Brutkasten.Interview: Bei InStaff entscheidet das Personal über die Höhe seines Lohns

✨ AI Kontextualisierung

InStaff ist eine Buchungsplattform für temporäre Personaleinsätze: Messehostessen, Eventhelfer, Promoter sowie Mitarbeiter für Kundensupport und den Einzelhandel können direkt online gebucht werden. Die Datenbank umfasst inzwischen über 9.000 Profile aus Deutschland und Österreich, viele davon Schüler und Studenten. Dabei bucht man bei InStaff einen „Rundum Service“ welcher Personalvermittlung, Arbeitnehmeranstellung und Lohnbuchhaltung miteinschließt.

Nach nur sieben Monaten haben die beiden Gründer, Pascal Klein und Maximilian Ferdinand Kunz, den Break Even erreicht. Dem Brutkasten berichtet Pascal Klein wovon der Erfolg eines Startups abhängt und wieso sie auf die Investorensuche verzichten.

Ihr beide habt Wirtschaftsingenieurwesen in Karlsruhe studiert und Euch auf der Uni kennengelernt. Was war zuerst da: Die Idee an sich oder die Lust zu gründen?

Bevor ich InStaff gegründet habe, war ich Co-Gründer des Software-as-a-Service Unternehmens Honestly, ich hatte also schon immer „Lust zu gründen“. Dort haben wir öfter Personal für kurzfristige und kurzzeitige Jobeinsätze benötigt. Mit der Lösung die uns klassische Personalagenturen angeboten haben, war ich dabei überhaupt nicht zufrieden.

Zusammen mit einem Studienkollegen, meinem jetzigen Co-Gründer Max Kunz, habe ich mir dann das Problem genauer angeschaut und den Markt analysiert. Dann war relativ schnell die Idee geboren: eine Buchungsplattform für kurzzeitige Personaleinsätze.

Was genau ist euer USP? Oder, anders gefragt: Was ist das Erfolgsrezept von InStaff?

Ähnlich wie Personalagenturen bieten wir unseren Kunden einen Full-Service bei der Personalbuchung an inkl. Arbeitnehmerüberlassung, Lohnbuchhaltung & Einsatzgarantie. Im Gegensatz zu diesen Agenturen haben wir aber ein Online Marktplatz Geschäftsmodell bei dem alle Prozessschritte automatisiert ablaufen und können deswegen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten.

Mit folgenden Ansätzen senken wir dabei die Transaktionskosten für alle Parteien

Profile geben eigenständig ihre Lohnvorstellung an: Wir führen keine Preisverhandlung mit unseren Unternehmenskunden. Stattdessen geben die Profile in unserer Datenbank an, für welchen Lohn sie einen Job durchführen würden.
Personalauswahl erfolgt direkt durch den Kunden: Wir sind nicht in die Personalauswahl eingebunden. Stattdessen wählt der Kunde selber aus den verfügbaren Profilen das gewünschte Personal aus und bezieht dabei eigenständig die Erfahrung, die Profilangaben und die Lohnvorstellung mit ein.
Automatisierte Anstellung & Lohnbuchhaltung: Unsere Software erstellt automatisiert Arbeitsverträge sowie Arbeitnehmerüberlassungsverträge und nach dem Einsatz führt unsere Software automatisiert die Lohnbuchhaltung durch. Wir schlagen für unseren Service dann lediglich 43 % auf den Bruttolohn des Personals auf.

Wie lange muss man bei euch im Voraus buchen?

In großen (Messe-)Städten wie beispielsweise Berlin, Frankfurt, Düsseldorf oder Wien können Sie morgens eine Personalanfrage über unsere Plattform stellen und erhalten innerhalb von ca. 30 Minuten schon eine Personalauswahl, so dass Sie das Personal noch am gleichen Tag buchen und einsetzen können.

Wir empfehlen unseren Kunden aber eine Personalanfrage zumindest 7 Tage vor dem Einsatz zu stellen, damit auch die Absprache mit dem Personal bezüglich Treffpunkt, Outfit, Briefing, etc. völlig stressfrei abläuft.

Die meisten anderen Absolventen würden einen klassischen Berufsweg wählen, wieso habt ihr auf Risiko gesetzt?

Es macht uns Spaß etwas aufzubauen und wir scheuen uns auch nicht davor 80 Stunden pro Woche für geringes Gehalt zu arbeiten. Wenn man jung ist, kann man so ein „Risiko“ gut eingehen. Nirgendwo anders hat man das Potential so viel zu erreichen, als mit einem eigenen Unternehmen.

„Nirgendwo anders hat man das Potential so viel zu erreichen, als mit einem eigenen Unternehmen“, Pascal Klein.

Wovon hängt deiner Meinung nach der Erfolg eines Startups gerade in der Anfangsphase ab?

Gerade junge Unternehmen profitieren davon, wenn das Team einen starken Fokus auf wenige Bereiche hat, sowohl was Produktentwicklung als auch Marketing betrifft. Beispielsweise gibt es den Bedarf für kurzzeitige Personaleinsätze auch im Bereich Kundensupport, in Kaufmännischen Berufen und im Einzelhandel. Wir haben uns aber die ersten Monate sehr stark auf den Nischenmarkt Messehostessen und Eventpersonal konzentriert. Erst als wir hier eine hervorragende Kundenzufriedenheit erreicht haben, haben wir langsam unser Produkt ausgeweitet.

Wieso habt ihr euch entschieden, in Berlin zu gründen?

Wir hatten ursprünglich in Karlsruhe gegründet, dort hatten wir studiert und zu dem Zeitpunkt gelebt. Dann sind wir nach Berlin gezogen, weil das Axel Springer Plug & Play Programm verlangt nach Berlin zu ziehen.

Grundsätzlich ist Berlin in Kontinentaleuropa bestimmt eine sehr gute Wahl. Es gibt einen regen Austausch mit anderen Startups, potentielle Mitarbeiter sind relativ leicht zu finden und die Stadt bietet relativ viel Lebensqualität.

Stimmt. InStaff war eines der ausgewählten Startups des Plug and Play Accelerators. Was waren die Gründe, weshalb ihr euch für ein solches Programm entschieden habt?

Axel Springer Plug & Play hatte einen sehr schnellen Auswahl Prozess. Wir haben ca. 2 Tage in unsere Bewerbung investiert, bis wir die Zusage bekommen haben. Ich bin überzeugt, dass man gute Investoren auch an schnellen Entscheidungsprozessen erkennt. Der Hauptgrund für uns war aber, dass Axel Springer das größte europäische Medienhaus ist und viele Hilfestellungen in der Pressearbeit geben kann.

Würdest du anderen ebenfalls raten, durch ein Accelerator Programm zu gehen, oder kann man es ohne genau so gut schaffen?

Man kann definitiv alles ohne Accelerator oder sonstige Investoren schaffen. Aber bei einem Startup mit Medien Bezug ist Axel Springer Plug & Play in Europa bestimmt die erste Wahl. Bei einem Online Geschäftsmodell im Bereich SaaS oder Online Marketplace (so wie wir) sollte man es sich zumindest überlegen.

Wir konnten das Geld in jedem Fall gut gebrauchen und haben einen Fit gesehen, aber das muss natürlich jeder Gründer selber entscheiden. Übrigens haben wir bei dem Programm am meisten von dem Austausch mit anderen Startups profitiert, die von Axel Springer Plug & Play unterstützt werden. Es ist eine sehr kollegiale und freundschaftliche Zusammenarbeit, die die Startups pflegen, wovon am Ende alle profitieren.

Wer Fragen dazu hat, darf mich gerne in Berlin auf einen Kaffee einladen und ich erzähle dann gerne aus dem Nähkästchen 😉

Mit Startup verbinden viele auch „Hunger“ – Hunger nach dem Erfolg und auch (anfänglich zumindest) am Hungertuch zu nagen. Habt ihr selbst in eure Idee investiert, außer Zeit?

Wir haben selber ca. 30.000 € in Cash investiert, uns 4 Monate gar kein Gehalt investiert und zahlen uns auch weiterhin relativ wenig Gehalt aus.

Gab es einen Moment, an dem du dachtest, dass es nicht mehr weiter geht? Wo ihr hinschmeißen wolltet?

Nein, bisher nicht. Wir hatten das Glück, dass wir unser Geschäftsmodell schon sehr früh mit ersten Umsätzen validierten konnten, das gab uns durchweg die Sicherheit, dass wir an der richtigen Idee arbeiten. Außerdem erhalten wir nun fast täglich positive Kundenbewertungen und Personalbewertungen, das spornt einen sehr an.

Es gab und gibt aber natürlich zahlreiche Momente wo man sich an den Kopf fasst. Bei uns ist beispielsweise das Thema Arbeitsrecht ein riesen Punkt. Auch wenn wir das Personal nur für sehr kurze Einsätze überlassen (teilweise nur wenige Stunden bis maximal einige Wochen) müssen wir alle arbeitsrechtlichen Punkte im Bereich Arbeitnehmerüberlassung, befristete Arbeitsverträge, etc. einhalten. Das ist alles wesentlich komplizierter als wir uns das am Anfang vorgestellt haben.

Könnt ihr inzwischen von eurer Idee leben und wie groß ist die Angst vorm „Scheitern“?

Mittlerweile können wir davon leben, sodass wir uns über das Thema Scheitern keine Gedanken mehr machen müssen. Jetzt geht es uns nur noch darum wie groß wir das ganze machen können.

Ehrlich gesagt hatten wir aber auch zu Beginn keine große Angst vor dem „Scheitern“. Es gibt im schlimmsten Fall ja immer noch die Möglichkeit in einem anderen Unternehmen zu arbeiten, welches einem die Gründererfahrung hoch anrechnet. Es waren eher meine Eltern die sich sorgen gemacht haben „was denn aus mir werden würde“.

Thema Investorensuche. Wie schwer gestaltet sich diese, seid ihr noch auf der Suche?

Die Investorenansprache ist sehr zeitintensiv. Wir konnten uns schon sehr früh selber finanzieren und organisch wachsen und haben deswegen das Thema Investorensuche nach hinten geschoben. Aktuell haben wir keine Zeit selber aktiv Investoren anzusprechen, wir sind aber grundsätzlich offen für Gespräche.

Wie sehen eure Zukunftspläne aus? Wollt ihr das Airbnb für den Hostessen-Markt werden?

Die Buchung von Messe- bzw. Kongresshostessen ist aktuell eine kleine Nische, die wir als Goto Market verwendet haben. So ähnlich wie Amazon am Anfang nur Bücher verkauft hat und ebay Briefmarken, so haben wir Messehostessen & Eventpersonal als interessante Nische zum Markteinstieg entdeckt.

Unser langfristiger Plan ist es der weltweite Marktführer für Kurzfristige Beschäftigung zu werden. Denn unabhängig von der Aufgabe stehen bei kurzen Arbeitseinsätzen alle Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen:

Trotz des kurzen Arbeitseinsatzes muss das gesamte Spektrum des Arbeitsrechts beachtet werden
Anstellung und Lohnbuchhaltung ist für kurze Einsätze überproportional teuer
Das Ausfallrisiko des Personals ist sehr hoch, da das Personal meist nicht auf den Job zum Lebensunterhalt angewiesen ist

All diese Probleme lösen wir mit unserem Produkt. Und alleine in Deutschland geben Unternehmen pro Jahr ca. 7 Milliarden Euro für den Einsatz von Kurzfristig Beschäftigten aus. Hinzu kommen zahlreiche kurze Arbeitseinsätze bei denen es sich um Kurzfristig Beschäftigte handelt, die aber aktuell über Scheinselbständigkeit, als Geringfügig Beschäftigte oder schwarz abgerechnet werden. Wir sehen hier noch sehr großes Wachstumspotential auch international.

Und, direkt plump gefragt, ist der „Exit“ ein Ziel auf das ihr hin arbeitet?

Nein, wir arbeiten aktuell nicht auf ein konkretes Exit Szenario hin. Wir wollen langfristig ein Unternehmen aufbauen, mit einer tollen Unternehmenskultur und langfristigem Wachstumspotential. Mit InStaff senken wir die Transaktionskosten bei der kurzfristigen Personalbeschaffung, das schafft direkt Arbeit. Wenn man dann noch ein tolles Team hat, ist das Anreiz genug.

Langfristig würden wir uns wünschen einen erfolgreichen Börsengang zu machen, dies wäre dann aber Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck. Denn je größer wir sind, desto mehr Gestaltungspotential haben wir. Und natürlich ist es ein tolles Gefühl etwas aufzubauen, das bestand hat.

Da wir außerdem ein klassisches Online Marktplatz Geschäftsmodell haben das zwei Seiten bedient, bietet unsere Plattform natürlich auch Netzwerkeffekte: Je mehr Personalprofile wir auf der Plattform haben, desto interessanter ist unser Produkt für Unternehmenskunden und umgekehrt. Unser langfristiges Ziel ist es also die beste Online Plattform für kurzfristige Personaleinsätze aufzubauen – mögliche Exit-Szenarien sind da erstmal unwichtig.

Thema Marketing. War es wichtig, früh zu starten? Oder gibt es auch ein „zu früh“?

Wir haben praktisch vom ersten Tag an mit Marketing begonnen. Es gibt bestimmt andere Geschäftsmodelle, wo sich potentielle Kunden das Produkt nur schwer vorstellen können und man deswegen zu Beginn mit dem Marketing warten sollte, aber in den meisten Fällen gibt es meiner Meinung nach kein „zu früh“.

Insgesamt verschwimmen bei Startups auch die Grenzen zwischen Customer Development & Marketing. Wenn man ein paar hundert Euro in eine Adwords Kampagne investiert, um einen Marketingkanal zu testen ist das Marketing oder Customer Development? Oder wenn man mit 20 potentiellen Kunden über die notwendigen Anforderungen des Produktes redet, ist das Customer Development oder frühes Marketing?

Mit potentiellen Kunden reden sollte man auf jeden Fall schon am ersten Tag. Ob man diese dann aber schon Beginn durch „Marketing“ in zahlende Kunden konvertieren sollte, hängt dann vom Geschäftsmodell ab.

Welche Marketingstrategie habt ihr verfolgt und war am erfolgreichsten?

Wir haben uns zu Beginn sehr stark auf einen Nischenmarkt fokussiert (Messehostessen) und langsam ausgeweitet (Eventpersonal, Servicepersonal, etc.). Außerdem haben wir uns auf Inbound Marketing fokussiert, also ganz konkret SEO, Content Marketing & Google Adwords verwendet.

Wir erhalten aktuell den größten Teil unserer neuen Anfragen über Adwords Marketing. Außerdem sind wir mittlerweile ca. 1 Jahr auf dem Markt und machen nun ca. 25 % unseres Umsatzes mit Bestandskunden.

Und wann kommt ihr nach Österreich?

Wir haben schon einige Personaleinsätze in Österreich abgewickelt. Leider ist das aktuell mit sehr hohem Aufwand verbunden, weil wir noch keine Niederlassung in Österreich haben und deswegen besondere Anforderungen im Arbeitsrecht auf uns zukommen.

Wir hoffen aber, dass wir gegen Ende des Jahres eine Niederlassung in Österreich gründen können und von da an unseren Kunden in Österreich den gleichen Prozess wie unseren deutschen Kunden anbieten können.

Gibt es einen Ratschlag, den du anderen Gründern mit auf den Weg geben würdest?

Fokus, Fokus, Fokus
Keine Zeit in Strategiemeetings verschwenden, sondern lieber in Execution investieren
Investorengespräche kosten sehr viel Zeit – überlegt euch wie sinnvoll die Zeit investiert ist
Mit einem großzügigem ESOP (Employee Stock Ownership Programm) könnt ihr gute Mitarbeiter langfristig an euch binden

Danke.

Im Juli gab das Welser Scaleup Reploid bereits vorläufige Zahlen zum Geschäftsjahr 2025 bekannt, wie brutkasten berichtete. Und große Überraschungen gibt es im nun veröffentlichten kompletten Jahresbericht bei den damals genannten Kennzahlen keine:

Der Umsatz stieg demnach von 5,1 Millionen Euro im Jahr 2024 auf 37,9 Millionen Euro im Jahr 2025, das Betriebsergebnis (EBIT) von 1,1 Millionen auf 12,6 Millionen Euro. Die Bilanzsumme wuchs von 7,7 Millionen auf 48,3 Millionen Euro und das Eigenkapital von 4,7 Millionen auf 19,2 Millionen Euro (jeweils zum Stichtag 31.12.). Unterm Strich stehen 9,4 Millionen Euro Gewinn.

Österreichs Scaleup-Musterschüler?

Die Zahlen sprechen für sich, will man meinen. Ist Reploid also Österreichs Scaleup-Musterschüler, dem starkes Wachstum auf allen Ebenen bei steigender Profitabilität gelingt? Ein genauer Blick in den Jahresbericht abseits der Zahlen, die es in die begleitende Presseaussendung geschafft haben, zeigt ein deutlich differenzierteres Bild.

Hoher Gewinn trifft tief negativen Cashflow

In der Presseaussendung nennt Reploid Umsatz, Betriebsergebnis, Bilanzsumme und Eigenkapital. Der Jahresüberschuss und vor allem die Cashflow-Rechnung finden sich nur im vollständigen Bericht. Und dort zeigt sich, dass die Ertragszahlen deutlich von der tatsächlichen Kassenlage abweichen: Dem ausgewiesenen Gewinn von 9,4 Millionen Euro steht ein Minus von nicht weniger als 6,5 Millionen Euro beim operativen Cashflow gegenüber. Hinzu kamen Abflüsse für Investitionen von rund 6,1 Millionen Euro. Diesen Geldbedarf deckte das Scaleup mit frischem Geld von außen: Über Eigenkapitaleinzahlungen von Investoren sowie neue Kredite holte man sich 2025 insgesamt 12,4 Millionen Euro. Mit Stichtag 31.12.2025 lag der ausgewiesene Kassenbestand bei rund 6.000 Euro, also eine „schwarze Null“.

Große offene Forderungen mit Unsicherheitsfaktor im Umsatz

Ein wesentlicher Grund für diese Schere zwischen dem verbuchten Gewinn und dem tatsächlichen Kassenstand liegt in den Verträgen für die Insektenmastanlagen, die das Scaleup für seine Kunden baut. Zwar verbuchte Reploid einen Rekordumsatz von 37,9 Millionen Euro, wartete zum Bilanzstichtag jedoch noch auf erhebliche Kundenzahlungen: Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen standen netto, also bereits nach Abzug von Wertberichtigungen, mit rund 18,6 Millionen Euro in der Bilanz.

Ein Unsicherheitsfaktor: Viele Kunden müssen vertraglich erst zahlen, wenn ein behördlicher Baubescheid für die jeweilige Anlage vorliegt. Da Fälligkeit und Zahlungszeitpunkt vieler Forderungen damit unsicher sind, musste Reploid den Wert seiner Forderungen drastisch korrigieren. Zum Bilanzstichtag summierten sich die Wertberichtigungen auf 13,8 Millionen Euro, wovon allein 12,1 Millionen Euro das operative Ergebnis des Jahres 2025 als Aufwand belasteten. Wegen dieser Unsicherheiten stufte der Prüfer Deloitte die Werthaltigkeit der Forderungen im Bericht als „besonders wichtigen Prüfungssachverhalt“ ein.

Viele Geschäfte im eigenen Firmennetzwerk

Auffällig ist zudem eine enge Verflechtung im eigenen Firmennetzwerk. Zu den offenen Kundenforderungen kommen weitere Forderungen von rund 6,5 Millionen Euro gegenüber Tochtergesellschaften, davon rund 2 Millionen Euro aus Lieferungen und Leistungen und der Rest aus Finanzierungen und Verrechnungen, sowie von rund 5,3 Millionen Euro gegenüber Beteiligungsunternehmen der Gruppe. Die Forderungen gegenüber den eigenen Töchtern mussten dabei bereits mit 5,5 Millionen Euro wertberichtigt werden, das entspricht rund 46 Prozent ihres ursprünglichen Werts.

Zusätzlich stiegen die Vermögenswerte durch ein von einer Tochterfirma erworbenes Patentrecht im Wert von knapp 4,8 Millionen Euro. Frisches Geld von außen brachte dieser interne Deal freilich nicht. Zum Stichtag standen zugleich Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen von knapp 6 Millionen Euro aus Verrechnungen in den Büchern.

„Kleine Kapitalgesellschaft“ Reploid muss keinen Konzernabschluss vorlegen

Ein weiterer auffälliger Punkt betrifft die Transparenz. Die Bilanzsumme wuchs von 7,7 Millionen auf 48,3 Millionen Euro, die Belegschaft auf Gruppenebene lag per Ende 2025 bei 109 Mitarbeitenden. Dennoch ist das Unternehmen formell weiterhin als „kleine Kapitalgesellschaft“ eingestuft. Zudem greifen laut Bericht die größenabhängigen Befreiungstatbestände des § 246 UGB: Reploid muss daher keinen Konzernabschluss aufstellen. Das tatsächliche Gesamtbild der Finanzen aller in- und ausländischen Tochterfirmen bleibt für die Öffentlichkeit damit teilweise intransparent. Die im aktuellen Bericht veröffentlichte Beteiligungsliste weist jedenfalls bei mehreren Tochtergesellschaften Verluste aus, was das Gesamtbild schärft.

Normaler Vorgang, außergewöhnliche Transparenz

Dass bei derartigem Wachstum ein hoher Kapitalbedarf besteht und es finanzielle Risiken und Unsicherheitsfaktoren gibt, ist bei Scaleups freilich völlig normal. Und auch dass bei den kommunizierten Zahlen eine Auswahl getroffen wird, die das Unternehmen gut dastehen lässt, ist gang und gäbe. Der Unterschied liegt freilich darin, dass Reploid als börsennotiertes Unternehmen höhere Transparenzpflichten hat. Es notiert seit Juli 2025 im direct market plus der Wiener Börse. Für Beobachter:innen bietet Reploids Jahresabschluss 2025 in Kombination mit der Presseaussendung jedenfalls ein spannendes Anschauungsobjekt, wie man mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen hantieren kann.