21.06.2023

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

Eine Umfrage bei über 18.000 Büro-Mitarbeiter:innen gibt eine neue Perspektive auf Produktivität und Automatisierung.
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Meeting-Situation I Foto: Unsplash/Headway

Kommunikation ist im Betriebsalltag bekanntlich sehr wichtig. Nicht umsonst gibt es immer wieder Meetings um zu koordinieren, informieren oder gemeinsam abzustimmen. Offenbar sehen das Einige anders. Bei einer kürzlich veröffentlichten Befragung des Softwareanbieters Slack gaben die Befragten an, dass nahezu 43 Prozent aller Meetings gestrichen werden könnten, ohne nachteilige Konsequenzen zu verursachen. 70 Prozent der über 18.000 Teilnehmer:innen denken, dass weniger Meetings und E-Mails ihre Produktivität erhöhen würde.

Befragt wurden in Kooperation mit dem Marktforschungsunternehmen Qualtrics Büro-Mitarbeiter:innen von Führungskräften, Manager:innen bis hin zu Bürofachkräften wie Analyst:innen, Grafikdesigner:innen und Entwickler:innen aus den USA, Australien, Frankreich, Deutschland, dem Vereinigten Königreich, Indien Singapur, Japan sowie Südkorea.

Produktivität aus unterschiedlichen Blickwinkeln

Wie Produktivität gemessen wird, unterscheidet sich offenbar. Die meisten Personen auf Führungsebene (27 Prozent) sehen sichtbare Aktivität als wichtigstes Maß, während die meisten Mitarbeiter:innen das Erreichen von Zielen bzw. KPIs vorziehen.

Der eigene Eindruck innerhalb des Unternehmens dürfte viele beschäftigen. Die Hälfte der Umfrage-Teilnehmer:innen verspürt den Druck, ihre Kolleg:innen wissen zu lassen, dass sie bei der Arbeit produktiv sind. Knapp mehr als die Hälfte fühlt sich verpflichtet, schnell auf Nachrichten zu antworten, selbst wenn diese nach der Arbeitszeit gesendet werden.

Automatisierung als Schlüssel zum Erfolg

Die Nutzung von technologischen Arbeitsanwendungen findet in der Umfrage großen Anklang. Über drei Viertel der Befragten denken, dass die Möglichkeit Routine-Tätigkeiten zu automatisieren ihre Produktivität steigern würde. Jene, die Automatisierung bereits nutzen, übertreffen die Erwartungen ihrer Vorgesetzten mit 71 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit. Knapp die Hälfte davon geben an im Durschnitt 3,5 oder mehr Stunden pro Woche zu sparen.

Das Potenzial überzeugt aber scheinbar nicht alle Teilnehmenden. Etwa 45 Prozent der Führungskräfte räumen Automatisierungen Priorität ein und nur 27 Prozent setzen Künstliche Intelligenz ein.

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Ferry Fischer, Coach und Unternehmensberater (c) Ferry Fischer

Du siehst einen Golfprofi, wie er auf den letzten Löchern der finalen Runde ruhig und voller Konzentration den Fokus behält und das Turnier souverän gewinnt. Kann er das, weil er so talentiert ist oder weil er geheime Tricks kennt? Nein, er kann das, weil er sich selbst kennt und kontinuierlich seine mentale Fähigkeiten, die jede:r besitzt, entwickelt hat.

Selbstvertrauen kommt von Selbstbewusstsein. Je bewusster ich mir über meine Fähigkeiten und meine Schwachstellen bin (und natürlich auch, wie ich damit gut umgehen kann), desto mehr entwickle ich Vertrauen in mich selbst. Das ist ein Prozess stetiger Reflexion und Entwicklung.

Ich selbst halte mich für einen durchschnittlich talentierten Sportler und habe jeden Sport, den ich ausgeübt immer erst sehr spät begonnen. Dennoch war ich ehrgeizig und wollte was erreichen, also habe ich einen wichtigen Aspekt des Erfolges mehr entwickelt als die anderen. Die mentale Stärke. Und damit ist mir sowohl im Sport als auch im Beruf weit Überdurchschnittliches gelungen.

Hier stelle ich dir nun meine „Best Of Mental-Stärken“, bzw. Techniken vor, damit du auch davon profitieren kannst.

1. Resilienz: Der Umgang mit Rückschlägen

Im Sport ist Scheitern unvermeidbar – Golfer:innen, Tennisspieler:innen, etc. verlieren die allermeisten Turniere und gewinnen nur wenige. Mental starke Athlet:innen wissen: Eine Niederlage macht sie nicht zum Versager oder zur Versagerin, sondern gibt ihnen die Chance, zu lernen und zu wachsen.

Wichtig ist, dass ich weiß, dass ich es schaffen kann und von jeder Niederlage lerne. Unbeirrbar gehe ich meinen Weg, aber ich hinterfrage mich ständig und passe mich durch die Erfahrung des temporären Scheiterns an.

Wenn du im Golf den ersten Schlag gleich mal in den Wald schlägst und die Nerven bewahrst, mit dem Mindset „das braucht jetzt genau mich, um doch noch erfolgreich das Loch zu Ende zu spielen“, dann gibst du dem Erfolg eine gute Chance. Wenn du es dann schaffst, ist das Erfolgserlebnis umso größer. Schaffst du es nicht, dann nimmst du deine Learnings, gehst zum nächsten Loch und bist um ein Stück erfahrener, um mit einer ähnlichen Situation nun besser umzugehen (wie du das noch zwischen zwei Löchern schaffen kannst, zeige ich dir im Punkt 3).

Umsetzung für Founder:innen:

Lernperspektive einnehmen: Nach jedem Rückschlag bewusst analysieren: „Was lief gut? Was lief schlecht? Was lerne ich daraus?“ (am besten schriftlich, das verstärkt es noch) Fehlerkultur etablieren: Im Team kommunizieren, dass Fehler und Misserfolge ein natürlicher Teil des Wachstumsprozesses sind und Lessons Learned nach jedem Projekt etc. einfordern.

2. Klare Zielsetzung: Der Kompass zum Erfolg

Wenn ich mir etwas vorgenommen habe, dann habe ich nie aufgegeben (und schon gar nicht aus Frust oder Enttäuschung), war jedoch stets bereit, mich aufgrund der Erfahrungen anzupassen. Das heißt, entweder habe ich mein Tun angepasst, um das Ziel zu erreichen oder ich habe das Ziel nach einer strukturierten Analyse der Fakten verändert oder verworfen (das ist für mich kein Aufgeben, sondern eine wohl durchdachte und selbstreflektierte neue Entscheidung).

Manchmal öffnen sich Möglichkeiten, die du nie für möglich gehalten hast und die sich erst ergeben, weil du dran geblieben bist. Solange ich an meine Vision glaube und bereit bin, mich, den Weg und die Rahmenbedingungen stets zu hinterfragen, kann mich nichts aufhalten. Das Ziel ist das Ziel, der Weg muss sich dem Ziel anpassen und ich mich auch.

Umsetzung für Founder:innen:

Sei dir klar, was du mit deinem Unternehmen erreicht haben willst: Setze dir nun (Zwischen-)Ziele, die dich dorthin bringen werden, und verfolge sie. Wenn du diese Ziele nicht erreichst, dann passe an (Schritte, Methoden, Zwischenziele). Aber verliere nicht das visionäre Ziel aus den Augen! OKR als Methode hilft da besonders gut!

Miss es oder vergiss es: Damit wir uns den Fortschritt nicht schönreden, was sehr leicht geschieht, müssen wir messen und laufend anpassen. Aber nie das große Ziel aus den Augen verlieren. Was leicht geht: genießen und dann mehr davon. Was schwer geht, noch einmal probieren und dann hinterfragen! Mein Motto dabei: „Face the brutal facts!“

3. Mentale Visualisierung: Erfolg beginnt im Kopf

Dabei gibt es zwei Ausrichtungen:

1. Mentales Vorerleben: Du siehst das Erreichen des Ziels vor Augen. Oder den erfolgreichen Abschluss mit Investor:innen.

Es zahlt sich aus, im Unterbewusstsein das Erfolgserlebnis im Vorhinein auszulösen, um dein Selbstbewusstsein zu stärken und den Fokus auf Erfolg zu lenken. Kein:e Slalomläufer:in der Welt würde den Slalom in Angriff nehmen, ohne vorher den erfolgreichen Lauf visualisiert zu haben. Würde er/sie das nicht machen, wäre ein Ausscheiden wohl das sichere Ergebnis.

Ich stelle mir vor schwierigen Gesprächen immer vor, wie das Gespräch zur Zufriedenheit beider gut endet. Nicht, wie es verläuft, denn das ist egal, Hauptsache es endet gut. Wenn dann das Gespräch oder die Verhandlung eine komische Richtung einnimmt, dann sage ich mir: „Interessant, wie sich das gerade entwickelt. Gut dass ich weiß, wie es ausgeht!“. Mit dieser Technik ist ein Erfolg nicht garantiert, aber die Erfolgswahrscheinlichkeit steigt enorm.

2. Mentales Umerleben: Das Gehirn unterscheidet nicht zwischen real und imaginär Erlebtem. Es speichert beides als Erfahrung ab. Das können wir uns zu Nutze machen.

Wenn also etwas schief gelaufen ist, dann setze dich hin und erlebe die Situation so, wie sie optimal hätte verlaufen sollen. Spiele die Situation ideal durch und speichere so einen Erfolg ein, an den sich dein Unterbewusstsein dann in der nächsten ähnlichen Situation erinnern wird.

Umsetzung für Founder:innen:
Vorbereitung durch Visualisierung: Stelle dir vor einem Pitch oder einem schwierigen Gespräch vor, wie du souverän auftrittst und dein Ziel erreichst. Mentales Umerleben durchspielen: Nimm jeden Misserfolg her, analysiere, was schief gelaufen ist und wie du es hättest besser oder ideal machen können und spiele dann die Situation mit der Idealversion durch. Nimm die Erfolgsgefühle dabei war, das steigert noch den Effekt.

4. Selbstdisziplin: Die Kunst der konstanten Umsetzung flexibler Planung

Erfolg ist immer das Ergebnis des Tuns. Du kannst daher den Erfolg nicht machen, sondern nur ermöglichen. Machen kannst du aber deinen täglichen Beitrag. Daher überlege dir, was du jeden Tag ganz konkret tun kannst, um deinen gewünschten Erfolg zu schaffen. Setze dir Zwischenziele, um zu überprüfen, ob du den erwünschten Fortschritt erreichst. Erreichst du den Fortschritt nicht, dann überlege, ob das Ziel richtig gewählt ist und/oder ob das tägliche Tun ausreicht und passe bei Bedarf an.

Jetzt ist es wichtig, den täglichen Zweifel auszuschalten. Einmal in der Woche oder alle zwei Wochen darf angepasst werden. Täglich wird getan und abgehakt. Das funktioniert! Alleine durch das tägliche Abarbeiten des Plans deines eigenen Beitrags entsteht ein Erfolgserlebnis, das dich vorantreibt.

Wie ich mit Hockey im Alter von 21 Jahren begonnen habe und mir zum Ziel gesetzt habe, es in die erste österreichische Liga zu schaffen, war mir klar, dass mir technisch nahezu jeder Hockeyspieler, der von Kindheit an trainiert hat, überlegen sein wird. Was ich aber tun kann, war meine mentale Stärke und meine körperliche Kondition mehr zu entwickeln, als die anderen. Ich hatte einen genauen Plan für beides und nach 10 Jahren hatte ich es geschafft. Um die Zeit war ich sogar den österreichischen Nationalspielern, mit denen ich einmal trainiert habe, konditionell und mental überlegen. Ich habe in dieser Zeit jede Woche nach einem Plan trainiert und diese Pläne laufend nach meinen Fortschritten und Rückschritten angepasst. Heute würde man sagen, ich habe nach OKR trainiert. Das gab es damals aber noch nicht als Begriff.

Umsetzung für Founder:innen:
Routinen etablieren: Plane deinen täglichen Beitrag zum Erfolg und halte dich an diese Struktur. Überlegt anpassen: Passe deinen Plan nur in ruhigen Momenten an, nicht wenn unter der Woche Frust oder Zweifel aufkommen. Alles braucht seine Zeit, sich zu entwickeln und daher ist es wichtig, Pläne in Ruhe und überlegt zu erstellen und anzupassen. Wenn es aber keine messbare Entwicklung gibt, dann ist es auf jeden Fall Zeit, anzupassen.

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AI Summaries

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

AI Kontextualisierung

Welche gesellschaftspolitischen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Als KI-Assistent habe ich keine persönliche Meinung, da ich neutral bleiben muss. Allerdings kann man argumentieren, dass der Inhalt des Artikels indirekte gesellschaftspolitische Auswirkungen hat. Denn eine erhöhte Arbeitsproduktivität und die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren, können positiven Einfluss auf die Wirtschaft und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer haben. Es kann dazu führen, dass Unternehmen wettbewerbsfähiger werden und gleichzeitig die Arbeitsbelastung reduziert werden kann. Daher könnte man sagen, dass diese Entwicklungen sowohl politische als auch wirtschaftliche Auswirkungen haben können.

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

AI Kontextualisierung

Welche wirtschaftlichen Auswirkungen hat der Inhalt dieses Artikels?

Der Inhalt des Artikels zeigt, dass Meetings und E-Mails häufig als ineffektiv wahrgenommen werden und dass eine Reduzierung dieser Arbeitspraktiken die Produktivität der Mitarbeiter:innen erhöhen könnte. Diese Erkenntnisse könnten Unternehmen dazu bewegen, ihre Kommunikationskultur zu überdenken und die Einführung von Automatisierungstechnologien zu priorisieren, um effektiver zu arbeiten und Zeit zu sparen. Dies kann letztendlich zu Kosteneinsparungen und einer höheren Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt führen.

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

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Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Innovationsmanager:in?

Als Innovationsmanager:in ist es wichtig, die Produktivität im Unternehmen zu steigern und mögliche Hindernisse zu identifizieren und zu reduzieren. Der Artikel zeigt, dass Meetings und E-Mails nicht unbedingt der beste Weg sind, um diese Ziele zu erreichen. Automatisierungstechnologien können die Produktivität steigern, indem sie Routine-Aufgaben automatisieren und dadurch Zeit und Ressourcen einsparen. Als Innovationsmanager:in sollte man daher die Nutzung von Automatisierungstechnologien im Unternehmen fördern und die Überzeugungsarbeit leisten, um eine entsprechende Priorisierung zu erreichen.

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

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Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Investor:in?

Dieser Artikel hat für Investor:innen vermutlich geringe Relevanz, da er hauptsächlich über die Arbeitsweise und -produktivität von Büro-Mitarbeiter:innen und den Einsatz von Technologien berichtet. Es werden keine Informationen zu bestimmten Unternehmen oder Branchen gegeben, die für eine Investitionsentscheidung relevant sein könnten.

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

AI Kontextualisierung

Welche Relevanz hat der Inhalt dieses Artikels für mich als Politiker:in?

Als Politiker:in ist es wichtig, Produktivitätssteigerungen in Unternehmen zu fördern. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass eine Reduktion von Meetings und E-Mails sowie die Automatisierung von Routine-Tätigkeiten die Produktivität von Büro-Mitarbeitern erhöhen kann. Es könnte eine Möglichkeit sein, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken und gleichzeitig die Arbeitsbedingungen zu verbessern.

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

AI Kontextualisierung

Was könnte das Bigger Picture von den Inhalten dieses Artikels sein?

Das Bigger Picture dieses Artikels ist, dass viele Meeting-Teilnehmer:innen der Ansicht sind, dass ein erheblicher Teil der Meetings gestrichen werden könnte, ohne negative Auswirkungen zu haben. Laut einer Umfrage von Slack würden weniger Meetings und E-Mails die Produktivität verbessern. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass sich die Wahrnehmung von Produktivität je nach Hierarchieebene unterscheidet und viele Mitarbeiter:innen sich gezwungen fühlen, schnell auf Nachrichten zu antworten. Automatisierungstechnologien werden insbesondere von denjenigen befürwortet, die sie bereits nutzen, während viele Führungskräfte noch zögern, diese Anwendungen einzuführen.

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

AI Kontextualisierung

Wer sind die relevantesten Personen in diesem Artikel?

  • Die befragten Büro-Mitarbeiter:innen von Führungskräften, Manager:innen bis hin zu Bürofachkräften
  • Die Teilnehmer:innen der Befragung

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden

AI Kontextualisierung

Wer sind die relevantesten Organisationen in diesem Artikel?

  • Slack (Softwareanbieter)
  • Qualtrics (Marktforschungsunternehmen)

Internationale Befragung: 43 Prozent aller Meetings können gestrichen werden