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25.04.2019

Adam: Wiener Startup Acquedus will Controlling für Startups erleichtern

Startup-Portrait. Gründer Bernhard Frühlinger möchte mit seinem Startup Acquedus Controlling für KMU und Startups zugänglich und leistbar machen. Im Gespräch mit dem brutkasten erzählt der Founder vom Service "Adam", von den Problemen bei der Kundenakquise und warum der Begriff "Overhead" manchem Entrepreneur über den Kopf wächst.

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✨ AI Kontextualisierung

Bernhard Frühlinger und sein Co-Founder Christian Löw haben in ihren früheren Jobs als Managementberater Finanzsysteme für Großunternehmen aufgebaut und dabei den Mehrwert von Controlling für Unternehmen erkannt. Eine Sache beschäftigte die Beiden dabei besonders. „Wir haben gemerkt, wie viel Aufwand in den sogenannten ‚Overhead‘ (Anm.: Buchhaltung, Faktura, Einkauf) fließt und wie wenig wertvolle Informationen zurückkommen“. Nicht zuletzt deswegen haben beide 2018 Adam entwickelt, um „modernes Controlling für KMUs und Startups effektiv nutzbar machen“, wie sie erklären.

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Vergessen, warum man Unternehmer wurde

„Wir haben gesehen, wie Unternehmer zu Verwaltern wurden. Gelähmt und überfordert vom ‚Overhead‘ haben sie häufig vergessen, warum sie eigentliche Unternehmer geworden sind“, sagt Frühlinger. Mit Adam möchte es der Gründer nun Unternehmern erleichtern, sich auf die wichtigsten Kennzahlen für ihr Unternehmen zu konzentrieren.

„Wir geben ihnen gleichzeitig im regelmäßigen persönlichen Austausch mit ihrem Adam-Sparringspartner mehr Sicherheit für Entscheidungen“, so Frühlinger weiter. „Ein solcher Service war bisher nur Großunternehmen vorbehalten, weil Kleinunternehmen und Startups oft nicht die Mittel für eigenes Controlling haben“.

Hohes Honorar, aber wenig proaktive Hilfe

Dem Acquedus-Team (die Founder und Software-Experte Christoph Haselmann) ist es besonders wichtig darauf hinzuweisen, dass ihr Service zu einem monatlichen Fixpreis und ohne versteckte Kosten oder überraschende Honorarnoten verfügbar ist. „Besonders erschreckt hat uns auch, dass externe Dienstleister gesalzene Honorare abrufen, aber selten proaktiv helfen. Wir bieten unseren Kunden ein monatliches Abomodell in unterschiedlichen Ausbaustufen mit fixen Preisen für das regelmäßige ‚Reporting und Controlling‘ ab 39 Euro pro Monat. Für Spezialthemen, wie Planung oder ‚Product Costing‘, gibt es noch individuelle Zusatzpakete“, erklärt Frühlinger.

Probleme bei der Kundenakquise

Dabei muss Acquedus natürlich auch selbst mit typischen Startup-Herausforderungen zurechtkommen. Die Kundenakquise war besonders zu Beginn nicht immer einfach, wie Frühlinger ausführt: „Die größte Hürde war sicherlich die Marktansprache und zwar in dem Sinn, den Mehrwert unseres Services potenziellen Kunden verständlich zu machen. So seltsam das klingt, es hat einige Zeit gedauert, bis wir den Mehrwert präzise artikulieren konnten. Wir verkaufen schließlich keine Uhren oder Fernseher, sondern mit Adam einen Service, für den man den Nutzen häufig exakt für das jeweilige Kundenproblem darstellen muss. Sonst ist man gleich uninteressant. Das Repertoire dafür mussten wir uns erst aufbauen und lernen dabei täglich dazu“.

Drei Marketingschienen um Adam bekannter zu machen

Hinsichtlich Marketing verfolgt das Startup drei Schienen, um die Bekanntheit zu steigern. „Wir gehen aktiv Partnerschaften mit Steuerberatungen ein, über die wir unsere Services als Ergänzung zu deren Leistungsportfolio vermarkten. Steuerberatungen haben ein vertrautes Verhältnis zu ihren Klienten, da können wir mit unserem Controlling-Service sehr gut andocken“, erklärt Frühlinger.

Zusätzlich veranstaltet Acquedus für Interessenten auch kostenfreie und individuelle Mini-Workshops, in denen sie Teilnehmern die Potenziale für Controlling aufzeigen. „Schließlich ist das Thema geschäftsmodellspezifisch und muss nicht für alle passen. Außerdem bieten wir einen kostenfreien Testmonat an, um Adam kennenzulernen“, so der Gründer weiter. „Und für dieses Jahr planen wir explizit für Startups unsere Services über Partnerschaften mit Gründerzentren und Förderstellen zu vermarkten“.

„Probleme für jede Lösung“

Die bisherige Reise im Unternehmertum bezeichnet der Founder als turbulent. „Vieles ist neu und unbekannt und die Amplitude war sehr hoch. Daher ist unser wichtigstes Learning, dass wir als Team aufeinander aufpassen und uns immer aufeinander verlassen können müssen. Während konstruktive Kritik essentiell ist, sind manche Menschen per se negativ eingestellt. Wir halten es da aber mit Albert Einstein, der sagte, ‚halte dich von negativen Menschen fern. Sie haben ein Problem für jede Lösung‘. Für Zweifel und Differenzen, besonders untereinander, ist kein Platz.“, betont Frühlinger.

Investment erst bei vernünftiger Skalierung

Acquedus ist bisher bewusst eigenfinanzert und verfügt über einen strategischen Technologiepartner für Produktentwicklung, Betrieb und Mentoring: „Wir sind der Überzeugung, dass ein größeres Investment in unserem Segment erst dann Sinn macht, wenn das Geschäftsmodell soweit fundiert und erprobt ist, dass es vernünftig skaliert werden kann. Diesen Zustand planen wir Ende 2019 zu erreichen“, so der Founder.

Service-Ausbau und Zeitersparnis

Neben diesem Ziel gibt es noch weitere Meilensteine, die das Startup mit Adam erreichen möchte. Darunter Controlling-Service-Ausbau und die Integration weiterer Finanzprozesse, wie Finanzbuchhaltung und Cash-Management. „Damit können wir eine integrierte Financial-Management-Lösung anbieten, unseren Kunden Zeit in der Verwaltung abnehmen und noch aktuellere Informationen liefern. Wir wollen dabei nicht alles selbst bauen, sondern planen die Lösungen von anderen innovativen Unternehmen in diesen Bereichen mit unserer Lösung zu integrieren“, erklärt Frühlinger sein Vorhaben.

Langfristig möchte der Entrepreneur Adam als führenden digitalen Manager implementieren. „Wir wollen schließlich Unternehmer mit dem besten betriebswirtschaftlichen Rundum-Service versorgen, damit sie ihre Energie auf die Gestaltung ihres Unternehmens fokussieren können. Wir verstehen uns als Orientierungsgeber für Unternehmer und schaffen mit Adam Zeit und Wegweiser für die Erreichung ihrer Ziele“, so Frühlinger.

Stilblüten der Verwaltung in Österreich „zum Kopfschütteln“

Das heimische Startup-Ecosystem beurteilt der Gründer tendenziell positiv. „Österreich als Gründerland ist definitiv die richtige Entscheidung gewesen, auch wenn manche Stilblüten der Verwaltung zum Kopfschütteln sind. Aber wir beschweren uns nicht. Österreich hat viele großartige KMUs mit innovativen Produkten und gerade Wien hat eine immer lebendigere Startup-Szene und das Potenzial, Europas Startup-Hauptstadt zu werden. Dafür müssen wir aber gemeinsam noch die Rahmenbedingungen verbessern. Institutionen wie AustrianStartups leisten dabei großartige Arbeit“, meint Frühlinger.

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Rund 67 Milliarden Euro gibt die öffentliche Hand in Österreich laut einer Analyse des Supply Chain Intelligence Institute Austria (ASCII) jährlich für Produkte und Dienstleistungen aus. Seit die Bundesregierung am 14. Oktober gemeinsam mit staatsnahen Unternehmen wie ÖBB, APG, Post und Verbund die „Made in Europe“-Deklaration unterzeichnet hat, sollen bei der Vergabe europäische Wertschöpfung, Versorgungssicherheit, Qualität und Lebenszykluskosten stärker zählen. Bis Jahresende soll ein Aktionsplan für strategische Beschaffung vorliegen.

Parallel dazu läuft in Brüssel die größte Reform des Vergaberechts seit Jahrzehnten. Wie beides zusammenpasst, war Thema eines Hintergrundgesprächs der Plattform CEOs for Future mit Schiefer Rechtsanwälte, KPPK Ziviltechniker, SynerGIS und Loud4Planet Development am 22. Oktober.

Aus drei Richtlinien wird eine Verordnung

Am 9. September 2026 hat die Europäische Kommission ihren Vorschlag für einen „Public Procurement Act“ vorgelegt. Die drei bestehenden Vergaberichtlinien sollen durch eine unmittelbar geltende Verordnung ersetzt werden, mit einfacheren Verfahren, einem gemeinsamen digitalen Vergabe-Ökosystem, dem Bestangebotsprinzip als Standard und einer stärkeren Ausrichtung auf Innovation, Nachhaltigkeit und Resilienz. Die Verordnung soll zwei Jahre nach ihrem Inkrafttreten gelten.

Martin Schiefer, Gründer und Partner von Schiefer Rechtsanwälte, hält die inhaltliche Richtung des Vorschlags für richtig, beim Zeitplan ist er skeptisch. Die Kommission wolle das Verfahren bis Ende 2027 abschließen, das sei sehr optimistisch gedacht. Mit der zweijährigen Übergangsfrist rechnet er frühestens 2030 mit neuen europäischen Regeln, und selbst das hält er für unsicher: Der Vorschlag sehe einen europäischen Datenraum für Beschaffung und einen zentralen elektronischen Eignungsnachweis vor, bei dem offen sei, wer die Verantwortung für die Aktualität der Daten trage. Das sei in dieser Zeit kaum umsetzbar.

Schwellenwerte seit 1995 nicht angepasst

Der zentrale Streitpunkt aus Schiefers Sicht sind die Schwellenwerte, ab denen europaweit ausgeschrieben werden muss. Sie liegen seit 1. Jänner 2026 EU-weit bei 5.404.000 Euro für Bauaufträge und 216.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge von Ländern, Gemeinden und den meisten anderen öffentlichen Auftraggebern, für Bundesstellen sind es 140.000 Euro. Zwar werden die Werte alle zwei Jahre an Wechselkurse angepasst, eine Anpassung an die Inflation gab es aber nie. Faktisch seien sie seit 1995 nicht indexiert worden, so Schiefer. Die Folge sei Aufwand ohne Nutzen: Bauprojekte im einstelligen Millionenbereich würden mit großem Aufwand europaweit ausgeschrieben, am Ende böten fast nur österreichische Unternehmen an.

Schiefer fordert deshalb eine Anhebung auf 15 Millionen Euro im Bau und mindestens vier bis fünf Millionen Euro bei Liefer- und Dienstleistungen. Die Kommission lehne das bisher ab und verweise auf das Government Procurement Agreement (GPA) der Welthandelsorganisation, in dem die Schwellenwerte festgelegt sind. Schiefer will das Thema trotzdem in die Verhandlungen bringen und sieht darin eine Tauschmasse: Die Mitgliedstaaten könnten der Verordnung zustimmen und im Gegenzug höhere Schwellenwerte erhalten.

Nicht auf Brüssel warten

Regionale Wertschöpfung lasse sich schon heute über nationale Spielräume steuern, auf die europäische Initiative müsse niemand warten, ist Schiefer überzeugt. „Als Pioniere der Buy-European-Bewegung arbeiten wir seit Jahren auf diesen Moment hin. Vergaberecht ist Zukunftsrecht. Schon heute erleichtern Losvergaben KMU den Zugang, das Bestbieterprinzip berücksichtigt Qualität und Wertschöpfung vor Ort“, sagt Schiefer. Als Beispiele nennt er den 2026 mit seiner Kanzlei erarbeiteten Vergabeleitfaden der WKO Steiermark und den Leitfaden „Rot-Weiß-Rote Vergaben“ der Gewerkschaft BAU-HOLZ (GBH).

Zugleich warnt Schiefer vor Überdehnung: „Made in Europe“ dürfe nicht die Wettbewerbsfähigkeit kosten. Bei Rohstoffen, seltenen Erden und KI spiele Europa derzeit keine relevante Rolle, und Photovoltaik aus China brauche man für die Klimawandelanpassung. Es gelte, eine Balance zwischen Wettbewerbsfähigkeit und Resilienz zu halten.

Das Ende des Billigstbieters

Einig war sich die Runde, dass der reine Preisfokus der öffentlichen Hand teuer kommt. Gebäude müssten über ihre Lebensdauer von mehreren Jahrzehnten gerechnet werden, nicht über eine Legislaturperiode, so Schiefer. Viele Beschaffer hätten Angst vor dem Rechnungshof, weil sich ein Preis leichter rechtfertigen lasse als ein Preis plus Qualität.

Caroline Palfy, Baumeisterin und Geschäftsführerin von Loud4Planet Development, sieht das ähnlich: „Das muss sich lohnen: Bei öffentlichen Vergaben soll der Bestbieter zum Zug kommen, nicht der Billigstbieter. Dafür braucht es bundesweit einheitliche, transparente und verbindliche Maßstäbe.“

Wie hoch der Aufwand für kleine Anbieter ist, zeigt die Planungsbranche: Bei offenen Verfahren investieren oft 30 bis 40 Architektur- und Ingenieurteams mehrere tausend Stunden. „Gezielte Direktvergaben entlasten Planungsbüros spürbar“, erklärt Klaus Petraschka, geschäftsführender Gesellschafter von KPPK Ziviltechniker. Renate Messner, CEO von SynerGIS, sieht in Daten den Schlüssel, um Herkunft und Lebenszykluskosten bewertbar zu machen: „Auch im Vergabeverfahren wird Datenqualität zunehmend zum echten Wettbewerbsfaktor.“

Für CEOs for Future ist der angekündigte Aktionsplan die Gelegenheit, das Bekenntnis der Deklaration in konkrete Vergaben zu übersetzen. „Rund 67 Milliarden Euro an öffentlichen Aufträgen sind ein starker Hebel für den Neubau. Als starke Stimme aus der Wirtschaft wollen wir ihn nutzen – für einen fossilfreien, ressourcenschonenden und erfolgreichen Standort. Unser Credo: Gemeinsam ins Tun kommen!“, sagt Birgit Kraft-Kinz, stellvertretende Obfrau der Plattform.

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