Wie die Salzburg AG mit einer neuen Crowdinvesting-Plattform die Energiewende vorantreibt

24.09.2020

13 Tipps für erfolgreiche virtuelle Konferenzen und Events

Hopin ist Experte für die Veranstaltung virtueller Events. Hier gibt das Team nützliche Tipps, damit die nächste Online-Konferenz zum Erfolg wird.

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✨ AI Kontextualisierung

Wohl kaum ein Anbieter gilt so sehr als Synonym für die Digitalisierung von Events wie dieser: Hopin. Und das Team der Saas-Company hat nun eine Liste mit Tipps zusammengestellt, um Veranstaltungsorganisatoren bei der Umsetzung virtueller Events zu unterstützen.

Der brutkasten ist zertifizierter Hopin Host und mit über 50 umgesetzten Events einer der führenden Anbieter für digitale Konferenzen im DACH-Raum. Mehr dazu unter diesem Link.

I) Vor der virtuellen Veranstaltung

Tipp Nr. 1: Präsentieren Sie Ihren Teilnehmern Ihren virtuellen Veranstaltungsort, indem Sie ein kurzes Video aufnehmen.

Jede Veranstaltung ist anders. Hopin ist so konzipiert, dass es flexibel an die vielfältigen Anforderungen Ihrer virtuellen Veranstaltungen angepasst werden kann.

Sie können Ihren Teilnehmern helfen, sich an Ihrem Hopin-Veranstaltungsort zurechtzufinden und sie für Ihre bevorstehende Veranstaltung zu begeistern, indem Sie ein kurzes Video aufnehmen.

Einige Beispiel-Vidoes:

Geschriebene Guides zum Online-Event:

Um Ihren eigenen Video-Guide zu erstellen, folgen Sie diesen einfachen Schritten:

Sobald Sie Ihre Veranstaltungsbereiche innerhalb von Hopin erstellt haben, verwenden Sie den „Vorschau“-Veranstaltungsmodus und beginnen Sie mit der Aufzeichnung Ihres Bildschirms auf der Registrierungsseite Ihrer Veranstaltung. Bringen Sie Ihren Browser in den Vollbildmodus und verwenden Sie die eingebaute Bildschirmaufzeichnung auf einem Mac (Umschalt + Cmd + 5) oder Windows PC (Windows + G), um die Aufzeichnung Ihres Bildschirms zu starten. Loom funktioniert auch hervorragend!
Laden Sie einen oder mehrere Kollegen ein, ihre Audio- und Videodaten auf der Bühne, in Sitzungen und im Netzwerkbereich zu teilen, damit Sie so nah wie möglich an das eigentliche Veranstaltungserlebnis herankommen.
Lassen Sie die Leute wissen, wie sie durch Ihren Zeitplan navigieren können. Verwenden Sie die Veranstaltungs-Chats und die Registerkarte Personen, um einen privaten Videoanruf zu initiieren.
Wenn Sie fertig sind, laden Sie Ihr Video auf Youtube oder eine andere Plattform Ihrer Wahl hoch und teilen Sie es mit Ihren Teilnehmern.

Tipp Nr. 2: Erinnern Sie die Benutzer daran, wie sie das Beste aus Ihrer bevorstehenden Veranstaltung herausholen können, BEVOR sie beginnt.

In Ihren Mitteilungen vor der Veranstaltung können Sie eine Welt voller Fragen umgehen, indem Sie die folgenden Informationen vor der Veranstaltung senden:

Über einen kompatiblen Browser teilnehmen. Hopin funktioniert am besten auf Chrome und Firefox. Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser auf dem neuesten Stand ist.
Überprüfen Sie Ihre Internetgeschwindigkeit und Ihr Netzwerk. Wir empfehlen ein Minimum von 5mbps Download und 2mbps Upload. Idealerweise möchten wir 30mbps Download und 10mbps Upload oder höher für die beste Qualität sehen – testen Sie Ihre Geschwindigkeit hier.
Sie können nicht die ganze Veranstaltung besuchen? Kommen Sie zu spät? Machen Sie sich keine Sorgen. Sie erhalten nach der Veranstaltung Links zu den Aufnahmen.

Tipp #3: Testlauf, Testlauf, Testlauf.

Genau wie bei physischen Veranstaltungen ist es eine gute Idee, dass Moderatoren, Redner, Podiumsteilnehmer und Sponsoren, die Sitzungen veranstalten, an einer Probeveranstaltung teilnehmen. Je mehr Leute die Plattform im Voraus kennenlernen können, desto besser fühlen sich alle und desto reibungsloser wird es am Tag der Veranstaltung ablaufen.

II) Während der virtuellen Veranstaltung

Um ein maximales Maß an Engagement während der gesamten Veranstaltung aufrechtzuerhalten, besteht ein Ansatz, der sich bewährt hat, darin, die Inhalte auf 30 Minuten zu beschränken und viel Interaktion mit dem Publikum einzubauen. Bitten Sie die Teilnehmer, die Kamera einzuschalten, um ihre Fragen zu stellen (mit Hilfe einer moderierten Sitzung), oder stellen Sie ihre Fragen im Chat. Über Live-Video können Ihre Sprecher den Zuschauern Anerkennung aussprechen. Dies trägt zu einem angenehmen Gespräch bei.

Tipp Nr. 4: Wollen Sie ein einfaches, effektives Rezept für virtuelle Veranstaltungen?

Planen Sie das Networking vor Beginn der Veranstaltung. Planen Sie zu Beginn Ihrer Veranstaltung 30 Minuten bis zu einer Stunde offenes Networking und Erkundung ein, um Ihrem Publikum Gelegenheit zu geben, sich mit Ihrer Veranstaltung vertraut zu machen, sich vorzustellen (z.B. „Hallo aus Barcelona!“) und die Spannung vor Ihrer Willkommens-Keynote auf der Bühne aufzubauen.
Als Nächstes stellen Sie ein oder zwei hochkarätige Redner mit einer visuellen Präsentation vor, die vorab oder live aufgezeichnet wurde. (Nutzen Sie die RTMP-Plattform zum Streamen von vorab aufgezeichneten Inhalten).
Bieten Sie in den Nebenräumen ausreichend Zeit für Fragen und Antworten oder kleinere, praktischere Panels mit viel Interaktion für die Teilnehmer.
Schicken Sie Teilnehmer zu Ihrer Expo, wo Ihre Anbieter und Sponsoren live mit Sonderangeboten und interaktiven Vorführungen auf Sie warten.
Betonen Sie, dass Networking immer möglich ist – hier passiert die Magie, wenn Sie einen Raum für die Teilnehmer schaffen, in dem sie neue Verbindungen entdecken können.

Tipp Nr. 5: Nutzen Sie versteckte Sitzungen für Ihre Redner, VIPs und Mitarbeiter.

Lassen Sie Ihre Redner am Veranstaltungstag und während Ihrer Veranstaltung ihre Audio-/Videofilme testen, ihre Präsentation durchlaufen und sich mit anderen Rednern in einer versteckten Sitzung vernetzen. Bauen Sie eine Sitzung auf und beschränken Sie die Sichtbarkeit dieser Sitzung auf das Speaker-Ticket. Dann können nur die Redner und Organisatoren der Veranstaltung sehen, dass dieser „Speaker Green Room“ existiert. Um sicherzustellen, dass er während der gesamten Dauer Ihrer Veranstaltung sichtbar ist, binden Sie diese Sitzung nicht an Ihren Terminplan.

Ähnlicher Tipp: Erstellen Sie eine private Sitzung für Ihre Teammitglieder und/oder VIPs, damit sie sich während der gesamten Veranstaltung zusammenkauern und zusammenarbeiten können, aber beschränken Sie die Sichtbarkeit der Sitzung auf die Art Ihres Team- oder VIP-Tickets.

Tipp Nr. 6: Unterbrechen Sie Ihre Inhalte mit Mikro-Pausen während Ihrer Veranstaltung.

Durch die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung auf ihren Geräten können die Teilnehmer leicht abgelenkt werden, egal ob es sich um eine neue E-Mail oder eine Slack-Benachrichtigung oder eine Google-Suche zur Suche nach dem Abendessen handelt. Damit sich Ihr Publikum auf Ihre Inhalte konzentrieren kann, sollten Sie während der gesamten Veranstaltung kleine, 15-minütige Pausen einbauen, in denen die Teilnehmer die Plattform verlassen können, wenn sie die Veranstaltung verlassen müssen – genau wie beim Verlassen einer persönlichen Veranstaltung, um E-Mails abzurufen oder einen Anruf entgegenzunehmen.

Tipp Nr. 7: Fügen Sie alles, was Ihre Teilnehmer tun sollen, in Ihren Hopin-Veranstaltungsplan ein.

…einschließlich spezieller Zeiten für Networking oder den Besuch der Expo. Wenn ein geplantes Segment live stattfindet, fügt Hopin automatisch hilfreiche Wegweiser hinzu, um Ihr Publikum zu dem zu führen, was gerade passiert. Durch das Hinzufügen von Abschnitten zu Ihrem Terminplan können die Besucher leicht erkennen, in welchem Teil der Plattform sie sich befinden sollten, so dass niemand mehr in Ihrem virtuellen Veranstaltungsort „herumwandern“ muss.

Tipp Nr. 8: Wenn jeder Sponsor seinen eigenen Expo-Stand hat, ändern Sie den Sponsor-Hyperlink auf der Empfangsseite in seine Expo-Stand-URL, sobald Ihre Veranstaltung beginnt.

Von Ihrer Empfangsseite aus können die Teilnehmer auf das Logo des Sponsors klicken und direkt zu dessen Expo-Stand weitergeleitet werden, um mit den Vertretern des Sponsors zu interagieren und in Kontakt zu treten. Aber denken Sie daran: Bevor Ihre Veranstaltung beginnt, lassen Sie den Hyperlink des Sponsors auf der Website des Sponsors bestehen; bis zum Beginn Ihrer Veranstaltung können die Teilnehmer nicht auf den Stand des Sponsors zugreifen.

Tipp Nr. 9: Erstellen Sie einen virtuellen Helpdesk für Ihre Veranstaltung.

…als Sitzungs- oder Expo-Stand (und priorisieren Sie ihn so, dass er ganz oben auf der Liste erscheint).

Weisen Sie ein Mitglied Ihres Teams zu, das sich am Sitzungs- oder Expo-Stand befindet, so dass die Teilnehmer sich ihnen auf dem Bildschirm anschließen oder den Chat eingeben können, um ihre Fragen zur Fehlerbehebung zu stellen.

Tipp Nr. 10: Wenn auf der Bühne nichts ausgestrahlt wird, zeigen Sie einen hilfreichen Wartebildschirm an.

…durch gemeinsame Bildschirmnutzung eines Bildes/PowerPoint-Folie oder durch Streaming von Grafiken/Video über RTMP.

Auf dem Wartebildschirm bietet sich eine gute Gelegenheit, Ihr Branding, Sponsor-Shoutouts und/oder Wegweiser-Tipps für Ihr Publikum einzubinden (z.B. Pfeile, die auf das Netzwerk-Symbol und die Registerkarte Umfragen mit Beschreibungen, wie die Teilnehmer beide Funktionen nutzen sollten). Auf diese Weise wissen die Teilnehmer, wohin sie sich in den Pausen wenden müssen, und Sie und Ihre Sponsoren erhalten einen höheren Wiedererkennungswert Ihrer Marke.

III) Nach der virtuellen Veranstaltung

Tipp Nr. 11: Analysieren Sie Ihre Daten.

Sie erhalten eine Menge Informationen von einer Hopin-Veranstaltung. Chat-Protokolle. Umfrageergebnisse. Lead-Generierung. Teilnehmerdaten. Interaktionen am Messestand. (Für Pro-Benutzer gibt es sogar noch mehr Daten.) Sie können diese Daten – übertragen Sie sie in Ihr bestehendes CRM-System, um die Einblicke Ihres Publikums zu bereichern – verwenden, um Ihre Botschaften, Kunden-Personas und sogar Ihre nächste Veranstaltung zu verbessern.

Tipp Nr. 12: Teilen Sie Ihre Veranstaltungsaufzeichnungen.

Sie erhalten die Videoaufzeichnungen Ihrer Hopin-Veranstaltung Minuten, nachdem sie fertig gestreamt sind. Es ist wahrscheinlich, dass viele Teilnehmer sich darauf freuen, sie anzusehen, besonders wenn es sich um eine Sitzung handelt, die sie verpasst haben. Sie können diese Aufzeichnungen als Verkaufsargumente oder für das Content-Marketing nutzen oder sie kostenlos verschenken. Es liegt ganz an Ihnen, wie Sie die wertvollen Videoinhalte, die durch Ihre Veranstaltung erzeugt wurden, weitergeben möchten.

Tipp Nr. 13: Halten Sie die Unterhaltung in Gang.

Nach einer Veranstaltung gibt es oft einen energischen Schwung. Nutzen Sie dies. Nutzen Sie die Aufregung, die von Ihrer Veranstaltung ausgeht, um Ihre Gemeinde zu vergrößern, Kontakte zu pflegen und Folgetreffen zu buchen.

Ein bewährtes Verfahren, das sich bei vielen Organisatoren bewährt hat, besteht darin, die Aufregung von einer Veranstaltung auf eine andere Veranstaltung zu übertragen. Die beste Zeit, für Ihre nächste Veranstaltung zu werben, ist bei Ihrer aktuellen Veranstaltung – während Sie die Aufmerksamkeit aller haben.

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Die ViennaUP findet heuer von 8. bis 16. Mai in Wien statt und bietet mit 65 Programmpunkten von insgesamt 45 Programmpartner:innen ein vielfältiges Angebot für Gründer:innen, Investor:innen und Innovator:innen. Wir haben mit Stephan Hofmann (Minimist) und Anda Penka (Fermentful) darüber gesprochen, wie sie das Festival bereits im Vorjahr für sich genutzt haben – und warum es für sie auch diesmal wieder ein Pflichttermin ist.

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Wien hat sich längst einen Namen als pulsierende Kulturmetropole gemacht. Doch die Stadt kann mehr als historische Pracht und erstklassige Lebensqualität bieten: Mit der ViennaUP hat die Wirtschaftsagentur Wien über die letzten Jahre ein dynamisches, dezentrales Startup-Festival geschaffen, das junge Unternehmen aus aller Welt zusammenbringt und ihnen die Chance eröffnet, wertvolle Kontakte zu knüpfen. Letztes Jahr besuchten über 15.000 Teilnehmer:innen aus 90 Nationen das Startup-Festival (brutkasten berichtete).

ViennaUP setzt wieder auf Vielfalt

Die ViennaUP versteht sich als dezentrales Startup-Festival, das über mehrere Tage hinweg in ganz Wien stattfindet. Statt sich auf eine einzige Location zu beschränken, verteilen sich Pitches, Konferenzen, Workshops, Networking-Sessions und Panel-Diskussionen über unterschiedliche Veranstaltungsorte in der gesamten Stadt. Wer durch das bunte Programm streift, merkt schnell: Die Eventvielfalt ist groß – und genau darin liegt die besondere Stärke. Jede und jeder kann sich individuell das Passende aussuchen, um Kontakte zu knüpfen, sich inspirieren zu lassen oder schlicht neue Perspektiven zu gewinnen.

So unterschiedlich die Formate sind, so einheitlich ist das Ziel: Gründungsinteressierte, Startups, Investorinnen und Investoren, Talente sowie Kooperationspartner sollen zielgenau zusammenfinden und voneinander profitieren. Wien beweist damit einmal mehr, dass hier nicht nur Tradition, sondern vor allem ein kreatives, modernes Zukunftsdenken zu Hause ist.

„Minimist“ – KI-gestützte Effizienz für Secondhand-Shops

Ein Paradebeispiel für die internationale Anziehungskraft der ViennaUP ist Stephan Hofmann, Gründer des Wiener Startups Minimist. Geboren mit Wiener Wurzeln in Neuseeland, hat er bereits in Schweden und den USA gelebt, bevor er sich in Wien niederließ, um seine Geschäftsidee voranzutreiben. „Von Anfang an wollten wir nicht nur in Österreich präsent sein“, betont Hofmann im Gespräch mit brutkasten. „Wir haben internationale Kundinnen und Kunden im Blick und bauen ein global skalierbares Software-as-a-Service-Produkt auf.“

Doch was genau macht Minimist? Das Startup entwickelt eine KI-basierte Plattform, die besonders den Secondhand-Sektor revolutionieren will. Mithilfe intelligenter Bilderkennungstechnologie lassen sich Kleidungsstücke und andere Produkte automatisiert erkennen, kategorisieren und sogar textlich beschreiben. Dadurch sparen Verkäufer:innen – egal ob in Secondhand-Shops, Wohltätigkeitsorganisationen oder private Nutzer:innen auf Vinted & Co. – enorm viel Zeit (brutkasten berichtete).

Dass Wien hierfür eine solide Basis bietet, zeigten nicht zuletzt die Erfolge während seiner ersten Teilnahme an der ViennaUP. Gleich bei einem der Programmpunkte lernte Hofmann seinen ersten Business Angel, Sebastian Sessler, kennen, der gemeinsam mit weiteren Investor:innen in Minimist investierte. „Ich habe gepitcht, Leute waren interessiert, und plötzlich standen wir mitten in konkreten Gesprächen über eine Investition“, erinnert er sich.

Rückblick: Vom Entdecken zum Durchstarten

Der Grundstein dieser Erfolgsgeschichte wurde 2024 bei Events wie dem Inside-Out-Summit gelegt – einem der vielen Programmpunkte im Rahmen der ViennaUP. Dort hatte Minimist die Gelegenheit, sich zu präsentieren, während Investor:innen und Branchenexpert:innen gezielt nach vielversprechenden Ideen Ausschau hielten. Die „immer offene Tür“ ist laut Hofmann das größte Plus der ViennaUP. „Wenn man mit einer guten Geschichte anreist und bereit ist, mit möglichst vielen Menschen zu sprechen, entstehen fast immer spannende Gelegenheiten“, erklärt er.

Inzwischen ist Minimists Plattform live und verzeichnet erste Kund:innen, die damit ihre Artikel effizient online stellen. „Wir sind zwar ein österreichisches Unternehmen, aber wir denken von Tag eins global“, fasst Stephan zusammen. Erst Anfang April schloss sich zudem Uptraded-Founderin Anna Greil dem Startup als Co-Founderin an (brutkasten berichtete).

„Fermentful“ aus Lettland nutzte ViennaUP

Dass das Wiener Startup-Ökosystem längst nicht nur Wiener Startups begeistert, zeigt auch Anda Penka aus Riga, Co-Founderin von Fermentful. Das Unternehmen hat sich auf fermentierte Buchweizen-Drinks spezialisiert – eine gesunde, vegane und glutenfreie Alternative, die zugleich umweltfreundlich produziert wird. Ziel ist, das volle Potenzial der Buchweizenpflanze auszuschöpfen und ein nährstoffreiches Getränk zu kreieren, das in Lettland bereits sehr erfolgreich vertrieben wird. Mittlerweile ist Fermentful sogar in Billa-Plus-Filialen in ganz Österreich erhältlich – ein wichtiger Schritt, um den österreichischen Markt zu erschließen.

Penka war Teil des Vienna Startup Package 2024 und nutzte diesen Aufenthalt, um das riesige Ökosystem kennenzulernen. „Letztes Jahr habe ich bei Impact Days in der Hofburg, den Coffee House Sessions, dem Connect Day sowie bei Lead Today. Shape Tomorrow mitgemacht. Es war toll, gleich an mehreren Orten und Formaten teilzunehmen.“ Dieses Jahr legt sie noch eine Schippe drauf: „Wir planen, beim INSIDE OUT Summit, dem CEE Innovation Forum und ‚Venture Built by HiQ Connect‘ dabei zu sein.

Außerdem gibt es am Karlsplatz, der ViennaUP-Homebase, eine Fermentful-Präsentation und Verkostung. Diese findet am 12. Mai von 18 bis 20 Uhr statt. „Wir freuen uns, unsere Produkte diesmal in Wien vorzustellen und die großartige FoodTech-Community kennenzulernen“, erklärt Penka.

Tipp der Redaktion:

Die Homebase am Karlsplatz ist der zentrale Meeting-Spot von ViennaUP und bietet dir inmitten des pulsierenden Stadtlebens eine entspannte Networking-Oase. Unter schattigen Bäumen mit Blick auf die imposante Karlskirche kannst du hier neue Kontakte knüpfen und die Wiener Lebensart hautnah erleben. Zudem wird es in diesem Jahr auch wieder die beliebten Coffee House Session geben. Mehr darüber könnt ihr hier erfahren.

© Wirtschaftsagentur Wien | Philipp Lipiarski

Der Vienna Planet Fund Brunch

Nach dem erfolgreichen Debüt 2024 ist Minimist bei der ViennaUP 2025 nun als Role Model mit an Bord. Insbesondere beim Vienna Planet Fund Brunch – einem Programmteil, der von der Wirtschaftsagentur Wien initiiert wird – soll gezeigt werden, wie Startups mit Nachhaltigkeitsfokus erfolgreich agieren können. „Wir sprechen auf Panels darüber, wie sich Impact-Initiativen finanzieren lassen und welche Hürden es bei zirkulären Geschäftsmodellen gibt“, so Hofmann. „Wien ist dafür ideal: Die Stadt hat ein klares Bekenntnis zu nachhaltiger Innovation.“

Netzwerken leicht gemacht: So kann man die ViennaUP für sich nutzen

Sowohl Hofmann als auch Penka heben das dezentrale Konzept der ViennaUP als großen Vorteil hervor. „Man entdeckt dabei nicht nur die verschiedenen Schauplätze, sondern vor allem eine beeindruckende Vielfalt an Formaten“, sagt Penka. „Von Pitches über Workshops bis hin zu abendlichen Get-togethers ist für jede Phase eines jungen Unternehmens etwas dabei. Wer offen ist, sich einzubringen und mit möglichst vielen Leuten ins Gespräch zu kommen, kann enorm profitieren.“

Hofmann empfiehlt insbesondere, sich einen gut strukturierten Event-Kalender zu erstellen: „Vorab planen, wo man pitchen oder ausstellen will, und gezielt auf potenzielle Investor:innen oder Kooperationspartner:innen zugehen. Und noch ein Tipp vom Gründer: Eine Live-Demo – selbst eine kurze – kann den Unterschied machen. Was man visuell zeigt, bleibt länger in Erinnerung.“

Internationales Mindset trifft Wiener Charme

Als dezentrales, aber dennoch lockeres Festival bietet die ViennaUP eine Plattform, auf der Hightech- und Impact-Initiativen, AI-Startups, FoodTech-Unternehmen, Investoren und Corporates ohne steife Messestimmung zusammenkommen können. „Das ist nicht vergleichbar mit den riesigen Konferenzen wie Slush“, meint Stephan. „Die ViennaUP ist familärer, verteilt sich über mehrere Tage und mehrere Locations. Das hat den Vorteil, dass man nicht komplett erschöpft wird wie bei einer gigantischen Messe.“

Für Gründer:innen, die mit dem Gedanken spielen, Wien näher kennenzulernen, ist die ViennaUP ein idealer Einstieg. „Man spürt den Tatendrang förmlich in der Luft“, so Penka. „Ich freue mich vor allem darauf, unser Netzwerk zu festigen und neue Impulse für unsere Produktentwicklung einzusammeln.“

Jetzt über ViennaUP informieren und rechtzeitig Teilnahme planen

Egal, ob du gerade auf der Suche nach Investments, Business Angels, KooperationspartnerInnen oder einfach nach inspirierendem Austausch bist – die ViennaUP ist ein absolutes Must-Go-Event im europäischen Startup-Kalender. Plane jetzt rechtzeitig deine Teilnahme. Alle Infos dazu findest du hier.

Martin Pacher

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