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17.04.2020

Videokonferenzen und Team-Events: Die wichtigsten Tipps fürs Home-Office

Neben den richtigen Tools entscheidet auch die Teamkultur über erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. Der IT-Experte Cisco bietet dazu nützliche Tipps.

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Home-Office-Tipps für MitarbeiterInnen

Die folgenden Tipps richten sich an die einzelnen MitarbeiterInnen, damit diese ihren Home-Office-Alltag so produktiv wie möglich gestalten können.

Überprüfen Sie Ihren Hintergrund bei Videocalls

Widmen Sie dem Home-Office einen Raum, der ergonomisch, komfortabel und produktiv ist. Vermeiden oder entfernen Sie jegliches Durcheinander im Hintergrund, das andere in einer Besprechung ablenken könnte. Versuchen Sie, sich mit dem Blick auf ein Fenster für natürliches Licht auszurichten oder eine Lampe in der Nähe zu haben, damit man Sie auch auf Videos abends deutlich sehen kann.

Minimieren Sie Ablenkungen bei Besprechungen

Einige Hintergrundgeräusche sind in Wohnungen unvermeidlich. Selbst bei geschlossenen Türen lassen sich Geräusche am besten dadurch vermeiden, dass Sie sich stumm schalten (mute), wenn Sie nicht gerade sprechen. Bitten Sie wenn nötig, um einen Moment Geduld, um die Lärmquelle anzusprechen, damit Sie sich wieder voll konzentrieren können.

Kopfhörer aufsetzen hilft beim konzentrierten Arbeiten

Die Stummschaltung in der virtuellen Session wird nicht verhindern, dass Geräusche aus Ihrer eigenen Umgebung Sie selbst ablenken. Die Investition in lärmunterdrückende Kopfhörer (Noise Cancellation) oder ein gutes Headset ist eine Möglichkeit, sich auf die anstehenden Aufgaben besser zu konzentrieren. Fragen Sie Ihren IT Partner, wie sie kostengünstig an die Webex Bluetooth Headsets kommen.

Regelmäßige Pausen – auch im Home-Office

Der Aufenthalt im Büro bringt es mit sich, mit KollegInnen Kaffee zu trinken und Pausen zu machen. Ohne persönliche soziale Interaktion daheim ist es leicht, stundenlang durchzumachen, so wie man dies im Büro nie machen würde. Nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten, um Ihren Körper zu strecken und in virtuellen Kaffee-Chats mit den KollegInnen zwischen den angesetzten Meetings zu plaudern.

Nutzen Sie Video im Home-Office

Menschen sind in Videocalls engagierter als in Telefonaten, da man Ihre Reaktionen sehen kann. Video-Conferencing kann zwar zunächst einschüchternd wirken, aber Ihr Team wird sich bald daran gewöhnen, das eigene Videobild in interaktiven Diskussionen anzuzeigen. Seien Sie mutig und schalten Sie bei jeder Besprechung das Video ein. Übrigens kann Webex bis zu 25 HD Videos gleichzeitig am Schirm darstellen.

KollegInnen trotz Remote Workings anstupsen

In einem Büro beginnt die Beantwortung einer Frage damit, dass man sich umschaut, wer frei ist und einem weiterhelfen könnte. Genauso können Sie über Webex die Verfügbarkeit Ihrer KollegInnen ganz leicht online überprüfen: Selbst, wenn jemand gerade in einem aktiven Gespräch ist, kann man bei entsprechender Dringlichkeit durch eine Chat-Nachricht eine Konversation beginnen. Und wenn Sie diese dann zu einem Live-Anruf umstellen wollen, klicken Sie einfach auf das grüne Anrufsymbol in Webex oder geben Sie die Details Ihres persönlichen Besprechungsraums (PMR) an die Person weiter.

Ad-hoc-Meetings im virtuellen Raum

So wie bei persönlichen Ad-hoc-Teambesprechungen alle Personen, die gerade frei sind, gleichzeitig an einem physischen Ort zusammenkommen, verbindet ein Team-Anruf die Truppe virtuell, indem jedes Mitglied – egal auf welchem Gerät die Person gerade tätig ist – gleichzeitig angerufen wird.

Ein persönlicher Besprechungsraum

Bei Webex-Sitzungen ist der persönliche Besprechungsraum (=PMR) genau wie der persönliche Arbeitsplatz. Die URL bleibt immer dieselbe, so dass Sie diese einfach in der Email-Signatur oder auf Visitenkarten an Ihre MitarbeiterInnen, KundInnen und PartnerInnen kommunizieren können. Im Handumdrehen trifft man sich dann im virtuellen Raum. Kein Meeting ist vorab kompliziert aufzusetzen, indem lange Meetingnummern ausgetauscht werden – ein für sich sprechender, ganz leicht zu merkender Web-Link ist der Türöffner. Wenn Sie Aufzeichnungen bzw. Notizen im Meeting getätigt haben, dann können diese zudem an zeitlich verhinderte Personen im Nachgang weitergegeben werden.

Virtuelle Präsentationen nutzen und teilen

Die Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit in einer virtuellen Besprechung ist nicht anders als in einer persönlichen. Die gemeinsame Nutzung Ihres Bildschirms oder Ihrer Präsentation und die Verwendung von Anmerkungen zu den Inhalten hilft den Teilnehmern, sich besser einzubringen und Ihren Tagungs-Punkten aufmerksamer zu folgen.

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Genau wie in einem physischen Büro ist dabei der Austausch von Ideen auf einem Flipchart ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. Und in einer virtuellen Besprechung funktioniert das sogar noch besser: Denn im realen Leben riskieren Sie, dass das Blatt Papier überschrieben oder gar weggeworfen wird. Wenn Sie aber ein virtuelles Whiteboard (=Tafel, Flipchart) erstellen, können Sie sicher sein, dass Ihre Ideen gespeichert werden, und Sie später dort weitermachen können, wo Sie zuletzt aufgehört haben.

Home-Office-Tipps für Vorgesetzte

Weitere Tipps gibt es speziell für Vorgesetzte – für die hat Cisco eine Sammlung an Ratschlägen zusammengestellt, wie sie ihre Teams remote managen und Webex sogar für Bewerbungsgespräche verwenden können. Zudem bietet Cisco spezielle Onlinekurse, in denen man den Übergang eines Teams zur Remote Working-Ära erlernt.

Die folgenden Tipps helfen vor allem Vorgesetzten dabei, sich selbst besser auf die neue Arbeitskultur des Remote Working und Home-Office einzustellen.

Vorbildlich führen im Home-Office

Wenn Ihr Team neu im Bereich des Remote Workings ist, werden Ihre MitarbeiterInnen diverse Fragen an Sie haben: „Ist es in Ordnung, wenn mein Team mein Zuhause in meinem Hintergrund sieht? Was ist, wenn es unerwartete Unterbrechungen wie das Bellen eines Hundes gibt?“ Als Führungskraft geben Sie an, welche neuen Regeln für die virtuellen Meetings gelten. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Die gemeinsame Nutzung von Videos ersetzt die einstigen Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Es beruhigt Ihre MitarbeiterInnen, Sie regelmäßig in einem Video zu sehen. Zudem gibt es Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kommunikationsfähigkeiten voll auszuschöpfen – Ihre Gesten, Ihr Ton und Ihre Botschaften kommen besser an, wenn Ihr Team Sie sehen kann.
Denken Sie beim Versenden von Nachrichten daran, dass Ihr Team Ihre Reaktionen nicht sehen kann. Geben Sie Ihrem Team mehr Kontext über die Absicht hinter einer Botschaft, indem Sie aus Tausenden von GIFs in Webex-Teams auswählen, um sich auszudrücken.
Teilen sie die „Moments that matter“. Im Büro verbringen die KollegInnen regelmäßig Zeit damit, Geburtstage und andere persönliche Momente zu feiern, auf die es ankommt. Wenn das Team räumlich getrennt arbeitet, müssen Sie als Führungskraft entsprechende Möglichkeiten schaffen – indem Sie zum Beispiel separate Meetings ansetzen, bei denen Ereignisse aus dem Privatleben gefeiert werden.

Die Webex-GIFs helfen bei der Kommunikation im Home-Office. (c) Cisco

Informell plaudern – auch im Home-Office

In einer Büroumgebung interagieren Sie mit Ihrem Team zwischen Ihren wöchentlichen Besprechungen und 1:1-Sitzungen – zum Beispiel, wenn Sie morgens ankommen, Kaffee trinken oder zum Mittagessen gehen. Es gibt keinen Grund, dass diese Gespräche aufhören müssen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Hierzu zwei Tipps:

Schaffen Sie unter Ihrem Team einen Raum für soziale Interaktion, z. für den Austausch von Familiennachrichten, die Abenteuer der Teammitglieder oder was auch immer zum Thema des Tages wird.
Stellen Sie bei 1:1-Teamgesprächen sicher, dass Sie und Ihr Teammitglied beide das Video einschalten. Ob es sich um ein Projekt-Update, einen Meilenstein oder eine schwierigere Coachingsitzung handelt – Sie von Angesicht zu Angesicht zu sehen, macht den Unterschied.

Projekte aus der Ferne managen

Ihr Team ist vielleicht besorgt darüber, von einer persönlichen Erfahrung abzurücken, bei der es sich spontan unterhalten, eine Idee auf einem Whiteboard austauschen und Sie jederzeit um Hilfe bitten könnte. In vielerlei Hinsicht bietet die virtuelle Arbeit an einem Projekt jedoch viele neue Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Team und viel mehr und Sichtbarkeit bei der laufenden Arbeit für Sie.

Hierzu drei kurze Tipps:

Beginnen Sie Meetings mit einem Knaller! Lassen Sie während des Kick-off-Meetings Ihres Projekts Zeit für offene Ideen – genau wie in einem Büro. Lassen Sie in der Tagesordnung Platz für die Verwendung eines virtuellen Whiteboards für das Brainstorming von Ideen. Jeder kann von seinem Gerät aus beitragen, und das Beste ist: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Ideen nicht gelöscht werden, wenn sie gespeichert werden, und dass sie wieder geöffnet werden können, wann immer Sie sie brauchen.
Schaffen Sie Raum zum Aufholen. Die Zusammenführung von Inhalten mit Nachrichten, Links und Echtzeit-Meetings in einem Raum verändert das Projekt grundlegend. Selbst wenn Sie aus dem Raum rausgehen, um sich mit anderen Prioritäten zu beschäftigen – Sie können jederzeit wieder in den Projektraum zurückkehren und die Hintergrundgespräche nachholen, die Sie verpasst haben – etwas, das nicht einmal in einem Live-Büro möglich ist.
Mit einem Klick erreichbar zu sein, ist bei der Arbeit aus der Ferne von unschätzbarem Wert. Selbst wenn Sie sich in einer Besprechung befinden – Ihr Team kann Ihnen immer noch 1:1 eine Nachricht zukommen lassen, die Sie ansehen und beantworten können, wenn Sie einen Moment Zeit haben. Wenn Sie ein persönliches Gespräch führen müssen, teilen Sie Ihren persönlichen Besprechungsraum (PMR).

Bleiben Sie in Verbindung

Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet nicht, dass Sie sich von Ihrem Team distanzieren sollen. Bleiben Sie mit Feiern, Terminen und informellen Gesprächen in Verbindung – auf jedem Gerät. Ihre Leitung, Unterstützung und der Einsatz von Webex-Meetings bedeutet, dass Ihr Team von jedem Ort aus auf die Erfolgsschiene kommen kann.

Bei Fragen zu einem der Produkte kontaktieren Sie bitte den Cisco-Händler in Ihrer Nähe.

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Es war eine der bemerkenswertesten Transformationen der deutschen Industrie: 2023 verkaufte Viessmann sein Kerngeschäft, die Klimasparte Viessmann Climate Solutions, für zwölf Milliarden Euro an den US-Konzern Carrier (brutkasten berichtete). Seit Anfang 2024 agiert das Familienunternehmen als Unternehmensgruppe, die aus Deutschland ein globales industrielles Beteiligungsportfolio steuert. Und dieses Kernteam soll nun KI-nativ werden: Gemeinsam mit dem Technologieunternehmen iteratec baut Viessmann ein Multi-Agenten-System, das die Mitarbeiter:innen zu “Buildern von Agenten” verändert.

Vom Heizungsbauer zum langfristigen Unternehmensentwickler

Das reinvestierte Kapital floss vor allem in industrielle Mittelständler mit Fokus auf nachhaltige Energietransformation: von Grid-Infrastruktur über Fernwärme- und Kühlungslösungen bis zu Kühlhäusern. Dazu zählt etwa die isoplus-Gruppe, ein Hersteller von Nah- und Fernwärmeleitungen mit großen Standorten in Österreich. Über Minderheitsbeteiligungen ist Viessmann außerdem unter anderem an Encavis sowie am Software-Unternehmen AMCS beteiligt, das Emissionen in der Recycling- und Abfallwirtschaft reduzieren soll.

Beim Thema KI unterscheidet Pöllmann klar zwischen zwei Ebenen: „Wenn wir auf unsere Partner schauen, ist der Kerntreiber klassischerweise Effizienz, also Use Cases entlang der Wertschöpfungskette, um Top- oder Bottom-Line-Potenziale einzusammeln. Auf Ebene des Viessmann-Teams schauen wir viel stärker auf Effektivität: Wie können wir noch bessere Investmententscheidungen treffen und unsere zentrale Entscheidungsqualität maßgeblich erhöhen?“

Deal-Screening statt Deal-Sourcing

Genau das sei allerdings die schwierigere Disziplin, so Pöllmann: „Effizienz-Use-Cases sind aus unserer Sicht häufig leichter, als die Qualität zu erhöhen. KI tendiert in ihrer ursprünglichsten Natur dazu, lieber zu halluzinieren und ungenau zu sein, als eine sehr klare Antwort auf die Frage zu geben: Sollte ich dieses Investment tätigen oder lieber nicht? Welche Risiken habe ich noch nicht gesehen?“ Dies bedingt vor allem den ganzen Kontext einer Transaktion zu kennen.

Konkret setzt das Multi-Agenten-System deshalb dort an, wo Präzision zählt: beim Screening. Es gehe nicht darum, Deals zu sourcen, betont Pöllmann, sondern den Prozess „Ist ein Deal für uns wirklich relevant?“ deutlich zu verkürzen. Ein Letter of Intent könne so viel schneller analysiert und daraus ein Investmentmemo gebaut werden, angereichert mit weiteren Quellen.

Dass das Viessmann-Team das System selbst baut, statt auf eine Fertiglösung zu setzen, ist für Pöllmann eine Grundsatzentscheidung: „Wir wollen die Governance in der eigenen Hand haben, aber auch den Prozess, wie wir zu Entscheidungen kommen.“ Fertige KI-Finanzlösungen von der Stange würden der Organisation wenig bringen: „Das ist zwar alles nett und funktioniert auch schnell, aber nicht in der Qualität, wie wir sie erwarten.“

Jede:r Mitarbeiter:in wird zum „Builder“

Der vielleicht radikalste Teil des Ansatzes: Alle Mitarbeiter:innen der Viessmann Generations Group sollen befähigt werden, selbst KI-Agenten zu bauen. Der Prozess dahinter ist mehrstufig: Ein Intake-Agent nimmt die Idee auf und schärft sie, ein Specification-Agent zieht anschließend das nötige Fachwissen aus den Mitarbeiter:innen heraus und gibt erst ab einem bestimmten Confidence Score grünes Licht. Danach erstellt ein weiterer Agent, der sogenannte Agent-Builder, den fertigen KI-Kollegen.

Gestartet wurde Ende Jänner mit einem „Hypersprint“, die ersten Prozessagenten gingen im Frühjahr live. „Es ist schon verrückt, was wir in der Zeit entwickelt haben“, sagt Pöllmann. Die größte Herausforderung sei dabei nicht die Technologie: „Die Herausforderung ist wirklich, das Wissen der Kolleg:innen “freizulegen” und die Leute, die verantwortlich sind, in die Verantwortung zu bekommen. So können wir dann gemeinsam den Input, den wir brauchen, identifizieren, um daraus vernünftige Agenten mit hoher Output-Qualität zu bauen.“

„Die Rolle des Menschen in der KI-Transformation wird maßgeblich“

Bei aller Automatisierung bleibt die Verantwortung beim Menschen, stellt Pöllmann klar: „Am Ende braucht es immer einen Verantwortlichen, und das kann nicht die Maschine sein. Dadurch wird vor allem die Rolle des Menschen in der KI-Transformation maßgeblich gestärkt.“ Wer einen Agenten verantwortet, müsse dessen Ergebnisse kontrollieren, ihn testen und etwa bei der Abkündigung eines KI-Modells nachjustieren. „Damit bekommt jeder in gewisser Weise eine Führungsaufgabe“, so Pöllmann.

Um den Rollenwandel greifbar zu machen, ließ Viessmann die Mitarbeiter:innen ein eigenes „Role Canvas“ ausfüllen: Was bleibt an Verantwortung beim Menschen, wenn KI-Agenten übernehmen? Das habe viel Verständnis für die Transformation geschaffen, auch bei jenen, deren Berufsbild sich am stärksten verändert. Denn das klassische Profil eines Investmentbankers werde sich fundamental drehen, so Pöllmann. Die Betroffenen hätten das Thema allerdings „sehr gut aufgeschnappt und zeigen große Begeisterung dafür“.

iteratec: „Die Unschärfe reduzieren“

Auf der Umsetzungsseite steht mit iteratec ein Software-Dienstleister, der seit 30 Jahren Individualsoftware entwickelt und sich zunehmend auf KI-Transformation fokussiert. „Unser eigenes Geschäft ändert sich aktuell selbst radikal aufgrund von KI“, sagt Michael Maier, Director Austria von iteratec. Das Unternehmen setzt Multi-Agenten-Projekte unter anderem bei Banken um und hat mit dem Recycling-Konzern Ragn-Sells ein neues Recyclingverfahren auf Basis KI-gestützter Materialanalysen entwickelt. Das Viessmann-Projekt sei „mitunter eines der spannendsten, das wir gerade machen dürfen“, so Maier: „Das nimmt sicher eine Vorreiterrolle ein.“

Die Kunst liege darin, schnell voranzukommen und trotzdem verlässliche Resultate zu liefern: „Du musst die Unschärfe so weit reduzieren, dass du dort, wo es wichtig ist, belastbare Ergebnisse hast, mit denen du arbeiten kannst“, sagt Maier. Viessmann kam über einen klassischen Anbieterauswahlprozess zu iteratec. Ausschlaggebend sei das Team gewesen, so Pöllmann: „Ein sehr professionell aufgestelltes Team mit High-End-AI-Capabilities. Die Entwickler sind fast AI-native unterwegs.”

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