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17.04.2020

Videokonferenzen und Team-Events: Die wichtigsten Tipps fürs Home-Office

Neben den richtigen Tools entscheidet auch die Teamkultur über erfolgreiches Arbeiten im Home-Office. Der IT-Experte Cisco bietet dazu nützliche Tipps.

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Home-Office-Tipps für MitarbeiterInnen

Die folgenden Tipps richten sich an die einzelnen MitarbeiterInnen, damit diese ihren Home-Office-Alltag so produktiv wie möglich gestalten können.

Überprüfen Sie Ihren Hintergrund bei Videocalls

Widmen Sie dem Home-Office einen Raum, der ergonomisch, komfortabel und produktiv ist. Vermeiden oder entfernen Sie jegliches Durcheinander im Hintergrund, das andere in einer Besprechung ablenken könnte. Versuchen Sie, sich mit dem Blick auf ein Fenster für natürliches Licht auszurichten oder eine Lampe in der Nähe zu haben, damit man Sie auch auf Videos abends deutlich sehen kann.

Minimieren Sie Ablenkungen bei Besprechungen

Einige Hintergrundgeräusche sind in Wohnungen unvermeidlich. Selbst bei geschlossenen Türen lassen sich Geräusche am besten dadurch vermeiden, dass Sie sich stumm schalten (mute), wenn Sie nicht gerade sprechen. Bitten Sie wenn nötig, um einen Moment Geduld, um die Lärmquelle anzusprechen, damit Sie sich wieder voll konzentrieren können.

Kopfhörer aufsetzen hilft beim konzentrierten Arbeiten

Die Stummschaltung in der virtuellen Session wird nicht verhindern, dass Geräusche aus Ihrer eigenen Umgebung Sie selbst ablenken. Die Investition in lärmunterdrückende Kopfhörer (Noise Cancellation) oder ein gutes Headset ist eine Möglichkeit, sich auf die anstehenden Aufgaben besser zu konzentrieren. Fragen Sie Ihren IT Partner, wie sie kostengünstig an die Webex Bluetooth Headsets kommen.

Regelmäßige Pausen – auch im Home-Office

Der Aufenthalt im Büro bringt es mit sich, mit KollegInnen Kaffee zu trinken und Pausen zu machen. Ohne persönliche soziale Interaktion daheim ist es leicht, stundenlang durchzumachen, so wie man dies im Büro nie machen würde. Nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten, um Ihren Körper zu strecken und in virtuellen Kaffee-Chats mit den KollegInnen zwischen den angesetzten Meetings zu plaudern.

Nutzen Sie Video im Home-Office

Menschen sind in Videocalls engagierter als in Telefonaten, da man Ihre Reaktionen sehen kann. Video-Conferencing kann zwar zunächst einschüchternd wirken, aber Ihr Team wird sich bald daran gewöhnen, das eigene Videobild in interaktiven Diskussionen anzuzeigen. Seien Sie mutig und schalten Sie bei jeder Besprechung das Video ein. Übrigens kann Webex bis zu 25 HD Videos gleichzeitig am Schirm darstellen.

KollegInnen trotz Remote Workings anstupsen

In einem Büro beginnt die Beantwortung einer Frage damit, dass man sich umschaut, wer frei ist und einem weiterhelfen könnte. Genauso können Sie über Webex die Verfügbarkeit Ihrer KollegInnen ganz leicht online überprüfen: Selbst, wenn jemand gerade in einem aktiven Gespräch ist, kann man bei entsprechender Dringlichkeit durch eine Chat-Nachricht eine Konversation beginnen. Und wenn Sie diese dann zu einem Live-Anruf umstellen wollen, klicken Sie einfach auf das grüne Anrufsymbol in Webex oder geben Sie die Details Ihres persönlichen Besprechungsraums (PMR) an die Person weiter.

Ad-hoc-Meetings im virtuellen Raum

So wie bei persönlichen Ad-hoc-Teambesprechungen alle Personen, die gerade frei sind, gleichzeitig an einem physischen Ort zusammenkommen, verbindet ein Team-Anruf die Truppe virtuell, indem jedes Mitglied – egal auf welchem Gerät die Person gerade tätig ist – gleichzeitig angerufen wird.

Ein persönlicher Besprechungsraum

Bei Webex-Sitzungen ist der persönliche Besprechungsraum (=PMR) genau wie der persönliche Arbeitsplatz. Die URL bleibt immer dieselbe, so dass Sie diese einfach in der Email-Signatur oder auf Visitenkarten an Ihre MitarbeiterInnen, KundInnen und PartnerInnen kommunizieren können. Im Handumdrehen trifft man sich dann im virtuellen Raum. Kein Meeting ist vorab kompliziert aufzusetzen, indem lange Meetingnummern ausgetauscht werden – ein für sich sprechender, ganz leicht zu merkender Web-Link ist der Türöffner. Wenn Sie Aufzeichnungen bzw. Notizen im Meeting getätigt haben, dann können diese zudem an zeitlich verhinderte Personen im Nachgang weitergegeben werden.

Virtuelle Präsentationen nutzen und teilen

Die Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit in einer virtuellen Besprechung ist nicht anders als in einer persönlichen. Die gemeinsame Nutzung Ihres Bildschirms oder Ihrer Präsentation und die Verwendung von Anmerkungen zu den Inhalten hilft den Teilnehmern, sich besser einzubringen und Ihren Tagungs-Punkten aufmerksamer zu folgen.

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Genau wie in einem physischen Büro ist dabei der Austausch von Ideen auf einem Flipchart ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. Und in einer virtuellen Besprechung funktioniert das sogar noch besser: Denn im realen Leben riskieren Sie, dass das Blatt Papier überschrieben oder gar weggeworfen wird. Wenn Sie aber ein virtuelles Whiteboard (=Tafel, Flipchart) erstellen, können Sie sicher sein, dass Ihre Ideen gespeichert werden, und Sie später dort weitermachen können, wo Sie zuletzt aufgehört haben.

Home-Office-Tipps für Vorgesetzte

Weitere Tipps gibt es speziell für Vorgesetzte – für die hat Cisco eine Sammlung an Ratschlägen zusammengestellt, wie sie ihre Teams remote managen und Webex sogar für Bewerbungsgespräche verwenden können. Zudem bietet Cisco spezielle Onlinekurse, in denen man den Übergang eines Teams zur Remote Working-Ära erlernt.

Die folgenden Tipps helfen vor allem Vorgesetzten dabei, sich selbst besser auf die neue Arbeitskultur des Remote Working und Home-Office einzustellen.

Vorbildlich führen im Home-Office

Wenn Ihr Team neu im Bereich des Remote Workings ist, werden Ihre MitarbeiterInnen diverse Fragen an Sie haben: „Ist es in Ordnung, wenn mein Team mein Zuhause in meinem Hintergrund sieht? Was ist, wenn es unerwartete Unterbrechungen wie das Bellen eines Hundes gibt?“ Als Führungskraft geben Sie an, welche neuen Regeln für die virtuellen Meetings gelten. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

Die gemeinsame Nutzung von Videos ersetzt die einstigen Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Es beruhigt Ihre MitarbeiterInnen, Sie regelmäßig in einem Video zu sehen. Zudem gibt es Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kommunikationsfähigkeiten voll auszuschöpfen – Ihre Gesten, Ihr Ton und Ihre Botschaften kommen besser an, wenn Ihr Team Sie sehen kann.
Denken Sie beim Versenden von Nachrichten daran, dass Ihr Team Ihre Reaktionen nicht sehen kann. Geben Sie Ihrem Team mehr Kontext über die Absicht hinter einer Botschaft, indem Sie aus Tausenden von GIFs in Webex-Teams auswählen, um sich auszudrücken.
Teilen sie die „Moments that matter“. Im Büro verbringen die KollegInnen regelmäßig Zeit damit, Geburtstage und andere persönliche Momente zu feiern, auf die es ankommt. Wenn das Team räumlich getrennt arbeitet, müssen Sie als Führungskraft entsprechende Möglichkeiten schaffen – indem Sie zum Beispiel separate Meetings ansetzen, bei denen Ereignisse aus dem Privatleben gefeiert werden.

Die Webex-GIFs helfen bei der Kommunikation im Home-Office. (c) Cisco

Informell plaudern – auch im Home-Office

In einer Büroumgebung interagieren Sie mit Ihrem Team zwischen Ihren wöchentlichen Besprechungen und 1:1-Sitzungen – zum Beispiel, wenn Sie morgens ankommen, Kaffee trinken oder zum Mittagessen gehen. Es gibt keinen Grund, dass diese Gespräche aufhören müssen, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Hierzu zwei Tipps:

Schaffen Sie unter Ihrem Team einen Raum für soziale Interaktion, z. für den Austausch von Familiennachrichten, die Abenteuer der Teammitglieder oder was auch immer zum Thema des Tages wird.
Stellen Sie bei 1:1-Teamgesprächen sicher, dass Sie und Ihr Teammitglied beide das Video einschalten. Ob es sich um ein Projekt-Update, einen Meilenstein oder eine schwierigere Coachingsitzung handelt – Sie von Angesicht zu Angesicht zu sehen, macht den Unterschied.

Projekte aus der Ferne managen

Ihr Team ist vielleicht besorgt darüber, von einer persönlichen Erfahrung abzurücken, bei der es sich spontan unterhalten, eine Idee auf einem Whiteboard austauschen und Sie jederzeit um Hilfe bitten könnte. In vielerlei Hinsicht bietet die virtuelle Arbeit an einem Projekt jedoch viele neue Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Team und viel mehr und Sichtbarkeit bei der laufenden Arbeit für Sie.

Hierzu drei kurze Tipps:

Beginnen Sie Meetings mit einem Knaller! Lassen Sie während des Kick-off-Meetings Ihres Projekts Zeit für offene Ideen – genau wie in einem Büro. Lassen Sie in der Tagesordnung Platz für die Verwendung eines virtuellen Whiteboards für das Brainstorming von Ideen. Jeder kann von seinem Gerät aus beitragen, und das Beste ist: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Ideen nicht gelöscht werden, wenn sie gespeichert werden, und dass sie wieder geöffnet werden können, wann immer Sie sie brauchen.
Schaffen Sie Raum zum Aufholen. Die Zusammenführung von Inhalten mit Nachrichten, Links und Echtzeit-Meetings in einem Raum verändert das Projekt grundlegend. Selbst wenn Sie aus dem Raum rausgehen, um sich mit anderen Prioritäten zu beschäftigen – Sie können jederzeit wieder in den Projektraum zurückkehren und die Hintergrundgespräche nachholen, die Sie verpasst haben – etwas, das nicht einmal in einem Live-Büro möglich ist.
Mit einem Klick erreichbar zu sein, ist bei der Arbeit aus der Ferne von unschätzbarem Wert. Selbst wenn Sie sich in einer Besprechung befinden – Ihr Team kann Ihnen immer noch 1:1 eine Nachricht zukommen lassen, die Sie ansehen und beantworten können, wenn Sie einen Moment Zeit haben. Wenn Sie ein persönliches Gespräch führen müssen, teilen Sie Ihren persönlichen Besprechungsraum (PMR).

Bleiben Sie in Verbindung

Aus der Ferne zu arbeiten bedeutet nicht, dass Sie sich von Ihrem Team distanzieren sollen. Bleiben Sie mit Feiern, Terminen und informellen Gesprächen in Verbindung – auf jedem Gerät. Ihre Leitung, Unterstützung und der Einsatz von Webex-Meetings bedeutet, dass Ihr Team von jedem Ort aus auf die Erfolgsschiene kommen kann.

Bei Fragen zu einem der Produkte kontaktieren Sie bitte den Cisco-Händler in Ihrer Nähe.

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Cyberangriffe auf heimische Unternehmen sind in den vergangenen zwölf Monaten – auch wenn diese bereits auf hohem Niveau waren – noch einmal mehr geworden. 25 Prozent der Befragten in einer aktuellen KPMG-Studie sagen, dass Cyberangriffe auf ihr Unternehmen stark bzw. eher zugenommen haben. Jeder achte registrierte Cyberangriff war dabei erfolgreich und überwand die Sicherheitsbarrieren der Unternehmen. Der Trend, der sich abzeichnet: Cyberangriffe werden effizienter, nicht harmloser. Heute dominieren unauffällige und mit KI strategisch orchestrierte Angriffe das Bild.

Diese Erkenntnisse aus der KPMG-Studie lassen sich mit einem konkreten Beispiel der jüngsten Vergangenheit gut belegen und zeigen, wie gefährlich Unachtsamkeit in so einem Fall sein kann.

Niederösterreichisches Startup als jüngstes Beispiel

Letzte Woche wurde – wie brutkasten berichtete – das NÖ-Kindermöbel-Startup poptop Opfer eines KI-Scams. Und überwies 41.000 Euro an eine dubiose US-Firma. Dabei wurden interne Zahlungsfreigaben per KI-generierter Mail täuschend echt imitiert. Man konnte den überwiesenen Betrag mithilfe der Bank zurückbekommen.

Doch KI- und Cyberangriffe kommen nicht nur über E-Mail, wie die Untersuchung weiter ausweist.

Die Top-Angriffsarten sind in diesem Jahr Malware über E-Mail-Anhänge (von 78 Prozent der Unternehmen berichtet), (Spear-)Phishing über Links (69 Prozent), die Ausnutzung von Hardware-/Software-Schwachstellen (58 Prozent), Business-E-Mail-Compromise, also CEO-/CFO-Fraud (57 Prozent), sowie Scam-Anrufe (52 Prozent).

Abgenommen haben im Vergleich zum Vorjahr Denial-of-Service-Attacken, Scam-Anrufe und (Spear-)Phishing-Angriffe. Gestiegen sind unter anderem die Umgehung der Multifaktor-Authentifizierung (MFA) sowie Angriffe gegen Industriesteuerungsanlagen (OT).

Neu hinzugekommen ist das Ausnutzen von Hardware-/Software-Schwachstellen, was verdeutlicht, dass KI die Art der Angriffe in den letzten zwölf Monaten wesentlich verändert hat.

Die Hälfte aller Angriffe (50 Prozent) lässt sich auf organisierte Kriminalität zurückführen.
Jeder zehnte Angriff wird von staatlich unterstützten Akteuren ausgeführt.
Jedes vierte von Ransomware betroffene Unternehmen gibt an, die Lösegeldforderungen bezahlt zu haben.
In 40 Prozent der Angriffsfälle war ineffektives Patch-Management das Einfallstor.

Künstliche Intelligenz verändert die Spielregeln

„Wir stehen mit KI an einem Wendepunkt und bewegen uns weg von einer Welt, die auf klaren Regeln, bekannten Mustern und nachvollziehbaren Reaktionen basiert, hin zu Systemen, die Entscheidungen zunehmend autonom treffen und die wir nicht immer vollständig nachvollziehen können. Die zentrale Frage ist daher nicht nur, ob KI eingesetzt wird, sondern ob sie steuerbar bleibt“, beschreibt KPMG-Partner und Studienautor Robert Lamprecht die aktuelle Lage.

Besonders kritisch sei zudem die Verkürzung der Zeitspanne zwischen dem Auffinden von Schwachstellen und deren Ausnutzung durch die Angreifer. Was früher Tage oder Wochen gedauert hat, kann heute in wenigen Stunden passieren. Gleichzeitig herrsche in Unternehmen eine spürbare Skepsis, ob KI tatsächlich zur Verbesserung der Cybersicherheit beiträgt (nur 33 Prozent Zustimmung), da die Vorteile aktuell stärker aufseiten der Cyberkriminellen gesehen werden.

Für jedes zweite befragte Unternehmen (50 Prozent) stellen KI-unterstützte Cyberangriffe die größte Herausforderung dar.
47 Prozent geben an, dass bei Cyberangriffen gegen ihr Unternehmen verstärkt KI eingesetzt wird. 28 Prozent haben sich mit dem Einsatz von KI zur Verbesserung der eigenen Cybersicherheit beschäftigt.
Bei 61 Prozent führten Anwender:innenfehler bei der Nutzung von KI zu Cybersicherheits- und Datenschutzvorfällen sowie Know-how-Abfluss.

Laut der, zum elften Mal in Folge veröffentlichten, Studie bringen zudem KI-Systeme und zunehmende Vernetzung Unternehmen unter Druck, da Kontrolle und Überblick über komplexe Abhängigkeiten schwinden. Besonders die Lieferkette gilt als kritisches Einfallstor: Angreifer nutzen gezielt schwache Glieder im IT-Ökosystem, wodurch ganze vernetzte Strukturen gefährdet werden.

So waren bei 39 Prozent der Unternehmen die eigenen Dienstleister oder Lieferanten innerhalb der letzten zwölf Monate Opfer eines Cyberangriffs; bei weiteren 14 Prozent gab es zumindest einen entsprechenden Verdacht. Derartige Vorfälle bleiben oft nicht ohne direkte Konsequenzen für die Auftraggeber: Mehr als jedes fünfte Unternehmen (22 Prozent) berichtet, dass ein Vorfall bei einem Dienstleister oder Lieferanten in der Folge auch zu einem Angriff auf das eigene Haus geführt hat. Dementsprechend groß ist die Verunsicherung hinsichtlich der IT-Sicherheit in der Lieferkette. 31 Prozent der Betriebe treibt die Sorge um, dass ihre Zulieferer nicht dieselben hohen Sicherheitsstandards einhalten wie sie selbst und dadurch zu einem gefährlichen Einfallstor für Angreifer werden.

„Es geht nicht darum, Lieferanten als Risiko zu sehen. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass unsere Vernetzung unsere größte Stärke und gleichzeitig unsere größte Verwundbarkeit ist“, betont KPMG-Partner Andreas Tomek.

Digitale Souveränität als Antwort auf Cyber-Attacken

Digitale Souveränität – so der Bericht weiter – sei ein Eckpfeiler wirksamer Cybersicherheit: Nur wer Kontrolle über Daten und Infrastruktur behalte, könne Abhängigkeiten reduzieren und im Ernstfall handlungsfähig bleiben. Laut Studie sind jedoch 70 Prozent der Unternehmen stark von digitalen Technologien aus dem Ausland abhängig, 69 Prozent beziehen Cybersicherheitsanwendungen von dort – und mehr als die Hälfte könnte im Ernstfall nicht länger als drei Monate ohne diese auskommen.

Außerdem ende Cybersicherheit nicht bei technischen Schutzmaßnahmen: Fallen Cloud-Lösungen oder Plattformen plötzlich aus, geraten Unternehmen schnell in reale Existenzprobleme. Andreas Tomek dazu: „Für digitale Souveränität ist es notwendig, dass Unternehmen ihre strategische Ausrichtung neu denken und Abhängigkeiten klar identifizieren und analysieren.“

Staat doch gefragt

All dies sowie steigende Komplexität und Dynamik der Bedrohungslage führen den Autoren zufolge zu einer zentralen Erkenntnis: Cybersicherheit sei nicht länger ein optionales Investitionsthema, sondern eine Voraussetzung für stabile Geschäftsmodelle in einer digitalisierten Wirtschaft.

Unternehmen sehen hierbei den Staat zunehmend als aktiven Partner in Sachen Cybersicherheit: „Wir brauchen nicht nur das Miteinander von Unternehmen, Behörden sowie Forschungs- und Technologieeinrichtungen auf nationaler Ebene: Vielmehr braucht es eine gemeinsame europäische Kraftanstrengung in einem geopolitisch volatilen Umfeld, um die digitale Sicherheit von Unternehmen zu unterstützen“, sagt Michael Höllerer, Präsident des KSÖ (Kompetenzzentrum Sicheres Österreich) und aktuell noch Generaldirektor von Raiffeisen NÖ-Wien.

„Eine Welt, in der wir den Angreifern gezeigt haben, wie schnell verwundbar wir sind“

Und Robert Lamprecht ergänzt: „Es ist eine Welt, in der wir den Angreifern gezeigt haben, wie schnell wir heute verwundbar sind. Im Wettlauf gegen die Cyberkriminellen sind wir um viele Plätze zurückgefallen, und das Momentum liegt eindeutig auf der Seite der Angreifer. Angriffe werden dort erfolgreicher, wo Verteidigung zu spät, zu langsam oder zu bequem ist. Das ist kein Grund für Alarmismus, aber ein guter Grund für Cybersecurity. Wer hier noch auf Zeit spielt, wird irgendwann überholt. Nicht die Bedrohung ist neu. Neu ist nur die Geschwindigkeit. Die entscheidende Frage für Unternehmen lautet heute nicht mehr, ob sie in Cybersicherheit investieren sollen, sondern ob sie es sich leisten können, es nicht zu tun.“

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