17.09.2019

Sieben Schritte zur Gestaltung von Employee Experience

Im aktuellen Teil der Serie über Employee Experience liefert EX-Experte Max Lammer eine Anleitung mit sieben Schritten, die bei den Mitarbeitern zu einem besseren "Erlebnis Job" führen.
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Employee Experience - War for Talents
(c) fotolia.com - Rawpixel.com

Die ersten drei Teile unserer Serie über Employee Experience (EX) haben sich mit Erklärung, Argumenten und Messmethoden beschäftigt, um die Wichtigkeit des Themas zu erarbeiten und Erfolge durch EX Design nachzuvollziehen. Zudem haben wir erläuter, warum Employee Experience nicht nur der jüngste HR-Trend ist, sondern es sich in mehrfacher Form bezahlt macht, in das “Erlebnis Job” der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu investieren.


Bisher in der Serie erschienen:


Soweit die Theorie – nun kommen wir zur Praxis. Entlang einer Checklist von sieben Schritten soll kurz dargestellt werden, wie Employee Experience Design aufgesetzt werden kann.

1. Priorität erkennen und Verantwortung übernehmen

Wie bereits erläutert sind jene Initiativen für bessere Mitarbeitererfahrung besonders erfolgreich, die vom C-Level bzw. vom CEO ausgehen. Auf der anderen Seite gibt es entsprechend weitsichtige Vorstöße aus dem HR-Bereich (oder auch von anderen Teilen des Unternehmens), die dann zur Überzeugung der obersten Führung eventuell Unterstützung und Argumente brauchen. Die Verantwortung für die Umsetzung von Employee Experience Design liegt anschließend bei einem dezidierten Team, das für Abwicklung und Gestaltung die koordinierende Rolle einnimmt.

+++Mehr über Employee Experience am EX Summit (27. April 2020, weXelerate, Wien)+++

2. Menschen (besser) verstehen lernen/beginnen

Was wir im Marketing insbesondere mit der Digitalisierung von Werbung und Kanälen für unsere Kunden erlernt haben, hilft uns auch bei der Employee Experience. Dazu sollten die Verantwortlichen erstens wissen, welche Daten zu den Mitarbeitenden bereits im Unternehmen vorhanden sind und was diese aussagen. Zweitens muss festgestellt werden, welche Fragen beantwortet werden sollten für die Gestaltung des “Erlebnisses Job”.

Personas, die wir im Vertrieb vermutlich bereits breit einsetzen, helfen auch hier bei der Einschätzung und Einordnung – wenn es um Bedürfnisse und Wünsche geht. Das ist deshalb so wichtig – auch nicht neu – weil wir bis zu vier Generationen (Babyboomer, X, Y und Z) mit unterschiedlichen Lebenseinstellungen in unseren Organisationen haben, für die es individuelle Angebote braucht.

+++Mehr zu New Work und EX im HR-Channel des brutkasten+++

3. People Analytics etablieren

Eine neue Disziplin in HR breitet sich langsam auch in Europa und Österreich aus. Organisationen sollten sich ernsthaft mit diesem Thema auseinandersetzen und zu lernen beginnen, unabhängig von ihrer Größe und Struktur. Die Aufgabe und der Zweck von People Analytics sind bessere Entscheidungen basierend auf Daten, Zahlen und Research. Den Anfang hätte man mit Schritt 2 bereits gemacht – Mitarbeiterbezogene Daten im Unternehmen sichten und verstehen, sowie beginnen, die richtigen Fragen zu stellen.

Relativ einfach sind normalerweise Analytics zu Kündigungen bzw. Abgängen, die als erste Übung dienen können (falls dies nicht schon laufend gemacht wird). Außerdem ist zu klären, welche Skills zusätzlich benötigt werden, also beispielsweise Data Science, Statistik, etc. Da es sich bei People Analytics um ein wenig verbreitetes Thema in den Unternehmen handelt, ist es sehr wichtig, offen zu kommunizieren und den Sinn und Zweck zu erklären.

+++Mitarbeiter finden mit der Jobplattform des brutkasten+++

4. Entscheidende Momente definieren

Unsere Employee Experience ist geprägt von Erlebnissen – in unterschiedlicher Konstellation und Wahrnehmung. Entlang der Employee Journey ergibt sich eine Vielzahl von “moments that matter”, aus denen sich unsere Mitarbeitererfahrung zusammensetzt und die unser “Erlebnis Job” prägen. Insgesamt kann man in etwa 20 solcher “Momente” in unterschiedlicher zeitlicher Länge definieren – beginnend beim ersten Eindruck, also noch vor der Bewerbung, über die diversen Momente vor und während der Firmenzugehörigkeit bis zur Zeit nach dem Ausscheiden.

Jedes Unternehmen sollte für sich die entscheidenden Momente finden, beschreiben, clustern und designen – beispielsweise mit einem “People Deal”, wie bei Cisco. Wichtig ist, sich grundsätzlich über das Koordinatensystem für Employee Experience im eigenen Unternehmen klar zu werden.

5. Feedbacksysteme einführen

Um besser zu verstehen und regelmäßig Rückmeldung für die Entwicklung zu erhalten, sind entsprechende Mechanismen notwendig. Warum? Weil Employee Experience nicht für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemacht wird, sondern MIT ihnen. Daher ist es so wichtig sich Feedback einzuholen – zu vorgeschlagenen Gestaltungsmaßnahmen, Zufriedenheit, etc.

Das passiert sowohl persönlich (Mitarbeitergespräch, etc.) als auch über technische Tools (wie teamecho, kununu engage, peakon oder ähnliche), die in kürzeren Abständen Feedback einholen. Die einmal pro Jahr oder alle zwei Jahre stattfindende Mitarbeiterbefragung hat ausgedient und ist nicht mehr zeitgemäß. Aus der Funktion “People Analytics” und den relevanten Fragen ergeben sich die Ableitungen für Tools und Gesprächsdesign.

+++Diese digitalen Tools helfen, Feedback von Mitarbeitern einzuholen+++

6. Aktive Gestaltung der EX-Dimensionen

Anhand der Kenntnis aus People Analytics, den “Moments that matter” und den Personas können die drei Dimensionen Arbeitsplatz, Tools und Kultur (und damit wiederum die entscheidenden Momente) entsprechend designed und gestaltet werden.

Unter Einsatz “moderner” Methoden wie Design Thinking, Rapid Prototyping, Kanban, Scrum, etc. lässt sich auch Employee Experience gestalten – in vielen Unternehmen wird unter dem Schlagwort “agile” gerade viel gelernt und ausprobiert, am besten ab nun insbesondere für das “Erlebnis Job”. Wichtig ist, dass es immer MIT den Mitarbeitern passiert – Einbindung, Partizipation und Feedback sind für Erfolg der Maßnahmen entscheidend.

7. Review & Learnings

Die Gestaltung von Employee Experience ist ein regelmäßiger Iterationszyklus, der nicht einfach abgeschlossen wird. Es ist ein Transformationsprozess bzw. eine Journey der Organisation und braucht Reviews in entsprechenden Abständen sowie die Ableitung von Learnings, um stetig besser zu werden. Wie bei der Digitalisierung bzw. der Innovation generell gilt: Machen ist besser als planen, und Experimente sind unbedingt erlaubt.

Über den Autor

Max Lammer ist Solopreneur, Trainer und Employee Experience Designer. Auf Basis seiner Erfahrung mit vielen Unternehmen – von klein bis multinational – und aus unterschiedlichen Blickwinkeln, ist er der Überzeugung, dass Employee Experience das entscheidende strategische Handlungsfeld für Organisationen egal welcher Größe und Branche ist – für mehr wirtschaftlichen Erfolg, sowie Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden.

Seine berufliche und unternehmerische Erfahrung im Zusammenhang mit Innovation, Digitalisierung und New Work ist unter anderem geprägt durch beispielsweise die Initiative “Innovation to Company” in der er etablierte Unternehmen und Startups zusammen bringt, oder das Projekt des zukunftsweisenden Innovationscampuskonzept “Talent Garden” in Österreich . Außerdem hat er mehrere Jahre aktiv in einem österreichischen Technologiestartup mitgearbeitet.

Als Trainer und Solopreneur begleitet er Projekte zur Entwicklung von Innovationsstrategien und digitaler Transformation (in 8 Schritten) sowie zur “New World of Work”, und unterrichtet an Unis und bei Corporates mit Schwerpunkten auf Startup-Methoden, Employee Experience und Innovation. 

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Das "Expedition Zukunft"-Team, Annamaria Andres (erste links) | (c) FFG

In Zeiten großer gesellschaftlicher, wirtschaftlicher und ökologischer Herausforderungen braucht es mutige Ideen, die nicht nur schrittweise verbessern, sondern bestehende Systeme grundlegend neu denken. Genau hier setzt das Förderprogramm „Expedition Zukunft“ der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) an. Annamaria Andres, die das Programm maßgeblich mitentwickelt hat, betont: “Die EU und auch Österreich sind sehr gut in inkrementellen Innovationen und Grundlagenforschung, doch es braucht auch disruptive Ansätze, um die Welt zu einem besseren, gerechteren und nachhaltigeren Ort zu verändern.”

Mehr als inkrementelle Verbesserungen

Das Ziel von “Expedition Zukunft” ist es, Projekte zu unterstützen, die einen echten Paradigmenwechsel bewirken können. Während traditionelle Innovationsprogramme oft auf Verbesserungen bestehender Technologien und Prozesse abzielen, sucht „Expedition Zukunft“ nach bahnbrechenden Ideen. Es geht darum, mit komplett neuen Ansätzen die jetzigen Herausforderungen anzugehen. Diese Herausforderungen könnten technologischer, gesellschaftlicher oder ökologischer Natur sein.

+++ Jetzt bewerben und von Expedition Zukunft profitieren +++

Zwei Wege in die Zukunft: #START – Business Edition und #INNOVATION

Das Programm gliedert sich in mehrere Ausschreibungsschienen. Hier ein Überblick zu zwei Förderschienen, die sich besonders für Gründer:innen von Startups und KMU eignen:

  • #START – Business Edition: Hier können Gründer:innen und KMU einreichen, die ganz am Anfang stehen. Sie haben eine visionäre Idee, aber noch kein ausgearbeitetes Konzept. Es geht darum, die Durchführbarkeit zu testen – nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch in Bezug auf soziale Aspekte, strategische und rechtliche Rahmenbedingungen. Für diesen Schritt stellt die FFG bis zu 80.000 Euro zur Verfügung.
  • #INNOVATION: In dieser Schiene wurde ein Problem bereits klar definiert, die Lösung ist jedoch noch offen. Mit einer Förderung von bis zu 150.000 Euro bei einer Förderquote von 50 Prozent unterstützt das Programm die Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern. Hier geht es um iterative Innovationsprozesse, wie zum Beispiel Open Innovation und Design Thinking, um eine optimale Lösung für eine Zielgruppe oder ein disruptives Geschäftsmodell zu entwickeln.

Weitere Ausschreibungsschienen findet ihr auf der Programm-Website.

Mut zum Risiko und zur Veränderung

Disruptive Innovationen sind riskanter als schrittweise Verbesserungen. Sie bewegen sich oft in unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen, müssen neue Märkte erschließen und kulturelle Veränderungen anstoßen. Diese bahnbrechenden Ideen haben ein höheres Umsetzungsrisiko. Deshalb bietet das Programm neben finanzieller Unterstützung auch umfassende Beratungsservices und Expeditionsguides.

Die Expeditionsguides sind Expert:innen, die die geförderten Projekte begleiten. Neben der individuellen Begleitung bietet das Programm auch Netzwerktreffen, bei denen sich die Fördernehmer:innen untereinander austauschen können.

Von der Vision zur Umsetzung

Ein zentrales Kriterium für die Förderung ist der Mut zur großen Vision. Dahingehend werden Fördernehmer:innen gesucht, die größer denken und bereit sind, neue Wege zu gehen. Diese Vision muss auch einen gesellschaftlichen oder ökologischen Mehrwert bieten. Es geht nicht nur um Profit, sondern um Impact – sei es in der Umwelt, der Gesellschaft oder der Wirtschaft.

Ein Beispiel für solche visionären Projekte sind Innovationen in der Raumfahrt, der Krebsbekämpfung, sozialen Inklusion oder Pflegekonzepte für eine alternde Gesellschaft.

Solche Ideen stoßen jedoch oft auf große gesellschaftliche Herausforderungen. So stellt beispielsweise die Bereitschaft der Menschen, eingefahrene Verhaltensmuster zu ändern, eine Hürde dar. Genau hier setzt das Programm an, um den notwendigen Wandel zu unterstützen und den Weg für zukunftsweisende Innovationen zu ebnen.

Unterstützung, die über Geld hinausgeht

Neben der finanziellen Förderung bietet „Expedition Zukunft“ auch umfangreiche Beratungsleistungen. Dazu gehören Workshops zu Geschäftsmodellen, Strategieberatung oder Hilfe bei IP-Fragen. So soll sichergestellt werden, dass die Projekte nicht nur technisch funktionieren, sondern auch erfolgreich umgesetzt werden können.

Das Programm „Expedition Zukunft“ vernetzt die Teilnehmenden gezielt mit relevanten Partner:innen aus Wirtschaft, Forschung und öffentlichem Sektor. Ein starkes Netzwerk aus Wirtschaftsagenturen, Ministerien und internationalen Partnern unterstützt dabei, die richtigen Kontakte zur richtigen Zeit zu knüpfen – oft der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts.

Bewerbungsfrist und Kriterien

Die Einreichfrist für die #START Business Edition endet am 28. Januar um 12:00 Uhr. Die Schiene #INNOVATION ist als laufende Ausschreibung angelegt. Bewerber:innen müssen neben einer bahnbrechenden Idee auch den Willen mitbringen, Risiken einzugehen und groß zu denken. Diversität, gesellschaftlicher Impact und die Bereitschaft zur Veränderung sind entscheidend.

Abschließend merkt Andres an: “Wir suchen Visionär:innen, die bereit sind, die Welt zu verändern. Die Expedition Zukunft ist für diejenigen, die über den Tellerrand hinaus denken, die mutig sind und größer denken. Wer bereit ist, sich dieser Herausforderung zu stellen, findet in dieser Initiative der FFG nicht nur einen Förderer, sondern einen Partner auf dem Weg in die Zukunft.”

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