22.11.2018

kartenmacherei: Mit Bootstrapping zu 30 Mio. Euro Jahresumsatz

Millionenumsätze mit Grußkarten: Im Interview erzählt Christoph Behn vom bayerischen Unternehmen kartenmacherei, wie viel Digitales in einem vermeintlich rein analogen Business steckt.
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kartenmacherei: Bootstrapping
(c) kartenmacherei: Jennifer und Christoph Behn machen mit ihrem Grußkarten-Startup allen Zweiflern zum Trotz Millionenumsätze.

Bereits bei der Gründung der „Kartenmacherei“ 2010 war Christoph Behn klar, dass er keine Investoren ins Boot holen würde. Gemeinsam mit den Mitgründern – seiner Frau und seinem Bruder – hielt er sich an diesen Vorsatz und setzte auf die Finanzierung via Bootstrapping. Sieben Jahre später steht die kartenmacherei bei einem Jahresumsatz von rund 30 Millionen Euro.

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Wie kommt man auf die Idee, mit einer Grußkarten-Produktion ein zutiefst analoges Business aufzubauen? Der Zug der Wirtschaft in Richtung Digitalisierung war ja auch im Jahr 2010 schon recht stark.

Auf der einen Seite wollte ich mich ganz grundsätzlich selbständig machen und meinen Job als Unternehmensberater aufgeben. Ich hatte das Bedürfnis nach mehr Freiheit und zusammen mit meinem Bruder auch schon ein, zwei Versuche gestartet. Die Grußkarten-Gestaltung war eine Idee meiner Frau. Ich stieg dann ein, weil ich die Sache professionalisieren und größer machen wollte. Damals wie heute ist es so, dass viele Leute, denen wir von der kartenmacherei erzählen, sich darunter nichts Großes oder gar wirtschaftlich Interessantes vorstellen können. Aber es hat sich bestätigt, dass die Grußkarte noch lange nicht tot ist. Sie ist vielleicht ein Luxusartikel, für den es aber jedenfalls einen Wachstumsmarkt gibt.

Und gerade in puncto Digitalisierung hat sich seit 2010 viel getan. Wenn Sie früher z.B. Einladungen für eine Hochzeit produzieren wollten, dann gab es entweder einen gedruckten Katalog, aus dem man Modelle auswählte, oder man setzte sich mit einem Grafiker zusammen, der einen individuellen Entwurf ausarbeitete. Heute würde ich fast sagen, es ist einer der ersten Märkte, die durch und durch digitalisiert wurden: Von der Information über die Website, den Online-Konfigurator und den Digitaldruck bis zum durchgehenden digitalen Kommunikationsweg bis zum Versand der Ware.

„Es ist ganz klassisches Bootstrapping: Du gönnst dir persönlich nichts mehr, hättest aber ohnehin keine Gelegenheit dafür, das zu genießen, weil du so viel arbeitest.“

Das Business kam ziemlich bald ins Laufen und bis 2017 konnte der Jahresumsatz auf 30 Millionen Euro gebracht werden: War das von Beginn an so ein Höhenflug?

Es gab natürlich einen Konkurrenzdruck, aber von solchen Millionenumsätzen träumten wir anfangs nicht. Wir wollten halt entspannt davon leben können. Meine Eltern standen hinter mir, aber natürlich war mein persönliches Leben bzw. das meiner Familie auf den guten Verdienst eines Beraters ausgerichtet. Die Ausgaben waren recht hoch. Investoren wollten wir aber nicht, da hatte ich beruflich schon zu viel gesehen: Wenn Geldgeber mit an Bord sind, dann sagen die dir auch, was du tun sollst. Und gerade davon wollte ich weg. Zugegeben: Für die großen Venture Capital-Anleger war unser Geschäft auch nicht wirklich die Megastory.

In den ersten drei Jahren haben wir also privat ziemlich zurückgesteckt. Du kaufst dann halt bewusst nur bei Aldi ein, fährst nicht auf Urlaub – auch aus Zeitgründen. Es ist ganz klassisches Bootstrapping: Du gönnst dir persönlich nichts mehr, hättest aber ohnehin keine Gelegenheit dafür, das zu genießen, weil du so viel arbeitest – 80, 90 Stunden die Woche – und vieles selbst machst, was andere zukaufen würden oder wofür man sonst Leute anstellt. Nach dem Start Ende 2010 ging es aber schon stetig bergauf. Im ersten Jahr haben wir den Umsatz bereits auf eine Million getrieben.

Und das war alles noch mit dem Kernteam, also der engsten Familie?

Das Bootstrapping, also mehr oder weniger das Leben im Cash Flow, zog sich drei, vier Jahre durch, und da waren wir was Mitarbeiter und die Ausstattung betrifft, sehr eng besetzt. Heute schmeißen wir zwar auch nicht unbedingt Geld raus, aber wir investieren doch bewusst ins Team.

Wie groß darf man sich das Familienunternehmen kartenmacherei heute vorstellen?

Nachdem anfangs mein Bruder alles gemacht hat, was mit Technik zu tun hat, haben wir heute gut 30 Entwickler hier. Dazu 15 Designer, einige Produktmanager, Marketing-Leute, Coaches und ein relativ großes Kundenservice-Team. Wir checken ja jedes unserer Produkte manuell – da wird wirklich nochmal von einem Menschen drüber geschaut, ob der vom Kunden bestellte Text richtig ist bzw. von diesem schon fehlerlos übermittelt wurde und ob die gedruckte Bildqualität in Ordnung ist. Insgesamt umfasst die kartenmacherei heute knapp 170 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Stichwort Bootstrapping: Ist dieser Weg für jeden Gründer geeignet?

Das ist wie in jedem anderen Fall nicht einfach schwarz oder weiß zu sehen – in Wahrheit sind es ja oft Mischformen der Finanzierung, bis ein Business anspringt bzw. bekannt wird. In der Berichterstattung über die Startup-Szene bekommen die großen Investitionsrunden natürlich mehr Raum – das dürfen Sie durchaus als kleine Medienkritik sehen. Dann liest man natürlich auch noch von den Pleiten. Aber wenn einer sein Business ganz allein aufbaut, hat das wenig News-Wert.

Dabei kann man sich auch die ganz Erfolgreichen der vergangenen Jahre anschauen: Da waren Gründerteams am Werk, die sich zuerst mit ihrer Zielkundengruppe intensiv auseinandergesetzt haben, und in dieser Phase investiert ja kaum jemand in eine Firma. Da muss man sich selbst über Wasser halten. Wenn das aber gut anläuft, wird man für Geldgeber interessant. Sowas wie Facebook, das wäre rein übers Bootstrapping natürlich nicht gegangen. Es gilt, anfangs den Ball flach zu halten, viel Energie in sein Unternehmensprojekt zu stecken, bis man etwas vorzuweisen hat. Viele machen das so – aber sie nennen es nicht unbedingt Bootstrapping.

Eine E-Card ist rasch wieder gelöscht und als Absender erhält man wenig Response darauf.

Haben Sie mittlerweile Investoren an Bord?

Nein, immer noch nicht. Aber natürlich haben wir darüber nachgedacht, wie wir uns weiterentwickeln und ob wir unsere Vorstellungen alleine verwirklichen können – oder auch wollen. Es geht ja nicht unbedingt darum, dass man sich neue Entwicklungen und eine Wachstumsstrategie nicht leisten könnte – aber man möchte eventuell das Risiko mit jemandem teilen. Dabei ist halt zu bedenken: Wenn du dir Investoren holst, dann ändert sich das ganze Spiel. Die geben die Regeln vor, und du musst dich weitgehend daran orientieren.

Nochmal zurück zu Ihrem Kern-Business: Worin liegt der Reiz von Grußkarten im Jahr 2018? Warum setzen die Kunden nicht weitgehend z.B. auf E-Cards – warum sehen wir in diesem Bereich kein erfolgreiches Startup? Damit ginge es schneller, es ist für den Kunden billiger und er spart sich den Weg zur Post…

Von unseren Kunden lernen wir, dass mit Grußkarten einfach wichtige Momente des Lebens festgehalten werden – Geburtstage, Studienabschlüsse, Hochzeiten. Und auch der Moment des Auspackens, wenn man eine Karte erhält, bleibt oft eine schöne Erinnerung – die man sich zudem an den Kühlschrank hängen kann. Eine E-Card ist rasch wieder gelöscht und als Absender erhält man wenig Response darauf. Sie sind auch nicht repräsentativ. Denn egal, ob man auf Kunden, Kollegen, Freunde oder die Familie abzielt: Die sollen das toll finden.

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Ein Kunde fragt nach dem Lieferstatus seiner Bestellung. Ein anderer benötigt eine Produktempfehlung. Ein dritter möchte wissen, welche Bedingungen für eine Reklamation gelten. Obwohl alle drei Anfragen im Kundenservice eingehen, stellen sie unterschiedliche Anforderungen an den Einsatz künstlicher Intelligenz. Denn während eine Produktberatung individuell formuliert werden kann, müssen Auskünfte zu Vertragsbedingungen auf verbindlichen Informationen beruhen.

Für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich genau festlegen, welche Informationen KI-Agenten nutzen und welche Aufgaben sie eigenständig übernehmen dürfen?

Unternehmen müssen bestimmen, worauf die KI zugreifen darf

Moderne Sprachmodelle können Informationen verarbeiten, Zusammenhänge erkennen und Antworten formulieren. Im Kundenservice reicht diese Fähigkeit allein jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass die KI ausschließlich auf Informationen und Funktionen zugreift, die für das jeweilige Anliegen freigegeben sind.

Bei Fragen zu Lieferbedingungen sollte sie beispielsweise nur die aktuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigen. Bei einer allgemeinen Produktberatung kann es dagegen sinnvoll sein, verschiedene Wissensquellen miteinander zu verknüpfen. Für eine Bestellstatusabfrage wiederum benötigt der Agent Zugriff auf aktuelle Daten aus einem angebundenen System.

Was in der Praxis häufig unterschätzt wird: KI muss im Unternehmen nicht als frei agierendes System eingesetzt werden. Durch gezielte Konfiguration lassen sich Informationsquellen, Antwortvorgaben und Handlungsmöglichkeiten so eingrenzen, dass KI-Agenten innerhalb klar definierter Regeln arbeiten. Damit können Unternehmen KI auch dort einsetzen, wo Verlässlichkeit und Kontrolle besonders wichtig sind.

Dabei lässt sich nicht nur festlegen, welche internen Dokumente, Datenbanken oder externen Quellen verwendet werden dürfen. Auch der Zugriff auf eine Websuche oder die Ausführung bestimmter Aktionen kann eingeschränkt werden.

Restriktiv, generativ oder agentisch: Der Anwendungsfall entscheidet

Je nach Aufgabe können unterschiedliche KI-Ansätze zum Einsatz kommen. Diese schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern lassen sich innerhalb einer Kundenservice-Lösung miteinander kombinieren.

Restriktive KI: Antworten innerhalb klarer Vorgaben

Bei verbindlichen Auskünften sind enge Grenzen notwendig. Ein restriktiv konfigurierter KI-Agent greift ausschließlich auf freigegebene Informationen zurück und darf definierte Antwortvorgaben nicht verlassen.

Fehlen die erforderlichen Informationen, sollte das System keine Aussagen ergänzen oder Vermutungen anstellen. Stattdessen kann es die Anfrage an einen Mitarbeitenden weiterleiten.

Dieser Ansatz eignet sich beispielsweise für Garantiebedingungen, Vertragsinformationen oder sensible Serviceprozesse.

Generative KI: Individuelle Antworten auf kontrollierter Wissensbasis

Andere Anliegen erfordern eine flexiblere Kommunikation. Möchte ein Kunde mehrere Produkte vergleichen oder technische Zusammenhänge verstehen, kann generative KI Informationen aus hinterlegten Wissensquellen zusammenführen und verständlich aufbereiten.

Dabei muss die KI nicht auf ihr allgemeines Trainingswissen zurückgreifen. Sie kann so konfiguriert werden, dass ihre Antworten ausschließlich auf ausgewählten Unternehmensinformationen basieren. Die Formulierung bleibt flexibel, während die zugelassenen Informationsquellen klar definiert sind.

Agentische KI: Aufgaben innerhalb festgelegter Berechtigungen ausführen

Agentische KI geht über die reine Beantwortung von Fragen hinaus. Sie kann verfügbare Werkzeuge auswählen, Schnittstellen nutzen und mehrstufige Aufgaben bearbeiten.

Beispielsweise kann ein KI-Agent eine Bestellnummer entgegennehmen, den zugehörigen Status über eine Schnittstelle abfragen und die Information anschließend verständlich ausgeben.

Welche Aktionen er ausführen darf, legt das Unternehmen fest. Ein Agent kann somit berechtigt sein, Bestelldaten abzurufen, ohne gleichzeitig Änderungen oder Stornierungen vornehmen zu dürfen.

Die Steuerung erfolgt auf Ebene einzelner Anliegen

Für mittelständische Unternehmen ist es häufig sinnvoll, nicht sämtliche Kundenanfragen nach denselben Regeln bearbeiten zu lassen.

So lässt sich beispielsweise festlegen, dass ein Agent bei Fragen zu Unternehmensrichtlinien ausschließlich interne Dokumente verwendet. Bei allgemeinen Fachfragen kann eine ergänzende Websuche erlaubt sein. Geht es hingegen um kundenspezifische Informationen, erfolgt der Zugriff über eine autorisierte Schnittstelle.

Auch die Grenzen der Automatisierung können individuell definiert werden. Während ein Agent den Bearbeitungsstand einer Reklamation selbstständig mitteilen darf, kann eine Erstattungsentscheidung weiterhin einem Mitarbeitenden vorbehalten bleiben.

Entsprechende Möglichkeiten zur Verknüpfung von Wissensquellen, KI-Funktionen und bestehenden Systemen bieten Plattformen wie DialogBits für den KI-gestützten Kundenservice.

Praxisbeispiel: KI-Agent beim HERDT-Verlag

Wie sich die Bearbeitung unterschiedlicher Kundenanliegen mit kontrollierten Systemzugriffen verbinden lässt, zeigt der HERDT-Verlag für Bildungsmedien.

Dort unterstützt der KI-Agent „Berti“ Kunden im Online-Shop. Über angebundene Werkzeuge kann er unter anderem Bestellinformationen abrufen und verschiedene Anliegen innerhalb eines Gesprächs bearbeiten.

Die verfügbaren Funktionen und ihre Einsatzmöglichkeiten werden dabei konfiguriert. Anhand der jeweiligen Kundenanfrage wählt der Agent ein geeignetes Werkzeug aus, ohne uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Systeme zu erhalten.

In den ersten zwei Wochen nach der Umstellung beantwortete Berti bereits 76 Kundenanfragen eigenständig. Die Success Story des HERDT-Verlags zeigt, wie dieser Ansatz in der Praxis umgesetzt wurde.

Fazit: Kontrolle ist die Grundlage sinnvoller Automatisierung

Der Einsatz von KI-Agenten im Kundenservice bedeutet nicht, künstlicher Intelligenz möglichst viele Freiheiten einzuräumen. Vielmehr müssen Unternehmen bestimmen können, welche Informationen genutzt, welche Antworten formuliert und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen.

Gerade für mittelständische Betriebe liegt darin ein wesentlicher Vorteil: Unterschiedliche Serviceprozesse lassen sich automatisieren, ohne für jede Anfrage denselben Handlungsspielraum zuzulassen. Entscheidend ist nicht, wie viel ein KI-Agent grundsätzlich kann, sondern was er im jeweiligen Kontext tatsächlich darf.

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