05.08.2019

Checkliste: Wie führe ich ein Mitarbeitergespräch?

Das Mitarbeitergespräch dient zum gegenseitigen Abgleich der Erwartungen, die Mitarbeiter und Führungskräfte voneinander und von der Entwicklung des Unternehmens haben. Das Gespräch sollte daher gut vorbereitet sein, diese Checkliste für Führungskräfte hilft dabei.
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Checkliste für das Mitarbeitergespräch
(c) fotolia / bnenin

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1. Planen Sie je nach Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihnen direkt unterstehen, möglichst früh die (ungefähren) Termine für das jährliche Mitarbeitergespräch.

Die Vorgesetzten müssen die Termine für die Mitarbeitergespräche nicht sofort kommunizieren bzw. anbieten, jedoch sollten sie – in Abstimmung mit den einzelnen Urlaubsplänen – im Rahmen der Vorbereitung auf die Gespräche rechtzeitig fixiert werden. 

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2. Geben Sie insbesondere neuen Mitarbeitenden einen Ausblick auf das, was sie erwartet.

Vielleicht tun es ein paar Stichworte, in denen klargestellt wird, welche Themen zwischen Chef und Mitarbeiter besprochen werden sollen. Zum Beispiel, ob das Mitarbeitergespräch in eine Zielvereinbarung und die Planung zukünftiger Erfolge münden soll oder ob es vor allem um die bisherigen Aufgaben und den Status quo der Zusammenarbeit thematisiert. 

3. Bereiten Sie sich gut vor, um weder Ihre eigene Zeit noch die der Mitarbeiter zu verschwenden.

Wenn Sie einen allgemeinen Leitfaden nutzen, den Sie mit jedem Teammitglied durchgehen, sind die einzelnen Gespräche und der jeweilige Input gut miteinander vergleichbar. Allerdings ist nicht jede und jeder Mitarbeitende gleich – weshalb Führungskräfte durchaus auch jeweils auf die Person zugeschnittene Fragen stellen können.

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4. Überlegen Sie (vielleicht auch gemeinsam), ob das Gespräch in einer neutralen Umgebung stattfinden soll.

Auch wenn die Büro-Umgebung attraktiv gestaltet ist und sich dort alle wohlfühlen: Ein Frühstück im Kaffeehaus um die Ecke oder ein gemeinsames Mittagessen beim Italiener nebenan kann eine willkommene Abwechslung sein. Aber Achtung: Wenn es zu gemütlich, zu wenig „professionell“ wird, dann besteht die Gefahr, ins Private abzugleiten und die relevanten Fragen nicht in der geplanten Zeit durchzubekommen. 

5. Versuchen Sie, sowohl die Erwartungen des Mitarbeiters als auch Ihre eigenen Erwartungen festzuhalten.

Das Gespräch sollten Sie zumindest in Stichworten festhalten und das Ergebnis für beide Seiten dokumentieren. Als Erinnerung, als Ansporn, vielleicht auch als Zielvereinbarung – jedenfalls aber, um beim nächsten Mitarbeitergespräch die zwischenzeitliche Entwicklung beurteilen zu können. Relevante Fragen für die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs können sein: 

  • Was ist besonders gut gelungen – und was überhaupt nicht?
  • Wie hat sich der Mitarbeiter entwickelt? 
  • Wie sieht er die Entwicklung des Unternehmens – auch im Vergleich zum Mitbewerb?
  • Wo liegen die individuellen Kompetenzen?
  • Gibt es verborgenes Potential? Welche Skills will bzw. soll der Mitarbeiter erwerben, um mehr Zufriedenheit zu erlangen und für die Firma noch wertvoller zu werden?
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Das Gründerteam von Pepper: Bastien Huber, Felix Ambros, Alexandra Kick (v.l.) | (c) Matt Banton

Wochenlang Belege zusammensuchen, Stundenlisten kontrollieren und Unterlagen aufbereiten: Als beim Wiener Think Tank Thinkubator im Sommer 2025 eine größere Prüfung durch die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) anstand, wurde die Förderabrechnung zur Belastungsprobe. Bei solchen Projekten sind Arbeitsstunden und Ausgaben oft auf verschiedene Excel-Tabellen und Dokumente verteilt, die für Prüfungen erst zusammengeführt werden müssen.

„Das hat uns extrem viel Zeit, Ressourcen und Nerven gekostet“, erzählt Alexandra Kick, Co-Founderin von Pepper. Auch andere Organisationen stünden vor ähnlichen Problemen. Eine passende Software, um diesen Prozess einfacher zu gestalten, habe das Team nicht gefunden.

Vom Think Tank zum Software-Startup

Gemeinsam mit Felix Ambros gründete Kick 2021 den Wiener Think Tank Thinkubator, der Bildungs- und Forschungsprojekte rund um Kreislaufwirtschaft umsetzt (brutkasten berichtete). Ein Jahr später kam Bastien Huber dazu. Aus den eigenen Erfahrungen entwickelte das Trio Pepper, hinter dem die neu gegründete P&S Digital Solutions FlexCo steht.

Die Fortschritte bei KI-gestützter Programmierung machten die Umsetzung leichter. „Wir haben am Anfang etwas mit Lovable gebaut und sehr schnell gesehen, wie viel Potenzial darin liegt“, sagt Kick.

Ursprünglich wollten die drei einen Chief Technology Officer (CTO) als viertes Gründungsmitglied gewinnen. Mehrere Entwickler halfen bei der Verbesserung des Codes, zu einer gemeinsamen Gründung kam es jedoch nicht. „Für die Personen, mit denen wir gesprochen haben, war es zu diesem Zeitpunkt einfach nicht die richtige Lebensphase, um mit uns zu gründen“, erklärt Kick. Stattdessen eignete sich das Trio selbst technisches Wissen an – ein „neunmonatiger Crashkurs in How to Build Code“.

Mittlerweile wird Pepper unabhängig von Lovable betrieben. Für das Auslesen von Belegen nutzt die Software ein KI-Modell des französischen Anbieters Mistral. Die Daten liegen nach Unternehmensangaben auf Servern in der EU.

Der Name spielt auf Pepper Potts aus den Iron-Man-Filmen an. „Die ist ein Superbrain und hat alles im Blick“, sagt Kick. Eine ähnliche Rolle soll die Software für Förderprojekte übernehmen.

Förderprojekte auf einer Plattform verwalten

Pepper richtet sich an Forschungseinrichtungen, Universitäten, Unternehmen und NGOs. Nach einer Förderzusage können sie Budgets und Arbeitspakete hinterlegen, Arbeitsstunden zuordnen und Belege hochladen. Die Software soll Belege automatisch zuordnen, Soll-Ist-Vergleiche ermöglichen und Nachweise für Prüfungen exportieren.

„Pepper Project“ ist für einzelne Projekte gedacht, auch mit mehreren Konsortialpartnern. Mit „Pepper OS“ können Organisationen mehrere Projekte parallel verwalten. Zusätzliche KI-Funktionen, etwa ein Chatbot für Projektfragen und ein Assistent zur Vorbereitung wiederkehrender Aufgaben, sollen Anfang 2027 folgen.

Zu den ersten zahlenden Kunden zählen BioBASE, das Institut für Industrielle Ökologie und DeltaDrai. „Mit mehreren parallelen Förderprojekten habe ich früher erst beim Zwischenbericht gesehen, ob ein Arbeitspaket über dem Budget liegt. Jetzt sehe ich den Soll-Ist-Stand jederzeit und kann gegensteuern, solange noch Zeit dazu ist“, sagt BioBASE-Geschäftsführer Thomas Timmel.

Das Team sammelt bei den ersten Kunden Feedback und will die tatsächliche Zeitersparnis messen. Bei Thinkubator fielen 2025 für Zwischenberichte und Audit-Vorbereitung rund 120 Stunden an. Pepper soll diesen Aufwand laut Startup etwa halbieren.

Drei Investoren an Bord

Unterstützung erhält das Wiener Startup von Enzo Duit, Joseph Kap-herr und Helmut Fink-Neuböck. Alle drei kennen das Team von Thinkubator. Duit, Mitgründer von warrify, bringt KI-Expertise ein, Fink-Neuböck einen SAP-Hintergrund und Vertriebserfahrung. Kap-herr, Gründer von Finders & Company und Mitgründer von Sindbad, verfügt über Kontakte, die für eine spätere Zusammenarbeit mit Fördergebern relevant sein könnten.

„Wir wollten das mit einer Bootstrapped-Mentality angehen und nur kleine strategische Angels reinholen“, erklärt Kick. Diese sollen neben Kapital auch strategisches Know-how einbringen. Das Investment deckt insbesondere anfängliche Infrastruktur-, Rechts- und Compliance-Kosten. Die Höhe wird nicht kommuniziert.

Bis Ende 2027 will Pepper 100 Kunden gewinnen und Förderprojekte mit einem Gesamtvolumen von mehr als zehn Millionen Euro über die Plattform verwalten.

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