02.08.2016

Agentur-Website-Problem: Was der Kunde (nicht) will

Gastbeitrag. Das Agentur-Website Problem (auch genannt Website-Agentur Problem) ist ein zweiseitiges Issue, welches sich in den folgenden Sätzen manifestiert: "Die Agentur hat eine schlechte Website gemacht!" vs. "Wir haben mit dem Kunden mehrmals alles detailliert besprochen und nach bestem Wissen, Gewissen, Können und Markt Best Practices umgesetzt.” Und beides ist wahr!
/artikel/agentur-website-problem
Ein Gastbeitrag von Franz Enzenhofer.

Man braucht nicht lang herumreden- die überwiegende Anzahl der von Agenturen gestalteten Websites ist schlecht! Schlecht in der Hinsicht, dass die gelieferte Website dem Kunden nicht das gibt, was er braucht und den Kunden vor unerwartete, neue, große Herausforderungen stellt- a.k.a. der Kunde ist “unglücklich”.

Wie kommt es dazu? In alle Kürze: Es ist nicht die Schuld der Agentur (die meisten Agenturen versuchen tatsächlich ein gutes Produkt zu liefern), noch die des Kunden (er will wirklich ein gute Website und versucht sinnhaften Input zu geben). Das Problem ist einfach: Der Kunde wünscht eine Website, besprochen wird ein Bildchen, geliefert wird was besprochen wurde.

Ok, eins nach dem anderen:

Das Briefing

Der Kunde wünscht eine “Website”! Was aber in Wirklichkeit gewünscht wird, ist ein Weg,

  • (potentielle) Kunden zu erreichen
  • (potentielle) Kunden zu informieren
  • mit (potentiellen) Kunden zu interagieren.

Die Diskussion

Die Agentur nimmt den ersten Input des Kunden und kommt mehr oder weniger schnell zu dem Punkt, wo sogenannte “Screens” geliefert werden. Screens sind in Photoshop erstellte Design-Dummies, anhand welcher die einzelnen Pages der Website besprochen werden. Screens sind vom Kunden gewünscht, weil “man dann etwas Konkretes zu Besprechen hat.” Screens sind von den Agenturen eingeplant, weil der Kunde dann sieht, dass etwas weitergeht.

Manchmal erfolgen vor den Screens auch Wireframes- oft aber auch nicht. Aber selbst wenn Wireframes geliefert werden: Tatsache ist, dass 90% der Diskussion über eine Website anhand der Screens stattfindet. Sollte das Projekt unter Zeitdruck stehen, kommen die Screens recht früh und die gesamte Diskussion dreht sich um die Screens. Und dies ist der größte Sündenfall eines jeden Website-Projekts: Eine Website ist kein Bild!


Über den Gastautor: Franz Enzenhofer (Twitter: @enzenhofer) ist Masterchief von www.fullstackoptimization.com, der SEO Agentur mit dem Ziel alle SEO-Agenturen – inklusive der eigenen – unnötig zu machen. Er bietet bspw. auch Traffic Workshops für Project Manager an, wo es um mehr als SEO geht.


Eine Website ist kein Bild!

Eine Website ist kein Magazin, kein Buch, kein Foto, kein Siebdruck, keine Fernsehserie, kein Bild, kein Screen! Eine Website ist ein interaktives Medium, welches in Sekundenbruchteilen vom User evaluiert wird. Pro Session evaluiert ein User dutzende Webpages. Es wird gescrollt, geklickt, getoucht, gezoomt, getippt, fokussiert, interagiert. Ein Bild wird angeschaut. Die Diskussion über das Bild zwischen Agentur und Kunden findet dann auch immer aus einer künstlerischen Perspektive statt, weil der Mindset in dem Moment, wo ein Bild evaluiert wird, ein künstlerischer ist. User in der Interaktion mit einer Website befinden sich aber im Jäger & Sammler Modus. Eine jegliche Diskussion anhand eines Screens führt zu einer potentiell schlechteren Website. Je intensiver die Diskussion anhand Screens geführt wird, desto schlechter. Screens lügen! Und Entscheidungen anhand von Lügen haben eine hohe Wahrscheinlichkeit geschäftsschädigend zu sein.

Geliefert wie besprochen

Die Agentur liefert wie besprochen. Nur das Besprochene basiert auf einer falschen Grundlage: einem Bildchen, welches zwar ausschaut wie eine Website, aber keine Website ist. Endergebnis: alle sindunglücklich: der Kunde, weil er etwas hat, was seine wahren Ziele nicht erfüllt, die Agentur, weil sie einen Kunden hat, der nicht happy mit ihrer Arbeit ist, der Stress macht, der sie nicht weiterempfiehlt, der ihnen keine Neukunden bringt.

Die Lösung des Agentur Problems

Kunden engagieren keine Agenturen mehr, welche Screens in ihrem Projektplan vorsehen. Agenturen liefern keine Screens mehr. Aber Diskussionen müssen sein! Die Diskussion über das Projekt muss auf physischen Wireframes (Papier und Stift) und HTML Prototypen basieren. Papier und Stift verhindern jegliche Verwechslungsgefahr mit einer echten Website. Anstatt sich als Kunstkritiker zu betätigen, brainstormt man darüber, was die zukünftige Website können sollte!

HTML-Protoypen fokussieren die Diskussion in das Medium, wo sie hingehört: das Internet.

Länger, teurer, besser!

Brainstormen mit händisch-gezeichneten Wireframes und das Erstellen, Diskutieren und Iterieren von HTML-Protoypen erfordert wesentlich mehr Arbeit der Agentur, aber auch wesentlich mehr Zusammenarbeit von Kunde und Agentur. Der Prozess ist wesentlich aufwendiger, dauert länger und ist damit auch teurer als eine Hush-Hush-Produktion anhand von “abzusegnenden” Screens. Eine konservative Schätzung: Projektaufwand mal 3.

Das Endprodukt hat aber die Chance dem Kunden bei seiner Mission effizient und langfristig zu nützen – ohne die sehr häufigen und langwierigen “wir haben nun eine Website, nun bauen wir erst mal alles um”-Post-Launch-Projekte. Bei auf Screens basierenden Websites besteht diese Chance nicht.

Wir müssen uns darüber klar sein, dass eine Menge von dem was wir derzeit „Best Practices“ nennen, keine „Best Practices“ sind, sondern einfach nur „Practices“, nur weil dem immer schon so war. Das Internet ist ein zu junges, zu dynamisches, zu kompetitives Medium, um diesen falschen Idealen weiter nachzulaufen. Bitte beim nächsten Projekt einfach mal ausprobieren, der Prozess, der Aufwand, das komplett andere Ablaufen der Diskussionen und auch das Endergebnis wird euch erstaunen.

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Ein Kunde fragt nach dem Lieferstatus seiner Bestellung. Ein anderer benötigt eine Produktempfehlung. Ein dritter möchte wissen, welche Bedingungen für eine Reklamation gelten. Obwohl alle drei Anfragen im Kundenservice eingehen, stellen sie unterschiedliche Anforderungen an den Einsatz künstlicher Intelligenz. Denn während eine Produktberatung individuell formuliert werden kann, müssen Auskünfte zu Vertragsbedingungen auf verbindlichen Informationen beruhen.

Für mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich genau festlegen, welche Informationen KI-Agenten nutzen und welche Aufgaben sie eigenständig übernehmen dürfen?

Unternehmen müssen bestimmen, worauf die KI zugreifen darf

Moderne Sprachmodelle können Informationen verarbeiten, Zusammenhänge erkennen und Antworten formulieren. Im Kundenservice reicht diese Fähigkeit allein jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass die KI ausschließlich auf Informationen und Funktionen zugreift, die für das jeweilige Anliegen freigegeben sind.

Bei Fragen zu Lieferbedingungen sollte sie beispielsweise nur die aktuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigen. Bei einer allgemeinen Produktberatung kann es dagegen sinnvoll sein, verschiedene Wissensquellen miteinander zu verknüpfen. Für eine Bestellstatusabfrage wiederum benötigt der Agent Zugriff auf aktuelle Daten aus einem angebundenen System.

Was in der Praxis häufig unterschätzt wird: KI muss im Unternehmen nicht als frei agierendes System eingesetzt werden. Durch gezielte Konfiguration lassen sich Informationsquellen, Antwortvorgaben und Handlungsmöglichkeiten so eingrenzen, dass KI-Agenten innerhalb klar definierter Regeln arbeiten. Damit können Unternehmen KI auch dort einsetzen, wo Verlässlichkeit und Kontrolle besonders wichtig sind.

Dabei lässt sich nicht nur festlegen, welche internen Dokumente, Datenbanken oder externen Quellen verwendet werden dürfen. Auch der Zugriff auf eine Websuche oder die Ausführung bestimmter Aktionen kann eingeschränkt werden.

Restriktiv, generativ oder agentisch: Der Anwendungsfall entscheidet

Je nach Aufgabe können unterschiedliche KI-Ansätze zum Einsatz kommen. Diese schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern lassen sich innerhalb einer Kundenservice-Lösung miteinander kombinieren.

Restriktive KI: Antworten innerhalb klarer Vorgaben

Bei verbindlichen Auskünften sind enge Grenzen notwendig. Ein restriktiv konfigurierter KI-Agent greift ausschließlich auf freigegebene Informationen zurück und darf definierte Antwortvorgaben nicht verlassen.

Fehlen die erforderlichen Informationen, sollte das System keine Aussagen ergänzen oder Vermutungen anstellen. Stattdessen kann es die Anfrage an einen Mitarbeitenden weiterleiten.

Dieser Ansatz eignet sich beispielsweise für Garantiebedingungen, Vertragsinformationen oder sensible Serviceprozesse.

Generative KI: Individuelle Antworten auf kontrollierter Wissensbasis

Andere Anliegen erfordern eine flexiblere Kommunikation. Möchte ein Kunde mehrere Produkte vergleichen oder technische Zusammenhänge verstehen, kann generative KI Informationen aus hinterlegten Wissensquellen zusammenführen und verständlich aufbereiten.

Dabei muss die KI nicht auf ihr allgemeines Trainingswissen zurückgreifen. Sie kann so konfiguriert werden, dass ihre Antworten ausschließlich auf ausgewählten Unternehmensinformationen basieren. Die Formulierung bleibt flexibel, während die zugelassenen Informationsquellen klar definiert sind.

Agentische KI: Aufgaben innerhalb festgelegter Berechtigungen ausführen

Agentische KI geht über die reine Beantwortung von Fragen hinaus. Sie kann verfügbare Werkzeuge auswählen, Schnittstellen nutzen und mehrstufige Aufgaben bearbeiten.

Beispielsweise kann ein KI-Agent eine Bestellnummer entgegennehmen, den zugehörigen Status über eine Schnittstelle abfragen und die Information anschließend verständlich ausgeben.

Welche Aktionen er ausführen darf, legt das Unternehmen fest. Ein Agent kann somit berechtigt sein, Bestelldaten abzurufen, ohne gleichzeitig Änderungen oder Stornierungen vornehmen zu dürfen.

Die Steuerung erfolgt auf Ebene einzelner Anliegen

Für mittelständische Unternehmen ist es häufig sinnvoll, nicht sämtliche Kundenanfragen nach denselben Regeln bearbeiten zu lassen.

So lässt sich beispielsweise festlegen, dass ein Agent bei Fragen zu Unternehmensrichtlinien ausschließlich interne Dokumente verwendet. Bei allgemeinen Fachfragen kann eine ergänzende Websuche erlaubt sein. Geht es hingegen um kundenspezifische Informationen, erfolgt der Zugriff über eine autorisierte Schnittstelle.

Auch die Grenzen der Automatisierung können individuell definiert werden. Während ein Agent den Bearbeitungsstand einer Reklamation selbstständig mitteilen darf, kann eine Erstattungsentscheidung weiterhin einem Mitarbeitenden vorbehalten bleiben.

Entsprechende Möglichkeiten zur Verknüpfung von Wissensquellen, KI-Funktionen und bestehenden Systemen bieten Plattformen wie DialogBits für den KI-gestützten Kundenservice.

Praxisbeispiel: KI-Agent beim HERDT-Verlag

Wie sich die Bearbeitung unterschiedlicher Kundenanliegen mit kontrollierten Systemzugriffen verbinden lässt, zeigt der HERDT-Verlag für Bildungsmedien.

Dort unterstützt der KI-Agent „Berti“ Kunden im Online-Shop. Über angebundene Werkzeuge kann er unter anderem Bestellinformationen abrufen und verschiedene Anliegen innerhalb eines Gesprächs bearbeiten.

Die verfügbaren Funktionen und ihre Einsatzmöglichkeiten werden dabei konfiguriert. Anhand der jeweiligen Kundenanfrage wählt der Agent ein geeignetes Werkzeug aus, ohne uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Systeme zu erhalten.

In den ersten zwei Wochen nach der Umstellung beantwortete Berti bereits 76 Kundenanfragen eigenständig. Die Success Story des HERDT-Verlags zeigt, wie dieser Ansatz in der Praxis umgesetzt wurde.

Fazit: Kontrolle ist die Grundlage sinnvoller Automatisierung

Der Einsatz von KI-Agenten im Kundenservice bedeutet nicht, künstlicher Intelligenz möglichst viele Freiheiten einzuräumen. Vielmehr müssen Unternehmen bestimmen können, welche Informationen genutzt, welche Antworten formuliert und welche Aktionen ausgeführt werden dürfen.

Gerade für mittelständische Betriebe liegt darin ein wesentlicher Vorteil: Unterschiedliche Serviceprozesse lassen sich automatisieren, ohne für jede Anfrage denselben Handlungsspielraum zuzulassen. Entscheidend ist nicht, wie viel ein KI-Agent grundsätzlich kann, sondern was er im jeweiligen Kontext tatsächlich darf.

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