankerinvestoren beim ersten Closing?

Beim ersten Closing lagen wir bei 400 Millionen Euro plus 200 Millionen Euro an Co-Investments, also in Summe bei 600 Millionen Euro. Unser Gesamtziel liegt bei über einer Milliarde Euro.

Die 600 Millionen Euro stammen von drei Ankerinvestoren: dem Polnischen Entwicklungsfonds (PFR), der staatlichen Entwicklungsbank BGK und der PZU, Polens größter Versicherungsgruppe. Darauf aufbauend folgte nun das zweite Closing, bei dem der Bankensektor an Bord kam.

Dabei stieg unter anderem die Erste Group als LP bei Innovate Poland ein. Wie verlaufen die Verhandlungen mit Banken als Limited Partnern?

Von Beginn an war es unsere Ambition, Banken als LPs zu gewinnen. In unserem System liegen die Ersparnisse der Menschen primär im Bankensektor und nicht in Anlage- oder Versicherungsprodukten. Banken waren für die Konzeption des Innovate Poland Fund of Funds daher eine zentrale Partei.

Wir haben das Programm von Grund auf so strukturiert, dass es für Banken investierbar ist. Dazu haben wir die geplante Struktur vorab mit der polnischen Finanzaufsicht KNF abgestimmt, um sicherzustellen, dass Banken einen Ansatz mit vorteilhaften Risikogewichtungen anwenden können.

Vor diesem Hintergrund laden wir jede Bank zur Beteiligung ein. Die Erste Bank ist in Zentraleuropa ein Ausnahmefall, da sie bereits über Erfahrung mit Investitionen in Private Equity und Venture Capital verfügt und die Marktstandards kennt. Dementsprechend fanden diese Gespräche auf höchstem professionellem Niveau statt.

Zum Abschluss: Was ist das wichtigste Learning aus dem Aufbau dieses Dachfonds?

Man muss die Anforderungen aller beteiligten Parteien des Programms sehr präzise adressieren. Wenn ein Dachfonds privates Kapital anziehen soll, muss er markt- und renditeorientiert sein. Aus diesem Grund hat die Rendite bei uns absolute Priorität.

Das ist das wichtigste Ziel: Wenn wir Institutionen gewinnen wollen, die zum ersten Mal in dieser Assetklasse anlegen, müssen wir sicherstellen, dass die Anlagestrategie diese Rendite auch erwirtschaftet. Das Schlimmste wäre, Investoren an Bord zu holen und das Vehikel so aufzusetzen, dass sie am Ende mit dem Ergebnis unzufrieden sind. Daher lag unser Fokus darauf, den Fonds von Grund auf konsequent kommerziell auszurichten.

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