14.03.2017

Digital Government: „510 Millionen Euro Einsparungspotenzial in der österr. Verwaltung“

Wenn jemand eine Reise tut ... dann kann er was über Service Design und Digitalisierung im öffentlichen Bereich erzählen. Mit dem Ziel, das britische Online Government Modell besser zu verstehen, begaben sich Vertreter der heimischen Verwaltung nach London. Der Brutkasten hat bei Veranstalter Alexander Burtscher nachgefragt.
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Alexander Burtscher sieht in der heimischen Verwaltung ein Einsparungspotenzial von 510 Millionen Euro. Rawf8-fotolia.com

Die britische Regierung hat ihren kompletten Verwaltungsapparat digitalisiert. In Österreich ist man von so einem umfassenden Ansatz noch entfernt. Darum möchte Alexander Burtscher von Wonderwerk Consulting in Österreich ein Gespür für diese Entwicklung aufkommen lassen. Mit insgesamt 15 Vertretern, unter anderem vom Bundeskanzleramt, dem Finanzministerium, der Stadt Wien, der Gesundheitsbehörde, der Wirtschaftskammer aber auch der Lebenshilfe, reiste er nach London, um die englische „digitalisierte Verwaltung“ greifbarer zu machen.

„Auf Verwaltungsebene arbeiten die Engländer mittlerweile fast Startup-mäßig.“

Was war das Ziel der Reise nach London?

Alexander Burtscher: Im Vereinigten Königreich ist Design Thinking bzw. Service Design, das Design Thinking für Anwendungen im Dienstleistungsbereich, mittlerweile eine sehr etablierte Innovationsmethode für den öffentlichen und sozialen Sektor. Jedes größere Government Department verfügt über eigene Innovationsteams, die an neuen öffentlichen Dienstleistungen arbeiten. Wir wollten uns ansehen, wie dort gearbeitet wird, was gut und was weniger gut funktioniert und welche Ideen auch für Österreich Potenzial hätten. Die Teilnehmer sollten einen persönlichen Eindruck von der Arbeitsweise bekommen und nicht bloß einen Vortrag in einem Seminarraum hören.

Was machen die Briten anders/besser?

Alexander Burtscher

Dienstleistungen werden nach den Bedürfnissen der Bürger erstellt. Auf Verwaltungsebene arbeiten die Engländer mittlerweile fast Startup-mäßig. Es werden keine großen Konzepte ausgearbeitet. Die Teams erstellen einen Prototypen, der anhand einer Testgruppe „ausprobiert“ wird. In Österreich setzt man eher auf die „Expertenkultur“. Bürger werden zwar manchmal befragt, aber nicht systematisch eingebunden, weil die Experten ja (behaupten zu) wissen, wie das Ergebnis aussehen soll. In England wurde der Spieß umgedreht. In den jeweiligen Innovation Labs werden die Produkte gemeinsam mit den Bürgern erarbeitet. Dienstleistungen werden durch die Digitalisierung schneller, billiger und vor allem besser.

Wie wurde dieses Digitalisierungs-Projekt umgesetzt?

Das „Government Digital Service“ (GDS) im Cabinet Office (vergleichbar zum Bundeskanzleramt) hat beeindruckende Arbeit geleistet. Im Jahr 2013 bekam das GDS die Aufgabe, innerhlab von 400 Tagen 25 Dienstleistungen auf einer Plattform zu bündeln und möglichst nutzerfreundlich zugänglich zu machen. Zuständige Stellen für Studiengebühren, Patente, Fischereilizenzen und Dokumente wie Führerschein und Reisepass wurden digitalisiert – und das mit Erfolg. Mittlwerweile wurde das Angebot auf mehr als 100 Dienstleistungen ausgeweitet und der Mitarbeiterstock von 20 auf 500 erhöht. Eine Firmengründung bedarf 20 Minuten, eine Steuererklärung zehn. Diese Zeiten werden in der Entwicklung in Echtzeit gemessen.

Redaktionstipps

510 Millionen Euro Einsparungspotenzial – woher kommt diese Zahl?

In Großbritannien wurden im Zuge der Digitalisierungsmaßnahmen in den vergangenen drei Jahren 3,5 Milliarden Pfund eingespart. 685 verschiedene Domains und Subdomains von damals sind jetzt in einem Portal vereint. Alle Zuständigen ausgehend von derselben Website und sind deshalb effizient. Das Einsparungspotenzial von 510 Millionen Euro für Österreich ist von den britischen Zahlen heruntergebrochen, hochgerechnet anhand der heimischen Stellen und Einwohner. Es handelt sich um eine sehr vorsichtige Schätzung.

In Großbritannien wurden im Zuge der Digitalisierungsmaßnahmen in den vergangenen drei Jahren 3,5 Milliarden Pfund eingespart.

Welche Schritte wünscht du dir für Österreich?

In Österreich ist der Föderalismus stärker ausgeprägt als in Großbritannien, das kann aber nur eine bedingte Ausrede für mangelnden Fortschritt sein. Help.gv.at ist eine gute Informationsplattform, aber im Endeffekt wird man von dort zu verschiedenen Stellen weiterverwiesen. So fängt das bürokratische Procedere an. Ich bin überzeugt, man könnte in Österreich ein ähnliches Modell wie in Großbritannien umsetzen, man muss es nur wollen. Da steht uns leider auch ein bisschen die heimische „Schau ma mal“-Mentalität im Weg.

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vl. Patrick Ratheiser (EY), Rainer Kalkbrener (ACP), Sulejman Ganibegovic (KEBA Digital) und Hermann Erlach (Microsoft) | (c) brutkasten
vl. Patrick Ratheiser (EY), Rainer Kalkbrener (ACP), Sulejman Ganibegovic (KEBA Digital) und Hermann Erlach (Microsoft) | (c) brutkasten

„No Hype KI“ wird unterstützt von ACPEYITSVKEBA GroupLenovoMicrosoftONTEC AI und der Universität Graz.


„Die Vorstellung, dass man dank KI seine Hausaufgaben nicht machen muss, ist grundfalsch. Ganz im Gegenteil: Gerade hier ist es essenziell, bei der Datenqualität und der gesamten IT-Architektur eine saubere Basis zu schaffen“, konstatiert Rainer Kalkbrener, CEO von ACP, im Staffelfinale der brutkasten-Serie “No Hype KI”.

Mit diesem Befund ist er in der Expertenrunde nicht alleine. Der Fokus verschiebt sich von theoretischen Machbarkeiten hin zu den harten Bedingungen für echten Business Value, so der Tenor.

Österreichs Status quo und der Weg aus der Sandbox

Hermann Erlach, General Manager Austria bei Microsoft, weist auf ein aktuelles Studienergebnis hin: Österreich befindet sich bei der KI-Nutzung weltweit in den Top 20. Während Konsument:innen die Technologie im privaten Alltag bereits intensiv nutzen würden, zeige sich im Unternehmensbereich – insbesondere im Mittelstand – jedoch noch Aufholbedarf bei der Adaption. Für Patrick Ratheiser, Director & Head of AI bei EY, ist dabei klar: Der wahre geschäftliche Mehrwert liege oft nicht in hochgradig gehypten Vorzeigeprojekten. “Es sind oft die unscheinbaren Machine-Learning-Lösungen und Prozessautomatisierungen, die den Unternehmen wirklich helfen”, sagt er.

Dennoch stecken derzeit viele Initiativen noch in isolierten Experimentierphasen fest. Sulejman Ganibegovic, CEO KEBA Digital, fordert daher mehr Risikobereitschaft, um Projekte aus der geschützten Laborumgebung in den produktiven Betrieb zu überführen. Sein Appell an die Entscheidungsträger:innen: „Lieber ist man einmal mutig und wagt den Schritt aus der geschützten Laborumgebung, anstatt sich zweimal feige davor zu drücken, endlich etwas Produktives umzusetzen“. Man müsse akzeptieren, dass auch eine KI-Lösung, die nicht zu 100 Prozent fehlerfrei funktioniert, bereits einen enormen Mehrwert liefern kann.

KI als unbestechlicher Spiegel der Datenqualität

Dass dieser Weg in die erfolgreiche Produktivität zwingend über saubere Datenstrukturen führt, ist breiter Konsens in der Runde. Kalkbrener warnt, dass die KI durch ihre weitreichenden Suchkapazitäten “schonungslos die Schwächen von bestehenden Systemen aufdeckt”. Denn ohne eine funktionierende Data-Governance, so der ACP-Chef “führt das am Anfang oft zu bösen Überraschungen, wenn plötzlich intern sensible Dokumente wie Gehaltslisten oder Passwort-Dateien dank KI für weite Teile der Belegschaft auffindbar werden.”

Auch Ratheiser betont, dass der bloße Import von unstrukturierten Firmendaten in ein KI-Sprachmodell keine Wunder bewirke: „Die Arbeit, die wir seit 20 Jahren bei der Datenqualität und beim Aufräumen versäumt haben, kann jetzt nicht einfach die KI für uns lösen“.

Regulierung: Innovationsbremse oder Türöffner?

Neben der internen Datenorganisation bestimmt auch der externe Rahmen maßgeblich, wie schnell KI im Unternehmensalltag ankommt. Ein differenziertes Bild zeichnen die Experten daher bei der Debatte um den europäischen AI Act. Für Ratheiser stellt das risikobasierte Regelwerk eine notwendige Basis dar, um den breiten Rollout von Use-Cases sicher skalierbar zu machen. “Ohne klare Policies und Governance sind autonome KI-Agenten im Unternehmen auf Dauer nicht steuerbar”, so der EY-Experte. Ähnlich pragmatisch sieht das Ganibegovic aus Sicht der Industrie. Er argumentiert, dass verbindliche Spielregeln gerade bei kritischen B2B-Infrastrukturen als Türöffner fungieren: „Wenn man KI in sensiblen Bereichen einsetzen möchte, braucht es einen Rahmen, der Vertrauen schafft. Klare Gesetze untermauern dieses Vertrauen und bringen Kunden dazu, sich für neue Anwendungen zu öffnen“.

Kalkbrener hingegen äußert sich deutlich kritischer. Er warnt, dass Regulatorien oft innovationsfeindlich seien und die Geschwindigkeit im Markt drosseln würden. “Man darf nicht den Fehler machen, aus Angst vor Regulierungen alle potenziellen Probleme schon im Vorfeld lösen zu wollen”, so der CEO. Europa verliere sonst in der globalen Wirtschaft an Wettbewerbsfähigkeit.

Der kulturelle Wandel: Menschen als „Manager von Agenten“

Letztlich entfalten aber weder saubere Daten noch die besten regulatorischen Rahmenbedingungen ihre Wirkung, wenn die Belegschaft nicht mitzieht – ein Befund, der sich übrigens wie ein roter Faden durch die gesamte “No Hype KI”-Staffel zog. Die massiven Auswirkungen auf die Unternehmenskultur bilden laut den Experten den entscheidenden Hebel für die Zukunft. Erlach prognostiziert den Aufstieg sogenannter „Frontier Firms“, die KI ganz selbstverständlich neben Kapital und menschlicher Arbeitskraft als elementaren Produktionsfaktor begreifen. Der organisatorische Durchbruch gelinge dann, „wenn jeder im Unternehmen beginnt, als Manager von Agenten zu agieren und den eigenen Job mithilfe von KI zu optimieren“. Mitarbeiter:innen, die diese Tools aktiv nutzen, würden vom Management als hochproduktiv wahrgenommen, während Verweigerer an Leistungsfähigkeit dramatisch zurückfielen.

Dass dieser Wandel die Teams bereits spürbar verändert, bestätigt Ganibegovic aus der Praxis: Wenn man ein AI-natives Team mit KI-Tools ausstatte, forme man quasi ein Team von „Avengers“ mit enormer Schlagkraft, das traditionelle Entwicklungszyklen im Softwarebereich massiv verkürzen könne. Um diesen Zustand jedoch flächendeckend zu erreichen, sei ein gezieltes Befähigen der Belegschaft notwendig, meint Ratheiser. Unternehmen müssten aktiv in den Aufbau von KI-Kompetenzen (Literacy) investieren, um Berührungsängste zu minimieren und den produktiven Umgang mit den neuen Werkzeugen strategisch im Arbeitsalltag zu verankern.

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