13 Tipps für erfolgreiche virtuelle Konferenzen und Events

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Wohl kaum ein Anbieter gilt so sehr als Synonym für die Digitalisierung von Events wie dieser: Hopin. Und das Team der Saas-Company hat nun eine Liste mit Tipps zusammengestellt, um Veranstaltungsorganisatoren bei der Umsetzung virtueller Events zu unterstützen.

Der brutkasten ist zertifizierter Hopin Host und mit über 50 umgesetzten Events einer der führenden Anbieter für digitale Konferenzen im DACH-Raum. Mehr dazu unter diesem Link.

I) Vor der virtuellen Veranstaltung

Tipp Nr. 1: Präsentieren Sie Ihren Teilnehmern Ihren virtuellen Veranstaltungsort, indem Sie ein kurzes Video aufnehmen.

Jede Veranstaltung ist anders. Hopin ist so konzipiert, dass es flexibel an die vielfältigen Anforderungen Ihrer virtuellen Veranstaltungen angepasst werden kann.

Sie können Ihren Teilnehmern helfen, sich an Ihrem Hopin-Veranstaltungsort zurechtzufinden und sie für Ihre bevorstehende Veranstaltung zu begeistern, indem Sie ein kurzes Video aufnehmen.

Einige Beispiel-Vidoes:

Geschriebene Guides zum Online-Event:

Um Ihren eigenen Video-Guide zu erstellen, folgen Sie diesen einfachen Schritten:

Sobald Sie Ihre Veranstaltungsbereiche innerhalb von Hopin erstellt haben, verwenden Sie den „Vorschau“-Veranstaltungsmodus und beginnen Sie mit der Aufzeichnung Ihres Bildschirms auf der Registrierungsseite Ihrer Veranstaltung. Bringen Sie Ihren Browser in den Vollbildmodus und verwenden Sie die eingebaute Bildschirmaufzeichnung auf einem Mac (Umschalt + Cmd + 5) oder Windows PC (Windows + G), um die Aufzeichnung Ihres Bildschirms zu starten. Loom funktioniert auch hervorragend!
Laden Sie einen oder mehrere Kollegen ein, ihre Audio- und Videodaten auf der Bühne, in Sitzungen und im Netzwerkbereich zu teilen, damit Sie so nah wie möglich an das eigentliche Veranstaltungserlebnis herankommen.
Lassen Sie die Leute wissen, wie sie durch Ihren Zeitplan navigieren können. Verwenden Sie die Veranstaltungs-Chats und die Registerkarte Personen, um einen privaten Videoanruf zu initiieren.
Wenn Sie fertig sind, laden Sie Ihr Video auf Youtube oder eine andere Plattform Ihrer Wahl hoch und teilen Sie es mit Ihren Teilnehmern.

Tipp Nr. 2: Erinnern Sie die Benutzer daran, wie sie das Beste aus Ihrer bevorstehenden Veranstaltung herausholen können, BEVOR sie beginnt.

In Ihren Mitteilungen vor der Veranstaltung können Sie eine Welt voller Fragen umgehen, indem Sie die folgenden Informationen vor der Veranstaltung senden:

Über einen kompatiblen Browser teilnehmen. Hopin funktioniert am besten auf Chrome und Firefox. Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser auf dem neuesten Stand ist.
Überprüfen Sie Ihre Internetgeschwindigkeit und Ihr Netzwerk. Wir empfehlen ein Minimum von 5mbps Download und 2mbps Upload. Idealerweise möchten wir 30mbps Download und 10mbps Upload oder höher für die beste Qualität sehen – testen Sie Ihre Geschwindigkeit hier.
Sie können nicht die ganze Veranstaltung besuchen? Kommen Sie zu spät? Machen Sie sich keine Sorgen. Sie erhalten nach der Veranstaltung Links zu den Aufnahmen.

Tipp #3: Testlauf, Testlauf, Testlauf.

Genau wie bei physischen Veranstaltungen ist es eine gute Idee, dass Moderatoren, Redner, Podiumsteilnehmer und Sponsoren, die Sitzungen veranstalten, an einer Probeveranstaltung teilnehmen. Je mehr Leute die Plattform im Voraus kennenlernen können, desto besser fühlen sich alle und desto reibungsloser wird es am Tag der Veranstaltung ablaufen.

II) Während der virtuellen Veranstaltung

Um ein maximales Maß an Engagement während der gesamten Veranstaltung aufrechtzuerhalten, besteht ein Ansatz, der sich bewährt hat, darin, die Inhalte auf 30 Minuten zu beschränken und viel Interaktion mit dem Publikum einzubauen. Bitten Sie die Teilnehmer, die Kamera einzuschalten, um ihre Fragen zu stellen (mit Hilfe einer moderierten Sitzung), oder stellen Sie ihre Fragen im Chat. Über Live-Video können Ihre Sprecher den Zuschauern Anerkennung aussprechen. Dies trägt zu einem angenehmen Gespräch bei.

Tipp Nr. 4: Wollen Sie ein einfaches, effektives Rezept für virtuelle Veranstaltungen?

Planen Sie das Networking vor Beginn der Veranstaltung. Planen Sie zu Beginn Ihrer Veranstaltung 30 Minuten bis zu einer Stunde offenes Networking und Erkundung ein, um Ihrem Publikum Gelegenheit zu geben, sich mit Ihrer Veranstaltung vertraut zu machen, sich vorzustellen (z.B. „Hallo aus Barcelona!“) und die Spannung vor Ihrer Willkommens-Keynote auf der Bühne aufzubauen.
Als Nächstes stellen Sie ein oder zwei hochkarätige Redner mit einer visuellen Präsentation vor, die vorab oder live aufgezeichnet wurde. (Nutzen Sie die RTMP-Plattform zum Streamen von vorab aufgezeichneten Inhalten).
Bieten Sie in den Nebenräumen ausreichend Zeit für Fragen und Antworten oder kleinere, praktischere Panels mit viel Interaktion für die Teilnehmer.
Schicken Sie Teilnehmer zu Ihrer Expo, wo Ihre Anbieter und Sponsoren live mit Sonderangeboten und interaktiven Vorführungen auf Sie warten.
Betonen Sie, dass Networking immer möglich ist – hier passiert die Magie, wenn Sie einen Raum für die Teilnehmer schaffen, in dem sie neue Verbindungen entdecken können.

Tipp Nr. 5: Nutzen Sie versteckte Sitzungen für Ihre Redner, VIPs und Mitarbeiter.

Lassen Sie Ihre Redner am Veranstaltungstag und während Ihrer Veranstaltung ihre Audio-/Videofilme testen, ihre Präsentation durchlaufen und sich mit anderen Rednern in einer versteckten Sitzung vernetzen. Bauen Sie eine Sitzung auf und beschränken Sie die Sichtbarkeit dieser Sitzung auf das Speaker-Ticket. Dann können nur die Redner und Organisatoren der Veranstaltung sehen, dass dieser „Speaker Green Room“ existiert. Um sicherzustellen, dass er während der gesamten Dauer Ihrer Veranstaltung sichtbar ist, binden Sie diese Sitzung nicht an Ihren Terminplan.

Ähnlicher Tipp: Erstellen Sie eine private Sitzung für Ihre Teammitglieder und/oder VIPs, damit sie sich während der gesamten Veranstaltung zusammenkauern und zusammenarbeiten können, aber beschränken Sie die Sichtbarkeit der Sitzung auf die Art Ihres Team- oder VIP-Tickets.

Tipp Nr. 6: Unterbrechen Sie Ihre Inhalte mit Mikro-Pausen während Ihrer Veranstaltung.

Durch die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung auf ihren Geräten können die Teilnehmer leicht abgelenkt werden, egal ob es sich um eine neue E-Mail oder eine Slack-Benachrichtigung oder eine Google-Suche zur Suche nach dem Abendessen handelt. Damit sich Ihr Publikum auf Ihre Inhalte konzentrieren kann, sollten Sie während der gesamten Veranstaltung kleine, 15-minütige Pausen einbauen, in denen die Teilnehmer die Plattform verlassen können, wenn sie die Veranstaltung verlassen müssen – genau wie beim Verlassen einer persönlichen Veranstaltung, um E-Mails abzurufen oder einen Anruf entgegenzunehmen.

Tipp Nr. 7: Fügen Sie alles, was Ihre Teilnehmer tun sollen, in Ihren Hopin-Veranstaltungsplan ein.

…einschließlich spezieller Zeiten für Networking oder den Besuch der Expo. Wenn ein geplantes Segment live stattfindet, fügt Hopin automatisch hilfreiche Wegweiser hinzu, um Ihr Publikum zu dem zu führen, was gerade passiert. Durch das Hinzufügen von Abschnitten zu Ihrem Terminplan können die Besucher leicht erkennen, in welchem Teil der Plattform sie sich befinden sollten, so dass niemand mehr in Ihrem virtuellen Veranstaltungsort „herumwandern“ muss.

Tipp Nr. 8: Wenn jeder Sponsor seinen eigenen Expo-Stand hat, ändern Sie den Sponsor-Hyperlink auf der Empfangsseite in seine Expo-Stand-URL, sobald Ihre Veranstaltung beginnt.

Von Ihrer Empfangsseite aus können die Teilnehmer auf das Logo des Sponsors klicken und direkt zu dessen Expo-Stand weitergeleitet werden, um mit den Vertretern des Sponsors zu interagieren und in Kontakt zu treten. Aber denken Sie daran: Bevor Ihre Veranstaltung beginnt, lassen Sie den Hyperlink des Sponsors auf der Website des Sponsors bestehen; bis zum Beginn Ihrer Veranstaltung können die Teilnehmer nicht auf den Stand des Sponsors zugreifen.

Tipp Nr. 9: Erstellen Sie einen virtuellen Helpdesk für Ihre Veranstaltung.

…als Sitzungs- oder Expo-Stand (und priorisieren Sie ihn so, dass er ganz oben auf der Liste erscheint).

Weisen Sie ein Mitglied Ihres Teams zu, das sich am Sitzungs- oder Expo-Stand befindet, so dass die Teilnehmer sich ihnen auf dem Bildschirm anschließen oder den Chat eingeben können, um ihre Fragen zur Fehlerbehebung zu stellen.

Tipp Nr. 10: Wenn auf der Bühne nichts ausgestrahlt wird, zeigen Sie einen hilfreichen Wartebildschirm an.

…durch gemeinsame Bildschirmnutzung eines Bildes/PowerPoint-Folie oder durch Streaming von Grafiken/Video über RTMP.

Auf dem Wartebildschirm bietet sich eine gute Gelegenheit, Ihr Branding, Sponsor-Shoutouts und/oder Wegweiser-Tipps für Ihr Publikum einzubinden (z.B. Pfeile, die auf das Netzwerk-Symbol und die Registerkarte Umfragen mit Beschreibungen, wie die Teilnehmer beide Funktionen nutzen sollten). Auf diese Weise wissen die Teilnehmer, wohin sie sich in den Pausen wenden müssen, und Sie und Ihre Sponsoren erhalten einen höheren Wiedererkennungswert Ihrer Marke.

III) Nach der virtuellen Veranstaltung

Tipp Nr. 11: Analysieren Sie Ihre Daten.

Sie erhalten eine Menge Informationen von einer Hopin-Veranstaltung. Chat-Protokolle. Umfrageergebnisse. Lead-Generierung. Teilnehmerdaten. Interaktionen am Messestand. (Für Pro-Benutzer gibt es sogar noch mehr Daten.) Sie können diese Daten – übertragen Sie sie in Ihr bestehendes CRM-System, um die Einblicke Ihres Publikums zu bereichern – verwenden, um Ihre Botschaften, Kunden-Personas und sogar Ihre nächste Veranstaltung zu verbessern.

Tipp Nr. 12: Teilen Sie Ihre Veranstaltungsaufzeichnungen.

Sie erhalten die Videoaufzeichnungen Ihrer Hopin-Veranstaltung Minuten, nachdem sie fertig gestreamt sind. Es ist wahrscheinlich, dass viele Teilnehmer sich darauf freuen, sie anzusehen, besonders wenn es sich um eine Sitzung handelt, die sie verpasst haben. Sie können diese Aufzeichnungen als Verkaufsargumente oder für das Content-Marketing nutzen oder sie kostenlos verschenken. Es liegt ganz an Ihnen, wie Sie die wertvollen Videoinhalte, die durch Ihre Veranstaltung erzeugt wurden, weitergeben möchten.

Tipp Nr. 13: Halten Sie die Unterhaltung in Gang.

Nach einer Veranstaltung gibt es oft einen energischen Schwung. Nutzen Sie dies. Nutzen Sie die Aufregung, die von Ihrer Veranstaltung ausgeht, um Ihre Gemeinde zu vergrößern, Kontakte zu pflegen und Folgetreffen zu buchen.

Ein bewährtes Verfahren, das sich bei vielen Organisatoren bewährt hat, besteht darin, die Aufregung von einer Veranstaltung auf eine andere Veranstaltung zu übertragen. Die beste Zeit, für Ihre nächste Veranstaltung zu werben, ist bei Ihrer aktuellen Veranstaltung – während Sie die Aufmerksamkeit aller haben.

GO SHANGHAI offen für alle Branchen

Das Internationalisierungsprogramm GO SHANGHAI 2027 richtet sich an österreichische Mid- und Later-Stage-Startups aller Branchen und Technologiefelder, die über die Proof-of-Concept- und Seed-Phase hinaus sind. Angesprochen sind sowohl Teams, die ihre erste internationale Expansion vorbereiten, als auch solche, die ihr Wachstum in Asien beschleunigen wollen.

Die Delegation von GO SHANGHAI 2025 bei der Wirtschaftskanzlei Taylor Wessing in Shanghai | (c) Global Incubator Network Austria

Die teilnehmenden Startups erwartet eine einwöchige Reise nach Shanghai von 26. bis 30. April 2027, die direkten Zugang zu zentralen Akteuren der chinesischen Innovations- und Wirtschaftslandschaft bietet.

Vorbereitung digital und beim Kick-off-Dinner in Wien

Das Programm ist in zwei Phasen unterteilt. Zunächst erhalten die Startups im Rahmen eines flexiblen, digitalen Onboardings gezielte Einblicke in den chinesischen Markt, um ihre Internationalisierungsstrategie zu schärfen. Über die exklusiven GIN-Video-Masterclasses steht ihnen dafür unbegrenztes Lernmaterial zur Verfügung. Hinzu kommen drei Stunden individuelles IP-Coaching. Den Abschluss der Vorbereitungsphase bildet ein Kick-off-Dinner in Wien, bei dem sich der aktuelle Batch von GO SHANGHAI 2027 vernetzt und final auf die Reise vorbereitet.

Fünf intensive Tage in Shanghai

Der zweite Teil ist die einwöchige Ecosystem-Tour durch Shanghai. Auf dem Programm stehen kuratierte 1:1-Business-Meetings, die vom AußenwirtschaftsCenter Shanghai organisiert werden, Workshops, maßgeschneiderte Networking- und Pitch-Formate wie die Austrian Startup Pitch Night sowie exklusive Unternehmens- und Ökosystem-Besuche. In fünf intensiven Tagen treffen die Teilnehmer:innen auf Branchenexpert:innen, potenzielle Partner:innen, Investor:innen und andere Gründer:innen, um wertvolle Kontakte für die eigene Expansion zu knüpfen.

Reisekostenzuschuss von bis zu 10.000 Euro, mit Gender Bonus bis zu 90 Prozent

GIN übernimmt 80 Prozent der programmspezifischen Kosten für Flug und Unterkunft, mit einer maximalen Fördersumme von 10.000 Euro pro Startup. Mit dem Gender Bonus erhöht sich die Förderquote auf bis zu 90 Prozent. Teilnahmeberechtigt sind österreichische Mid- und Later-Stage-Startups aller Branchen, die folgende Kriterien erfüllen:

Erprobtes Geschäftsmodell mit ersten Markterfolgen (Kund:innen, Umsätze)

Bereits erfolgte Seed-Investition

Funktionierender Prototyp bzw. MVP

Einzigartiges Produkt oder Lösung

Gründung innerhalb der letzten sieben Jahre (kein hartes K.o.-Kriterium)

Konkretes Interesse an Internationalisierung mit Fokus auf Asien und an Vernetzung mit relevanten Stakeholdern

Die Bewerbungsphase für GO SHANGHAI 2027 läuft von 7. September bis 4. Oktober 2026. Interessierte Startups können sich über die Plattform aws Connect anmelden und ihr aktuelles Pitchdeck einreichen. Im Rahmen eines Online-Pitch-Events am 14. Oktober 2026 präsentieren die vorausgewählten Startups vor einer Jury aus nationalen und internationalen GIN-Partner:innen, jeweils zehn Minuten Pitch in Englisch plus Q&A. Die finale Auswahl wird spätestens zwei Wochen nach dem Pitch kommuniziert.

Kontakt

Bei Fragen zu GO SHANGHAI oder zum Bewerbungsverfahren können sich Startups an folgenden Kontakt wenden:

My Yen Lau
Project Manager | GO ASIA
T +43 1 501 75 394
E [email protected] | [email protected]