05.08.2019

Checkliste: Wie führe ich ein Mitarbeitergespräch?

Das Mitarbeitergespräch dient zum gegenseitigen Abgleich der Erwartungen, die Mitarbeiter und Führungskräfte voneinander und von der Entwicklung des Unternehmens haben. Das Gespräch sollte daher gut vorbereitet sein, diese Checkliste für Führungskräfte hilft dabei.
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Checkliste für das Mitarbeitergespräch
(c) fotolia / bnenin

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1. Planen Sie je nach Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihnen direkt unterstehen, möglichst früh die (ungefähren) Termine für das jährliche Mitarbeitergespräch.

Die Vorgesetzten müssen die Termine für die Mitarbeitergespräche nicht sofort kommunizieren bzw. anbieten, jedoch sollten sie – in Abstimmung mit den einzelnen Urlaubsplänen – im Rahmen der Vorbereitung auf die Gespräche rechtzeitig fixiert werden. 

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2. Geben Sie insbesondere neuen Mitarbeitenden einen Ausblick auf das, was sie erwartet.

Vielleicht tun es ein paar Stichworte, in denen klargestellt wird, welche Themen zwischen Chef und Mitarbeiter besprochen werden sollen. Zum Beispiel, ob das Mitarbeitergespräch in eine Zielvereinbarung und die Planung zukünftiger Erfolge münden soll oder ob es vor allem um die bisherigen Aufgaben und den Status quo der Zusammenarbeit thematisiert. 

3. Bereiten Sie sich gut vor, um weder Ihre eigene Zeit noch die der Mitarbeiter zu verschwenden.

Wenn Sie einen allgemeinen Leitfaden nutzen, den Sie mit jedem Teammitglied durchgehen, sind die einzelnen Gespräche und der jeweilige Input gut miteinander vergleichbar. Allerdings ist nicht jede und jeder Mitarbeitende gleich – weshalb Führungskräfte durchaus auch jeweils auf die Person zugeschnittene Fragen stellen können.

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4. Überlegen Sie (vielleicht auch gemeinsam), ob das Gespräch in einer neutralen Umgebung stattfinden soll.

Auch wenn die Büro-Umgebung attraktiv gestaltet ist und sich dort alle wohlfühlen: Ein Frühstück im Kaffeehaus um die Ecke oder ein gemeinsames Mittagessen beim Italiener nebenan kann eine willkommene Abwechslung sein. Aber Achtung: Wenn es zu gemütlich, zu wenig „professionell“ wird, dann besteht die Gefahr, ins Private abzugleiten und die relevanten Fragen nicht in der geplanten Zeit durchzubekommen. 

5. Versuchen Sie, sowohl die Erwartungen des Mitarbeiters als auch Ihre eigenen Erwartungen festzuhalten.

Das Gespräch sollten Sie zumindest in Stichworten festhalten und das Ergebnis für beide Seiten dokumentieren. Als Erinnerung, als Ansporn, vielleicht auch als Zielvereinbarung – jedenfalls aber, um beim nächsten Mitarbeitergespräch die zwischenzeitliche Entwicklung beurteilen zu können. Relevante Fragen für die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs können sein: 

  • Was ist besonders gut gelungen – und was überhaupt nicht?
  • Wie hat sich der Mitarbeiter entwickelt? 
  • Wie sieht er die Entwicklung des Unternehmens – auch im Vergleich zum Mitbewerb?
  • Wo liegen die individuellen Kompetenzen?
  • Gibt es verborgenes Potential? Welche Skills will bzw. soll der Mitarbeiter erwerben, um mehr Zufriedenheit zu erlangen und für die Firma noch wertvoller zu werden?
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Das Gründerteam von Theradocx. (v.l.) Petronel Liciu, Selin Matun, Jan Hoppel | © Theradocx

Theradocx möchte den Arbeitsalltag von Psycholog:innen und Psychotherapeut:innen erleichtern. Eine eigens entwickelte KI-Anwendung erstellt Protokolle und Zusammenfassungen, indem sie Sitzungen aufnimmt und analysiert, wie brutkasten berichtete. Kürzlich erhielt Theradocx ein FFG-Förderprojekt mit einem Projektvolumen von 580.000 Euro.

Verbesserung der KI

Im Zuge dieses Projekts will das 2025 gegründete Unternehmen seine KI weiterentwickeln. Das heißt: Die Transkription soll präziser werden, unterschiedliche Sprecher besser erkannt und die Erstellung von Protokollen sowie thematischen und emotionalen Analysen verbessert werden. „Ein großer Teil der Projektmittel fließt in den Ausbau unseres Entwicklungs- und Forschungsteams und damit direkt in die technologische Weiterentwicklung von Theradocx“, erklärt Co-Founderin Selin Matun.

Zudem wird laut Matun die Plattform auch rechtlich und regulatorisch weiterentwickelt. Stichwort: Datenschutz und EU AI Act.

Kooperation mit Sigmund Freud Privatuniversität

Im Zuge des geförderten Projekts ging Theradocx eine Kooperation mit der Sigmund Freud Privatuniversität ein, durch die seine KI-Systeme validiert werden sollen. Ein Schwerpunkt liegt auf der Spracherkennung. Unterschiedliche Dialekte, Sprecher:innen und akustische Bedingungen sollen getestet werden, wodurch Schwachstellen identifiziert werden können. Zudem sollen die psychotherapeutischen Dokumentationen und Analysen durch Fachpersonal der Sigmund Freud Privatuniversität verbessert werden.

„Für uns ist diese Kooperation besonders wichtig, weil wir nicht nur technisch leistungsfähige KI entwickeln möchten. Wir wollen auch wissenschaftlich überprüfen, ob die Ergebnisse psychotherapeutischen Qualitätsstandards entsprechen und in der Praxis tatsächlich einen Mehrwert schaffen“, sagt Matun und ergänzt: „Gemeinsam möchten wir einen wissenschaftlich fundierten Evaluationsprozess etablieren, durch den die Qualität unserer KI-Ergebnisse nicht nur technisch, sondern auch anhand psychotherapeutischer Kriterien beurteilt und kontinuierlich verbessert werden kann.“

Etablierung im DACH-Raum

Neben der qualitativen Verbesserung der KI möchte Theradocx in Zukunft weiter skalieren und sich noch stärker im DACH-Raum festigen. Das Ziel sei laut Matun, zu einer „zentralen digitalen Arbeitsplattform für Psychotherapeut:innen“ zu werden. Anschließend möchte das Startup weitere europäische Märkte erschließen.

Brigitte-Hamann-Preis 2026

Kürzlich wurde das Projekt mit dem  Brigitte-Hamann-Preis 2026 in der Kategorie „Startup“ ausgezeichnet. Der mit 5.000 Euro dotierte Preis würdigt herausragende Leistungen von Studierenden und Absolvent:innen österreichischer Privatuniversitäten in den Bereichen Forschung, Startups und Kunst. Eine Fachjury zeichnet pro Kategorie eine Person aus.

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