16.07.2019

Eine Bewerbung richtig absagen: Was Arbeitgeber beachten sollten

Wenn ein Bewerber nicht auf eine ausgeschriebene Stelle passt, darf die Kommunikation nicht abrupt enden. Auch die Art, wie Absagen zu einer Bewerbung formuliert und übermittelt werden, ist ein Thema des Employer Brandings.
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Bewerbung absagen
(c) fotolia / fotogestoeber

Es gibt Positionen, auf deren Ausschreibung eine wahre Flut an Bewerbungen folgt. Die tatsächliche Größenordnung hängt von unterschiedlichen, durchaus veränderlichen Faktoren ab: Der allgemeinen Lage am Arbeitsmarkt, der Größe und dem Ruf eines Unternehmens, den Zugangshürden oder auch der ausgeschriebenen Höhe der Entlohnung.

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Wenn es regelmäßig Jobausschreibungen gibt und ein Unternehmen darüber hinaus viele Initiativ-Bewerbungen erhält, kann die Zahl der Antworten auf die Bewerbungen übers Jahr durchaus in die Hunderte oder Tausende gehen. Umso wichtiger ist es, dass Personalverantwortliche und HR-Abteilungen die Bewerberkommunikation strategisch planen. Oder, anders gesagt: Wer einem Bewerber absagen will, muss dabei einiges beachten.

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Nach Erhalt der Bewerbung: Zeitnah antworten

Bereits zu Beginn sind einige Fragen zu klären: Wo inseriere ich meine Stellenausschreibungen? Stelle ich Informationen zu offenen Positionen zusätzlich auf der Unternehmenswebsite dar? Und gibt es eine bestimmte Ansprechpartnerin, beziehungsweise einen Ansprechpartner oder wird allgemein auf eine „office“-Mailadresse verwiesen?

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Egal, ob die Bewerbung über eine externe Plattform oder per E-Mail reinkommt: Es sollte umgehend eine (automatische) Bestätigung versandt werden. Die interessierte Person weiß damit, dass die Bewerbung angekommen ist. Im Idealfall wird auch gleich kommuniziert, bis zu welchem Datum Bewerbungen angenommen werden, wie lange der Sichtungsprozess dauert und bis wann (ungefähr) mit einer Einladung zum Bewerbungsgespräch (oder einer Absage) zu rechnen ist.

Konstruktive Kommunikation bei der Absage der Bewerbung

Diese Fristen müssen gut überlegt und möglichst eingehalten werden. Bei ungeplanten längeren Verzögerungen sollten Unternehmen diese auch kommunizieren. Erfolgen die weiteren Schritte im Gegenteil sogar deutlich früher, wird sich der zum Vorstellungstermin Geladene wohl freuen. Wer auf der anderen Seite extrem schnell eine Absage bekommt, könnte den Eindruck haben, dass die Bewerbungsunterlagen gar nicht angeschaut wurden.

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Zudem sollte eine Absage konstruktiv formuliert sein. Es wird in vielen Fällen nicht die erste oder die einzige sein, die eine Interessentin bzw. ein Interessent erhält. Die aktive Ermutigung, sich künftig wieder zu bewerben, sollte aber nur dann ausgesprochen werden, wenn eine grundsätzliche Eignung für das Unternehmen erkannt wurde.

Dem Bewerber absagen: Achten Sie auf die Arbeitgeber-Marke

Wer nun aufgrund sehr vieler Bewerbungen nur eine allgemeine Absage schreibt, für den gilt als wichtigste Regel: Verwenden Sie nicht (versehentlich) einen offenen E-Mail-Verteiler. Geben Sie nochmal genau an, um welchen Job es ging – mitunter haben sich Interessenten für mehr als eine Stelle beworben. Machen Sie Mut dazu, es künftig wieder zu versuchen, und schließen Sie nicht die Tür für Talente, die vielleicht einfach noch nicht soweit waren, um es in Ihr Unternehmen zu schaffen.

+++Anleitung für das Mitarbeitergespräch+++

Wenn Sie ein persönliches Schreiben verschicken – und das dürfen sich zumindest jene Menschen erwarten, die zur Vorstellung eingeladen waren –, dann gehen Sie darauf ein, warum es (diesmal) nicht geklappt hat: Höflich, wertschätzend, individuell zugeschnitten und sachorientiert. Im Idealfall wird zusätzlich ein Telefonat angeboten oder die Absage erfolgt überhaupt telefonisch. Das ermöglicht es dem Gegenüber eher, die Entscheidung nachzuvollziehen, und für die weitere Jobsuche zu profitieren.

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Auch wenn nicht absehbar ist, wie sehr (oder wie rasch) sich die wertschätzende Kommunikation gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern lohnt: Sicher ist, dass ein gegenteiliges Verhalten die Runde macht und Ihre Arbeitgeber-Marke beschädigt.

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(c) SecurITe

Manchmal beginnt eine Gründungsgeschichte mit einem Satz, der wie eine Drohung klingt. „Alles, was wir in der Cybersecurity haben, kannst du wegschmeißen. Es wird in ganz kurzer Zeit nicht mehr funktionieren.“ Das soll Manuel Nedbal im Herbst 2024 zu Herbert Stöger gesagt haben – als das Schlagwort „agentic AI“ noch kaum jemand kannte. Rund anderthalb Jahre später, sagen beide, sei genau das eingetreten. Und aus der Ansage ist ein Unternehmen geworden, das nun eine bemerkenswerte Finanzierungsrunde vermeldet.

SecurITe hat eine Seed-Runde im niedrigen zweistelligen Millionenbereich (Euro) abgeschlossen – für eine Frühphasenfinanzierung im österreichischen Kontext eine außergewöhnliche Größenordnung. Sie reicht laut Unternehmen, um die Produktentwicklung über rund 24 Monate durchzufinanzieren. Strukturiert wurde die Runde bewusst über einen europäischen Finanzpartner aus dem Family-Office-Umfeld, der vorerst nicht genannt werden möchte. Auch die bestehenden Gesellschafter zogen mit.

Herbert Stöger, Managing Director x-tention | (c) Thomsen Photography

Hinter SecurITe stehen zwei Akteure, die sich ergänzen: Nedbal, der zwölf Jahre im Silicon Valley Cybersecurity gebaut hat, und Stöger, Gründer und Eigentümer der österreichischen Health-IT-Gruppe x-tention. Das Startup ist aus dieser Partnerschaft entstanden – x-tention brachte den Zugang zum Gesundheitsmarkt und das Problemverständnis ein, Nedbal die Technologie. Eine klassische Ausgründung sei es nicht; x-tention zählt heute zu den bestehenden Gesellschaftern.

Eine Begegnung im Bezirk Amstetten

Die Geschichte dahinter ist die zweier Welten, die im Mostviertel zusammenfanden. Nedbals Stationen im Valley: McAfee (später von Intel übernommen), dann das eigene Startup ShieldX, das nach fünf Jahren an Fortinet verkauft wurde, wo er als VP of Engineering arbeitete. Zuletzt verantwortete er bei Google die Architektur der Cloud-Firewall. Im Zuge der Pandemie kehrte er nach Österreich zurück – ein Muster, das man damals bei einigen heimischen Tech-Talenten beobachten konnte. Dort wurde er über einen gemeinsamen Freund Stöger vorgestellt.

Manuel Nedbal – CEO SecurITe (links) und Bernhard Aigenbauer – COO SecurITe | (c) SecurITe

Dieser hatte x-tention 2001 mit sechs Mitarbeitern gegründet; heute zählt die Gruppe rund 850 Beschäftigte in Österreich, der Schweiz, Deutschland und England sowie ein Office im Silicon Valley. Tief im Bereich Gesundheits-IT verankert, deckt x-tention Datenmanagement, ELGA, Konnektivität und Managed Services ab und betreut nach eigenen Angaben mehr als 1.000 Kunden im Gesundheitswesen. Marktbedingungen, großes Problem, Marktzugang und Technologie seien „auf einmal zusammengekommen“ – Nedbal nennt es eine „Textbuchvorlage für ein Startup“. Heute verteilt sich das rund 50-köpfige Team auf Österreich, Silicon Valley und Bangalore.

Krankenhäuser als verwundbarster Punkt

Warum ausgerechnet Healthcare? Der Sektor sei von der Cybersecurity-Industrie „vergessen“ worden, argumentiert Nedbal – weil dort andere Regeln gelten. Klassische Schutzmechanismen ließen sich auf medizinischen Geräten und in klinischen Netzen nicht so einsetzen wie in der Enterprise-IT. Hinzu komme, dass während der Pandemie eine Hemmschwelle gefallen sei: Krankenhäuser würden heute ohne Schonung attackiert – rund um die Uhr.

Hier setzt das Resilienz-Argument der Gründer an: Krankenhäuser seien ein Paradebeispiel für kritische Infrastruktur, deren Absicherung längst keine rein technische Frage mehr sei, sondern eine der europäischen Souveränität. Die Sorge: Erkenntnisse über neue, KI-getriebene Angriffsmuster zirkulierten oft nur in einem begrenzten Kreis großer US-Anbieter – Krankenhaussoftware-Hersteller und europäische Institutionen seien dabei selten am Tisch. Eine eigenständige europäische Antwort, die nicht aus den USA, Israel oder China komme, sieht das Team daher als Chance. Konsequenterweise habe man auch die Finanzierung „aus Europa und für für das globale Wachstum“ gestemmt – die IP bleibe aber in Europa.

Die nächste Bedrohungsstufe sieht SecurITe in autonomen Agenten: Setzen Kliniken selbst KI-Agenten ein, könnten diese sich fehlverhalten; ein Angriff durch autonome Agenten sei zudem um ein Vielfaches gefährlicher als von einem menschlichen Akteur. Genau hier setzt das Produkt agentis360 an: Statt auf eine zentrale Instanz setzt es auf eigene Sensoren und kleine KI-Modelle, die direkt in der Infrastruktur sitzen und das Verhalten von Systemen und Agenten laufend auf Auffälligkeiten profilieren. Mit dem frischen Kapital will das Unternehmen die Produktentwicklung vorantreiben und parallel internationalen Vertrieb sowie Partnerschaften aufbauen – mit Europa als Ausgangspunkt und dem globalen Rollout für kritische Infrastruktur als nächstes Ziel.

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