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17.09.2019

Sieben Schritte zur Gestaltung von Employee Experience

Im aktuellen Teil der Serie über Employee Experience liefert EX-Experte Max Lammer eine Anleitung mit sieben Schritten, die bei den Mitarbeitern zu einem besseren "Erlebnis Job" führen.

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✨ AI Kontextualisierung

Die ersten drei Teile unserer Serie über Employee Experience (EX) haben sich mit Erklärung, Argumenten und Messmethoden beschäftigt, um die Wichtigkeit des Themas zu erarbeiten und Erfolge durch EX Design nachzuvollziehen. Zudem haben wir erläuter, warum Employee Experience nicht nur der jüngste HR-Trend ist, sondern es sich in mehrfacher Form bezahlt macht, in das „Erlebnis Job“ der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu investieren.

Bisher in der Serie erschienen:

Soweit die Theorie – nun kommen wir zur Praxis. Entlang einer Checklist von sieben Schritten soll kurz dargestellt werden, wie Employee Experience Design aufgesetzt werden kann.

1. Priorität erkennen und Verantwortung übernehmen

Wie bereits erläutert sind jene Initiativen für bessere Mitarbeitererfahrung besonders erfolgreich, die vom C-Level bzw. vom CEO ausgehen. Auf der anderen Seite gibt es entsprechend weitsichtige Vorstöße aus dem HR-Bereich (oder auch von anderen Teilen des Unternehmens), die dann zur Überzeugung der obersten Führung eventuell Unterstützung und Argumente brauchen. Die Verantwortung für die Umsetzung von Employee Experience Design liegt anschließend bei einem dezidierten Team, das für Abwicklung und Gestaltung die koordinierende Rolle einnimmt.

+++Mehr über Employee Experience am EX Summit (27. April 2020, weXelerate, Wien)+++

2. Menschen (besser) verstehen lernen/beginnen

Was wir im Marketing insbesondere mit der Digitalisierung von Werbung und Kanälen für unsere Kunden erlernt haben, hilft uns auch bei der Employee Experience. Dazu sollten die Verantwortlichen erstens wissen, welche Daten zu den Mitarbeitenden bereits im Unternehmen vorhanden sind und was diese aussagen. Zweitens muss festgestellt werden, welche Fragen beantwortet werden sollten für die Gestaltung des „Erlebnisses Job“.

Personas, die wir im Vertrieb vermutlich bereits breit einsetzen, helfen auch hier bei der Einschätzung und Einordnung – wenn es um Bedürfnisse und Wünsche geht. Das ist deshalb so wichtig – auch nicht neu – weil wir bis zu vier Generationen (Babyboomer, X, Y und Z) mit unterschiedlichen Lebenseinstellungen in unseren Organisationen haben, für die es individuelle Angebote braucht.

+++Mehr zu New Work und EX im HR-Channel des brutkasten+++

3. People Analytics etablieren

Eine neue Disziplin in HR breitet sich langsam auch in Europa und Österreich aus. Organisationen sollten sich ernsthaft mit diesem Thema auseinandersetzen und zu lernen beginnen, unabhängig von ihrer Größe und Struktur. Die Aufgabe und der Zweck von People Analytics sind bessere Entscheidungen basierend auf Daten, Zahlen und Research. Den Anfang hätte man mit Schritt 2 bereits gemacht – Mitarbeiterbezogene Daten im Unternehmen sichten und verstehen, sowie beginnen, die richtigen Fragen zu stellen.

Relativ einfach sind normalerweise Analytics zu Kündigungen bzw. Abgängen, die als erste Übung dienen können (falls dies nicht schon laufend gemacht wird). Außerdem ist zu klären, welche Skills zusätzlich benötigt werden, also beispielsweise Data Science, Statistik, etc. Da es sich bei People Analytics um ein wenig verbreitetes Thema in den Unternehmen handelt, ist es sehr wichtig, offen zu kommunizieren und den Sinn und Zweck zu erklären.

+++Mitarbeiter finden mit der Jobplattform des brutkasten+++

4. Entscheidende Momente definieren

Unsere Employee Experience ist geprägt von Erlebnissen – in unterschiedlicher Konstellation und Wahrnehmung. Entlang der Employee Journey ergibt sich eine Vielzahl von „moments that matter“, aus denen sich unsere Mitarbeitererfahrung zusammensetzt und die unser „Erlebnis Job“ prägen. Insgesamt kann man in etwa 20 solcher „Momente“ in unterschiedlicher zeitlicher Länge definieren – beginnend beim ersten Eindruck, also noch vor der Bewerbung, über die diversen Momente vor und während der Firmenzugehörigkeit bis zur Zeit nach dem Ausscheiden.

Jedes Unternehmen sollte für sich die entscheidenden Momente finden, beschreiben, clustern und designen – beispielsweise mit einem „People Deal“, wie bei Cisco. Wichtig ist, sich grundsätzlich über das Koordinatensystem für Employee Experience im eigenen Unternehmen klar zu werden.

5. Feedbacksysteme einführen

Um besser zu verstehen und regelmäßig Rückmeldung für die Entwicklung zu erhalten, sind entsprechende Mechanismen notwendig. Warum? Weil Employee Experience nicht für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemacht wird, sondern MIT ihnen. Daher ist es so wichtig sich Feedback einzuholen – zu vorgeschlagenen Gestaltungsmaßnahmen, Zufriedenheit, etc.

Das passiert sowohl persönlich (Mitarbeitergespräch, etc.) als auch über technische Tools (wie teamecho, kununu engage, peakon oder ähnliche), die in kürzeren Abständen Feedback einholen. Die einmal pro Jahr oder alle zwei Jahre stattfindende Mitarbeiterbefragung hat ausgedient und ist nicht mehr zeitgemäß. Aus der Funktion „People Analytics“ und den relevanten Fragen ergeben sich die Ableitungen für Tools und Gesprächsdesign.

+++Diese digitalen Tools helfen, Feedback von Mitarbeitern einzuholen+++

6. Aktive Gestaltung der EX-Dimensionen

Anhand der Kenntnis aus People Analytics, den „Moments that matter“ und den Personas können die drei Dimensionen Arbeitsplatz, Tools und Kultur (und damit wiederum die entscheidenden Momente) entsprechend designed und gestaltet werden.

Unter Einsatz „moderner“ Methoden wie Design Thinking, Rapid Prototyping, Kanban, Scrum, etc. lässt sich auch Employee Experience gestalten – in vielen Unternehmen wird unter dem Schlagwort „agile“ gerade viel gelernt und ausprobiert, am besten ab nun insbesondere für das „Erlebnis Job“. Wichtig ist, dass es immer MIT den Mitarbeitern passiert – Einbindung, Partizipation und Feedback sind für Erfolg der Maßnahmen entscheidend.

7. Review & Learnings

Die Gestaltung von Employee Experience ist ein regelmäßiger Iterationszyklus, der nicht einfach abgeschlossen wird. Es ist ein Transformationsprozess bzw. eine Journey der Organisation und braucht Reviews in entsprechenden Abständen sowie die Ableitung von Learnings, um stetig besser zu werden. Wie bei der Digitalisierung bzw. der Innovation generell gilt: Machen ist besser als planen, und Experimente sind unbedingt erlaubt.

Über den Autor

Max Lammer ist Solopreneur, Trainer und Employee Experience Designer. Auf Basis seiner Erfahrung mit vielen Unternehmen – von klein bis multinational – und aus unterschiedlichen Blickwinkeln, ist er der Überzeugung, dass Employee Experience das entscheidende strategische Handlungsfeld für Organisationen egal welcher Größe und Branche ist – für mehr wirtschaftlichen Erfolg, sowie Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden.

Seine berufliche und unternehmerische Erfahrung im Zusammenhang mit Innovation, Digitalisierung und New Work ist unter anderem geprägt durch beispielsweise die Initiative „Innovation to Company“ in der er etablierte Unternehmen und Startups zusammen bringt, oder das Projekt des zukunftsweisenden Innovationscampuskonzept „Talent Garden“ in Österreich . Außerdem hat er mehrere Jahre aktiv in einem österreichischen Technologiestartup mitgearbeitet.

Als Trainer und Solopreneur begleitet er Projekte zur Entwicklung von Innovationsstrategien und digitaler Transformation (in 8 Schritten) sowie zur „New World of Work“, und unterrichtet an Unis und bei Corporates mit Schwerpunkten auf Startup-Methoden, Employee Experience und Innovation.

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Die Zeiten sind vorbei, in denen es möglich war, die Zukunft aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu gestalten, weil traditionelle Analyse- und Prognoseverfahren in einer BANI-Welt zu kurz greifen. Kreativität und Künstliche Intelligenz können hier den entscheidenden Unterschied machen: für bessere Entscheidungen und neue, innovative Lösungswege. Das ist die Einstellung, die Gideon Nave, Marketing- und Kreativitätsexperte der Wharton School of the University of Pennsylvania (USA), und Monika Koller, wissenschaftliche Leiterin des Executive MBA Strategic Marketing & Sales, teilen.

Entscheidungen: Drei Dimensionen für Leaders

„Mit zunehmender Digitalisierung, KI und anderen technologischen Lösungen eröffnen sich uns gerade zahllose neue Möglichkeiten, aber auch Herausforderungen und Hindernisse in Wirtschaft und Gesellschaft. Deshalb ist es gerade jetzt so wichtig, sich mit den psychologischen Aspekten des menschlichen Denkens und Handelns zu beschäftigen, die die Basis für unsere Entscheidungen sind“, erklärt Koller.

Sie und Nave beschreiben in diesem Sinne drei Dimensionen, wie Führungskräfte KI und Kreativitäts-Tools und -Ansätze gezielt nutzen können, um zukünftig validere Entscheidungen treffen zu können.

Substraktion: gezieltes Weglassen für mehr Innovation

Viele Führungskräfte sind der Meinung, dass mehr Möglichkeiten grundsätzlich zu besseren Entscheidungen führen. Und dass mehr Features eines Produkts oder einer Dienstleistung für mehr Kaufanreize bei den Konsumenten sorgen. Nave dagegen ist davon überzeugt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: „Die innovativsten Ideen entstehen in der Regel nicht durch das Hinzufügen neuer Elemente, sondern durch das bewusste Weglassen von Optionen“, sagt er.

Dieses Prinzip zeige sich anhand einiger sehr erfolgreicher Produktinnovationen:

Twitter (X) beschränkte die Textlänge auf 140 Zeichen und schuf so eine völlig neue Kommunikationsform.
Der iPod Nano entstand, indem der Bildschirm des ursprünglichen iPods entfernt wurde, wodurch das Gerät kleiner und tragbarer wurde.

Die Subtraktionsmethode sei somit nicht nur in der Produktentwicklung nützlich, sondern könne auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Neuausrichtung von Geschäftsmodellen helfen, wie beide Expert:innen ausführen:

Prozessoptimierung: Unternehmen können mittels Subtraktion prüfen, welche Schritte in einem Prozess tatsächlich notwendig sind. Beispielsweise könnten sie überlegen, ob bestimmte Genehmigungsschleifen gestrichen oder automatisiert werden können, um so Entscheidungswege zu beschleunigen.
Geschäftsmodelle: Erfolgreiche Geschäftsmodelle entstehen oft durch das Weglassen bestimmter Elemente. Ein klassisches Beispiel ist das Freemium-Modell, bei dem Unternehmen zunächst auf direkte Umsätze verzichten, um durch spätere Premium-Angebote Gewinne zu erzielen. Auf diese Weise revolutionierte Netflix den Markt, indem es physische Videotheken überflüssig machte und Streaming revolutionierte. Ein weiteres Beispiel ist Airbnb, das auf Hotels verzichtet und auf Vermietung von Privaträumen setzt.
Serviceangebote: Unternehmen haben die Möglichkeit, durch die Reduktion von Optionen oder Dienstleistungen ihren Kernnutzen stärker zu betonen. Beispielsweise setzen viele Fast-Fashion-Händler auf eine limitierte Auswahl an Zahlungsmethoden oder Rückgabeoptionen, um so operative Kosten zu senken und Effizienz zu steigern.
Kundenströme: Auch Kundensegmente können gestrichen werden, um den Fokus ganz auf eine spezifische Zielgruppe zu legen und so den Markt mit kundengerechteren Produkten und Dienstleistungen in die Tiefe zu bearbeiten. Die Sportschuhmarke Nike setzte ab den 1980ern verstärkt bei der Markenpositionierung auf professionelle Sportler und nahm 1984 Basketballstar Michael Jordan unter Vertrag, statt auf den breiten Freizeitschuhmarkt zu setzen.

„Kunden konsumieren ja nicht nur die Produkte und Services an sich, sondern vielmehr auch den Nutzen, den Wert, den sie dadurch erfahren“, erklärt Koller. Und dabei gehe es nicht immer nur um reine Funktionalität oder das Preis-Leistungsverhältnis, auch Emotionen und soziale Aspekte seien ausschlaggebend. Kreativität könne hier sehr nützlich sein, um den mehrdimensionalen Nutzen in den Angeboten zu schärfen.

Kreative Szenarien-Analyse mit KI

„Der Schlüssel liegt aber nicht darin, die Entscheidung komplett an die KI abzugeben, sondern sie als Co-Creator zur Ideen- und Entscheidungsfindung einzusetzen“, betont Nave. KI kann dabei helfen, Muster zu erkennen, Optionen zu simulieren und unkonventionelle Ansätze vorzuschlagen. Die Überarbeitung, finale Bewertung und letztendliche Entscheidung müsse jedoch immer mit kritischer Haltung geschehen und beim Menschen bleiben. KI könnte etwa eingesetzt werden, um verschiedene Zukunftsmodelle durchzuspielen und so neue Möglichkeiten aufzuzeigen.

Auch in den unterschiedlichen Phasen der Marktforschung findet KI vermehrt Anwendung, von der Konzeption, über die Datenerhebung und -auswertung hin zur Ergebnisdarstellung und Interpretation: „Wenn Führungskräfte die Erkenntnisse aus der Marktforschung zur Entscheidungsfindung im Unternehmen heranziehen, ist es umso wichtiger, dass die kritische Reflexion nicht zu kurz kommt“, ergänzt Koller.

ChatGPT und Co.: Durch gezielte Prompts lassen sich unkonventionelle Perspektiven auf Herausforderungen gewinnen. Beispielsweise könnte eine Führungskraft zu ihrer Strategie fragen: „Was wäre das Gegenteil meiner aktuellen Strategie und welche Vorteile hätte sie?“
Datenbasierte Entscheidungsunterstützung: KI-Modelle können Muster und Gesetzmäßigkeiten erkennen, die für das menschliche Auge nicht offensichtlich sind, und so Risiken und Chancen früher identifizieren.

Task-Unification: clevere Mehrfachnutzung von Ressourcen

Der dritte kreative Ansatz, den Nave empfiehlt, ist die „Task-Unification“-Methode: Bestehende Komponenten oder Features eines Produktes bzw. einer Dienstleistung oder eines Prozesses werden gleichzeitig für mehrere Zwecke genutzt. Hierzu gibt der Experte zwei Beispiele:

CAPTCHA-Abfragen dienen nicht nur zur Identifizierung von Menschen, sondern trainieren gleichzeitig KI-Modelle bei der Bilderkennung.
Das Duolingo-Modell nutzt Übersetzungsaufgaben in erster Linie zum Sprachenlernen, gleichzeitig dient es aber auch zur Verbesserung der eigenen automatischen Übersetzungssoftware – indem sie die Antworten des Users entsprechend verwertet.

Auf Entscheidungen übertragen bedeutet das, sich die Frage zu stellen: Gibt es vorhandene Ressourcen oder Prozesse, die doppelt genutzt werden könnten, um die Effizienz zu steigern und einen Mehrwert für das Unternehmen zu generieren?: „Beim Problem CO2-Emissionen könnte man beispielsweise die in der Produktion entstehende Abwärme über einen Wärmetauscher speichern und ins Heizungssystem umleiten“, rät Nave. Microsoft etwa plane in Dänemark – so sein Beispiel – ab Herbst 2025, die in ihren Rechenzentren entstehende Wärme zur Beheizung von Wohngebäuden zu nutzen.

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