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17.04.2020

Videokonferenzen und Team-Events: Die wichtigsten Tipps fürs Home-Office

Neben den richtigen Tools entscheidet auch die Teamkultur über erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. Der IT-Experte Cisco bietet dazu nützliche Tipps.

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Home-Office-Tipps für MitarbeiterInnen

Die folgenden Tipps richten sich an die einzelnen MitarbeiterInnen, damit diese ihren Home-Office-Alltag so produktiv wie möglich gestalten können.

Überprüfen Sie Ihren Hintergrund bei Videocalls

Widmen Sie dem Home-Office einen Raum, der ergonomisch, komfortabel und produktiv ist. Vermeiden oder entfernen Sie jegliches Durcheinander im Hintergrund, das andere in einer Besprechung ablenken könnte. Versuchen Sie, sich mit dem Blick auf ein Fenster für natürliches Licht auszurichten oder eine Lampe in der Nähe zu haben, damit man Sie auch auf Videos abends deutlich sehen kann.

Minimieren Sie Ablenkungen bei Besprechungen

Einige Hintergrundgeräusche sind in Wohnungen unvermeidlich. Selbst bei geschlossenen Türen lassen sich Geräusche am besten dadurch vermeiden, dass Sie sich stumm schalten (mute), wenn Sie nicht gerade sprechen. Bitten Sie wenn nötig, um einen Moment Geduld, um die Lärmquelle anzusprechen, damit Sie sich wieder voll konzentrieren können.

Kopfhörer aufsetzen hilft beim konzentrierten Arbeiten

Die Stummschaltung in der virtuellen Session wird nicht verhindern, dass Geräusche aus Ihrer eigenen Umgebung Sie selbst ablenken. Die Investition in lärmunterdrückende Kopfhörer (Noise Cancellation) oder ein gutes Headset ist eine Möglichkeit, sich auf die anstehenden Aufgaben besser zu konzentrieren. Fragen Sie Ihren IT Partner, wie sie kostengünstig an die Webex Bluetooth Headsets kommen.

Regelmäßige Pausen – auch im Home-Office

Der Aufenthalt im Büro bringt es mit sich, mit KollegInnen Kaffee zu trinken und Pausen zu machen. Ohne persönliche soziale Interaktion daheim ist es leicht, stundenlang durchzumachen, so wie man dies im Büro nie machen würde. Nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten, um Ihren Körper zu strecken und in virtuellen Kaffee-Chats mit den KollegInnen zwischen den angesetzten Meetings zu plaudern.

Nutzen Sie Video im Home-Office

Menschen sind in Videocalls engagierter als in Telefonaten, da man Ihre Reaktionen sehen kann. Video-Conferencing kann zwar zunächst einschüchternd wirken, aber Ihr Team wird sich bald daran gewöhnen, das eigene Videobild in interaktiven Diskussionen anzuzeigen. Seien Sie mutig und schalten Sie bei jeder Besprechung das Video ein. Übrigens kann Webex bis zu 25 HD Videos gleichzeitig am Schirm darstellen.

KollegInnen trotz Remote Workings anstupsen

In einem Büro beginnt die Beantwortung einer Frage damit, dass man sich umschaut, wer frei ist und einem weiterhelfen könnte. Genauso können Sie über Webex die Verfügbarkeit Ihrer KollegInnen ganz leicht online überprüfen: Selbst, wenn jemand gerade in einem aktiven Gespräch ist, kann man bei entsprechender Dringlichkeit durch eine Chat-Nachricht eine Konversation beginnen. Und wenn Sie diese dann zu einem Live-Anruf umstellen wollen, klicken Sie einfach auf das grüne Anrufsymbol in Webex oder geben Sie die Details Ihres persönlichen Besprechungsraums (PMR) an die Person weiter.

Ad-hoc-Meetings im virtuellen Raum

So wie bei persönlichen Ad-hoc-Teambesprechungen alle Personen, die gerade frei sind, gleichzeitig an einem physischen Ort zusammenkommen, verbindet ein Team-Anruf die Truppe virtuell, indem jedes Mitglied – egal auf welchem Gerät die Person gerade tätig ist – gleichzeitig angerufen wird.

Ein persönlicher Besprechungsraum

Bei Webex-Sitzungen ist der persönliche Besprechungsraum (=PMR) genau wie der persönliche Arbeitsplatz. Die URL bleibt immer dieselbe, so dass Sie diese einfach in der Email-Signatur oder auf Visitenkarten an Ihre MitarbeiterInnen, KundInnen und PartnerInnen kommunizieren können. Im Handumdrehen trifft man sich dann im virtuellen Raum. Kein Meeting ist vorab kompliziert aufzusetzen, indem lange Meetingnummern ausgetauscht werden – ein für sich sprechender, ganz leicht zu merkender Web-Link ist der Türöffner. Wenn Sie Aufzeichnungen bzw. Notizen im Meeting getätigt haben, dann können diese zudem an zeitlich verhinderte Personen im Nachgang weitergegeben werden.

Virtuelle Präsentationen nutzen und teilen

Die Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit in einer virtuellen Besprechung ist nicht anders als in einer persönlichen. Die gemeinsame Nutzung Ihres Bildschirms oder Ihrer Präsentation und die Verwendung von Anmerkungen zu den Inhalten hilft den Teilnehmern, sich besser einzubringen und Ihren Tagungs-Punkten aufmerksamer zu folgen.

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Genau wie in einem physischen Büro ist dabei der Austausch von Ideen auf einem Flipchart ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. Und in einer virtuellen Besprechung funktioniert das sogar noch besser: Denn im realen Leben riskieren Sie, dass das Blatt Papier überschrieben oder gar weggeworfen wird. Wenn Sie aber ein virtuelles Whiteboard (=Tafel, Flipchart) erstellen, können Sie sicher sein, dass Ihre Ideen gespeichert werden, und Sie später dort weitermachen können, wo Sie zuletzt aufgehört haben.

Home-Office-Tipps für Vorgesetzte

Weitere Tipps gibt es speziell für Vorgesetzte – für die hat Cisco eine Sammlung an Ratschlägen zusammengestellt, wie sie ihre Teams remote managen und Webex sogar für Bewerbungsgespräche verwenden können. Zudem bietet Cisco spezielle Onlinekurse, in denen man den Übergang eines Teams zur Remote Working-Ära erlernt.

Die folgenden Tipps helfen vor allem Vorgesetzten dabei, sich selbst besser auf die neue Arbeitskultur des Remote Working und Home-Office einzustellen.

Vorbildlich führen im Home-Office

Wenn Ihr Team neu im Bereich des Remote Workings ist, werden Ihre MitarbeiterInnen diverse Fragen an Sie haben: „Ist es in Ordnung, wenn mein Team mein Zuhause in meinem Hintergrund sieht? Was ist, wenn es unerwartete Unterbrechungen wie das Bellen eines Hundes gibt?“ Als Führungskraft geben Sie an, welche neuen Regeln für die virtuellen Meetings gelten. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Die gemeinsame Nutzung von Videos ersetzt die einstigen Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Es beruhigt Ihre MitarbeiterInnen, Sie regelmäßig in einem Video zu sehen. Zudem gibt es Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kommunikationsfähigkeiten voll auszuschöpfen – Ihre Gesten, Ihr Ton und Ihre Botschaften kommen besser an, wenn Ihr Team Sie sehen kann.
Denken Sie beim Versenden von Nachrichten daran, dass Ihr Team Ihre Reaktionen nicht sehen kann. Geben Sie Ihrem Team mehr Kontext über die Absicht hinter einer Botschaft, indem Sie aus Tausenden von GIFs in Webex-Teams auswählen, um sich auszudrücken.
Teilen sie die „Moments that matter“. Im Büro verbringen die KollegInnen regelmäßig Zeit damit, Geburtstage und andere persönliche Momente zu feiern, auf die es ankommt. Wenn das Team räumlich getrennt arbeitet, müssen Sie als Führungskraft entsprechende Möglichkeiten schaffen – indem Sie zum Beispiel separate Meetings ansetzen, bei denen Ereignisse aus dem Privatleben gefeiert werden.

Die Webex-GIFs helfen bei der Kommunikation im Home-Office. (c) Cisco

Informell plaudern – auch im Home-Office

In einer Büroumgebung interagieren Sie mit Ihrem Team zwischen Ihren wöchentlichen Besprechungen und 1:1-Sitzungen – zum Beispiel, wenn Sie morgens ankommen, Kaffee trinken oder zum Mittagessen gehen. Es gibt keinen Grund, dass diese Gespräche aufhören müssen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Hierzu zwei Tipps:

Schaffen Sie unter Ihrem Team einen Raum für soziale Interaktion, z. für den Austausch von Familiennachrichten, die Abenteuer der Teammitglieder oder was auch immer zum Thema des Tages wird.
Stellen Sie bei 1:1-Teamgesprächen sicher, dass Sie und Ihr Teammitglied beide das Video einschalten. Ob es sich um ein Projekt-Update, einen Meilenstein oder eine schwierigere Coachingsitzung handelt – Sie von Angesicht zu Angesicht zu sehen, macht den Unterschied.

Projekte aus der Ferne managen

Ihr Team ist vielleicht besorgt darüber, von einer persönlichen Erfahrung abzurücken, bei der es sich spontan unterhalten, eine Idee auf einem Whiteboard austauschen und Sie jederzeit um Hilfe bitten könnte. In vielerlei Hinsicht bietet die virtuelle Arbeit an einem Projekt jedoch viele neue Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Team und viel mehr und Sichtbarkeit bei der laufenden Arbeit für Sie.

Hierzu drei kurze Tipps:

Beginnen Sie Meetings mit einem Knaller! Lassen Sie während des Kick-off-Meetings Ihres Projekts Zeit für offene Ideen – genau wie in einem Büro. Lassen Sie in der Tagesordnung Platz für die Verwendung eines virtuellen Whiteboards für das Brainstorming von Ideen. Jeder kann von seinem Gerät aus beitragen, und das Beste ist: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Ideen nicht gelöscht werden, wenn sie gespeichert werden, und dass sie wieder geöffnet werden können, wann immer Sie sie brauchen.
Schaffen Sie Raum zum Aufholen. Die Zusammenführung von Inhalten mit Nachrichten, Links und Echtzeit-Meetings in einem Raum verändert das Projekt grundlegend. Selbst wenn Sie aus dem Raum rausgehen, um sich mit anderen Prioritäten zu beschäftigen – Sie können jederzeit wieder in den Projektraum zurückkehren und die Hintergrundgespräche nachholen, die Sie verpasst haben – etwas, das nicht einmal in einem Live-Büro möglich ist.
Mit einem Klick erreichbar zu sein, ist bei der Arbeit aus der Ferne von unschätzbarem Wert. Selbst wenn Sie sich in einer Besprechung befinden – Ihr Team kann Ihnen immer noch 1:1 eine Nachricht zukommen lassen, die Sie ansehen und beantworten können, wenn Sie einen Moment Zeit haben. Wenn Sie ein persönliches Gespräch führen müssen, teilen Sie Ihren persönlichen Besprechungsraum (PMR).

Bleiben Sie in Verbindung

Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet nicht, dass Sie sich von Ihrem Team distanzieren sollen. Bleiben Sie mit Feiern, Terminen und informellen Gesprächen in Verbindung – auf jedem Gerät. Ihre Leitung, Unterstützung und der Einsatz von Webex-Meetings bedeutet, dass Ihr Team von jedem Ort aus auf die Erfolgsschiene kommen kann.

Bei Fragen zu einem der Produkte kontaktieren Sie bitte den Cisco-Händler in Ihrer Nähe.

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Seit 2014 zieht die Bits & Pretzels Startup- und Innovationsbegeisterte nach München. Heuer mit Steven Bartlett und Trevor Noah als Stargästen. Mitgründer Bernd Storm van's Gravesande erklärt, warum ein Ankerkunde für viele Startups eine starke Ergänzung oder Alternative zu VC-Kapital sein kann und warum ohne VCs trotzdem kein Startup-Ökosystem existieren würde.

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Weißwurst zum Frühstück, Brezn zur Beteiligungsverhandlung: Wenn München jedes Jahr im Herbst zur Wiesn bläst, verwandelt sich ein Teil der Stadt gleichzeitig in die größte Gründerbühne Europas. Seit 2014 zählt die Bits & Pretzels zu den wichtigsten Innovationsevents des Kontinents. Größen wie Barack Obama oder Arnold Schwarzenegger haben in München bereits ihre Weisheiten mit dem Publikum geteilt. Bei der dreitägigen Konferenz geht es aber nicht nur um Inspiration, sondern vor allem um Austausch und potenzielle Kundengewinnung. Genau darin sieht Bits-&-Pretzels-Mitgründer und Managing Director Bernd Storm van’s Gravesande eine relevante Alternative zur klassischen Kapitalaufnahme über VCs.

brutkasten: Die polarisierende These, mit der wir heute starten: VCs sind out, Corporates sind in. Wie kommst du dazu?

Bernd Storm van’s Gravesande: Ich möchte die zentrale und wichtige Rolle von VCs damit überhaupt nicht kleinreden – ohne Venture Capital gäbe es das ganze Startup-Ökosystem nicht, das muss uns klar sein. Aber die Überspitzung dient natürlich auch dazu, dass wir erkennen: Für viele Startups – nicht für alle – gibt es Alternativen. Nämlich, dass ein Ankerkunde manchmal passender ist als ein Ankerinvestor. Da muss man immer definieren: für wen, für welches Startup, in welcher Phase.

Aber ein Ankerkunde kann sehr wertvoll sein. Nehmen wir ein Beispiel, das gerade in aller Munde ist: Defense. Wir haben die Helsings, die Quantum Systems und so weiter. Das ist eine spezielle Branche, aber das Muster dahinter erkennen wir auch in anderen Branchen. Bei all diesen hast du nicht nur reine VCs, sondern etwa mit der Bundeswehr oder mit internationalen Staaten ganz konkrete Kunden, mit denen du nicht nur über potenzielle Umsätze sprichst, sondern über ganz konkrete.

Wenn du als Startup schon zahlende Kunden mitbringen kannst, ist das so viel mehr wert als jede Powerpoint oder Marktanalyse. Das ist der eigentliche Proof. Du hast einen Ankerkunden und das ist sehr viel wert, auch für künftige Partner- und Kundenbeziehungen oder spätere Finanzierungsrunden.

Ist das eine Entwicklung, die du erst in letzter Zeit beobachtest, oder war das eigentlich immer schon so?

Die Rahmenbedingungen haben sich verändert, es geht verstärkt in diese Richtung. Vor vier, fünf Jahren war Kapital sehr günstig, Venture Capital war auch leichter in höheren Bewertungsrunden aufzunehmen. Da war es nicht so zwingend notwendig, zähe Corporate Deals einzugehen. Diese Rahmenbedingungen haben sich geändert.

Gleichzeitig haben sich aus meiner Sicht auch die Corporates selbst entwickelt. Vor zehn Jahren war es fancy, Acceleratoren und Innovation Labs zu haben, Innovationsprogramme – ein bisschen Schaufensterdekoration. Daraus ist inzwischen ein existenzieller Druck geworden, vor allem im Bereich KI. Die Corporates sehen die Innovation von Startups nicht mehr als Nice-to-have, sondern stehen so stark unter Druck, dass sie darauf angewiesen sind und überlegen müssen, wie sie diese intern nutzen können. Das sind die zwei Hauptfaktoren, die sich geändert haben: die Rahmenbedingungen für die Kapitalaufnahme und die Dringlichkeit der Corporates, externe Innovation aufzunehmen oder mit Startups zusammenzuarbeiten.

Bei der Bits & Pretzels haben wir ja nicht nur Investoren und Kunden, sondern auch 500 CIOs, weil wir verstehen, dass diese künftige Kunden- oder Entwicklungsbeziehung in unserer Wirtschaft notwendig sein wird – wir reden über Europa, über Deutschland. Das ist keine temporäre Reaktion, nach dem Motto: Weil Kapital teurer ist, machen wir eben was anderes. Es geht klar in die Richtung, dass man idealerweise sehr früh im Rahmen der Produktentwicklung gemeinsam mit Ankerkunden erste Umsätze generiert und am Markt Fortschritte erzielt.

Gibt es Red Flags, bei denen du sagen würdest: Finger weg von dieser Corporate-Venturing-Beziehung?

Red Flag ist ein hartes Wort, aber vorsichtig wäre ich bei Innovationslaboren. Ich würde jedem empfehlen, direkt zum Bereichsleiter oder zur Bereichsleiterin mit Umsatz- und Kostenverantwortung zu gehen, weil man dann bei den Entscheider ist. Ich würde mich nur eng committen, wenn man einen Kontakt auf Vorstands- oder Bereichsvorstandsebene hat – einen C-Level-Sponsor, weil man sonst nicht alle Türen öffnen kann.

Man muss sich vor Augen halten: Wenn du ein Corporate als Kunden siehst, ist das ein toller Proof, aber auch ein Riesen-Pain. Ein häufiges Problem, ein Stolperstein, ist die Geschwindigkeit. Wenn ich als kleiner Gründer an einen DAX-Konzern herantrete, bin ich startklar, ich fange morgen mit der Entwicklung an. Aber die brauchen so viele Abstimmungen – Rechtsabteilungen, Bereichsleiter, Einkaufsprozesse, Integrationsschnittstellen, IT-Implementierungsbudgets. Das dauert. Das muss man als Gründer wissen, das geht nicht von heute auf morgen. Was ich aus eigener Erfahrung und von vielen anderen auf der Bits & Pretzels gehört habe, nenne ich „Pilotitis“: Lass uns mal einen kostenlosen Proof of Concept machen und dann weitersehen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit geht das nie in den Echtbetrieb, das ist die falsche Herangehensweise.

Beim Thema Kundenrisiko: Wenn Corporates Exklusivität wollen, dann höchstens temporär, sechs, zwölf Monate, aber bitte nicht 24 Monate – sonst bist du gefangen und kannst nur hoffen, dass sie dir Folgeprojekte geben. Ein weiteres mögliches Warnsignal: Wenn sich der Einkaufsprozess so in die Länge zieht, dass etwa ein Betriebsrat zustimmen muss, sollte man sich fragen, ob das trotzdem der richtige Kunde ist – als Gründer hat man ja ohnehin schon Zeitdruck, etwas FOMO und ein bisschen Paranoia.

Wo passen die VCs in diesem Bild trotzdem noch rein? Wo macht es weiterhin mehr Sinn, auf VC zu setzen statt auf Corporates als Pilotkunden?

Grundsätzlich immer, wenn man ein skalierbares Tech-Business-Modell hat. Ich sage nur, dass VC nicht mehr die einzige Option ist. Die Anzahl der Finanzierungsrunden geht runter, die Anzahl der Gründungen geht hoch – also müssen sich Gründer zwangsläufig überlegen, wo sie außer von VCs Geld herbekommen. Umsatz ist das neue Risikokapital, plakativ gesagt. Das kann für viele funktionieren, weil nicht alle von Milliardenrunden wie bei Helsing oder von den gerade raisenden Health-Tech-Companies gesegnet sind. Wir reden auch über den Mittelstand der Gründungen, der ebenfalls Umsatz braucht – und kein VC-Geld zu bekommen heißt nicht automatisch, keinen Erfolg am Markt zu haben. Viele bekommen keinen VC. Und ich plädiere dafür, zu überlegen, dass Umsatz auch gutes, für viele sogar das passende Kapital sein kann.

Auf der Bits & Pretzels findet auch heuer wieder der CIO AI Summit statt, den ich intern kuratiere und hoste. Da kommen 500 CIOs aus dem deutschen Mittelstand, aus der deutschen Industrie und von Großunternehmen zusammen, tauschen sich zunächst untereinander aus, und dann öffnen wir den Raum, damit jeder Gründer und jede Gründerin mit ihnen in Kontakt treten kann. Genau das sind mögliche Kontaktpunkte, um Ankerkunden zu gewinnen – und auch für jedes österreichische Startup, das den deutschen Markt als relevant erachtet, eine sehr effiziente Möglichkeit, Industriekontakte zu knüpfen.

Wenn wir schon bei der Bits & Pretzels sind: Wie ist es euch eigentlich gelungen, Steven Bartlett heuer als Speaker zu gewinnen und auf welche Highlights darf man sich sonst noch freuen?

Beharrlichkeit. Es ist nicht das erste und nicht das zweite Mal, dass wir angefragt haben, das erste Mal ungefähr 2024. Wir haben als Veranstalter den Luxus, aber auch die Bürde, zu überlegen, wer passt, wer motiviert, wer inspiriert, wer den Leuten Energie im Raum gibt und die Gespräche entfacht. Und da waren wir uns immer einig, dass Steven Bartlett ein toller Mensch ist – selbst Gründer, und durch seine Empathie in seinen Interviews betont er immer wieder genau diesen menschlichen Aspekt hinter dem Unternehmen, hinter der Gründung. Das passt sehr gut zu unserem heurigen Motto „Human After All“. Dazu kommt seine enorme Expertise: Er ist ein sehr guter Speaker, ein bisschen Celebrity, aber eben auch ein fantastischer Fachexperte, der die Leute begeistern kann – und das wollen wir. Also leider keine wahnsinnige Story von einem zufälligen Treffen beim Kaffee in London, sondern schlicht Hartnäckigkeit, bis er endlich Zeit hatte.

Ein bisschen in dieselbe Richtung geht auch Trevor Noah, den wir ebenfalls dabei haben: Auch er ist Unternehmer, hat für Microsoft eine KI-Serie gemacht, ist also vom Fach. Ich glaube, solche Personen können unsere Themen nochmal ganz anders beleuchten, aus einer anderen Perspektive, und die Leute begeistern. Ein bisschen Out-of-the-box-Denken eben – deshalb holen wir sie.

Die Bits & Pretzels 2026 findet heuer von 28. bis 30. September 2026 wieder in München statt.

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