Die Coronapandemie hat für die meisten Unternehmen nachhaltige Konsequenzen mit sich gezogen. Das Beratungsunternehmen Ecovis gehört dabei zu jenen, die mit den Erfahrungen der Lockdowns ihr Geschäftsmodell erfolgreich neu ausgerichtet haben: Ihre ursprünglich unternehmensinterne Buchhaltungsplattform wird inzwischen als Kundenportal genutzt. Der Vorteil: Durch das digitale Tool sparen sich die Kund:innen den mühsamen Weg zum Steuerberatungsbüro, haben aber weiterhin die Möglichkeit, bei aufkommenden Problemen oder Fragen vom Ecovis-Team betreut zu werden.

Auswertung der Belege in Echtzeit auf einen Blick

“Wir machen alles, von der Lohnverrechnung über die Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärung bis hin zur Sonderberatung”, erklärt Christoph Puchner, Steuerberater und Partner bei Ecovis Austria im brutkasten-Gespräch. Die Ecovis-Kund:innen kommen dabei aus verschiedensten Branchen und das digitale Kundenportal findet dabei großen Anklang. Mit dem Ecovis-Kundenportal soll der Kontakt zwischen der Kanzlei und ihren Kund:innen vereinheitlicht und digitalisiert werden.

Zuvor hatte man die Unterlagen der Kund:innen in Hardcopy ins Haus bekommen und diese dann in der Buchhaltungsabteilung bearbeitet, erklärt Senior Manager Alexander Nagl, der an der Projektumsetzung maßgebend beteiligt war. Die technischen Möglichkeiten für ein Kundenportal hätten bereits mit einem internen Programm existiert. Dieses habe man zunächst für Test-Kund:innen und schließlich für den gesamten Kund:innenstamm erweitert. “Das ist unglaublich gut angekommen. Gerade im Startup-Bereich bin ich oft mit Unternehmer:innen in Kontakt, die nicht mehr den Weg zur Post auf sich nehmen möchten, um alle Unterlagen zum Steuerberater zu bringen. Sie wollen das bequem von ihrem Büro bzw. von Zuhause aus machen. Abfotografieren, Handy-Upload und fertig”, meint Nagl im Interview. Die Auswertung der Belege werde dabei automatisiert und sei jederzeit im Portal einsehbar.

Mit diesem Angebot, in Echtzeit auf alle Daten Zugriff zu haben und einer Finanzübersicht mittels Dashboard, möchte Ecovis seinen Kund:innen nicht nur einen Überblick über ihr Unternehmen verschaffen, sondern sie auch bei der weiteren Entscheidungsfindung unterstützen, ergänzt Senior Manager Ferhat Pütün. “Die steuerliche Beratung ist auch eine zukunftsgerichtete Beratung. Unsere Mission ist es, den Kund:innen jederzeit digital einen Überblick über ihre Firma zu geben, woraufhin sie weitere unternehmerische Entscheidungen treffen können”, so Pütün. 

Belegaustausch und Telebanking sind erst der Anfang

Als klaren Vorteil betont Ecovis, dass sie für ihre Arbeit keine separate Datenbank nutzen, sondern die schon über die Buchhaltung bestehende. Änderungen werden sofort im Portal abgebildet, wodurch man sich auf jede einzelne Buchung verlassen könne.

Neben dem Belegaustausch sind auch weitere Tools, wie bspw. Zahlungsfunktionen im Portal integriert. Kund:innen haben also die Möglichkeit, ihre eigens hochgeladenen Eingangsrechnungen direkt zu bezahlen. Künftig sollen noch weitere Funktionen ausgebaut werden. Zum einen soll der Blick in die Zukunft mehr bedacht werden, indem die Kund:innen eine Planungsrechnung im Ecovis-Tool integrieren können. Zum anderen soll auch die Handy-App ― die sich aktuell noch auf den Beleg-Upload konzentriert ― erweitert werden. Übersichtsfunktionen aus dem Portal, wie Saldenlisten oder Gewinn- und Verlustrechnungen, sollen künftig ebenfalls in der App einsehbar sein. “Belege hochzuladen ist zwar tatsächlich das Wichtigste. Wenn man dann aber direkt noch jeweilige Auswertungen mit anschauen kann, ist das für unsere Kund:innen ja umso besser”, meint Nagl hierzu.

Kundenwünsche sind möglich und willkommen

Mit Blick auf die verschiedenen Funktionen sei das Kundenportal also recht flexibel aufgestellt, betont der Senior Manager. “Was unsere Arbeit meiner Meinung nach besonders macht, ist die Berücksichtigung von Kundenwünschen zur Weiterentwicklung des Portals. Aus diesem Grund nennen wir es schließlich auch ‘Kundenportal’. Wir leben vom Feedback unserer Kund:innen und setzen dieses auch um”, meint Nagl abschließend. Das Angebot und die jeweiligen Funktionen sollen also stets angepasst werden – maßgeschneidert an die Anforderungen der Kund:innen.