15.11.2018

GovTech: WhatsApp für Behördengänge

Der öffentliche Sektor investiert Milliarden in die Digitalisierung der Verwaltung. GovTech soll künftig mit smarten Apps jeden Behördengang online ermöglichen - eine gigantische Spielwiese für Startups.
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GovTech
(c) Denys Rudyi / Fotolia.

GovTech ist der Shortcut für Government Technology. Das neue Buzzword hat das bereits schwer angestaubte E-Government ersetzt. GovTech umfasst heute einen rund 400 Milliarden US-Dollar schweren weltweiten Markt. Für Startups sei der öffentliche Sektor „extrem spannend“, sagt Rainhard Fuchs. Der Head of Public Sector bei der Startup-Drehscheibe Pioneers hat im Mai die erste europäische GovTech-Konferenz in Wien gehostet. Fuchs: „Alleine der österreichische Markt hat ein theoretisches Potenzial von 8 Millionen Einwohnern. Das sind enorme Reichweiten.“ In vielen Ländern hat sich die öffentliche Hand daran gemacht, Behördenwege auch im so genannten Front-End, also auf der Benutzer-Oberfläche, für Bürger zu erleichtern. Vorreiter in Europa sind Großbritannien und Estland. Der baltische Staat hat unter anderem die Krankenakten seiner Bürger in der Blockchain-Technologie verankert und online personalisiert. International haben die USA und Singapur die Nase vorn.

+++ GovTech-Pioneers: “Verwaltungen bieten schlechtesten Service zu höchsten Kosten” +++

GovTech: International haben die USA und Singapur die Nase vorn

Die Services von US-Kommunen machen etwa ein Viertel des weltweiten GovTech-Volumens aus. Viele US-Städte und Bundesstaaten haben in den vergangenen Jahren in öffentliche Zugänge für die Bereiche Bildung, Gesundheit oder in die Finanzadministration investiert. Und hier kommt Maximilian Schnödl ins Spiel. Der Österreicher lieferte US-Kommunen mit der Verwaltungssoftware Accela die digitale Struktur für deren GovTech-Vorhaben. 80 Prozent der 50 größten US-Städte, darunter New York, L.A. und Boston, verwenden laut eigenen Angaben die Software, um Genehmigungen und regulatorische Verfahren abzuwickeln. User-Engagement-Prozesse finden auf Social Media statt oder werden über Programmschnittstellen, so genannte APIs, in andere Applikationen exponiert. Künftig sei noch viel mehr möglich, sagte der ehemalige Accela COO und CFO beim Pioneers-Festival im Vorjahr: „Durch die Datenanalyse der Applikationen können Verwaltungen total innovative Services wie No-Stop-Shops anbieten. Das gibt es in Österreich übrigens schon seit 2015 für die antragslose Familienbeihilfe, die ohne eigenes Zutun ausbezahlt wird.“

österreich.gv.at für die zehn wichtigsten Behördengänge

Schnödl, der inzwischen CEO der Accela-Tochter Springbrook Software ist, darf sich zu den Pionieren im GovTech-Bereich rechnen. Deshalb zählt auch die öffentliche Hand in Österreich auf seine Expertise: Er ist unter anderem Aufsichtsrats-Chef im Bundesrechenzentrum (BRZ). Das BRZ hostet als größter IT-Provider des Bundes die Verfahren und Abläufe der Ministerien, ist Schnittstelle zum Bürger und verantwortet auch die Umsetzung der Digitalisierungsoffensive der Bundesregierung (der brutkasten berichtete) auf Behördenebene. Jüngstes Projekt ist die Plattform österreich.gv.at, die künftig die zehn wichtigsten Behördengänge online zugänglich machen wird, etwa die standesamtliche Anmeldung eines Neugeborenen. Der Go Live ist für Frühjahr 2019 geplant. Das BRZ will damit die Lücke schließen, die sich seit einigen Jahren auftut: Österreich war Vorreiter bei der Implementierung von elektronischen Verwaltungsverfahren. So wurde bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt in Back-End-Systeme des BRZ investiert, etwa für die Personalverrechnung von 400.000 öffentlich Bediensteten. Was dabei auf der Strecke blieb, war das Front-End, sprich: die Usability für den Endkunden.

Österreich: Schon bald das Mekka für Digital Government?

Das soll sich ändern. „Wir wollen das Front-End verbessern, darum geht es bei österreich.gv.at, dann werden wir auch sehr schnell das Mekka des Digital Government sein“, glaubt BRZ-Geschäftsführer Markus Kaiser. Das BRZ setzt dafür verstärkt auf Kooperationen mit Startups. Innovationsschmieden und High Potenzials wird generell der rote Teppich ausgerollt. „Startups mit innovativen Ideen sind herzlich willkommen, sagte Christine Sumper-Billinger, ebenfalls Geschäftsführerin des BRZ, unlängst bei der Eröffnung der Innovation Factory, einer Art Schnittstelle zwischen öffentlichem Sektor und Startups. „Da ist definitiv Dynamik drin“ glaubt auch der GovTech-Experte bei Pioneers, Rainhard Fuchs. Im BRZ und den Ministerien gebe es viele hochmotivierte Entscheider, eine Art Aufbruchsstimmung sei zu spüren: „Wir habe einiges aufzuholen, aber die Chance zurück an die Spitze ist da.“

Den Menschen die Angst vor der Digitalisierung nehmen

Es gebe auch schon konkrete Kooperationen mit Startups. Als Beispiel nennt Fuchs das Unternehmen difacturo, das mit einem Blockchain-basiertem E-Rechnungssystem auch das BRZ zu seinen Kunden zählt. Aber der für viele Startups spannendere Markt sei der Ausbau des Front-End: „Wenn Behördengänge benutzerfreundlich aufbereitet via App abrufbar sind, nehmen wir den Menschen auch die Angst vor der Digitalisierung. Selbst unsere Großeltern kommunizieren mittlerweile über WhatsApp, da müssen wir hin. Freilich geht das nicht von heute auf morgen.“ Zum Teil gebe es aber auch hierzulande schon benutzerfreundliche Produkte, die an der Vermarktung scheiterten. „Die App der Sozialversicherungsträger ,meine SV‘ hat wirklich gute Features, aber die Bekanntheit könnte höher sein. Es gibt viele tolle Gov-Tech-Tools mit unterirdischen Nutzungsraten. Das muss und wird sich ändern. Die Digitalisierungsagentur des Bundes wird künftig auch eine zentrale Rolle einnehmen.

Video-Interview zur Digitalisierungsagentur DiA

Bundesministerin Margarete Schramböck und Leiter der staatlichen Digitalagentur Andreas Tschas im Live Gespräch

Margarete Schramböck, die Ministerim beim Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort und Andreas Tschas, der neue Leiter der staatlichen Digitalisierungsagentur (DIA) im Live-Gespräch über die neue Rolle, die Aufgaben, Pläne und den Weg zur Spitze des EU Digitalisierungsindex.

Gepostet von DerBrutkasten am Montag, 17. September 2018

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Ein Kunde fragt nach dem Lieferstatus seiner Bestellung. Ein anderer benötigt eine Produktempfehlung. Ein dritter möchte wissen, welche Bedingungen für eine Reklamation gelten. Obwohl alle drei Anfragen im Kundenservice eingehen, stellen sie unterschiedliche Anforderungen an den Einsatz künstlicher Intelligenz. Denn während eine Produktberatung individuell formuliert werden kann, müssen Auskünfte zu Vertragsbedingungen auf verbindlichen Informationen beruhen.

Für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich genau festlegen, welche Informationen KI-Agenten nutzen und welche Aufgaben sie eigenständig übernehmen dürfen?

Unternehmen müssen bestimmen, worauf die KI zugreifen darf

Moderne Sprachmodelle können Informationen verarbeiten, Zusammenhänge erkennen und Antworten formulieren. Im Kundenservice reicht diese Fähigkeit allein jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass die KI ausschließlich auf Informationen und Funktionen zugreift, die für das jeweilige Anliegen freigegeben sind.

Bei Fragen zu Lieferbedingungen sollte sie beispielsweise nur die aktuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigen. Bei einer allgemeinen Produktberatung kann es dagegen sinnvoll sein, verschiedene Wissensquellen miteinander zu verknüpfen. Für eine Bestellstatusabfrage wiederum benötigt der Agent Zugriff auf aktuelle Daten aus einem angebundenen System.

Was in der Praxis häufig unterschätzt wird: KI muss im Unternehmen nicht als frei agierendes System eingesetzt werden. Durch gezielte Konfiguration lassen sich Informationsquellen, Antwortvorgaben und Handlungsmöglichkeiten so eingrenzen, dass KI-Agenten innerhalb klar definierter Regeln arbeiten. Damit können Unternehmen KI auch dort einsetzen, wo Verlässlichkeit und Kontrolle besonders wichtig sind.

Dabei lässt sich nicht nur festlegen, welche internen Dokumente, Datenbanken oder externen Quellen verwendet werden dürfen. Auch der Zugriff auf eine Websuche oder die Ausführung bestimmter Aktionen kann eingeschränkt werden.

Restriktiv, generativ oder agentisch: Der Anwendungsfall entscheidet

Je nach Aufgabe können unterschiedliche KI-Ansätze zum Einsatz kommen. Diese schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern lassen sich innerhalb einer Kundenservice-Lösung miteinander kombinieren.

Restriktive KI: Antworten innerhalb klarer Vorgaben

Bei verbindlichen Auskünften sind enge Grenzen notwendig. Ein restriktiv konfigurierter KI-Agent greift ausschließlich auf freigegebene Informationen zurück und darf definierte Antwortvorgaben nicht verlassen.

Fehlen die erforderlichen Informationen, sollte das System keine Aussagen ergänzen oder Vermutungen anstellen. Stattdessen kann es die Anfrage an einen Mitarbeitenden weiterleiten.

Dieser Ansatz eignet sich beispielsweise für Garantiebedingungen, Vertragsinformationen oder sensible Serviceprozesse.

Generative KI: Individuelle Antworten auf kontrollierter Wissensbasis

Andere Anliegen erfordern eine flexiblere Kommunikation. Möchte ein Kunde mehrere Produkte vergleichen oder technische Zusammenhänge verstehen, kann generative KI Informationen aus hinterlegten Wissensquellen zusammenführen und verständlich aufbereiten.

Dabei muss die KI nicht auf ihr allgemeines Trainingswissen zurückgreifen. Sie kann so konfiguriert werden, dass ihre Antworten ausschließlich auf ausgewählten Unternehmensinformationen basieren. Die Formulierung bleibt flexibel, während die zugelassenen Informationsquellen klar definiert sind.

Agentische KI: Aufgaben innerhalb festgelegter Berechtigungen ausführen

Agentische KI geht über die reine Beantwortung von Fragen hinaus. Sie kann verfügbare Werkzeuge auswählen, Schnittstellen nutzen und mehrstufige Aufgaben bearbeiten.

Beispielsweise kann ein KI-Agent eine Bestellnummer entgegennehmen, den zugehörigen Status über eine Schnittstelle abfragen und die Information anschließend verständlich ausgeben.

Welche Aktionen er ausführen darf, legt das Unternehmen fest. Ein Agent kann somit berechtigt sein, Bestelldaten abzurufen, ohne gleichzeitig Änderungen oder Stornierungen vornehmen zu dürfen.

Die Steuerung erfolgt auf Ebene einzelner Anliegen

Für mittelständische Unternehmen ist es häufig sinnvoll, nicht sämtliche Kundenanfragen nach denselben Regeln bearbeiten zu lassen.

So lässt sich beispielsweise festlegen, dass ein Agent bei Fragen zu Unternehmensrichtlinien ausschließlich interne Dokumente verwendet. Bei allgemeinen Fachfragen kann eine ergänzende Websuche erlaubt sein. Geht es hingegen um kundenspezifische Informationen, erfolgt der Zugriff über eine autorisierte Schnittstelle.

Auch die Grenzen der Automatisierung können individuell definiert werden. Während ein Agent den Bearbeitungsstand einer Reklamation selbstständig mitteilen darf, kann eine Erstattungsentscheidung weiterhin einem Mitarbeitenden vorbehalten bleiben.

Entsprechende Möglichkeiten zur Verknüpfung von Wissensquellen, KI-Funktionen und bestehenden Systemen bieten Plattformen wie DialogBits für den KI-gestützten Kundenservice.

Praxisbeispiel: KI-Agent beim HERDT-Verlag

Wie sich die Bearbeitung unterschiedlicher Kundenanliegen mit kontrollierten Systemzugriffen verbinden lässt, zeigt der HERDT-Verlag für Bildungsmedien.

Dort unterstützt der KI-Agent „Berti“ Kunden im Online-Shop. Über angebundene Werkzeuge kann er unter anderem Bestellinformationen abrufen und verschiedene Anliegen innerhalb eines Gesprächs bearbeiten.

Die verfügbaren Funktionen und ihre Einsatzmöglichkeiten werden dabei konfiguriert. Anhand der jeweiligen Kundenanfrage wählt der Agent ein geeignetes Werkzeug aus, ohne uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Systeme zu erhalten.

In den ersten zwei Wochen nach der Umstellung beantwortete Berti bereits 76 Kundenanfragen eigenständig. Die Success Story des HERDT-Verlags zeigt, wie dieser Ansatz in der Praxis umgesetzt wurde.

Fazit: Kontrolle ist die Grundlage sinnvoller Automatisierung

Der Einsatz von KI-Agenten im Kundenservice bedeutet nicht, künstlicher Intelligenz möglichst viele Freiheiten einzuräumen. Vielmehr müssen Unternehmen bestimmen können, welche Informationen genutzt, welche Antworten formuliert und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen.

Gerade für mittelständische Betriebe liegt darin ein wesentlicher Vorteil: Unterschiedliche Serviceprozesse lassen sich automatisieren, ohne für jede Anfrage denselben Handlungsspielraum zuzulassen. Entscheidend ist nicht, wie viel ein KI-Agent grundsätzlich kann, sondern was er im jeweiligen Kontext tatsächlich darf.

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