16.07.2019

Eine Bewerbung richtig absagen: Was Arbeitgeber beachten sollten

Wenn ein Bewerber nicht auf eine ausgeschriebene Stelle passt, darf die Kommunikation nicht abrupt enden. Auch die Art, wie Absagen zu einer Bewerbung formuliert und übermittelt werden, ist ein Thema des Employer Brandings.
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Bewerbung absagen
(c) fotolia / fotogestoeber

Es gibt Positionen, auf deren Ausschreibung eine wahre Flut an Bewerbungen folgt. Die tatsächliche Größenordnung hängt von unterschiedlichen, durchaus veränderlichen Faktoren ab: Der allgemeinen Lage am Arbeitsmarkt, der Größe und dem Ruf eines Unternehmens, den Zugangshürden oder auch der ausgeschriebenen Höhe der Entlohnung.

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Wenn es regelmäßig Jobausschreibungen gibt und ein Unternehmen darüber hinaus viele Initiativ-Bewerbungen erhält, kann die Zahl der Antworten auf die Bewerbungen übers Jahr durchaus in die Hunderte oder Tausende gehen. Umso wichtiger ist es, dass Personalverantwortliche und HR-Abteilungen die Bewerberkommunikation strategisch planen. Oder, anders gesagt: Wer einem Bewerber absagen will, muss dabei einiges beachten.

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Nach Erhalt der Bewerbung: Zeitnah antworten

Bereits zu Beginn sind einige Fragen zu klären: Wo inseriere ich meine Stellenausschreibungen? Stelle ich Informationen zu offenen Positionen zusätzlich auf der Unternehmenswebsite dar? Und gibt es eine bestimmte Ansprechpartnerin, beziehungsweise einen Ansprechpartner oder wird allgemein auf eine „office“-Mailadresse verwiesen?

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Egal, ob die Bewerbung über eine externe Plattform oder per E-Mail reinkommt: Es sollte umgehend eine (automatische) Bestätigung versandt werden. Die interessierte Person weiß damit, dass die Bewerbung angekommen ist. Im Idealfall wird auch gleich kommuniziert, bis zu welchem Datum Bewerbungen angenommen werden, wie lange der Sichtungsprozess dauert und bis wann (ungefähr) mit einer Einladung zum Bewerbungsgespräch (oder einer Absage) zu rechnen ist.

Konstruktive Kommunikation bei der Absage der Bewerbung

Diese Fristen müssen gut überlegt und möglichst eingehalten werden. Bei ungeplanten längeren Verzögerungen sollten Unternehmen diese auch kommunizieren. Erfolgen die weiteren Schritte im Gegenteil sogar deutlich früher, wird sich der zum Vorstellungstermin Geladene wohl freuen. Wer auf der anderen Seite extrem schnell eine Absage bekommt, könnte den Eindruck haben, dass die Bewerbungsunterlagen gar nicht angeschaut wurden.

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Zudem sollte eine Absage konstruktiv formuliert sein. Es wird in vielen Fällen nicht die erste oder die einzige sein, die eine Interessentin bzw. ein Interessent erhält. Die aktive Ermutigung, sich künftig wieder zu bewerben, sollte aber nur dann ausgesprochen werden, wenn eine grundsätzliche Eignung für das Unternehmen erkannt wurde.

Dem Bewerber absagen: Achten Sie auf die Arbeitgeber-Marke

Wer nun aufgrund sehr vieler Bewerbungen nur eine allgemeine Absage schreibt, für den gilt als wichtigste Regel: Verwenden Sie nicht (versehentlich) einen offenen E-Mail-Verteiler. Geben Sie nochmal genau an, um welchen Job es ging – mitunter haben sich Interessenten für mehr als eine Stelle beworben. Machen Sie Mut dazu, es künftig wieder zu versuchen, und schließen Sie nicht die Tür für Talente, die vielleicht einfach noch nicht soweit waren, um es in Ihr Unternehmen zu schaffen.

+++Anleitung für das Mitarbeitergespräch+++

Wenn Sie ein persönliches Schreiben verschicken – und das dürfen sich zumindest jene Menschen erwarten, die zur Vorstellung eingeladen waren –, dann gehen Sie darauf ein, warum es (diesmal) nicht geklappt hat: Höflich, wertschätzend, individuell zugeschnitten und sachorientiert. Im Idealfall wird zusätzlich ein Telefonat angeboten oder die Absage erfolgt überhaupt telefonisch. Das ermöglicht es dem Gegenüber eher, die Entscheidung nachzuvollziehen, und für die weitere Jobsuche zu profitieren.

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Auch wenn nicht absehbar ist, wie sehr (oder wie rasch) sich die wertschätzende Kommunikation gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern lohnt: Sicher ist, dass ein gegenteiliges Verhalten die Runde macht und Ihre Arbeitgeber-Marke beschädigt.

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Tractive, Hauster Versicherung, Insurance, Pet Cover
(c) Tractive - Michael Hurnaus, CEO von Tractive.

Er hat es bereits im Mai angekündigt und nun erreicht. Beim Pet-Tracking-Scaleup Tractive stehen aktuell 100 Millionen Euro jährlich wiederkehrender Umsatz zu Buche. Gründer Michael Hurnaus sieht mehrere Aspekte, die dem Erfolg zugrundeliegen.

Tractive: “Mitarbeiterwachstum kein Indikator”

“Wir hatten immer schon 40 bis 50 Prozent Wachstum, haben aber dabei immer im Vordergrund gehabt, nicht das Mitarbeiterwachstum als Indikator zu sehen, sondern nachhaltig zu wachsen”, sagt er. “Wir bewegen uns mit dem Haustiermarkt in einem dankbaren Markt, ja. Aber unsere gute Arbeitsleistung kommt nun zurück. Da hat uns die 4-Tage-Woche sehr geholfen. Wir haben nicht die faulen Mitarbeiter bekommen, die nur vier Tage arbeiten wollen, sondern gute Leute, die sich mit der Firma identifizieren.”

Das Paschinger Startup wagte erst vor rund dreieinhalb Jahren den Sprung in die USA, der auch gut vorbereitet war. “Wir haben acht Jahre lang gewartet, diesen Schritt zu gehen”, erklärt Hurnaus. “Wir wussten, wenn wir ‘in Europa gewinnen’, dann wird es leichter für uns, als für einen US-Amerikaner, der nach Europa will. Wir haben hier verschiedenen Länder, mehr Sprachen und unterschiedliche Währungen. Für uns war es die richtige Entscheidung.”

USA überholt Deutschland

Mittlerweile hat der US-Markt den bisherigen Spitzenreiter Deutschland überholt. Schätzungsweise 66 Prozent der US-Haushalte oder etwa 86,9 Millionen Familien besitzen in den Vereinigten Staaten ein Haustier. Dies geht aus der National Pet Owners Survey 2023–2024 der American Pet Products Association (APPA) hervor.

“Unsere Marktpenetration ist wesentlich geringer als in Deutschland”, sagt Hurnaus. “Wir werden im ersten Quartal 2025 auch in Mexiko launchen, in den nächsten beiden Jahren aber keine weitere Erweiterung anstreben. Der Fokus bleibt auf diesen Märkten.”

Tractive bald in Mexiko

Tractive hat in der Zeit seines Bestehens eine Wandlung erfahren. Jedes zweite Jahr hat man bisher ein Produkt für Hund und Katze herausgebracht – vor wenige Wochen den neusten Tracker. Dabei aber “sehr stark eine Transformation durchlaufen”, wie der Founder erklärt. Weg vom einfachen GPS-Tracker hin zum Gesundheitstracker.

“Es ist ein Frühwarnsystem und soll nicht den Tierarzt ersetzen. Wir sagen nur, dass wir etwas bemerkt haben, eine Veränderung im Verhalten oder bei der Bewegung, etc…”, erklärt Hurnaus. “Da steckt viel Potential darin. Denn wir haben erkannt, dass Leute den Bedarf haben, zu wissen, wie es dem eigenen Haustier wirklich geht.”

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