08.01.2020

Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Digitale, papierlose Buchhaltung muss kein Traum bleiben. Schon jetzt lässt sich sehr vieles papierfrei, schnell und unbürokratisch machen - wenn man den richtigen Steuerberater hat.
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Digitalisierung der Buchhaltung und Steuerberatung
(c) WTS Global: Sascha Pöhn und Jürgen Reinold
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„Die Steuerberatung genießt noch nicht den Ruf, eine besonders digitale Branche zu sein. Es gibt aber inzwischen schon viele Möglichkeiten“, sagt Sascha Pöhn. Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. „Wir haben mit unserer Buchhaltungssoftware Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten zu zahlreichen Softwareprogrammen. So bieten wir etwa eine Anbindung von Online-Banking und Fakturierungstools direkt an die Buchhaltungssoftware zum automatischen Abgleich mit Zahlungseingängen an“, erklärt Jürgen Reinold.

+++ Nachgefragt: Wie digitalisiert sich ein KMU? +++

Buchhaltung mit Abfotografieren und drag & drop

Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Die Kunden können Belege einfach abfotografieren oder per drag & drop im System ablegen. Wir verarbeiten die Belege dann ganz normal und machen die Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldung“, sagt der Steuerberater.

Einmal auf diese Art erfasst erhalten die Rechnungen einen digitalen Zeitstempel – sie können also im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden – und werden in einem revisionssicheren Archiv abgelegt. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Die Buchhaltungsunterlagen dürfen nämlich nach den Abgabenvorschriften auch elektronisch archiviert werden, wenn die vollständige und urschriftgetreue Wiedergabe gewährleistet ist, zitiert er die Bundesabgabenordnung. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn.

Menschen-geprägte Steuerberatung dank Automatisierung

Die beschriebene Plattform spielt mit den angebundenen Schnittstellen zusammen. „Wir können damit Auswertungen generieren, auf die die Kunden zugreifen und zu denen wir auch Planungsrechnungen hinterlegen können. Zudem ist es im System möglich, sich bis zu einzelnen Belegen durchzuklicken und so auch als Kunde alles genau nachzuvollziehen“, erklärt Jürgen Reinold. So nähere man sich der Vision der Zukunft der Steuerberatung. Und die werde gerade wegen der Digitalisierung sehr Menschen-geprägt werden. „Schon jetzt sind AI-Systeme im Einsatz, die sukzessive weitere Arbeitsschritte erleichtern und effizienter gestalten werden. Das ist aber erst dann möglich, wenn die zugrundeliegenden Prozesse entsprechend standardisiert sind und die Datengrundlage vorhanden ist“, sagt Reinold.

Und Pöhn ergänzt: „Der Zeitaufwand für die reine Buchhaltung wird für uns in Zukunft weniger. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Wir können etwa auf Basis der Unterlagen noch besser bei der Planungsrechnung und damit bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung helfen“. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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Fuckup Nights
© www.fuckupnights.at/ZWEI Concept - Dejan Stojanovic.

In der zeitgenössischen Philosophie betont der französische Philosoph und Romanautor Charles Pépin in seinem Werk „Die Schönheit des Scheiterns“, dass die Niederlage der eigentliche Ausgangspunkt für neuen Erfolg und Selbsterkenntnis ist. „Wahres Scheitern tritt erst dann ein, wenn man nicht bereit ist, daraus zu lernen“.

Der römische Philosoph Lucius Annaeus Seneca meinte dazu: „Wer Großes versucht, ist bewundernswert, auch wenn er fällt.“ Und auch Johann Wolfgang von Goethe hatte eine klare Sicht auf das Scheitern: „Alles auf der Welt kommt auf einen gescheiten Einfall und auf einen festen Entschluss an.“

Fuckup Nights: „Qualität wächst“

In diesem Sinne kann es gar nicht Sensationalismus sein, der bei diesem Thema anzieht. Nicht eine gewisse Vorfreude vom Scheitern anderer zu hören und sich damit selbst zu erhöhen. Es geht um etwas anderes, das die Fuckup Night immer wieder über die letzten Jahre propagierte. Das merkte man auch heuer schnell in den Räumlichkeiten des kultigen Wiener Clubs U4, in dem einst Falco und sogar Nirvana (1989) aufgetreten sind.

Failure gleich und doch anders

Vater der Österreich-Variante des Scheiter-Formats ist Dejan Stojanovic. Seitdem er 2014 die Fuckup Nights in die Republik geholt hat, hält er regelmäßig Seminare, Workshops und Keynotes bei Unternehmen und internationalen Konferenzen (u.a. Mercedes-Benz Leasing Deutschland, TEDx, OeKB, Raiffeisen Bank International AG, Danone, Urban Future).

Er hat mittlerweile über 400 Leute gecoacht und weiß, dass die Leute immer selbstbewusster werden, wenn sie über ihr eigenes Scheitern erzählen. „Vielleicht relativieren sich da die bisherigen Lorbeeren für mich“, sagt er verschmitzt und erzählt, dass sich viele Geschichten über Failure wiederholen, der Weg dorthin aber immer sehr individuell sei.

„Heutzutage höre ich auch besser zu und kann den Leuten mehr Signale geben, wo die Kraft ihrer Geschichte liegt. Durch dieses Zusammenspiel und das Vertrauen, das uns die Speaker entgegenbringen, gelingt es uns, eine Qualität zu gewährleisten, die immer mehr wächst“, sagt er.

In der ersten Wahrnehmung scheinen Gespräche über das eigene Fuckup per se nicht belastend, aber unklar. Jedoch schaffe die Fuckup Night, dem Thema eine Bühne zu geben: „Aus so einer Unsicherheit kommt Selbstbewusstsein. Warum? Weil es wahre Geschichten sind, die uns helfen, denselben Fehler zu vermeiden. Wenn mir jemand so etwas erzählt, dann sende ich Liebe zurück. Und so ist das ein Geben und ein Geben“, betont Stojanovic. „Deshalb sehe ich das gar nicht mehr so emotional, weil viele Menschen davon profitieren können. Am meisten die erzählende Person selbst.“

Von 300.000 Euro Schulden auf die Facebook-Hauptbühne

Eine dieser profitierenden und sich öffnenden Personen an dem Abend im Mai war Peter Buchroithner, Bruder von Das Merch-Founder Klaus Buchroithner.

„Meine Geschichte beginnt am 26. Dezember 2014. Ich saß alleine in meiner Wohnung in Linz und kam gerade von meiner Familie zurück. Es war kurz nach Weihnachten und ich saß dort alleine auf der Couch und sprach einfach zu mir selbst: ‚Dein Leben ist vorbei‘. Mein Traum, mein Unternehmen, mein Modeunternehmen war gescheitert und verbrannt. Ich hatte 300.000 Euro private Schulden. Ich hatte mich von meiner Freundin getrennt. Und war erst 26 Jahre alt“, lauteten die Eröffnungsworte des Gründers. „Also dachte ich mir, wie jeder vernünftige Mensch in dieser Situation: ‚Weißt du was? Ich ziehe nach Los Angeles und gründe ein Tech-Unternehmen‘.“

© www.fuckupnights.at/ZWEI Concept- Peter Buchroithner.

Heraus kam Swelli, eine Social-Polling-App, um schnelles Feedback zu Trends, Outfits und Alltagsfragen zu erhalten. Es folgten Millionen User:innen, Investments u.a. von Hansi Hansmann und schließlich die Facebook-Entwicklerkonferenz F8, wo Mark Zuckerberg Swelli persönlich als Partner ankündigte.

Der Wiener Gründer hatte es tatsächlich auf die größte Bühne der Tech-Welt geschafft. Doch genau in diesem Hyperwachstum lagen die Risse. Zu viele Investoren mit widersprüchlichen Ratschlägen, ein kleines Team, das versuchte, gleichzeitig Umsatz und Nutzer:innenwachstum zu skalieren – und irgendwann war der Fokus weg. Ein Y Combinator-Interview vermasselt, der erhoffte Lead-Investor abgesprungen, das Geld aufgebraucht.

Keine Champions-League mehr

2021 wurde Swelli schließlich übernommen, Investoren ausgezahlt, auf dem Papier ein Erfolg. Für Buchroithner selbst fühlte es sich anders an: „Es war, als würde man Champions-League-Fußball spielen und am nächsten Tag wieder in der vierten Liga anfangen“, meinte er.

Was blieb, war die Lektion, die der Founder beim Event in Wien mit seltener Offenheit teilte: „Wenn man ein Startup aufbaut, möchte einem jeder einen Rat geben“, erzählte er. „Hört auf keinen von ihnen. Hört auf spezifischen Rat. Hört auf sehr spezifische Leute, wenn es um spezifische Dinge geht. Mein Problem damals war, dass wir auf viele Leute gehört haben, besonders auf VCs, die das Geld und die Macht hatten. Einige sagten uns, wir sollten uns auf den Umsatz, andere sagten, auf das Nutzerwachstum und die Bindung konzentrieren. Wenn du versuchst, beides zu tun, und du ein kleines Team bist, wirst du es nicht schaffen.“

Kein Weg, um mit dem Fuckup umzugehen

Ramona Göbhart (ehemalige Digital Marketing Expertin bei SENEC) schloss sich anschließend der Offenheit an und erzählte von ihrem Weg.

Sie hatte damals alles erreicht, wofür sie gearbeitet hatte. Ein rasant wachsendes Energie-Startup, zum ersten Mal Millionenbudgets, ein Produkt (Stromspeicher), das die Zukunft verändern sollte. Sie glaubte wirklich daran. Und dann, an einem ganz normalen Morgen, sah sie einen Ausschlag in Google Analytics: 70 Prozent mehr Traffic als sonst.

Keine Kampagne, keine Erklärung. Nur die langsam aufgehende Erkenntnis: Eines ihrer Produkte hatte in einem Wohnhauskeller gebrannt. Glücklicherweise war niemand zu Schaden gekommen, aber was folgte, beschrieb Göbhart als das Schlimmste, was sie je erlebt hatte: Mediensturm, Anwälte, die aktiv gegen das Unternehmen vorgingen, Tausende verzweifelte Kunden, die gleichzeitig anriefen – und kein einziger Prozess, um damit umzugehen. Es folgten gegenseitige Schuldzuweisungen.

© www.fuckupnights.at/ZWEI Concept – Ramona Göbhart.

„Doch niemand wusste wirklich, warum das passiert war. Aktionäre gaben uns die Schuld, weil sie Geld verloren. Alles lag auf Eis“, erinnerte sie sich. „Wir hatten jeden Tag Meetings mit unserem CEO.“ Gleichzeitig musste sie das Tagesgeschäft am Laufen halten und ihre Produkte weiter verkaufen. „Es war ein reines Chaos.“

Transparenz als Lösung

In einer ersten Reaktion dachte Göbhart geschätzt 15 Mal daran, die Firma zu verlassen: „Einfach gehen. Es war zu viel. Ich hatte bereits den Höhepunkt meiner Karriere und alles, was ich haben wollte, erreicht. Warum also in so einer Situation bleiben? Ich sah auch viele Leute gehen. Aber schlussendlich, bin ich das nicht“, betonte sie.

Göbhart blieb, entwickelte Prozesse, übernahm transparent Verantwortung und tauschte alle betroffenen Produkte aus. Es gab kein Vertuschen, kein Umbenennen der Firma, keinen Teppich, unter den man die Probleme kehrt. „Das Internet vergisst nicht“, sagte sie den Lauschenden im U4, „aber es verzeiht – wenn man wirklich die Hausaufgaben macht.“

Was blieb, war eine Lektion, die sich nicht aus Büchern lernen lasse: „In Hyper-Growth-Phasen wachsen nicht nur die Erfolge, sondern auch die kleinen Probleme (die man außer Acht lässt) – bis sie nicht mehr klein sind. Wer sie ignoriert, zahlt später den vollen Preis“, weiß Göbhart heute.

Das Unternehmen entschied sich damals bewusst für den anspruchsvolleren Weg und setzte auf eine direkte sowie verantwortungsvolle Vorgehensweise anstelle kurzfristiger Lösungen. Der CEO übernahm Verantwortung – ein Schritt, der intern als prägend und inspirierend wahrgenommen wurde, wie Göbhart erzählt. Die Entscheidung hatte auch Auswirkungen auf die bestehende Unternehmensstruktur und ging mit einem höheren Maß an Transparenz einher – etwas, das laut eigener Aussage in dieser Form am Markt bislang unüblich war.

„Wir senkten alle unsere Produkte auf 70 Prozent herunter, zahlten den Kunden die Differenz. Und wir holten auch Spezialisten, um das Problem zu finden und entwickelten zu dieser Zeit, ein Programm, das die Batterien überprüft, um etwaige Anomalien festzustellen“, so Göbhart weiter. „Wir haben es irgendwie überlebt. Es war eher wie in einer Notaufnahme und blieb nicht ohne Narben.“

Scheitern als Erfahrungshort

Diese beiden Beispiele und offenen Worte der Speaker:innen zahlen auf das Ziel von Stojanovic ein, dass Scheitern akzeptiert wird. Und etwas Positives daraus mitgenommen wird.

„Es geht schon in die richtige Richtung, aber wir sind noch lange nicht dort“, sagt er. „Warum? Weil vieles darauf ausgerichtet ist, Gründerinnen und Gründer dabei zu unterstützen, nicht zu scheitern – und wenn sie doch scheitern, daraus Kraft zu schöpfen. Noch wichtiger ist jedoch, dass sie Wissen aus diesen Erfahrungen mitnehmen können. Ein Bereich, in den ich künftig noch stärker investieren möchte, ist die Zivilgesellschaft. Also all jene Menschen, die vielleicht auf dem Beifahrersitz sitzen – wie etwa der Taxifahrer – und oft vergessen, welchen Einfluss sie selbst haben können. Manchmal reicht schon eines: positiv präsent zu sein. Allein durch ein unterstützendes Umfeld können Menschen einen Unterschied machen.“

Unterstützen oder Schweigen

Österreich müsse endlich weg von diesem „Na ja, ich weiß nicht, bist du sicher?“ hin zu einem „Wenn du schon ein Team hast, wenn du schon vielleicht Investoren hast oder die ersten Kunden, bin ich der Erste, der an dich glaubt“, wünscht sich Stojanovic.

Der erste Reflex zu zweifeln müsse durch Encouragement, Mut und Unterstützung ersetzt werden. „Oder ich halte mich einfach zurück, auch wenn ich es vielleicht gut meine und mich sorge. Mit zweifelnden Worten killt man den ganzen Prozess“, sagt Stojanovic. „Wir vergessen gerne, dass wir höchstwahrscheinlich im ersten Anlauf scheitern werden. Aber genau diesen Loop brauchen wir, vielleicht sogar öfter, damit wir vom Wissen zu Wissen und dann zum Erfolg springen.“

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Buchhaltung: Das Ende der Zettelwirtschaft naht

Als Steuerberater und Österreich-Vertreter des internationalen Netzwerks WTS Global setzen er und Jürgen Reinold auf mehrere digitale Lösungen im Bereich Buchhaltung, um ihren Mandanten das Leben zu erleichtern. Besonders großer Beliebtheit erfreue sich auch die digitale Plattform in App- und Desktop-Version. „Diese komplett digitale Erfassung kommt allen entgegen, auch der Finanz“, sagt Sacha Pöhn. Verträge sollten aber jedenfalls im Original aufbewahrt werden, warnt Pöhn. Dadurch können wir uns wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen und rücken näher an den Kunden heran. Die Digitalisierung und Verwendung von AI im Steuerbereich sei eine Entwicklung, die man durch die Eröffnung eines Digital Hub in Berlin auch auf internationaler Ebene mit WTS Global vorantreibe.

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