Brutkasten.Interview: Bei InStaff entscheidet das Personal über die Höhe seines Lohns

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InStaff ist eine Buchungsplattform für temporäre Personaleinsätze: Messehostessen, Eventhelfer, Promoter sowie Mitarbeiter für Kundensupport und den Einzelhandel können direkt online gebucht werden. Die Datenbank umfasst inzwischen über 9.000 Profile aus Deutschland und Österreich, viele davon Schüler und Studenten. Dabei bucht man bei InStaff einen „Rundum Service“ welcher Personalvermittlung, Arbeitnehmeranstellung und Lohnbuchhaltung miteinschließt.

Nach nur sieben Monaten haben die beiden Gründer, Pascal Klein und Maximilian Ferdinand Kunz, den Break Even erreicht. Dem Brutkasten berichtet Pascal Klein wovon der Erfolg eines Startups abhängt und wieso sie auf die Investorensuche verzichten.

Ihr beide habt Wirtschaftsingenieurwesen in Karlsruhe studiert und Euch auf der Uni kennengelernt. Was war zuerst da: Die Idee an sich oder die Lust zu gründen?

Bevor ich InStaff gegründet habe, war ich Co-Gründer des Software-as-a-Service Unternehmens Honestly, ich hatte also schon immer „Lust zu gründen“. Dort haben wir öfter Personal für kurzfristige und kurzzeitige Jobeinsätze benötigt. Mit der Lösung die uns klassische Personalagenturen angeboten haben, war ich dabei überhaupt nicht zufrieden.

Zusammen mit einem Studienkollegen, meinem jetzigen Co-Gründer Max Kunz, habe ich mir dann das Problem genauer angeschaut und den Markt analysiert. Dann war relativ schnell die Idee geboren: eine Buchungsplattform für kurzzeitige Personaleinsätze.

Was genau ist euer USP? Oder, anders gefragt: Was ist das Erfolgsrezept von InStaff?

Ähnlich wie Personalagenturen bieten wir unseren Kunden einen Full-Service bei der Personalbuchung an inkl. Arbeitnehmerüberlassung, Lohnbuchhaltung & Einsatzgarantie. Im Gegensatz zu diesen Agenturen haben wir aber ein Online Marktplatz Geschäftsmodell bei dem alle Prozessschritte automatisiert ablaufen und können deswegen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten.

Mit folgenden Ansätzen senken wir dabei die Transaktionskosten für alle Parteien

Profile geben eigenständig ihre Lohnvorstellung an: Wir führen keine Preisverhandlung mit unseren Unternehmenskunden. Stattdessen geben die Profile in unserer Datenbank an, für welchen Lohn sie einen Job durchführen würden.
Personalauswahl erfolgt direkt durch den Kunden: Wir sind nicht in die Personalauswahl eingebunden. Stattdessen wählt der Kunde selber aus den verfügbaren Profilen das gewünschte Personal aus und bezieht dabei eigenständig die Erfahrung, die Profilangaben und die Lohnvorstellung mit ein.
Automatisierte Anstellung & Lohnbuchhaltung: Unsere Software erstellt automatisiert Arbeitsverträge sowie Arbeitnehmerüberlassungsverträge und nach dem Einsatz führt unsere Software automatisiert die Lohnbuchhaltung durch. Wir schlagen für unseren Service dann lediglich 43 % auf den Bruttolohn des Personals auf.

Wie lange muss man bei euch im Voraus buchen?

In großen (Messe-)Städten wie beispielsweise Berlin, Frankfurt, Düsseldorf oder Wien können Sie morgens eine Personalanfrage über unsere Plattform stellen und erhalten innerhalb von ca. 30 Minuten schon eine Personalauswahl, so dass Sie das Personal noch am gleichen Tag buchen und einsetzen können.

Wir empfehlen unseren Kunden aber eine Personalanfrage zumindest 7 Tage vor dem Einsatz zu stellen, damit auch die Absprache mit dem Personal bezüglich Treffpunkt, Outfit, Briefing, etc. völlig stressfrei abläuft.

Die meisten anderen Absolventen würden einen klassischen Berufsweg wählen, wieso habt ihr auf Risiko gesetzt?

Es macht uns Spaß etwas aufzubauen und wir scheuen uns auch nicht davor 80 Stunden pro Woche für geringes Gehalt zu arbeiten. Wenn man jung ist, kann man so ein „Risiko“ gut eingehen. Nirgendwo anders hat man das Potential so viel zu erreichen, als mit einem eigenen Unternehmen.

„Nirgendwo anders hat man das Potential so viel zu erreichen, als mit einem eigenen Unternehmen“, Pascal Klein.

Wovon hängt deiner Meinung nach der Erfolg eines Startups gerade in der Anfangsphase ab?

Gerade junge Unternehmen profitieren davon, wenn das Team einen starken Fokus auf wenige Bereiche hat, sowohl was Produktentwicklung als auch Marketing betrifft. Beispielsweise gibt es den Bedarf für kurzzeitige Personaleinsätze auch im Bereich Kundensupport, in Kaufmännischen Berufen und im Einzelhandel. Wir haben uns aber die ersten Monate sehr stark auf den Nischenmarkt Messehostessen und Eventpersonal konzentriert. Erst als wir hier eine hervorragende Kundenzufriedenheit erreicht haben, haben wir langsam unser Produkt ausgeweitet.

Wieso habt ihr euch entschieden, in Berlin zu gründen?

Wir hatten ursprünglich in Karlsruhe gegründet, dort hatten wir studiert und zu dem Zeitpunkt gelebt. Dann sind wir nach Berlin gezogen, weil das Axel Springer Plug & Play Programm verlangt nach Berlin zu ziehen.

Grundsätzlich ist Berlin in Kontinentaleuropa bestimmt eine sehr gute Wahl. Es gibt einen regen Austausch mit anderen Startups, potentielle Mitarbeiter sind relativ leicht zu finden und die Stadt bietet relativ viel Lebensqualität.

Stimmt. InStaff war eines der ausgewählten Startups des Plug and Play Accelerators. Was waren die Gründe, weshalb ihr euch für ein solches Programm entschieden habt?

Axel Springer Plug & Play hatte einen sehr schnellen Auswahl Prozess. Wir haben ca. 2 Tage in unsere Bewerbung investiert, bis wir die Zusage bekommen haben. Ich bin überzeugt, dass man gute Investoren auch an schnellen Entscheidungsprozessen erkennt. Der Hauptgrund für uns war aber, dass Axel Springer das größte europäische Medienhaus ist und viele Hilfestellungen in der Pressearbeit geben kann.

Würdest du anderen ebenfalls raten, durch ein Accelerator Programm zu gehen, oder kann man es ohne genau so gut schaffen?

Man kann definitiv alles ohne Accelerator oder sonstige Investoren schaffen. Aber bei einem Startup mit Medien Bezug ist Axel Springer Plug & Play in Europa bestimmt die erste Wahl. Bei einem Online Geschäftsmodell im Bereich SaaS oder Online Marketplace (so wie wir) sollte man es sich zumindest überlegen.

Wir konnten das Geld in jedem Fall gut gebrauchen und haben einen Fit gesehen, aber das muss natürlich jeder Gründer selber entscheiden. Übrigens haben wir bei dem Programm am meisten von dem Austausch mit anderen Startups profitiert, die von Axel Springer Plug & Play unterstützt werden. Es ist eine sehr kollegiale und freundschaftliche Zusammenarbeit, die die Startups pflegen, wovon am Ende alle profitieren.

Wer Fragen dazu hat, darf mich gerne in Berlin auf einen Kaffee einladen und ich erzähle dann gerne aus dem Nähkästchen 😉

Mit Startup verbinden viele auch „Hunger“ – Hunger nach dem Erfolg und auch (anfänglich zumindest) am Hungertuch zu nagen. Habt ihr selbst in eure Idee investiert, außer Zeit?

Wir haben selber ca. 30.000 € in Cash investiert, uns 4 Monate gar kein Gehalt investiert und zahlen uns auch weiterhin relativ wenig Gehalt aus.

Gab es einen Moment, an dem du dachtest, dass es nicht mehr weiter geht? Wo ihr hinschmeißen wolltet?

Nein, bisher nicht. Wir hatten das Glück, dass wir unser Geschäftsmodell schon sehr früh mit ersten Umsätzen validierten konnten, das gab uns durchweg die Sicherheit, dass wir an der richtigen Idee arbeiten. Außerdem erhalten wir nun fast täglich positive Kundenbewertungen und Personalbewertungen, das spornt einen sehr an.

Es gab und gibt aber natürlich zahlreiche Momente wo man sich an den Kopf fasst. Bei uns ist beispielsweise das Thema Arbeitsrecht ein riesen Punkt. Auch wenn wir das Personal nur für sehr kurze Einsätze überlassen (teilweise nur wenige Stunden bis maximal einige Wochen) müssen wir alle arbeitsrechtlichen Punkte im Bereich Arbeitnehmerüberlassung, befristete Arbeitsverträge, etc. einhalten. Das ist alles wesentlich komplizierter als wir uns das am Anfang vorgestellt haben.

Könnt ihr inzwischen von eurer Idee leben und wie groß ist die Angst vorm „Scheitern“?

Mittlerweile können wir davon leben, sodass wir uns über das Thema Scheitern keine Gedanken mehr machen müssen. Jetzt geht es uns nur noch darum wie groß wir das ganze machen können.

Ehrlich gesagt hatten wir aber auch zu Beginn keine große Angst vor dem „Scheitern“. Es gibt im schlimmsten Fall ja immer noch die Möglichkeit in einem anderen Unternehmen zu arbeiten, welches einem die Gründererfahrung hoch anrechnet. Es waren eher meine Eltern die sich sorgen gemacht haben „was denn aus mir werden würde“.

Thema Investorensuche. Wie schwer gestaltet sich diese, seid ihr noch auf der Suche?

Die Investorenansprache ist sehr zeitintensiv. Wir konnten uns schon sehr früh selber finanzieren und organisch wachsen und haben deswegen das Thema Investorensuche nach hinten geschoben. Aktuell haben wir keine Zeit selber aktiv Investoren anzusprechen, wir sind aber grundsätzlich offen für Gespräche.

Wie sehen eure Zukunftspläne aus? Wollt ihr das Airbnb für den Hostessen-Markt werden?

Die Buchung von Messe- bzw. Kongresshostessen ist aktuell eine kleine Nische, die wir als Goto Market verwendet haben. So ähnlich wie Amazon am Anfang nur Bücher verkauft hat und ebay Briefmarken, so haben wir Messehostessen & Eventpersonal als interessante Nische zum Markteinstieg entdeckt.

Unser langfristiger Plan ist es der weltweite Marktführer für Kurzfristige Beschäftigung zu werden. Denn unabhängig von der Aufgabe stehen bei kurzen Arbeitseinsätzen alle Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen:

Trotz des kurzen Arbeitseinsatzes muss das gesamte Spektrum des Arbeitsrechts beachtet werden
Anstellung und Lohnbuchhaltung ist für kurze Einsätze überproportional teuer
Das Ausfallrisiko des Personals ist sehr hoch, da das Personal meist nicht auf den Job zum Lebensunterhalt angewiesen ist

All diese Probleme lösen wir mit unserem Produkt. Und alleine in Deutschland geben Unternehmen pro Jahr ca. 7 Milliarden Euro für den Einsatz von Kurzfristig Beschäftigten aus. Hinzu kommen zahlreiche kurze Arbeitseinsätze bei denen es sich um Kurzfristig Beschäftigte handelt, die aber aktuell über Scheinselbständigkeit, als Geringfügig Beschäftigte oder schwarz abgerechnet werden. Wir sehen hier noch sehr großes Wachstumspotential auch international.

Und, direkt plump gefragt, ist der „Exit“ ein Ziel auf das ihr hin arbeitet?

Nein, wir arbeiten aktuell nicht auf ein konkretes Exit Szenario hin. Wir wollen langfristig ein Unternehmen aufbauen, mit einer tollen Unternehmenskultur und langfristigem Wachstumspotential. Mit InStaff senken wir die Transaktionskosten bei der kurzfristigen Personalbeschaffung, das schafft direkt Arbeit. Wenn man dann noch ein tolles Team hat, ist das Anreiz genug.

Langfristig würden wir uns wünschen einen erfolgreichen Börsengang zu machen, dies wäre dann aber Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck. Denn je größer wir sind, desto mehr Gestaltungspotential haben wir. Und natürlich ist es ein tolles Gefühl etwas aufzubauen, das bestand hat.

Da wir außerdem ein klassisches Online Marktplatz Geschäftsmodell haben das zwei Seiten bedient, bietet unsere Plattform natürlich auch Netzwerkeffekte: Je mehr Personalprofile wir auf der Plattform haben, desto interessanter ist unser Produkt für Unternehmenskunden und umgekehrt. Unser langfristiges Ziel ist es also die beste Online Plattform für kurzfristige Personaleinsätze aufzubauen – mögliche Exit-Szenarien sind da erstmal unwichtig.

Thema Marketing. War es wichtig, früh zu starten? Oder gibt es auch ein „zu früh“?

Wir haben praktisch vom ersten Tag an mit Marketing begonnen. Es gibt bestimmt andere Geschäftsmodelle, wo sich potentielle Kunden das Produkt nur schwer vorstellen können und man deswegen zu Beginn mit dem Marketing warten sollte, aber in den meisten Fällen gibt es meiner Meinung nach kein „zu früh“.

Insgesamt verschwimmen bei Startups auch die Grenzen zwischen Customer Development & Marketing. Wenn man ein paar hundert Euro in eine Adwords Kampagne investiert, um einen Marketingkanal zu testen ist das Marketing oder Customer Development? Oder wenn man mit 20 potentiellen Kunden über die notwendigen Anforderungen des Produktes redet, ist das Customer Development oder frühes Marketing?

Mit potentiellen Kunden reden sollte man auf jeden Fall schon am ersten Tag. Ob man diese dann aber schon Beginn durch „Marketing“ in zahlende Kunden konvertieren sollte, hängt dann vom Geschäftsmodell ab.

Welche Marketingstrategie habt ihr verfolgt und war am erfolgreichsten?

Wir haben uns zu Beginn sehr stark auf einen Nischenmarkt fokussiert (Messehostessen) und langsam ausgeweitet (Eventpersonal, Servicepersonal, etc.). Außerdem haben wir uns auf Inbound Marketing fokussiert, also ganz konkret SEO, Content Marketing & Google Adwords verwendet.

Wir erhalten aktuell den größten Teil unserer neuen Anfragen über Adwords Marketing. Außerdem sind wir mittlerweile ca. 1 Jahr auf dem Markt und machen nun ca. 25 % unseres Umsatzes mit Bestandskunden.

Und wann kommt ihr nach Österreich?

Wir haben schon einige Personaleinsätze in Österreich abgewickelt. Leider ist das aktuell mit sehr hohem Aufwand verbunden, weil wir noch keine Niederlassung in Österreich haben und deswegen besondere Anforderungen im Arbeitsrecht auf uns zukommen.

Wir hoffen aber, dass wir gegen Ende des Jahres eine Niederlassung in Österreich gründen können und von da an unseren Kunden in Österreich den gleichen Prozess wie unseren deutschen Kunden anbieten können.

Gibt es einen Ratschlag, den du anderen Gründern mit auf den Weg geben würdest?

Fokus, Fokus, Fokus
Keine Zeit in Strategiemeetings verschwenden, sondern lieber in Execution investieren
Investorengespräche kosten sehr viel Zeit – überlegt euch wie sinnvoll die Zeit investiert ist
Mit einem großzügigem ESOP (Employee Stock Ownership Programm) könnt ihr gute Mitarbeiter langfristig an euch binden

Danke.

Während der ViennaUP wurde Wien einmal mehr zur internationalen Drehscheibe der Startup-Welt. Inmitten dieser Woche voller Begegnungen, Ideen und Innovationen setzte ein Event einen ganz besonderen Akzent: Im Wien Museum, mit weitem Blick über den Karlsplatz, kamen zahlreiche Founder, Investor:innen, Corporate-Partner und Wegbegleiter:innen zusammen, um ein Jubiläum zu feiern, das sinnbildlich für den internationalen Fokus des österreichischen Innovationsstandorts steht: 10 Jahre Global Incubator Network Austria (GIN).

Schon beim Eintreten wurde spürbar, was GIN über das vergangene Jahrzehnt ausgemacht hat – das Zusammenspiel aus österreichischen Wurzeln und globaler Reichweite. Gründer:innen aus Wien trafen auf asiatische Startups, die diese Woche in der Stadt zu Gast waren, um in Europa Fuß zu fassen.

Eine von ihnen war Nga Chi Lydia Yip, Co-Founderin und CSO von Elleon Biotech aus Hongkong. Ihr Startup hat ein Reagenz entwickelt, mit dem sich markierte Zellen – etwa Krebs- oder virusinfizierte Zellen – mit bloßem Auge oder per Smartphone sichtbar machen lassen, ganz ohne teure Mikroskope oder geschultes Personal. „Ich habe in den letzten Tagen mehr wertvolle Leads getroffen als in zwei Jahren in Hongkong“, erzählte sie. Über das GIN-Programm war sie auf der Suche nach einem strategischen Partner für die Antikörper-Produktion – und wurde bei einem der Networking-Momente tatsächlich fündig. „Ich liebe den Vibe hier. Die Leute sind wirklich da, um einander zu helfen.“

Genau diese Atmosphäre baut GIN seit 2016 systematisch auf: Verbindungen, die weit über ein einzelnes Programm oder eine Delegationsreise hinausreichen.

Ein Jahrzehnt Brückenbauen zwischen Österreich und Asien

Seit seiner Gründung 2016 verfolgt GIN ein klares Ziel: innovative Startups beim internationalen Wachstum zu unterstützen und gleichzeitig Österreich als zentralen Innovationsstandort zu stärken. Unter dem Leitgedanken „Connecting the Circles of Growth“ hat sich daraus ein Netzwerk entwickelt, das weit über klassische Förderprogramme hinausgeht.

Die Bilanz nach zehn Jahren spricht für sich: 756 unterstützte Startups, 71 internationale Programm-Batches, 7 zentrale Partnerregionen und über 30 internationale Innovationspartner. Im Zentrum stehen die beiden Programme GO ASIA und GO AUSTRIA, die den Austausch in beide Richtungen ermöglichen – ein zweiseitiger Ansatz, der GIN zu einer einzigartigen Brückenbauerin macht. Geschichten wie jene von Elleon Biotech zeigen, was das konkret bedeutet.

Zur Beginn reflektierten Henrietta Egerth (Geschäftsführerin FFG) und Bernhard Sagmeister (Geschäftsführer aws) über die Vision hinter GIN, die gemeinsame Steuerung der beiden Programme und den Blick nach vorne. „Zehn Jahre Global Incubator Network Austria bedeuten zehn Jahre messbaren Impact für das österreichische Startup-Ökosystem und weit darüber hinaus“, betont Henrietta Egerth. „Allein am aktuellen GIN-Programm nehmen 56 Startups aus sieben asiatischen Zielregionen teil – mehr als jemals zuvor.“

Panel: Local Roots, Global Reach

Unter dem Titel „Local Roots, Global Reach: The New Rules of Internationalization“ diskutierte ein hochkarätig besetztes Panel die veränderten Spielregeln internationaler Expansion. Marcus Berger (CEO, Aviloo), Ayashi Das Majumder (Co-Founderin & COO, Sensegrass), Markus Lang (General Partner, Speedinvest) und Andreas Mühlberger (Infineon Technologies Austria) brachten vier sehr unterschiedliche Perspektiven zusammen. Die zentrale Botschaft: Für einen kleinen Exportmarkt wie Österreich ist Internationalisierung essenziell – gleichzeitig aber komplexer geworden, und sie gelingt nur durch starke Partnerschaften und langfristige Begleitung.

Workshop: Impulse für die nächsten zehn Jahre

Im interaktiven Workshop-Teil, moderiert von Viktoria Ilger (Venture Clienting Austria), wurden die Gäste selbst zu Mitgestaltenden. An mehreren Tischen diskutierten sie in kleinen Runden über die zentralen Fragen rund um Internationalisierung. Begleitet wurde der Nachmittag von einem Live-Graphic-Recording-Team, das die wichtigsten Gedanken und Erkenntnisse in Echtzeit visuell festhielt – ein wachsendes Bild, das ebenso entstand wie die Insights selbst und am Ende eindrucksvoll präsentiert wurde.

Blick nach vorne: Indien als nächster Meilenstein

Mit der geplanten Erweiterung von GIN GO ASIA nach Indien ab 2027 wurde ein klares Signal für die nächste Phase gesetzt. Bereits heute holt das aktuelle GO AUSTRIA Programm sieben indische Deep-Tech-Startups nach Österreich. Indien zählt mittlerweile über 130 Startup-Unicorns und entwickelt sich mit enormer Dynamik zu einem der wichtigsten Technologie- und Wachstumsmärkte der Welt. Mit der India-Austria Startup Bridge wurde bereits vor zwei Jahren ein erstes Instrument geschaffen, um indische Startups nach Österreich zu holen – ab 2027 öffnen sich die Türen gezielt auch für österreichische Startups in diesen Zukunftsmarkt. So festigt GIN Österreichs Rolle als europäisches Gateway für Innovation, Technologie und internationale Zusammenarbeit.

Eine Community feiert

Zum Abschluss wurde sichtbar, was GIN über die Zahlen hinaus ausmacht: eine globale Community aus Foundern, Partner:innen, Mentor:innen und Freund:innen. In einem Happy-Birthday-Video schickten Wegbegleiter*innen aus aller Welt ihre Glückwünsche. Das GIN-Team kam auf die Bühne, die Gläser wurden erhoben – und der Nachmittag mündete in eine Feier, die anschließend bei GIN & Friends am Karlsplatz ihre Fortsetzung fand. Für Lydia Yip stand da nur noch ein letztes Meeting an, bevor auch sie dazustieß: „Ich hätte nie erwartet, dass eine Geschäftsreise so viel Freude macht.“

Das Global Incubator Network Austria (GIN) ist eine Initiative der österreichischen Bundesregierung und wird von der Austria Wirtschaftsservice (aws) und der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) umgesetzt. Ziel ist es, Start-ups, Investor:innen und Innovationspartner:innen international zu vernetzen und den Innovationsstandort Österreich nachhaltig zu stärken. Der Artikel wurde in Kooperation mit der Austria Wirtschaftsservice (aws) umgesetzt.