09.11.2022

Effizienzkiller Büro: Produktivität in den letzten 10 Jahren um 50 Prozent gesunken

In den letzten zehn Jahren sei die Ineffizienz in Büros um 50 Prozent gesunken - das geht einer deutschen Studie hervor. Vor allem nach der Corona-Pandemie habe der Digitalisierungsschub in vielen Organisationen dazu geführt, Zeit für unnötige Besprechungen und E-Mails zu verschwenden.
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Man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. (c) Adobe Stock | fizkes

Jede dritte Arbeitsstunde im Büro wird verschwendet – das geht aus einer deutschen Studie hervor. Die Erhebung weist einen 50-prozentigen Rückgang der Effizienz von Angestellten in den letzten zehn Jahren vor – vorausgesetzt, sie arbeiten im Büro. Als Grund dafür nennt der wissenschaftliche Leiter der Studie, Daniel Markgraf von der Akad Hochschule Stuttgart, den ineffizienten Umgang mit der Digitalisierung – vor allem nach der Corona-Pandemie. 

Ineffizient durch E-Mails, Recherche und Co

Vor allem die Suchzeiten für Informationen seien in den letzten Jahren erheblich gestiegen. Laut der Studie verbringen Angestellte somit einen ganzen Tag pro Woche mit Recherche und Co – davon ein Drittel online. Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren vor zehn Jahren noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, so sind es nun fast 20 Prozent. Auch die tägliche Beschäftigungsdauer für E-Mails habe seit 2013 um 60 Prozent zugenommen und liege bei 163 Minuten. Im Zuge der Studie wurden 850 Teilnehmer:innen befragt, wobei zwei Drittel dieser in Führungspositionen tätig sind. Diese empfinden 20 Prozent des Zeitaufwands für E-Mails als Verschwendung. 

Aktuell nehmen auch Besprechungen ein Viertel der Arbeitszeit in Anspruch, wobei durch unzureichend protokollierte Meetings die Ineffizienz dieser sowie die verlorene Arbeitszeit im Vergleich zu 2013 um 72 Prozent gestiegen ist. „Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer von Büro-Kaizen, der zum dritten Mal seit 2013 unter der Leitung von Markgraf die Studie durchführte. 

Organisationsprobleme in Büros führen zu Fachkräftemangel

Obwohl die Ergebnisse der Studie eine sehr bedrückende Entwicklung der Arbeitswelt porträtieren, kann man laut Kurz die Ineffizienz in Büros mit einfachen Methoden reduzieren. Vor allem das Problem des Fachkräftemangels könne sich damit lösen lassen, denn man habe genügend Fachkräfte, sie verschwenden aber ein Drittel ihrer Arbeitszeit. Klare Regeln bei der Nutzung von Software und beim Ablagesystem sowie die Einführung von Mitarbeiter:innen-Trainings können hierfür die Lösung sein. „Fast 40 Prozent der Projekte laufen aus dem Ruder, was Verzögerungen, Mehrkosten und verschenktes Potenzial zur Folge hat. Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, denn in stressigen Situationen neigt der Mensch dazu, es so zu machen, wie er es immer gemacht hat“, sagt Kurz. 

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Fawks AI
© LinkedIn/Canva - Neha Agarwal, Co-Founderin Fawks AI.

Eigentlich geht es hier nicht um ein Startup aus Indien, aber dennoch muss es kurz erwähnt werden: über 86 Millionen US-Dollar Umsatz, eine geschätzte Firmenbewertung von 200 Millionen US-Dollar, 500 Mitarbeiter:innen. Und das gebootstrapped. Das ist die Geschichte des indischen Proptech Housiey. Gegründet wurde es 2016 von Neha Agarwal und ihrem Bruder Ankit.

Problem Intransparenz

Der Ausgangspunkt der Geschwister damals war ein Markt, in dem es zwar viele Immobilienportale gab, aber es aufgrund laxer Regulierung immer wieder zu Fällen kam, in denen Makler:innen Objekte zu Preisen anboten, die vom tatsächlichen Endpreis stark abwichen. Auch Angaben zu Steuern, Regulierung und Mindestpreisen fehlten und Käufer:innen zahlten häufig zu viel für Immobilien.

Darin sahen die beiden eine Marktlücke. So bauten sie eine Plattform, auf der Bauträger direkt vertreten sind. Ihr Bruder übernahm als CEO den Vertrieb, Agarwal verantwortete die gesamte Technik. Dazu gehörte die Suchmaschinenoptimierung, die die heute in Wien lebende Gründerin als einen der Eckpunkte für den investorenlosen Erfolg nennt. „Housiey sollte bei Google gut ranken, ohne viel Geld für Werbung auszugeben. Das war noch vor dem KI-Zeitalter“, sagt sie. Außerdem entwickelte Agarwal den Anmeldeprozess für Nutzer:innen und setzte zu Beginn auf YouTube-Kanäle, um Immobilien zu präsentieren.

Der andere zentrale Faktor für Erfolg war die Transparenz: Nutzer:innen sollen alle Informationen zu einer Immobilie in einem durchgängigen Ablauf sehen können, vollständig und korrekt. „Das schafft Vertrauen und sie tappen nicht in eine Falle“, so Agarwal.

Von Indien nach Österreich: Fawks AI entsteht

2012 endete das Kapitel Indien und die Founderin kam für einen Job bei den Vereinten Nationen nach Österreich (IAEA). Eigentlich war ein Aufenthalt von sechs Monaten geplant, doch sie blieb, wechselte danach in einen Job bei einem anderen Unternehmen und kündigte dort schließlich, um gemeinsam mit COO Arun Gaurav Fawks AI in Wien zu gründen.

© zVg – Neha Agarwal und Arun Gaurav.

Das Wiener KI-Startup entwickelt eine eigene Speech-Engine zur Kundenkommunikation: eine KI, die Telefonanrufe im Kundensupport wie ein Mensch führen soll und sich an Unternehmen richtet. Erste Tests mit zahlenden Kund:innen laufen bereits.

aws-Förderung

Dafür erhielt das Startup eine Förderung in Höhe von 300.000 Euro von der Austria Wirtschaftsservice (aws) im Rahmen des Förderprogramms aws Preseed | Deep Tech. Damit soll die Kerntechnologie mit dem Codenamen HIVE vom Konzept zu einem produktionsreifen Prototyp weiterentwickelt werden. Im vergangenen Jahr wurde Fawks AI zudem für den ersten Venture-Cake-Jahrgang von weXelerate, dem Wiener Startup-Accelerator, als eines von acht Startups bei 150 Bewerbungen ausgewählt. Ein möglicher Grund dafür: eine sprachliche Besonderheit von Fawks AI.

„Wir haben festgestellt“, präzisiert Agarwal, „dass es bei der deutschen Sprache auf den Dialekt ankommt, etwa Vorarlbergerisch oder Wienerisch. Im Benchmarking lag die Erkennungsrate nur bei 68 Prozent. Wir haben überall gesucht, aber kein Spracherkennungsmodell gefunden, auch nicht in Europa, sondern nur US-Modelle. Wenn ein Anruf zum Beispiel eine Bankangelegenheit betrifft und eine IBAN genannt wird, wird die Nummer nicht korrekt erkannt, und der nächste Workflow wird nicht ausgelöst. Viele große Unternehmen können KI deshalb nicht richtig einsetzen, weil die Spracherkennung nicht gut genug ist.“

Deswegen deckt Fawks AI Standarddeutsch, Wienerisch und Österreichisch-Bairisch ab, und adressiert auch Menschen, die Deutsch nicht als Muttersprache, sondern in der Schule gelernt haben. Künftig möchte man noch Schweizerdeutsch in die Anwendung implementieren.

Damit ist Fawks AI nicht allein und bewegt sich hierzulande in einem Feld, mit großer Konkurrenz wie fonio, KI-Note oder NeedNect. Doch es gibt einen Grund, warum man sich für Wien entschieden hat.

„Ernst genommen“

„Österreich hat uns ernst genommen, bevor es andere taten“, sagt Agarwal. „Die Förderung ist ein Signal, dass die aws bereit ist, anspruchsvolle Ingenieursprobleme zu unterstützen, nicht nur Anwendungen. Europäische KI-Infrastruktur lässt sich nicht mit amerikanischen Standardwerkzeugen aufbauen. Das hat die aws verstanden, und ihre Jury ebenso. Wir sind dankbar für das Vertrauen.“

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